Fachthemen

Einstellung von Arbeitnehmern

Hier erhalten Sie einen ersten Überblick über die wichtigsten Aspekte, die bei der Einstellung von Arbeitnehmern zu berücksichtigen sind.
Stand: Januar 2024

1. Das Wichtigste vorab

Sie möchten einen neuen Mitarbeiter einstellen und Sie wollen sich über die damit verbundenen Themen informieren? Zur Vorbereitung und besonders zur Gestaltung des Arbeitsvertrages haben wir Ihnen alle wichtigen Informationen zusammengefasst: Die Themenliste können Sie wie eine Checkliste nutzen, die Sie im Einzelnen abhaken. Die Darstellungen sind kurz gehalten, nennen Ihnen aber weitere Stellen, an denen Sie vertiefende Informationen finden.
Wichtig: Die Arbeitsgesetze sind in weiten Teilen Arbeitnehmerschutzgesetze – und die Arbeitsgerichte sind sehr arbeitnehmerfreundlich. Für Sie als Arbeitgeber heißt das: Je besser Sie sich informieren und vorbereiten, umso weniger Fehler machen Sie und umso besser können Sie die Gestaltungsmöglichkeiten nutzen, die Ihnen das Gesetz und die Rechtsprechung geben. Dieses Merkblatt befasst sich ausschließlich mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern.

2. Personalplanung

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niederlegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll-, Teilzeitkraft oder nur eine Aushilfe benötigt wird. Bei der Suche kann man Stellenausschreibungen in örtlichen oder überregionalen Tageszeitungen oder Fachblättern veröffentlichen. Diese teure Methode hat den Vorteil, dass der Arbeitnehmer profilgenau bestimmt werden kann. Kostengünstiger ist die Nachfrage bei der zuständigen Arbeitsagentur oder die Nutzung von einschlägigen Internetportalen. Daneben können auch gewerbliche Arbeitsvermittler eingeschaltet werden, die aber für die Vermittlung regelmäßig eine Provision erhalten.
Beachte: Stellenausschreibungen dürfen nicht diskriminierend formuliert sein, insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen auch als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen. Nähere Informationen dazu finden Sie im IHK-Merkblatt „Gleichbehandlungsgesetz im Arbeitsrecht“.

3. Vorbereitung der Einstellung

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen – insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, Zeugnisse früherer Arbeitgeber, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen – sollte mit geeigneten Bewerbern ein Einstellungsgespräch geführt werden. In diesem Gespräch dürfen alle arbeitsplatzbezogenen Fragen gestellt werden, die der Bewerber wahrheitsgemäß beantworten muss. Regelmäßig nicht erlaubt ist die Erkundigung nach einer Schwerbehinderung. Unzulässig ist auch die Frage an eine weibliche Kandidatin nach einer Schwangerschaft.
Besteht bei Betrieben mit mindestens 20 Mitarbeitern ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen. Eine ärztliche Untersuchung des Bewerbers ist grundsätzlich zulässig, aber wohl nur bei besonderen Anforderungen empfehlenswert. Bei der Einstellung von Ausländern ist darauf zu achten, dass ein gültiger Aufenthaltstitel vorhanden ist, der zur Ausübung einer unselbstständigen Erwerbstätigkeit berechtigt. Jugendliche bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften.
Wenn das Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt, sind Vorstellungskosten (grundsätzlich die Hin- und Rückfahrt mit der Bahn 2. Klasse) zu erstatten (nur ausnahmsweise auch Übernachtung, Verpflegung oder Verdienstausfall des Bewerbers), wenn die Vorstellung auf Einladung des Arbeitgebers erfolgte.
Tipp: Der Arbeitgeber kann diesen Anspruch bei der Einladung zur Vorstellung ausdrücklich schriftlich ausschließen (z. B. „Auslagen können leider nicht übernommen werden“).
Wenn der Bewerber noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Zwar ist es niemandem verboten, den Arbeitgeber zu wechseln. Unzulässig ist es aber, einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

4. Abschluss eines Arbeitsvertrages

Die Einstellung erfolgt dann schließlich durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Allerdings ist die Schriftform zu empfehlen, um den Inhalt für beide Seiten verbindlich festzulegen.
Schon bisher regelte das Nachweisgesetz, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hatte und dem Arbeitnehmer aushändigen musste. Dafür galt bislang eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Dies betraf folgende Punkte:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
Seit 1. August 2022 gilt ein neues Nachweisgesetz. Dann müssen zusätzlich noch folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:
  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • Ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.
Schwierig dürften sich die Nachweise bei Vereinbarungen über unregelmäßige Arbeitszeiten gestalten. Was unter dem “bei der Kündigung einzuhaltenden Verfahren” zu verstehen ist, ist noch unklar, zumal der Kündigungsschutz sehr individuelle Ausprägungen haben kann, je nachdem, ob im Betrieb eine Arbeitnehmervertretung existiert, ob Sonderkündigungsschutz besteht, oder ob sich Regelungen über die Kündigungsfrist im Tarifvertrag oder Vertrag mit den gesetzlichen Fristen in Einklang bringen lassen.
Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen seit dem 1. August 2022. Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden.
Bestandsbeschäftigte müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.
Bei Verstößen droht nun ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

5. Inhalt des Arbeitsvertrags

Auch für den Arbeitsvertrag gilt grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. In einigen Punkten gibt es jedoch zwingende gesetzliche Regelungen. Tarifverträge gelten dagegen in der Regel nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind, und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören. Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,
  • wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird,
  • wenn sie – auch ohne ausdrückliche Bezugnahme – regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden,
  • oder wenn es sich um sog. allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt.
Weitere Informationen erhalten Sie aus dem IHK-Merkblatt „Tarifauskunft und Geltung von Tarifverträgen“.

5.1 Arbeitszeit

Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (insbesondere das Arbeitszeitgesetz) legen nur Höchstgrenzen fest. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt. Sonderbestimmungen gibt es für Jugendliche, werdende Mütter und in bestimmten Branchen. Zu beachten sind daneben Vorschriften über die Gewährung von Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsruhe. Weitere Informationen finden Sie im IHK-Merkblatt „Arbeitszeit“.
In Betrieben in regelmäßig mehr als 15 Beschäftigten kann ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird, soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen. Daneben gibt es seit Januar 2019 unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die sogenannte Brückenteilzeit zu beantragen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im IHK-Merkblatt „Teilzeitarbeit“.

5.2 Arbeitsentgelt

Der flächendeckende Mindestlohn beträgt ab Januar 2024 12,41 Euro brutto je Zeitstunde (vorher seit Oktober 2022 12 Euro). Informationen hierzu finden Sie im IHK-Merkblatt „Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz“ und auf der Seite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.
Ist im konkreten Arbeitsverhältnis der gesetzliche Mindestlohn eingehalten und besteht keine tarifvertragliche Pflicht, einen bestimmten Lohn zu bezahlen, so können Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Höhe des Lohnes (die über den gesetzlichen Mindestlohn hinausgeht) grundsätzlich frei vereinbaren. Sie wird sich in der Regel danach richten, wie sehr Sie an der Mitarbeit des Bewerbers in Ihrem Unternehmen interessiert sind und wie Ihr übriges Lohngefüge aussieht. Die Höhe des Entgelts, evtl. Zuschläge und sonstige Sonderzahlungen sowie ihre Fälligkeit sind in den Vertrag aufzunehmen. Sofern Zuschläge und Sonderzahlungen nur freiwillig gezahlt werden sollen, muss dies schriftlich vermerkt werden. Weitere Informationen finden Sie im IHK-Merkblatt „Arbeitsentgelt“.
In manchen Branchen gibt es allerdings spezielle, gesetzlich vorgeschriebene Mindestlöhne. Eine Übersicht über die Branchen und ihre Mindestlöhne finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.
Außerdem sind manche Tarifverträge allgemeinverbindlich. Eine Übersicht finden Sie ebenfalls auf der Seite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.
Zur Geltung von Tarifverträgen finden Sie Informationen im IHK-Merkblatt „Tarifauskunft und Geltung von Tarifverträgen“.

5.3 Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Arbeitnehmern Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine regelmäßige und vorbehaltslose Zahlung zu einer sog. betrieblichen Übung führen kann, auf die die Arbeitnehmer dann einen vertraglichen Anspruch erwerben. Weitere Informationen dazu finden Sie im IHK-Merkblatt „Sondervergütungen“.

5.4 Urlaub

Das Bundesurlaubsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen ein, das entspricht regelmäßig vier Wochen. Als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertagen; wird also beispielsweise an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch noch 20 Arbeitstage. Schwerbehinderte erhalten eine zusätzliche Urlaubswoche. Jugendliche haben altersabhängig Anspruch auf 25 bis 30 Arbeitstage Urlaub. Tarifverträge sehen häufig längere Urlaubszeiten vor. Weitere Informationen dazu finden Sie im IHK-Merkblatt „Rund um den Urlaub“.

5.5 Kündigungsfristen

Die Kündigungsfristen sind in § 622 BGB gesetzlich geregelt, Abweichungen davon finden sich in einzelnen Tarifverträgen. Zwar kann man auch im Arbeitsvertrag unter bestimmten Voraussetzungen eine abweichende Bestimmung getroffen werden, in den meisten Fällen ist dies jedoch nicht sinnvoll. Weitere Informationen dazu finden Sie in den IHK-Merkblättern „Kündigungsgründe und Kündigungsschutz“ und „Gesetzliche Kündigungsfristen“.

5.6 Probezeit

Zweckmäßig ist die Vereinbarung einer Probezeit. Dauer und Kündigungsfristen sind häufig in Tarifverträgen festgelegt. Soweit tarifliche Regelungen nicht eingreifen, kann man auf zweierlei Weise eine Probezeit vereinbaren. Entweder wird zunächst ein auf maximal sechs Monate befristeter Probearbeitsvertrag geschlossen, der mit dem Zeitablauf endet; danach wird dann über den endgültigen Arbeitsvertrag entschieden. Üblicherweise wird allerdings eine Probezeit bis zu sechs Monate dem unbefristeten oder befristeten Arbeitsvertrag vorgeschaltet. Innerhalb dieser Zeit kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung wieder lösen; die dafür einzuhaltende Kündigungsfrist beträgt lediglich zwei Wochen.

5.7 Befristeter Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge werden grundsätzlich unbefristet geschlossen. Die Befristung von Arbeitsverträgen ist aus Gründen des Arbeitnehmerschutzes nur ausnahmsweise zulässig. Zu den Ausnahmefällen zählen vor allem folgende Sachverhalte:
  • Die Befristung ist durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt, etwa bei Vertretung von Arbeitnehmern (Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Wehrdienst anderer Arbeitnehmer/innen etc.), bei Saisonarbeit, bei Spitzenbelastungen oder in der Probezeit sowie bei bestimmten hochqualifizierten Tätigkeiten.
  • Existenzgründer können in den ersten vier Jahren nach Gründung eines neuen Unternehmens befristete Arbeitsverträge ohne sachlichen Grund bis zur Dauer von vier Jahren abschließen. Innerhalb dieser Gesamtdauer ist auch eine mehrfache Verlängerung zulässig.
  • Ohne Vorliegen eines besonderen Grundes ist außerdem die Befristung bei Neueinstellungen bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren erlaubt. Der Vertrag darf innerhalb dieses Zeitraumes bis zu dreimal verlängert werden. Die Befristung ist aber nicht zulässig, wenn bereits ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis zwischen den Parteien bestanden hat (Ausnahme: Ausbildungsverhältnis).
  • Mit Arbeitnehmern, die bei Beginn der Beschäftigung das 52. Lebensjahr vollendet haben und zuvor mindestens vier Monate beschäftigungslos gewesen sind, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlichen Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen haben, können ohne sachlichen Grund befristete Arbeitsverträge bis zu fünf Jahren abgeschlossen werden. Bis zu einer Gesamtdauer von fünf Jahren ist auch die mehrfache Verlängerung möglich.
Beachte: Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. Bei einer nur mündlichen Befristungsabrede besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort. Weitere Informationen finden Sie im IHK-Merkblatt „Befristung von Arbeitsverträgen“.

6. Arbeitspapiere und Anmeldungen

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber neben den aktuellen Angaben zu Namen, Wohnanschrift und Kommunikationsdaten folgende Unterlagen aushändigen bzw. vorlegen lassen:
  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ElStAM)
  • Sozialversicherungsausweis bzw. Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit zugeteilter Sozialversicherungsnummer
  • bei ausländischen Arbeitnehmern: Aufenthaltstitel (siehe oben)
  • gegebenenfalls Führerschein (wenn arbeitsvertraglich erforderlich)
  • Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
  • Arbeitszeugnis oder Arbeitsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist.
Nach Vorlage beim Arbeitgeber sind das Arbeitszeugnis / Abschlusszeugnis, der Sozialversicherungsausweis und die Arbeitsbescheinigung dem Arbeitnehmer herauszugeben. Die anderen Arbeitsunterlagen verbleiben beim Arbeitgeber.
Werden dem Arbeitnehmer bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollte er dem Arbeitgeber den Erhalt in einer Empfangsbestätigung quittieren.
Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, ist der neue Arbeitnehmer in elektronischer Form bei der Krankenkasse anzumelden. Informationen zum Anmeldeverfahren finden Sie auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung. In folgenden Branchen muss die Anmeldung sofort, das heißt spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme, erfolgen:
  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
Darüber hinaus ist die Berufsgenossenschaft einmal jährlich zu informieren. Formulare für diese Anmeldung sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich oder unter www.dguv.de. Weitere Informationen dazu finden Sie im IHK-Merkblatt "Gesetzliche Unfallversicherung".
Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber außerdem beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer zu beantragen.
Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der vom Betriebsnummern-Service erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.

7. Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse

Wegen der Besonderheiten bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen wird auf das IHK-Merkblatt „Minijobs und kurzfristige Beschäftigung“ hingewiesen.

8. Nützliche Adressen/Informationen


Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.