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Rund um den Urlaub

Jeder Arbeitnehmer hat im Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Wie viele Tage dem Arbeitnehmer zustehen, regelt das Bundesurlaubsgesetz.
Stand: August 2023
Die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes (im folgenden abgekürzt: BUrlG) gewährleisten jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaubsanspruch und regeln die Modalitäten der Urlaubsgewährung und -vergütung. Hier finden Sie die wesentlichen Regelungen zum Urlaub einschließlich der besonderen Urlaubsregeln für bestimmte Arbeitnehmergruppen.

1. Geltungsbereich des BUrlG

Urlaub ist die Freistellung von der Arbeit zu Erholungszwecken unter Fortzahlung der Vergütung (Urlaubsentgelt). Anspruch auf Erholungsurlaub haben alle Arbeitnehmer einschließlich der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten, Teilzeitbeschäftigte, Aushilfsbeschäftigte, geringfügig Beschäftigte, in Ferienarbeit und in Nebentätigkeit Beschäftigte etc. Zu beachten ist, dass im Falle der Entsendung von Arbeitnehmern das BUrlG nur dann Anwendung findet, wenn das Arbeitsverhältnis deutschem Arbeitsrecht unterliegt.
In der Praxis werden Inhalt und Umfang des Urlaubsanspruchs häufig durch vertragliche Vereinbarung für den Arbeitnehmer günstiger gestaltet. Tarifvertraglich können allerdings auch für den Arbeitnehmer ungünstigere Regelungen getroffen werden.
Das heißt konkret: Abweichende Urlaubsregelungen, die für den Arbeitnehmer günstigere Regelungen vorsehen, sind stets zulässig (z. B. mehr Urlaubstage als der gesetzliche Urlaubsanspruch). Bei ungünstigeren Regelungen ist zu differenzieren: Regelungen (auch kollektiv-rechtliche), die den Mindestanspruch der §§ 1 bis 3 BUrlG beschneiden, sind nichtig. Ansonsten sind Schlechterstellungen auf tariflicher Grundlage möglich (§ 13 Abs. 1 BUrlG).
Neben dem Anspruch auf Erholungsurlaub gibt es weitere Fälle, in denen Arbeitnehmer aus anderen Gründen als zur Erholung einen Anspruch auf Freistellung haben – sei es mit oder ohne Fortzahlung der Vergütung. In diesen Fällen ist das BUrlG nicht anwendbar, auch wenn in diesem Zusammenhang oft von „Sonderurlaub“ gesprochen wird. Solche Ansprüche können sich aus dem Gesetz, aus Tarifverträgen, betrieblichen Regelungen oder arbeitsvertraglichen Vereinbarungen ergeben. Weitere Informationen dazu finden Sie im IHK-Merkblatt „Freistellung bei vorübergehender Arbeitsverhinderung“.

2. Urlaubsdauer

2.1. Gesetzlicher Mindesturlaub nach dem BUrlG

Der jährliche Mindesturlaub beträgt gemäß § 3 BUrlG 24 Werktage. Unter Werktagen in diesem Sinne versteht man alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder Feiertage sind. Das BUrlG geht also von einer 6-Tage-Woche aus. Um den Mindesturlaub für einen geringeren Arbeitsumfang/Teilzeitkräfte festzulegen, ist eine Umrechnung erforderlich (24 : 6 x tatsächliche Arbeitstage):
  • 6-Tage-Woche: 24 Urlaubstage
  • 5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage
  • 4-Tage-Woche: 16 Urlaubstage
  • 3-Tage-Woche: 12 Urlaubstage
  • 2-Tage-Woche: 8 Urlaubstage
  • 1-Tag-Woche: 4 Urlaubstage
In allen Fällen ergibt sich so ein Jahresurlaub von vier Wochen. Dieser errechnete Mindesturlaub gilt unabhängig von den geleisteten Stunden an den Arbeitstagen. Entscheidend ist allein, an wie vielen Tagen der Arbeitnehmer in der Woche beschäftigt ist.
Beispiel: Ein Teilzeitbeschäftigter, der jeweils eine Stunde an fünf Tagen die Woche arbeitet, hat Anspruch auf 20 Urlaubstage.

2.2. Gesetzlicher Zusatzurlaub für Minderjährige und Schwerbehinderte

Besonderheiten hinsichtlich des Umfangs des gesetzlichen Mindesturlaubs gelten für Jugendliche und Schwerbehinderte.
Der Arbeitgeber hat auch Jugendlichen nach § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) für jedes Kalenderjahr bezahlten Urlaub zu gewähren. Dieser beträgt mehr als der Mindesturlaub nach dem BUrlG, nämlich mindestens:
  • 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt ist,
  • 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist und
  • 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch keine 18 Jahre alt ist.
Schwerbehinderte Menschen im Sinne des § 2 Abs. 2 SGB IX (= Menschen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50) haben nach § 208 SGB IX einen Anspruch auf bezahlten zusätzlichen Urlaub von mindestens fünf Arbeitstagen basierend auf einer 5-Tage-Woche. Arbeiten sie regelmäßig mehr oder weniger als an fünf Arbeitstagen in der Kalenderwoche, erhöht oder vermindert sich der Anspruch entsprechend. Diesen Urlaub muss der Arbeitgeber immer zusätzlich gewähren, auch wenn tarif- oder arbeitsvertraglich mehr Urlaub als der gesetzliche Mindesturlaub gewährt wird. Er darf weder auf den gesetzlichen Mindesturlaub noch auf den vertraglichen Zusatzurlaub angerechnet werden.
Personen, die schwerbehinderten Menschen gleichgestellt sind im Sinne des § 2 Abs. 3 SGB IX, haben keinen Anspruch auf Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX. Weitere Informationen zum Thema finden Sie im IHK-Merkblatt „Beschäftigung schwerbehinderter Menschen“.

2.3. Vertraglicher Zusatzurlaub

Viele Arbeitgeber gewähren ihren Arbeitnehmern im Arbeitsvertrag freiwillig einen zusätzlichen Urlaubsanspruch, der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht. Auf den vertraglichen Zusatzurlaub findet das BUrlG grundsätzlich keine Anwendung. Für den Zusatzurlaub kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag vom BUrlG abweichende Regelungen treffen, etwa Regelungen über Verminderung des Zusatzurlaubs für Zeiten des Ruhens des Arbeitsverhältnisses, bei Arbeitsunfähigkeit oder bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte.
Achtung: Dies setzt aber voraus, dass im Arbeitsvertrag klar zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Zusatzurlaub differenziert wird, sonst teilt der vertragliche Zusatzurlaub das gleiche rechtliche Schicksal wie der gesetzliche Mindesturlaub, es gelten also die Regelungen des BUrlG auch für den vertraglichen Zusatzurlaub.
Ein zusätzlicher, über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehender Urlaubsanspruch kann sich zudem aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.
Insbesondere in Tarifverträgen, teilweise auch in Arbeitsverträgen werden Regelungen aufgenommen, nach denen der Urlaubsanspruch sich mit zunehmendem Alter der Arbeitnehmer erhöht (Staffelung nach Alter). Hier ist Vorsicht geboten vor dem Hintergrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), wonach eine Benachteiligung wegen des Alters grundsätzlich unzulässig ist. Verstößt die Regelung gegen das AGG, so wird eine Anpassung nach oben vorgenommen (BAG, Urteil vom 18.10.2016, Az. 9 AZR 123/16). Solche Regelungen können wirksam sein, wenn sie im Einzelfall gerechtfertigt sind, etwa unter dem Gesichtspunkt des Schutzes älterer Beschäftigter (BAG, Urteil vom 21.10.2014, Az. 9 AZR 956/12).

2.4. Berechnung der Urlaubsdauer bei wöchentlich unregelmäßiger Arbeitszeit

Bei Arbeitnehmern mit wöchentlich unregelmäßiger Arbeitszeit, wenn also von Woche zu Woche an unterschiedlich vielen Tagen gearbeitet wird, ist der Jahresdurchschnitt der tatsächlichen Arbeitstage für die Berechnung des Urlaubsanspruchs relevant.
Der Urlaubsanspruch kann in solchen Fällen nach folgender Formel berechnet werden:
Anzahl der tatsächlich gearbeiteten Tage im Kalenderjahr multipliziert mit den vereinbarten Urlaubstagen für Arbeitnehmer in Vollzeit. Das Produkt hieraus ist durch die Anzahl der Jahresarbeitstage bei Arbeitnehmern in Vollzeit zu dividieren. Bei dieser Berechnung ist bei einer 5-Tage-Woche von möglichen 260 Arbeitstagen im Jahr auszugehen (52 Wochen x 5 Tage). Bei einer 6-Tage-Woche ist hingegen von 312 Arbeitstagen im Jahr auszugehen (52 x 6 Tage).
Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer arbeitet wöchentlich alternierend an zwei bzw. drei Arbeitstagen. Daraus ergibt sich eine durchschnittliche Anwesenheit von 130 Arbeitstagen im Kalenderjahr (52 Wochen x 2,5 Tage). Der Urlaubsanspruch im Unternehmen für Vollzeitarbeitnehmer beträgt 30 Tage auf Basis einer 5-Tage-Woche. Die Anzahl der Jahresarbeitstage bei Arbeitnehmern in Vollzeit beträgt 260 Tage (52 Wochen x 5 Tage). Daraus ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 15 Tagen (130 x 30 : 260 = 15).
Beispiel 2: Eine Arbeitnehmerin arbeitet in einem Jahr während 26 Wochen fünf Tage und während 26 Wochen vier Tage (26 x 5 + 26 x 4 = 234 Jahresarbeitstage). Der Urlaubsanspruch für Vollzeitarbeitnehmer beträgt 24 Tage bei einer 6-Tage-Woche. Die Anzahl der Jahreswerktage im Unternehmen beträgt 312 Tage (52 Wochen x 6 Tage). Daraus ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 18 Tagen (234 x 24 : 312 = 18).

2.5. Urlaubsdauer bei Veränderung der Arbeitszeit

Die Urlaubsdauer hängt von der Anzahl der Wochenarbeitstage ab. Ändert sich im Verlauf eines Kalenderjahres die Arbeitszeit, ist der Urlaubsanspruch ggf. neu zu berechnen. Hierbei sind mehrere Konstellationen denkbar:
  • Die Wochenarbeitszeit verändert sich, aber die Zahl der Arbeitstage pro Woche bleibt gleich. Hier bleibt der Urlaubsanspruch unverändert, weil nur die Anzahl der Wochenarbeitstage relevant ist, nicht jedoch die Anzahl der geleisteten Stunden pro Tag.
    Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet halbtags von Montag bis Donnerstag. Er stockt nun auf ganztags auf, die Arbeitstage (Montag bis Donnerstag) bleiben aber gleich. Hier ändert sich an der Anzahl der Jahresarbeitstage nichts. Der Urlaubsanspruch bemisst sich nach wie vor an einer 4-Tage-Woche. Der Freistellungsanspruch bezieht sich dann aber auf den ganzen Tag und nicht nur auf halbe Tage.
  • Die Anzahl der Arbeitstage pro Woche ändert sich ab Jahresbeginn. Hier ist der Urlaubsanspruch entsprechend anzupassen.
    Beispiel: Eine Arbeitnehmerin arbeitete im Jahr 2022 an drei Tagen die Woche. Ab Januar 2023 arbeitet sie an vier Tagen die Woche. Der Urlaubsanspruch beträgt 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Im Jahr 2022 stand ihr ein Urlaubsanspruch in Höhe von 12 Tagen zu. Ab 2023 muss der Urlaubsanspruch erhöht werden auf 16 Tage.
  • Ändert sich die Anzahl der Arbeitstage (z. B. Wechsel von Vollzeit in Teilzeit) unterjährig, ist der Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr unter Berücksichtigung der einzelnen Zeiträume der Beschäftigung und der auf sie entfallenden Wochentage umzurechnen. Hier ist zu beachten, dass der bereits in der Vollzeitphase überproportional gewährte Urlaub nachträglich nicht neu berechnet werden darf. Auch dürfen Urlaubsansprüche, die im Rahmen der Vollzeitbeschäftigung erworben wurden, nicht reduziert werden.
    Beispiel: Eine vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmerin arbeitet von Januar bis Ende Juni an fünf Tagen die Woche mit je acht Stunden pro Tag. Ab Juli arbeitet sie nur noch zwei Tage die Woche. Der Urlaubsanspruch im Unternehmen beträgt 30 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Bis Ende Juni hat sich die Arbeitnehmerin bereits 20 Tage Urlaub genommen. Die restlichen 10 Urlaubstage sind auf die 2-Tage-Woche umzurechnen. Bis Ende Dezember stehen der Arbeitnehmerin nicht 10, sondern nur noch 4 Urlaubstage zu (10 x 2 : 5 = 4).
    Eigentlich hätten ihr anteilig bis Ende Juni nur 15 Urlaubstage und ab Juli bis Ende Dezember 6 Urlaubstage, also insgesamt 21 Urlaubstage zugestanden. Da ihr innerhalb der ersten sechs Monate in der Vollzeitphase bereits überproportional Urlaub gewährt wurde (20 Tage) und dieser nicht nachträglich neu berechnet werden darf, stehen ihr insgesamt 24 Urlaubstage zu.
Hinweis: Dies ist auch bei der Berechnung des Urlaubsentgelts zu berücksichtigen. Wechseln Arbeitnehmer von einer Vollzeittätigkeit in eine Teilzeitbeschäftigung, so muss der in der Vollzeitphase erworbene Urlaubsanspruch entsprechend der Vollzeittätigkeit vergütet werden – auch dann, wenn dieser Urlaubsteil vom Arbeitnehmer im Zeitraum der Teilzeitbeschäftigung in Anspruch genommen wird (BAG, Urteil vom 20.03.2018, Az. 9 AZR 486/17).

2.6. Urlaubsanspruch und Zeiten der Nichtbeschäftigung bzw. des Ruhens des Arbeitsverhältnisses

Ob der Arbeitgeber den Urlaub für Zeiten kürzen kann, in denen der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung erbringt, das Arbeitsverhältnis aber rechtlich fortbesteht, hängt vom Grund für die Nichterbringung der Arbeitsleistung ab:
  • Elternzeit: Grundsätzlich entsteht auch während einer mehrmonatigen oder mehrjährigen Elternzeit der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers, weil es nur auf den rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses ankommt und nicht darauf, ob tatsächlich gearbeitet wird. Allerdings kann der Arbeitgeber nach § 17 Abs. 1 Satz 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) den Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin für das Urlaubsjahr zusteht, für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen (Ausnahme: bei Teilzeittätigkeit des Arbeitnehmers während der Elternzeit). Von dieser gesetzlichen Kürzungsmöglichkeit muss der Arbeitgeber aktiv Gebrauch machen. Die Kürzungserklärung kann vor, während und nach der Elternzeit, spätestens aber vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegeben werden. Tipp: Es empfiehlt sich, die Kürzungserklärung möglichst früh, am besten schriftlich zusammen mit der Bestätigung der Elternzeit abzugeben.
  • Mutterschutzzeiten: Für Zeiten des Mutterschutzes sieht § 24 Satz 1 Mutterschutzgesetz (MuSchG) ausdrücklich vor, dass die Ausfallzeiten wegen eines Beschäftigungsverbots als Beschäftigungszeiten gelten. Die Arbeitnehmerin erwirbt also in diesen Zeiten ihren vollen Urlaubsanspruch. Dieser Urlaub kann vom Arbeitgeber nicht gekürzt werden.
  • Krankheit: In Zeiten, in denen Arbeitnehmer krankheitsbedingt arbeitsunfähig sind, entstehen weiterhin Urlaubsansprüche. Eine Kürzung kommt lediglich hinsichtlich des vertraglichen Mehrurlaubs bei entsprechender wirksamer Arbeitsvertragsklausel in Betracht. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch darf nicht gekürzt werden.
  • Auch gesetzliche Feiertage werden nicht auf den Urlaub angerechnet. Hier ist nicht der Wohnort des Arbeitnehmers maßgeblich, sondern der Arbeitsort. Die Bundesländer haben Feiertagsgesetze erlassen, denen die jeweils geltenden Feiertage entnommen werden können.
  • Zeiten von Kurzarbeit „Null“ dürfen bei der Urlaubsberechnung in Abzug gebracht werden (BAG, Urteil vom 30.11.2021, Az. 9 AZR 225/21). Für jeden vollen Monat der Kurzarbeit „Null“ darf der Arbeitgeber somit den Urlaubsanspruch um 1/12 kürzen.
  • Sabbatical: Der Zeitraum eines vereinbarten unbezahlten Sonderurlaubs (Sabbatical), in dem die Arbeitsvertragsparteien die Hauptleistungspflichten suspendiert haben, kann bei der Berechnung mit „null“ Arbeitstagen in Ansatz gebracht werden (BAG, Urteil vom 19.3.2019, Az. 9 AZR 315/17). In Kalenderjahren, in denen der Arbeitnehmer sich durchgehend in unbezahltem Sonderurlaub befindet, entsteht daher kein Urlaubsanspruch. Erstreckt sich der Sonderurlaub nur auf einen Teil des Kalenderjahres, muss der Urlaubsanspruch nach Zeitabschnitten berechnet werden.
  • Altersteilzeit im Blockmodell: Die Grundsätze des BAG zum unbezahlten Sonderurlaub gelten auch hier, da die Arbeitsverpflichtung einvernehmlich aufgehoben wird. Arbeitnehmer, die sich in der Freistellungsphase eines Altersteilzeitarbeitsverhältnisses befinden und im gesamten Kalenderjahr von der Arbeitspflicht entbunden sind, haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Bei Wechsel von Arbeits- und Freistellungsphase während des laufenden Kalenderjahres muss der Urlaubsanspruch anteilig berechnet werden.

3. Voller Urlaubsanspruch/Teilurlaub

3.1 Voller Urlaubsanspruch

Der volle Urlaubsanspruch wird erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben (Wartezeit, § 4 BUrlG). Die Frist zur Berechnung der Wartezeit beginnt regelmäßig mit dem Anfang des Tages der vereinbarten Arbeitsaufnahme. Unerheblich ist dabei, ob die Wartezeit innerhalb ein und desselben Kalenderjahres erfüllt werden kann. Sie wird durch den Jahreswechsel nicht unterbrochen.
Beispiel: Beginnt das Arbeitsverhältnis am 15.12.2022, entsteht der volle Urlaubsanspruch am 15.6.2023.
Nach der Wartezeit entsteht der volle Urlaubsanspruch dann immer bereits mit Beginn jeden Kalenderjahres.
Beispiel: Das Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer beginnt am 1.5.2022. Er hat einen Anspruch auf 28 Urlaubstage. Erst mit Ablauf des 31.10.2022 entsteht der volle Urlaubsanspruch von 28 Tagen. Der volle Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr 2023 entsteht hingegen sogleich mit Ablauf des 31.12.2022.
Achtung: Hat der Arbeitnehmer die sechsmonatige Wartezeit erfüllt und scheidet er nach dem 30.6. eines Kalenderjahres aus, steht ihm der Urlaubsanspruch für das gesamte Kalenderjahr zu.

3.2 Anspruch auf Teilurlaub

Anspruch auf Teilurlaub, nämlich auf je 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat (nicht: Kalendermonat) des Bestehens des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer nach § 5 Abs. 1 BUrlG:
  • für Zeiten eines Kalenderjahres, für die er wegen Nichterfüllung der Wartezeit in diesem Kalenderjahr keinen vollen Urlaubsanspruch erwirbt; erfasst sind hiermit alle Fälle, in denen das Arbeitsverhältnis erst nach dem 1. Juli eines Jahres begonnen wird. Dem Arbeitnehmer steht in diesem Fall für jeden vollen Monat 1/12 des Jahresurlaubs zu.
    Beispiel: Arbeitsverhältnis beginnt am 15.11.2022. Der Urlaubsanspruch im Unternehmen beträgt 30 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Für das Kalenderjahr 2022 hat der Arbeitnehmer einen Teilanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs, also auf 2,5 Urlaubstage. Nach § 5 Abs. 2 BUrlG sind Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage, hier also auf 3 Urlaubstage aufzurunden.
Achtung: Bruchteile, die weniger als 0,5 Urlaubstage betragen, dürfen nach der Rechtsprechung vom Arbeitgeber ohne gesetzliche, tarif- oder arbeitsvertragliche Regelung nicht abgerundet werden. Sie müssen dann in ihrem genauen Umfang gewährt werden.
  • wenn er vor erfüllter Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet; hier sind die Fälle gemeint, in denen der Arbeitnehmer innerhalb der ersten sechs Monate des Bestehens des Arbeitsverhältnisses geht.
    Beispiel: Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1.2. und wird innerhalb der Probezeit zum 31.5. gekündigt. Hier besteht ein Teilurlaubsanspruch von 4/12 des Jahresurlaubs.
  • wenn er nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet; betroffen sind hier sämtliche Fälle, in denen zunächst ein Vollanspruch entstanden ist, das Arbeitsverhältnis dann aber bis zum Ende des 30. Juni (24 Uhr) des Kalenderjahres beendet wird.
    Beispiel: Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1.9. und der Arbeitnehmer kündigt zum 30.4. des Folgejahres. Hier hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Teilurlaub im Folgejahr („gekürzter Vollurlaub“).
Die Gewährung von 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses bedeutet, dass für Beschäftigungszeiten unter einem Monat überhaupt kein Urlaubsanspruch gewährt wird. Gemeint ist hier nicht der Kalendermonat. Zu beachten ist weiter, dass angefangene Monate bei der Berechnung grundsätzlich keine Berücksichtigung finden, es sei denn, vertraglich wurde etwas anderes vereinbart.
Beispiel: Eine teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmerin, die an zwei Tagen die Woche arbeitet, scheidet nach einem Monat und zwei Wochen aus dem Arbeitsverhältnis aus. Der (Mindest-)Jahresurlaub nach dem BUrlG beträgt acht Tage für eine 2-Tage-Woche (unabhängig von der geleisteten Stundenzahl). Nachdem die Beschäftigung nur einen vollen Monat angedauert hat, ist ein Urlaubsanspruch von 1/12 von acht Urlaubstagen (0,66 Urlaubstage) entstanden. Da Bruchteile von Arbeitstagen, die bei der Berechnung mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufzurunden sind, besteht ein Urlaubsanspruch von einem Tag.

4. Übertragung, Verfall und Verjährung von Urlaubsansprüchen / Hinweispflichten des Arbeitgebers

Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr, also vor Ablauf des 31.12. gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 2 Satz 1 BUrlG). Eine Übertragung in das nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche Gründe oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen (§ 7 Abs. 2 Satz 2 BUrlG).
Dringende betriebliche Gründe: Dabei handelt es sich um Umstände, die in der betrieblichen Organisation, dem technischen Arbeitsablauf oder der Auftragslage ihren Grund haben und die es im Hinblick auf einen ordnungsgemäßen Betriebsablauf zwar nicht zwingend erforderlich, aber doch geboten erscheinen lassen, Urlaub nicht mehr im ablaufenden Kalenderjahr zu gewähren (z. B. Hauptsaison, Grippewelle im Betrieb etc.).
In der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe: Klassischer Fall ist hier die lang anhaltende Erkrankung eines Arbeitnehmers, aufgrund derer die Gewährung des Urlaubs im Urlaubsjahr ausgeschlossen ist.
In diesen Fällen muss der übertragene Urlaub grundsätzlich bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden, ansonsten kann er verfallen. Vereinbarungen über weitergehende Übertragungszeiträume (z. B. Übertragbarkeit bis 30. Juni) in Arbeits- oder Tarifverträgen sind zulässig und werden häufig praktiziert. Eine entsprechende Vereinbarung zwischen den Arbeitsvertragsparteien kann dabei auch stillschweigend – etwa durch Gewährung des Urlaubs im Übertragungszeitraum – zustande kommen.
In folgenden Fällen verfällt der Urlaubsanspruch nicht mit Ablauf des 31.12. bzw. des Übertragungszeitraums:
  • Andauernde Arbeitsunfähigkeit: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte bereits 2009 entschieden, dass der Mindesturlaubsanspruch nicht deshalb verfallen darf, weil er wegen Krankheit nicht genommen werden kann. Dauert die Erkrankung des Arbeitnehmers bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres bzw. bis zum Ende des vertraglich vereinbarten Übertragungszeitraums, verfällt dieser erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres (EuGH, Urteile vom 20.1.2009, Az. C-350/06 sowie C-520/06; BAG, Urteil vom 7.8.2012, Az. 9 AZR 353/10).
    Beispiel: Ein Arbeitnehmer ist seit dem 1.1.2021 arbeitsunfähig erkrankt und ab dem 20.5.2023 wieder gesund. Er hat laut Arbeitsvertrag einen Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen. Bis 31.12.2023 hat er keinen Urlaub genommen. Zum Zeitpunkt der Genesung waren aus 2021 30 Urlaubstage offen, die jedoch mit Ablauf des 31.3.2023 verfallen sind (15-Monatsfrist). Dazu kommen 30 Tage Urlaub aus 2022, die noch bis zum 31.3.2024 genommen werden können und 30 Tage Urlaub aus dem aktuellen Jahr 2023.
Hinweis: Für den vertraglichen Zusatzurlaub kann vereinbart werden, dass dieser am 31. Dezember des jeweiligen Kalenderjahres oder mit Ablauf des Übertragungszeitraums auch dann verfällt, wenn er wegen Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers nicht genommen werden kann. Voraussetzung ist aber eine deutliche Differenzierungsklausel.
  • Gesetzliche Erweiterung der Übertragung bei Elternzeit und Mutterschutz: Hat der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den ihm oder ihr zustehenden Urlaub vor dem Beginn der Elternzeit nicht oder nicht vollständig erhalten, hat der Arbeitgeber den Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren (§ 17 Abs. 2 BEEG). Entsprechendes gilt auch im Falle eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG). Hat eine Frau ihren Urlaub vor Beginn eines Beschäftigungsverbots nicht oder nicht vollständig erhalten, kann sie nach dem Ende des Beschäftigungsverbots den Resturlaub im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen (§ 24 Satz 2 MuSchG).
Achtung: Nach der Rechtsprechung des EuGH und des BAG verfallen und verjähren Urlaubsansprüche aber generell nicht, wenn der Arbeitgeber bestimmten Hinweispflichten nicht nachkommt.

Rechtsprechung zum Verfall von Urlaubsansprüchen:

Der EuGH hatte im November 2018 entschieden, dass Arbeitnehmer ihre erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch zum Jahresende oder mit Ablauf des zulässigen Übertragungszeitraums verlieren, nur weil sie keinen Urlaub beantragen. Zu einem Verfall kommt es nach dem EuGH nur dann, wenn der Arbeitgeber beweist, dass der Arbeitnehmer freiwillig auf seinen Urlaub verzichtet hat, nachdem der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer durch eine angemessene Aufforderung und Belehrung tatsächlich in die Lage versetzt hat, rechtszeitig Urlaub zu nehmen (EuGH, Urteile vom 6.11.2018, Az. C-619/16 und C-684/16). Das BAG hat sich dieser Auffassung angeschlossen (BAG, Urteil vom 19.2.2019, Az. 9 AZR 541/15).
Die Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten des Arbeitgebers gelten grundsätzlich nur für den gesetzlichen Mindesturlaub. Nach dem BAG gelten sie aber auch für den vertraglichen Zusatzurlaub, wenn arbeitsvertraglich oder in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung keine andere Regelung getroffen wurde (BAG, Urteil vom 25.6.2019, Az. 9 AZR 546/17; BAG, Urteil vom 25.8.2020, Az. 9 AZR 214/19).
Die Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten des Arbeitgebers gelten auch für den gesetzlichen Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen nach § 208 SGB IX. Erlangt der Arbeitgeber aber keine Kenntnis von der Schwerbehinderung des Arbeitnehmers und ist diese nicht offenkundig, kann er den Arbeitnehmer auch nicht dazu auffordern, seinen gesetzlichen Zusatzurlaub wahrzunehmen. Ohne diese Kenntnis verletzt der Arbeitgeber seine Hinweisobliegenheit nicht und der Anspruch auf den gesetzlichen Sonderurlaub verfällt. Die Hinweisobliegenheiten des Arbeitgebers entstehen, wenn er von einer Schwerbehinderung oder Anerkennung Kenntnis erlangt (BAG, Urteil vom 26.4.2022, Az. 9 AZR 367/21).
Zum Verfall von Urlaubsansprüchen langzeiterkrankter Arbeitnehmer: Die Frage, ob die Urlaubsansprüche langzeiterkrankter Arbeitnehmer 15 Monate nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres verfallen, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nicht nachgekommen ist, war lange Zeit ungeklärt. Grundsätzlich machen eine Belehrung und Aufforderung von Seiten des Arbeitgebers nur dann Sinn, wenn der Arbeitnehmer in der Lage ist, auf diese zu reagieren und den Urlaub tatsächlich zu nehmen. Hier ist nach neuster Rechtsprechung zu differenzieren. Nach dem BAG (Urteil vom 20. Dezember 2022, Az. 9 AZR 245/19) kann der Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit des Arbeitnehmers nach Ablauf von 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres verfallen. Das gilt aber nur dann, wenn der Arbeitnehmer vom Beginn des Urlaubsjahres bis einschließlich 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres aus gesundheitlichen Gründen daran gehindert war, seinen Urlaub anzutreten, also durchgängig arbeitsunfähig war. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nachgekommen ist, weil diese nicht zur Inanspruchnahme des Urlaubs hätten beitragen können. Wenn der Arbeitnehmer hingegen im Urlaubsjahr tatsächlich gearbeitet hat, bevor er arbeitsunfähig geworden ist, verfällt der Urlaubsanspruch nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig vor Eintritt der Arbeitsunfähigkeit durch entsprechenden Hinweis in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub auch tatsächlich zu nehmen.
Dieselbe Frage stellt sich auch bei Arbeitnehmern, die ihren Jahresurlaub aufgrund voller, aber nicht dauerhafter Erwerbsminderung nicht nehmen konnten.

Rechtsprechung zur Verjährung von Urlaubsansprüchen:

Aus Gründen der Rechtssicherheit verjähren Urlaubsansprüche nach §§ 195, 199 BGB grundsätzlich drei Jahre nach dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Kenntnis vorlag. Der EuGH hat kürzlich entschieden, dass der Urlaub nicht nur nicht verfällt, sondern auch nicht verjährt, wenn der Arbeitgeber seine Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten nicht erfüllt (EuGH, Urteil vom 22.9.2022, Az. C-120/21). Die Gewährleistung der Rechtssicherheit dürfe nicht als Vorwand dienen, um zuzulassen, dass sich der Arbeitgeber auf sein eigenes Versäumnis, den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, seinen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub tatsächlich auszuüben, beruft, um daraus einen Vorteil zu ziehen.
Das BAG hat die Vorgaben des EuGH umgesetzt und nun entschieden, dass Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern nur verjähren, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten rechtzeitig nachgekommen ist (BAG, Urteil vom 20.12.2022, Az. 9 AZR 266/20). Dies gelte nach dem BAG auch für die Jahre vor 2019, als das BAG erstmals entschieden hat, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer aktiv über den ausstehenden Urlaub und seinen drohenden Verfall informieren müssen.

Praxistipps für Arbeitgeber,

um den Verfall und die Verjährung von Urlaubsansprüchen zu ermöglichen:
Der Arbeitgeber sollte zu Beginn jeden Kalenderjahres und am besten ein zweites Mal in der zweiten Jahreshälfte rechtzeitig vor Ende jeden Kalenderjahres schriftlich oder in Textform (z. B. E-Mail) über Folgendes informieren:
  • Im Betreff sollte auf die Wichtigkeit des Inhalts hingewiesen werden (beispielsweise: „Achtung: Urlaub 20XX, Urlaubsübertrag und Verfall“)
  • Jedem einzelnen Mitarbeiter muss konkret mitgeteilt werden, wie viele Urlaubstage einschließlich der aus Vorjahren übertragenen Resturlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen. Dies muss individualisiert erfolgen. Abstrakte Angaben in Verträgen oder allgemeine Rundschreiben genügen nicht. Kann der Arbeitnehmer seine Urlaubstage bspw. in einem digitalen System selbst einsehen, dürfte auch ein konkreter Hinweis genügen, wo die Anzahl der Urlaubstage eingesehen werden kann (z. B. Link zu Self-Service im Intranet).
  • Jeder Arbeitnehmer muss aufgefordert werden, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Kalenderjahres genommen werden kann.
  • Jeder Arbeitnehmer muss darüber belehrt werden, dass nicht entsprechend der Aufforderung beantragter und nicht genommener Urlaub mit Ablauf des 31.12.XX (oder ggf. mit Ablauf des Übertragungszeitraums) verfällt.
  • Es sollte auch der Hinweis aufgenommen werden, dass Urlaubsansprüche der dreijährigen Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB unterliegen.
Die internen Prozesse sollten angepasst und beim Versand des Hinweisschreibens darauf geachtet werden, dass dieses so rechtzeitig erfolgt, dass der (Rest-)Urlaub auch tatsächlich noch genommen werden kann. Was „rechtzeitig“ bedeutet, haben die Gerichte nicht festgelegt. Jedenfalls muss der Hinweis so frühzeitig erteilt werden, dass der restliche Urlaub in der Zeit nach dem Hinweis bis zum Verfallszeitpunkt noch in vollem Umfang genommen werden kann. Es empfiehlt sich, eine Zugangs- bzw. Lesebestätigung anzufordern. Zudem sollte der gesamte Vorgang entsprechend dokumentiert werden.
Unterbleibt der Hinweis, kann man sich als Arbeitgeber grundsätzlich weder auf den Verfall noch auf die Verjährung berufen.

5. Urlaubsgewährung

Der Urlaub ist vom Arbeitgeber im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer zu gewähren. Voraussetzung der Urlaubsgewährung ist ein entsprechender Antrag des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber muss diesen Urlaubswunsch bei der Festsetzung des Urlaubs vorrangig berücksichtigen und darf nur bei Vorliegen wichtiger Gründe hiervon abweichen.
Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Urlaubserteilung für den vom Arbeitnehmer gewünschten Zeitraum aus zwei Gründen zu verweigern (§ 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG):
  • dringende betriebliche Belange oder
  • Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, wenn eine gleichzeitige Beurlaubung aus betrieblichen Gründen ausscheidet. Abwägungskriterien sind z. B. das Lebensalter, die Betriebszugehörigkeit, Anzahl der schulpflichtigen Kinder.
Lehnt der Arbeitgeber den Urlaubsantrag ohne rechtfertigenden Grund ab, kann der Arbeitnehmer unter Umständen einen Ersatzurlaubsanspruch als Schadensersatz geltend machen (siehe auch Punkt 5.3.).
Eine ohne einen Wunsch des Arbeitnehmers erfolgte zeitliche Festlegung des Urlaubs durch den Arbeitgeber ist zulässig, wenn der Arbeitnehmer auf die Erklärung des Arbeitgebers hin keinen anderweitigen Urlaubswunsch äußert (BAG, Urteil vom 25.8.2020, Az. 9 AZR 612/19).
Der Urlaub muss zusammenhängend gewährt werden, jedenfalls aber mindestens ein Urlaubsteil mit 12 aufeinanderfolgenden Tagen (§ 7 Abs. 2 BUrlG). Ein bereits gewährter Urlaub kann grundsätzlich nicht widerrufen werden.

5.1. Verbot der Selbstbeurlaubung

Der Arbeitnehmer darf seinen Urlaubsanspruch nicht eigenmächtig durchsetzen. Dieses Verbot der Selbstbeurlaubung gilt absolut. Selbst dann, wenn der Arbeitgeber den Urlaubsantrag grundlos oder zu Unrecht nicht stattgegeben hat oder bis zum Fristablauf des Urlaubsanspruchs überhaupt noch eine den Urlaubstagen entsprechende Zahl an Arbeitstagen zur Verfügung steht, darf der Arbeitnehmer keine Selbstbeurlaubung vornehmen.
Tritt der Arbeitnehmer eigenmächtig einen vom Arbeitgeber nicht genehmigten Urlaub an, so verletzt er seine arbeitsvertraglichen Pflichten und muss nicht nur eine ordentliche, sondern ggf. auch die außerordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber hinnehmen.

5.2. Betriebsurlaub

Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber nicht einseitig die Lage des Urlaubs anordnen kann. Er muss hierbei die Wünsche der Arbeitnehmer berücksichtigen, soweit dem nicht dringende betriebliche Belange entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Die Anordnung von Betriebsurlaub ist somit eine Ausnahme und nur unter bestimmten, gesetzlich nicht näher beschriebenen Voraussetzungen möglich:
Hierfür muss der Arbeitgeber dringende betriebliche Belange geltend machen, um Betriebsurlaub anordnen zu können. Der Grund für die Anordnung von Betriebsurlaub muss seinen Ursprung im Betrieb haben, z. B. in der betrieblichen Organisation, im technischen Arbeitsablauf oder ähnlichen Umständen. Grundsätzlich müssen Umstände vorliegen, die ein normales Arbeiten nicht möglich machen (z. B. wenn die Auftragszahl in manchen Branchen in den Tagen zwischen Weihnachten und Neujahr drastisch sinkt oder im Falle des Stillstands bei Saisonbetrieben außerhalb der Saison). Ob auch ohne Vorliegen eines dringenden betrieblichen Grundes die Lage des Urlaubs durch den Arbeitgeber einseitig festgelegt werden kann, sofern dies vorab im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt wurde, ist umstritten.
Der Betriebsurlaub darf nur mit einer angemessen langen Ankündigungsfrist angeordnet werden, damit die Beschäftigten genügend Zeit zur Planung haben. Wie lange die Ankündigungsfrist sein muss, ist nicht näher festgelegt. Teilweise wird von einem Zeitraum von mindestens sechs Monaten ausgegangen.
Der Arbeitgeber darf nur einen Teil des Jahresurlaubs seiner Mitarbeiter fest verplanen. Nach der Rechtsprechung muss noch ein wesentlicher Teil des Jahresurlaubs für die Arbeitnehmer frei planbar bleiben. Das BAG hat in einem Urteil die Faustformel 3/5 Betriebsferien – 2/5 individuelle Urlaubsplanung als angemessen angesehen (BAG, Beschluss vom 28.7.1981, Az. 1 ABR 79/79). Es ist aber nicht ausgeschlossen, dass auch eine andere Regelung zulässig wäre.
In Betrieben mit Betriebsrat ist zwingend dessen Zustimmung betreffend Einführung und zeitlicher Festlegung des Betriebsurlaubs erforderlich (meist in Form einer Betriebsvereinbarung). In Betrieben ohne Betriebsrat kann der Arbeitgeber Betriebsurlaub dagegen im Rahmen seines Direktionsrechts einführen.
Hat ein Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Betriebsurlaubs noch keinen Urlaubsanspruch erworben, etwa weil die Wartezeit noch nicht vorüber ist, müsste ihn der Arbeitgeber grundsätzlich weiterbeschäftigen. Tut er das nicht, bleibt er trotz fehlender Arbeitsleistung zur Vergütungszahlung verpflichtet. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer bereits den Urlaub zu gewähren, den er sich (gedanklich) bereits erarbeitet hat. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass weder der zu viel gewährte Urlaub noch das Urlaubsgeld zurückgefordert werden kann, wenn der Arbeitnehmer vor Ende der Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.
Hat ein Arbeitnehmer bereits alle ihm für das entsprechende Urlaubsjahr zustehenden Urlaubstage aufgebraucht oder wurden dem Arbeitnehmer die restlichen Urlaubstage für einen Zeitraum genehmigt, bevor der Betriebsurlaub beginnt, hat der Arbeitgeber nur die Möglichkeit, den Arbeitnehmer während der Zeit des Betriebsurlaubs arbeiten zu lassen oder ihn gegen Bezahlung von der Arbeit freizustellen, da bereits gewährter Urlaub vom Arbeitgeber nicht einseitig widerrufen werden kann.
Wurde der Betriebsurlaub zu Unrecht oder zu kurzfristig angeordnet, kann der Arbeitgeber im sogenannten Annahmeverzug geraten, wenn sich die Arbeitnehmer der Anordnung, Betriebsurlaub zu nehmen, widersetzen und ihre Arbeit anbieten. Dann muss der Arbeitgeber diese Arbeitnehmer während des Betriebsurlaubs beschäftigen oder diese gegen Bezahlung von der Arbeit freistellen, ohne dass die Tage des unzulässigen Betriebsurlaubs vom Urlaubskonto der Arbeitnehmer abgezogen werden.

5.3. Ersatzurlaubsanspruch

Dieser steht dem Arbeitnehmer zu, wenn er seinen Urlaubsanspruch rechtzeitig geltend gemacht hat und der Arbeitgeber ihm diesen unzulässigerweise versagt hat. Erlischt dann der Urlaubsanspruch mit Ablauf des Kalenderjahres bzw. des Übertragungszeitraumes, steht dem Arbeitnehmer als Schadensersatz ein Ersatzurlaubsanspruch zu, der dem geltend gemachten Urlaubsanspruch in vollem Umfang entspricht. Dieser Ersatzanspruch ist an keine Fristen gebunden.

6. Vergütung im Urlaub

6.1. Urlaubsentgelt

Urlaubsentgelt ist das Arbeitsentgelt (Vergütung), das während des Erholungsurlaubs fortgezahlt wird. Das Urlaubsentgelt ist grundsätzlich vor Antritt des Urlaubs auszuzahlen (§ 11 Abs. 2 BUrlG) – wobei andere Vereinbarungen möglich sind – und bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst des Arbeitnehmers in den letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn (§ 11 Abs. 1 BUrlG).
Grundsätzlich berechnet sich die konkrete Höhe des Urlaubsentgelts in folgenden Schritten:
Zunächst ist das Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer 13 Wochen vor Urlaubsantritt zu berechnen. Hierbei wird jede Arbeitsvergütung berücksichtigt, die Gegenleistung für Arbeitstätigkeit war (auch Zulagen, Provisionen, Umsatzbeteiligungen, variable erfolgsunabhängige Vergütung). Wurde dem Arbeitnehmer in diesen 13 Wochen Vergütung für Überstunden gezahlt, muss diese Vergütung abgezogen werden. Nicht berücksichtigt werden auch nur vorübergehende Verdiensterhöhungen wie einmalige Prämien, Gratifikationen o. Ä. sowie eingetretene Verdienstkürzungen infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis.
Dieser Entgeltbetrag ist durch die Zahl der diesen Lohnzahlungen zugrunde liegenden geleisteten Stunden (einschließlich Stunden mit Entgeltfortzahlung für Arbeitsunfähigkeit, Urlaub oder Feiertage) zu dividieren. So erhält man den sog. Geldfaktor als Stundensatz.
Im nächsten Schritt ist die Arbeitszeit während des Urlaubs zu bestimmen (sog. Zeitfaktor). Hierbei werden – anders als beim Geldfaktor – auch Überstunden berücksichtigt, wenn der Arbeitnehmer diese hätte leisten müssen, wäre er nicht im Urlaub gewesen. Auch eine Betriebsratstätigkeit außerhalb der Arbeitszeit ist hier zu berücksichtigen.
Im letzten Schritt multipliziert man den ermittelten Geldfaktor („Stundensatz“) mit dem ermittelten Zeitfaktor (Zahl der Urlaubsstunden). Das Ergebnis ist das zu zahlende Urlaubsentgelt.
Alle Abreden, nach denen der Arbeitnehmer während des Urlaubs eine geringere Arbeitsvergütung erhält als während seiner Beschäftigung, sind nichtig.
Das Urlaubsentgelt ist wie das Arbeitsentgelt zu versteuern, da das Urlaubsentgelt den laufenden Bezügen für einen der Dauer des Urlaubs entsprechende Lohnzahlung entspricht. Entsprechend sind auch die Sozialversicherungsabgaben abzuführen.

6.2. Urlaubsgeld

Urlaubsgeld ist eine betriebliche Sonderzahlung, die der Arbeitnehmer neben dem zu gewährenden Urlaubsentgelt vom Arbeitgeber als freiwillige zusätzliche Leistung erhalten kann. Diese zusätzliche Vergütung kann der Arbeitnehmer jedoch nur aufgrund von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Einzelverträgen beanspruchen. Weiterhin kann sich ein Anspruch aus betrieblicher Übung ergeben. Dies ist der Fall, wenn das Urlaubsgeld mindestens drei Mal ohne einen deutlichen Hinweis auf die Freiwilligkeit ausbezahlt worden ist.
Urlaubsgelder sind als einmalige Einnahmen in dem Lohnzahlungszeitraum für die Beitragsberechnung der Sozialversicherung heranzuziehen. Auch ein zusätzlich neben dem Arbeitslohn gezahltes Urlaubsgeld ist lohnsteuerpflichtig.

7. Erwerbstätigkeit und Krankheit im Urlaub

7.1. Verbot der Erwerbstätigkeit während des Urlaubs

Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmer keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten (§ 8 BUrlG). Mit dieser Regelung soll gewährleistet werden, dass sich der Arbeitnehmer nach der Rückkehr aus dem Urlaub erholt und seine Arbeitskraft aufgefrischt hat.
Von dem Begriff Erwerbstätigkeit sind sowohl selbstständige als auch nicht selbstständige Tätigkeiten erfasst. Nicht erfasst werden hingegen sonstige Tätigkeiten, die zwar anstrengend sein mögen, aber keine Erwerbstätigkeiten darstellen (z. B. das Bauen am eigenen Haus, Hilfeleisten für einen Fremden am Hausbau, Familienmithilfe im Betrieb der Ehefrau/des Ehemanns oder Weiterbildungen während des Urlaubs).
Ob eine Erwerbstätigkeit dem Urlaubszweck widerspricht, ist nach den subjektiven und objektiven Umständen des Einzelfalls zu beurteilen. Maßgebend sind Inhalt, Art und Dauer der Erwerbstätigkeit. Eine Beschäftigung des Arbeitnehmers gegen Arbeitsentgelt oder Sachleistung während der vollen täglichen Arbeitszeit wird regelmäßig zweckwidrig sein, während ein stundenweises Aushelfen an manchen Tagen nicht gegen das gesetzliche Verbot verstoßen dürfte.
Der Verstoß gegen § 8 BUrlG stellt eine Pflichtverletzung dar, die mit verschiedenen Personalmaßnahmen geahndet werden kann. Denkbar wäre der Ausspruch einer Abmahnung. Im Wiederholungsfall kann die Pflichtverletzung ggf. zu einer Kündigung führen. Dem Arbeitgeber kann ferner ein Anspruch auf Unterlassung der urlaubszweckwidrigen Erwerbstätigkeit zustehen, was ggf. mit einer einstweiligen Verfügung durchgesetzt werden könnte. Schließlich kommen auch Schadensersatzansprüche in Betracht, sofern vom Arbeitgeber ein kausaler Schaden dargelegt und bewiesen werden kann. Auf die Gewährung des Urlaubs bzw. Zahlung des Urlaubsentgelts hat ein Verstoß aber keine Auswirkungen.

7.2. Krankheit im Urlaub

Erkrankt ein Arbeitnehmer während seines Erholungsurlaubs, so ist die Erfüllung des Urlaubsanspruchs für den Zeitraum der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit unmöglich. Nach § 9 BUrlG können Tage, an denen der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, nicht auf seinen Jahresurlaub angerechnet werden, vorausgesetzt, der Arbeitnehmer kann einen Nachweis seiner Arbeitsunfähigkeit durch ein ärztliches Attest erbringen. Der Erholungsurlaub wird dann für die Dauer der Arbeitsunfähigkeit unterbrochen und ist neu zu gewähren. Soweit ein Arbeitnehmer auf Grund seiner Erkrankung seinen Urlaub nicht spätestens bis zum 31. März des Folgejahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist, nehmen kann, erlischt der Urlaubsanspruch unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber seinen Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten nachgekommen ist (siehe auch oben Punkt 4.)
Fraglich ist, ob dies auch für den Fall gilt, dass der Arbeitnehmer während seiner geplanten Urlaubszeit zwar nicht erkrankt, aber aufgrund behördlicher Anordnung oder aufgrund einer landesrechtlichen Vorschrift in Quarantäne muss. Hierüber hat aktuell das BAG zu entscheiden und hat diese Frage dem EuGH vorgelegt (BAG, Beschluss vom 16.8.2022, Az. 9 AZR 76/22).
Der Gesetzgeber hat hierauf durch die Neufassung des § 59 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG) reagiert: Tritt nach dem 16. September 2022 oder über den 16. September 2022 hinaus der Fall ein, dass ein Arbeitnehmer sich während seines Urlaubs gemäß dem IfSG absondern muss, werden die entsprechenden Urlaubstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Wie mit Fällen vor dem 17. September 2022 umzugehen ist, wird der EuGH entscheiden müssen.

8. Urlaubsabgeltung

Urlaubsabgeltung, also die Auszahlung des Urlaubs, tritt ausnahmsweise an die Stelle der Freizeitgewährung, wenn der Urlaub nicht mehr in natura gewährt werden kann. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Anspruch auf Auszahlung verfallenen Urlaubs besteht. Eine Urlaubsabgeltung ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG nur zulässig, wenn der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden kann. Der Urlaubsabgeltungsanspruch entsteht erst mit Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis.
Für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis durch den Tod des Arbeitnehmers endet, hat der EuGH entschieden, dass der Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub auch bei Tod des Arbeitnehmers weiter bestehen bleibt und vererbbar ist. Die Erben des verstorbenen Arbeitnehmers können vom Arbeitgeber die Auszahlung des Resturlaubsanspruchs verlangen (BAG, Urteil vom 22.1.2019, Az. 9 AZR 45/16 im Anschluss an EuGH, Urteil vom 6.11.2018, Az. C-570/16).
Die Höhe der Urlaubsabgeltung entspricht der Urlaubsvergütung, die der Arbeitnehmer bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis erhalten hätte. Die Urlaubsvergütung ist die Fortzahlung der Arbeitsvergütung während des Urlaubs.
Der Abgeltungsanspruch verfällt nicht gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG am Jahresende oder am Ende des Übertragungszeitraums. Er unterfällt jedoch tariflichen und arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen und der gesetzlichen Verjährung nach §§ 195, 199 BGB (BAG, Urteil vom 24.5.2022, Az. 9 AZR 461/21). Dies hat das BAG in seiner aktuellen Entscheidung (BAG, Urteil vom 31.1.2023, Az. 9 AZR 456/20) bestätigt. Die Verjährungsfrist beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, ohne dass es auf die Erfüllung der Hinweis- und Aufforderungsobliegenheit des Arbeitgebers ankommt. Das Gericht begründet dies damit, dass es beim Urlaubsabgeltungsanspruch – anders als beim Urlaubsanspruch – nicht um die Freistellung von der Arbeitsverpflichtung zu Erholungszwecken gehe, sondern um einen „reinen Geldanspruch“, also um die finanzielle Kompensation für Urlaub. Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfalle die Schutzbedürftigkeit des Arbeitnehmers.
Das BAG stellt weiter fest, dass die Verjährungsfrist jedoch nicht beginnen kann, solange eine Klageerhebung aufgrund einer gegenteiligen höchstrichterlichen Rechtsprechung nicht zumutbar ist. Relevant in diesem Zusammenhang ist die Entscheidung des EuGH vom 6.11.2018 zum Verfall von Urlaubsansprüchen (siehe auch unter Punkt 4). Wurde ein Arbeitsverhältnis vor der EuGH-Entscheidung beendet und werden arbeitnehmerseitig noch Urlaubsabgeltungsansprüche geltend gemacht, muss im Einzelfall geprüft werden, wann die Verjährungsfrist zu laufen begann und ob der Urlaubsabgeltungsanspruch zwischenzeitlich verjährt ist.

9. Vermeidung von Doppelansprüchen bei Arbeitgeberwechsel

Wechselt der Arbeitnehmer in der zweiten Jahreshälfte den Arbeitgeber, hat er beim alten Arbeitgeber den vollen Mindesturlaubsanspruch für das gesamte Urlaubsjahr erworben. Zudem erwirbt er beim neuen Arbeitgeber einen Teilurlaubsanspruch.
Um zu gewährleisten, dass ein Arbeitnehmer im Kalenderjahr nur einmal den vollen Jahresurlaub in Anspruch nehmen kann, hat der Gesetzgeber die Entstehung derartiger Doppelansprüche weitgehend unterbunden: Nach § 6 BUrlG ist der Urlaub insoweit ausgeschlossen, als dem Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist. Der Urlaubsanspruch beim neuen Arbeitgeber reduziert sich demnach um die Urlaubstage, die der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bereits bei einem alten Arbeitgeber erhalten hat oder sich hat abgelten lassen. Aus diesem Grund ist der alte Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub bei Beendigung auszuhändigen.
Tipp: Arbeitgeber sollten die Urlaubsbescheinigung des alten Arbeitgebers bei einer Neueinstellung verlangen, um nicht doppelten Urlaub zu gewähren. Bis zur Vorlage der Bescheinigung darf der neue Arbeitgeber Urlaubsansprüche verweigern.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.