„Die E-Rechnung ist jetzt eine Herausforderung, sorgt aber langfristig für deutlich mehr Effizienz.“

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem vorgegebenen Daten-Format: Sie ist maschinenlesbar – wird also in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen und muss die automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten direkt im System des Empfängers in seiner Buchhaltungssoftware verarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Bislang galten auch PDF-Dateien, die ein Unternehmen erstellt und dann per E-Mail verschickt hat, als elektronische Rechnungen. Das ändert sich zum 1. Januar 2025.

Die E-Rechnung bietet den Vorteil, dass das Prüfen, Verarbeiten und Begleichen von Rechnungen künftig deutlich zeitsparender wird und Fehler bei der Datenübermittlung vermieden werden können. Zudem stellt das strukturierte Format sicher, dass die digitalen Rechnungsdaten ohne Medienbruch – also ohne manuelle Übertragung, zusätzliche Fehlerquellen einer automatisierten Texterkennungs-Software, auch OCR-Software genannt, oder Verlust von Informationen – weiterverarbeitet werden können.

Dazu gibt es keine offiziellen Vorgaben seitens der Finanzverwaltung. Die Unternehmen können also selbst ein Programm auswählen – sie müssen sich dabei aber an die europäische Norm EN16931 halten, die den Standard für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen festlegt. Daher ist ein einfaches PDF keine gültige E-Rechnung, da es keine strukturierten Daten enthält, sondern eine Bilddatei ist. Es gibt jedoch hybride Formate wie das ZUGFeRDFormat, das sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF/A-3 enthält. Ab Version 2.0.1 beruht das ZUGFeRD Format auf der EN-Norm und wird von der Finanzverwaltung anerkannt.

Auch für die Übermittlung gibt es kein festgelegtes Verfahren: Die Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, über Apps oder Portale übermittelt werden. Wichtig ist, dass die strukturierten Daten revisionssicher gespeichert werden müssen. Steuerrechtlich müssen Belege und Aufzeichnungen zehn Jahre lang sicher und unveränderbar aufbewahrt werden, sodass Änderungen an den Dokumenten nachvollziehbar bleiben. Dafür reicht es nicht, die Daten auf einer Festplatte oder einem Server abzuspeichern. Es muss ein geschütztes Dokumentenmanagementsystem eingerichtet werden. Der Markt bietet für unterschiedliche Bedürfnisse verschiedene Lösungen zur Archivierung von Rechnungsdaten.

Die Hersteller neuer Rechnungsstellungsprogramme müssen sich an die EU-Norm halten, die den Standard für die E-Rechnung festlegt. Auf diese Weise wird die Kompatibilität der Softwarelösungen verschiedener Anbieter gesichert. Es gibt technische Unterschiede in den Standards wie ZUGFeRD und XRechnung, die beide der EU-Norm entsprechen und daher von der Finanzverwaltung anerkannt werden. Viele Rechnungsprogramme unterstützen schon heute mehrere Standards.

Die Zahlungsweise bleibt flexibel und ist jedem selbst überlassen. E-Rechnungen können sowohl automatisiert als auch manuell, beispielsweise über einen Überweisungsträger bei der Bank oder per Online-Banking, beglichen werden.

Eine besondere Herausforderung der Umstellung auf die E-Rechnung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen im ersten Schritt, sich mit dem Thema und den Abläufen im Unternehmen zu befassen. Welche Software ist bereits vorhanden? Kann sie angepasst werden? Steht der Wechsel auf eine neue Software an, und was wird konkret gebraucht? Einfache Textverarbeitungsprogramme reichen nicht mehr. Auch die Einführung und die Datenpflege brauchen Zeit. Langfristig wird den Betrieben aber deutlich mehr Effizienz ermöglicht: Durch die automatisierte Rechnungsstellung und -verarbeitung spart die Finanzbuchhaltung Zeit, Personal und somit auch Kosten.

Die Betriebe müssen sich mit den digitalen Grundlagen ihrer Prozesse auseinandersetzen und entscheiden, ob sie ihre bestehenden Systeme ausbauen oder neue Lösungen entwickeln beziehungsweise beauftragen, um interne Abläufe zu optimieren. Die E-Rechnung ist daher ein wichtiger Bestandteil für die digitale Transformation der Unternehmen.

Die DIHK unterstützt die Einführung der E-Rechnung als wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland. Allerdings müssen kleine Unternehmen, die nur wenige Rechnungen ausstellen, besonders berücksichtigt werden. Die DIHK sieht daher die Politik in der Pflicht, entsprechende Rahmenbedingungen und Vorgaben zu schaffen, damit kleinen Unternehmen niederschwellige, kostengünstige und effiziente Lösungen zur Verfügung stehen.

Europaweit sind einige Staaten wie Italien bei der Einführung der E-Rechnung schon weiter. Die EU-Kommission hat diese Entwicklungen erkannt und einen Richtlinienvorschlag für die Einführung der E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU vorgelegt. Es ist davon auszugehen, dass auf dieser Basis die E-Rechnung bis Ende des Jahrzehnts in allen EU-Mitgliedstaaten verpflichtend wird.

Interview: Mareike Ruhl, Jonas Schmittel