Befristung von Arbeitsverträgen

Sie wollen einen Arbeitnehmer nur für eine bestimmte Zeitdauer einstellen? Hier finden Sie dazu die wichtigsten Hinweise.
Stand: August 2023
Ein Muster eines befristeten Arbeitsvertrags finden Sie auf dieser Seite unter „Weitere Informationen“.
Die befristete Einstellung von Arbeitnehmern ist in dem Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG) geregelt.

1. Voraussetzungen einer Befristung

Ein Arbeitnehmer darf befristet eingestellt werden, wenn
  • ein sachlicher Grund nach § 14 Abs. 1 TzBfG für die Befristung vorliegt
    oder
  • die Voraussetzungen für eine kalendermäßige Befristung (ohne Sachgrund) nach § 14 Abs. 2, 2a oder 3 TzBfG gegeben sind.

2. Schriftform

Die Befristung muss nach § 14 Abs. 4 TzBfG schriftlich erfolgen. Andernfalls gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Wird ein „befristeter Arbeitsvertrag“ nur mündlich geschlossen, ist die Befristung unwirksam. Eine Heilung des Formfehlers ist nur unter ganz engen Voraussetzungen bis zum Arbeitsantritt möglich. Wichtig ist daher, dass die Befristungsabrede schriftlich vor Vertragsbeginn getroffen und von beiden Parteien unterzeichnet wird. Bei einer zeitbezogenen Befristung muss die Dauer bzw. das Enddatum angegeben werden, bei einer zweckbezogenen Befristung der Zweck, wie zum Beispiel der Abschluss eines bestimmten Projekts oder die Rückkehr eines während seiner Krankheit vertretenen Arbeitnehmers.
Unabhängig davon gilt auch für befristete Arbeitsverträge das Nachweisgesetz in Hinblick auf die Dokumentation der wichtigsten Vertragsbedingungen. Siehe hierzu auch das IHK-Merkblatt „Einstellung von Arbeitnehmern“.

3. Kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund

Befristung ohne Sachgrund bei Neueinstellung

Zulässig ist die kalendermäßig befristete Einstellung von Arbeitnehmern für längstens zwei Jahre ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes, wenn mit demselben Arbeitgeber nicht bereits zuvor ein Arbeitsverhältnis bestanden hat, § 14 Abs. 2 TzBfG.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) seit 2011 liegt eine „Zuvor-Beschäftigung“ nicht vor, wenn das Ende eines früheren Arbeitsverhältnisses mehr als drei Jahre zurücklag. Das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) hat allerdings im Juni 2018 entschieden, dass diese Praxis die zulässigen Grenzen richterlicher Rechtsfortbildung überschreitet. Eine vorherige Beschäftigung ist daher zu berücksichtigen, auch wenn sie mehr als drei Jahre zurückliegt. Somit ist eine sachgrundlose Befristung nach § 14 Abs. 2 TzBfG nur dann möglich, wenn zuvor noch nie ein Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber bestanden hat.
Ein vorangegangenes Ausbildungsverhältnis gilt nicht als vorheriges Beschäftigungsverhältnis.
Wurde der Zweijahreszeitraum nicht ausgeschöpft, ist die bis zu dreimalige Verlängerung einer bereits bestehenden kalendermäßigen Befristung auf insgesamt längstens zwei Jahre zulässig.
Die Verlängerung muss
  • schriftlich,
  • vor Ablauf des zu verlängernden Zeitraums erfolgen,
  • das verlängerte Beschäftigungsverhältnis muss zeitlich unmittelbar an das zu verlängernde anschließen und
  • der sonstige Vertragsinhalt darf nicht abgeändert werden.

Erleichterte Befristungsregel für junge Unternehmen

In den ersten vier Jahren nach Gründung eines Unternehmens (maßgeblich ist Aufnahme der Erwerbstätigkeit) ist die kalendermäßig befristete Einstellung von Arbeitnehmern bis zur Dauer von vier Jahren ohne Vorliegen eines Sachgrundes zulässig. Das gilt nicht für Neugründungen im Zusammenhang mit rechtlichen Umstrukturierungen von Unternehmen.
Wurde der Vierjahreszeitraum nicht ausgeschöpft, ist die mehrfache Verlängerung bis zu einer Gesamtdauer von vier Jahren zulässig. Zur Verlängerung siehe oben.
Ungeklärt ist bislang, ob das Ende der Befristung innerhalb des Vierjahreszeitraumes nach Gründung liegen muss oder auch darüber hinaus reichen darf, sofern die Arbeitsaufnahme noch vor dem „vierten Geburtstag“ des neu gegründeten Unternehmens liegt. Bis zum Vorliegen einer höchstrichterlichen Entscheidung empfiehlt es sich daher, die Befristung nach § 14 Abs. 2a TzBfG nur für einen Zeitraum innerhalb der ersten vier Jahre nach Unternehmensgründung zu vereinbaren.

Erleichterte Befristung bei Beschäftigung Älterer

Gemäß § 14 Abs. 3 TzBfG ist die kalendermäßige Befristung eines Arbeitsvertrages ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes bis zu einer Dauer von fünf Jahren zulässig, wenn der Arbeitnehmer bei Beginn des Arbeitsverhältnisses das 52. Lebensjahr vollendet hat und unmittelbar vorher mindestens vier Monate beschäftigungslos war, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme nach SGB II oder III teilgenommen hat.
Auch hier ist bei Nichtausschöpfung des Fünfjahreszeitraumes die mehrfache Verlängerung bis zu einer Gesamtdauer von fünf Jahren zulässig. Zur Verlängerung siehe oben.

4. Befristung mit sachlichem Grund

Mögliche sachliche Gründe für eine Befristung nach § 14 Abs. 1 TzBfG sind insbesondere:
  • An einer Arbeitsleistung besteht nur ein vorübergehender betrieblicher Bedarf. (Es muss mit hinreichender Sicherheit zu erwarten sein, dass nach Ende des befristeten Arbeitsvertrages kein dauerhafter betrieblicher Bedarf für die Beschäftigung des Arbeitnehmers besteht.)
  • Die Befristung erfolgt im Anschluss an ein Studium oder eine Ausbildung, um den Übergang des Arbeitnehmers in eine Anschlussbeschäftigung zu erleichtern.
  • Der Arbeitnehmer wird zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt (z. B. Mutterschutz, Elternzeit, Krankheit, Pflegezeit; zu den zusätzlichen Sonderregelungen im Pflegezeitgesetz siehe IHK-Merkblatt "Pflegezeit und Familienpflegezeit").
  • Die Eigenart der Arbeitsleistung rechtfertigt die Befristung (Saisonschauspieler).
  • Die Befristung erfolgt zur Erprobung eines neuen Mitarbeiters.
  • In der Person des Arbeitnehmers bestehen Gründe, die eine Befristung rechtfertigen (z. B. befristete Aufenthaltsgenehmigung, begründeter Wunsch des Arbeitnehmers).
  • Der Arbeitnehmer wird aus Haushaltsmitteln vergütet, die haushaltsrechtlich für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind, und der Arbeitnehmer wird entsprechend beschäftigt.
  • Die Befristung beruht auf einem gerichtlichen Vergleich.
Die Befristung mit sachlichem Grund ist auch im Anschluss an einen befristeten Arbeitsvertrag, der ohne sachlichen Grund wirksam geschlossen worden ist, möglich. Sachlich begründete Befristungen unterliegen nur der zeitlichen Grenze des Bestehens des Sachgrundes.

Sonderfall Pflege:

§ 6 Abs. 1 PflegeZG (Pflegezeitgesetz) regelt, dass die Befristung eines Arbeitsvertrages mit einer Vertretungskraft für die Zeit, in der Beschäftigte kurzzeitig an der Arbeitsleistung verhindert sind oder Freistellung in Anspruch nehmen, sachlich gerechtfertigt ist. Die Dauer der Befristung des Arbeitsvertrages muss kalendermäßig bestimmt oder bestimmbar sein oder den vorgenannten Zweck zu entnehmen sein. Über die sich grundsätzlich aus dem PflegeZG ergebende Höchstdauer hinaus kann die Befristung ausnahmsweise sogar um die für die Einarbeitung notwendige Zeit verlängert werden. Wird die Freistellung vorzeitig beendet, kann der Arbeitgeber den befristeten Arbeitsvertrag unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen kündigen. Das Kündigungsschutzgesetz findet hier keine Anwendung.
Diese Regelung gilt für das FPfZG (Familienpflegezeitgesetz) entsprechend.

5. Ende eines befristeten Arbeitsvertrags

Ein befristeter Arbeitsvertrag endet mit Ablauf der vereinbarten Zeit oder bei Erreichung des vereinbarten Zwecks – frühestens jedoch zwei Wochen, nachdem der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nachweislich schriftlich den Zeitpunkt der Zweckerreichung mitgeteilt hat, § 15 TzBfG.
Achtung: Wird nach Ablauf der vereinbarten Zeit oder des erreichten Zwecks mit Wissen des Arbeitgebers weitergearbeitet, gilt das Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit verlängert, wenn der Arbeitgeber nicht unverzüglich widerspricht oder die Zweckerreichung mitteilt.

6. Kündigung eines befristeten Arbeitsvertrags

Eine ordentliche Kündigung kommt nur dann in Betracht, wenn diese Möglichkeit vertraglich (Arbeits- oder Tarifvertrag) vereinbart wurde (§ 15 Abs. 3 TzBfG).
Eine außerordentliche Kündigung kommt auch bei befristeten Arbeitsverhältnissen in Betracht, wenn deren Voraussetzungen vorliegen.

7. Unzulässige Befristung

Im Falle einer unzulässigen Befristung (ohne sachlich ausreichenden und zutreffenden Grund oder ohne Vorliegen der Voraussetzungen für eine Befristung ohne sachlichen Grund oder mangels Schriftform) gilt der Arbeitsvertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen (§ 16 TzBfG).
Das Arbeitsverhältnis kann nur durch eine rechtmäßige ordentliche oder außerordentliche Kündigung beendet werden.
Achtung: Die ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber kann dabei frühestens zum durch die Befristung vereinbarten Ende ausgesprochen werden, es sei denn die Möglichkeit der ordentlichen Kündigung zu einem früheren Zeitpunkt wurde vereinbart, siehe oben.
Ausnahme: Ist die Befristung nur wegen des Fehlens der Schriftform unwirksam, kann der Arbeitsvertrag auch vor dem vereinbarten Ende ordentlich gekündigt werden.

8. Abweichung von den gesetzlichen Vorschriften

Von den gesetzlichen Regelungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes darf grundsätzlich nicht durch individuelle Vereinbarung zuungunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden, vgl. § 22 Abs. 1 TzBfG.

9. Rechte der befristet Beschäftigten

Ein befristet beschäftigter Arbeitnehmer darf wegen der Befristung des Arbeitsvertrages – insbesondere im Hinblick auf das Arbeitsentgelt – nicht schlechter behandelt werden als ein vergleichbarer unbefristet beschäftigter Arbeitnehmer. Eine unterschiedliche Behandlung von befristet beschäftigten Arbeitnehmern im Vergleich zu Vollbeschäftigten ist lediglich dann gerechtfertigt, wenn sie auf Sachgründe gestützt werden kann (§ 4 Abs. 2 TzBfG). Geeignete Sachgründe können sein: die Arbeitsleistung, die Qualifikation, die Berufserfahrung oder unterschiedliche Arbeitsplatzanforderungen.
Als Arbeitgeber haben Sie die befristet beschäftigten Arbeitnehmer über entsprechende unbefristete Arbeitsplätze zu informieren, die besetzt werden sollen. Die Information kann durch allgemeine Bekanntgabe an geeigneter, den Arbeitnehmern zugänglicher Stelle im Betrieb oder im Unternehmen erfolgen (§ 18 TzBfG).
Als Arbeitgeber haben Sie grundsätzlich dafür Sorge zu tragen, dass auch befristet beschäftigte Arbeitnehmer an angemessenen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung der beruflichen Entwicklung und Mobilität teilnehmen können (§ 19 TzBfG).

10. Schwangerschaft / Elternzeit während der Befristung

Befristet beschäftigte Schwangere haben bis zum Ende der Befristung die gleichen Rechte wie bei einer unbefristeten Anstellung. Es besteht daher ein Anspruch auf Einhaltung der Schutzfristen, Fortzahlung des Arbeitsentgelts bei Beschäftigungsverboten und den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Ein befristetes Arbeitsverhältnis wird infolge der Schwangerschaft jedoch nicht verlängert; es endet mit Ablauf der Befristung. Das gleiche gilt, wenn die Befristung während der Elternzeit abläuft.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.