Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.
Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen, nämlich nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Es gibt aber auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, so insbesondere zum Beispiel aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz, auf die im Folgenden nicht eingegangen werden kann. Darüber hinaus gibt es hierzu eine Vielzahl von Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF). Große Bedeutung kommt folgenden BMF-Schreiben zu:
  • BMF-Schreiben vom 7. November 1995 "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS),
  • BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU).
Beweiskraft: Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind. Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Beweisgründen beispielsweise in einem Rechtsstreit notwendig sein, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren).

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Die Einzelheiten zu der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht werden in der AO, überwiegend in § 147, geregelt. Nach § 140 AO wird die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nicht nur durch Vorschriften der AO begründet, sondern auch durch “andere Gesetze” (insbesondere Steuergesetze, z. B. Umsatzsteuergesetz (UStG)), soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Mit "anderen Gesetzen" sind u. a. das HGB und eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen gemeint, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben. Beispielsweise müssen die Bewachungsbetriebe Auftragsbücher nach § 14 Abs. 2 Verordnung über das Bewachungsgewerbe i. V. m. § 34 a Abs. 2 Nr. 2c Gewerbeordnung führen.
Außerdem sind alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig. Die Umsatzgrenze liegt nach §141 Abs. 1 Nr. 1 AO ab 1.1.2007 bei 500.000 Euro (ab 01.01.2004 bis 31.12.2006: 350.000 Euro), die Gewinngrenze nach § 141 Abs. 1 Nr. 4, 5 AO seit 01.01. 2008 bei 50.000 Euro. (ab 01.01.2004 bis 31.12.2007: 30.000 Euro).
Die Finanzbehörde darf in einzelnen Fällen Erleichterungen hinsichtlich der steuerlichen Aufbewahrungspflicht bewilligen, wenn ihre Einhaltung Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird, § 148 S. 1 AO. Solche Härten können sich insbesondere ergeben, wenn die Überschreitung der Gewinn- oder Umsatzgrenze durch einen außergewöhnlichen und einmaligen Geschäftsvorfall wie z. B. die Veräußerung von Grund und Boden oder die Zahlung einer einmaligen Entschädigungsleistung ausgelöst wird. Allgemeine Härten, die üblicherweise mit der Erfüllung der Buchführungs- oder Aufbewahrungspflichten verbunden sind, genügen nicht. Persönliche Gründe (Alter oder Krankheit) rechtfertigen i. d. R. auch keine Erleichterung.
Die Erleichterung bezieht sich jedoch nur auf die steuerliche Aufbewahrungspflicht; sie befreit nicht zugleich von der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht. Für Kaufleute und die ihnen gleichgestellten Handelsgesellschaften ergibt sich eine handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht aus § 257 i. V. m. § 238 HGB. Demnach ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens ersichtlich zu machen, und die entsprechenden Unterlagen geordnet aufzubewahren.
Hinweis: Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

Was ist aufzubewahren?

Die steuerlichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:
  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz,
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.
  • Bücher (Handelsbücher) und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Geschäftsbrief (Handelsbrief)
  • Buchungsbelege
  • Sonstige Unterlagen
  • Nicht aufbewahrungspflichtig

Wie lange ist aufzubewahren?

Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) gilt für folgende Unterlagen:
  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Buchungsbelege,
  • Rechnungen,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.
Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

Übersicht der Aufbewahrungsfristen in Tabellenform

  • Aufbewahrungsfristen in der Übersicht
Beispiel 1: Herr M ist ein eingetragener Kaufmann. Sein Steuerberater hat seinen Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2010 im November 2011 fertig gestellt. Die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss für das Jahr 2010 beginnt mit Ablauf des Jahres 2011 und endet mit dem Ablauf des Jahres 2021.
Die Aufbewahrungsfristen können sich unter bestimmten Umständen auch verlängern. Das ist dann der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind und die so genannte Fristsetzungsfrist für Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist.
Die Steuerfestsetzungsfrist beträgt nach § 169 Abs. 2 S. 1 AO, wenn es sich nicht um eine Steuerhinterziehung o. Ä. handelt
  • ein Jahr für Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen,
  • vier Jahre für alle anderen Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- und Ausfuhrabgaben im Sinne des Artikels 4 Nr. 10 und 11 des Zollkodexes sind.
Beispiel 2: Herr M ist ein Gewerbetreibender. Er hat seine Einkommensteuererklärung für 2009 im November 2011 beim Finanzamt eingereicht. Die Frist für die Steuerfestsetzung beginnt mit Ablauf des Jahres 2011 und endet 4 Jahre später, d. h. mit Ablauf des Jahres 2015.
Die Festsetzungsfrist verlängert sich auf zehn Jahre, soweit eine Steuer hinterzogen, und auf fünf Jahre, soweit die Steuer leichtfertig verkürzt worden ist (§ 169 Abs. 2 S. 2 AO, Anwendungserlass zu AO (AEAO) § 169 Ziff. 2).
Die Anknüpfung der Aufbewahrungsfrist an die Festsetzungsfrist führt in der Praxis zu nicht unbeachtlichen Schwierigkeiten hinsichtlich der Terminbestimmung für die Vernichtung der Unterlagen. Nach dem BMF-Schreiben vom 25.10.1977, IV A 7 - S 0317 - 23/77 müssen nach Ablauf der in § 147 Abs. 3 S. 1 AO genannten Aufbewahrungsfristen, unabhängig vom Lauf der Festsetzungsfristen, die Unterlagen noch aufbewahrt werden, wenn und soweit sie
  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
von Bedeutung sind.
Damit können Unterlagen beispielsweise aus steuerlicher Sicht nach Abschluss einer Außenprüfung (Betriebsprüfung) und wenn kein Rechtsbehelfsverfahren (Widerspruch) eingeleitet worden ist und die oben aufgeführten Tatbestände nicht gegeben sind, vernichtet werden, auch wenn die Festsetzungsfristen der diese Unterlagen betreffenden Steuern noch nicht abgelaufen sind.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Ungeachtet der Aufbewahrungsform müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. In § 14b Abs. 1 S. 2 UStG ist beispielweise gesondert geregelt, dass die Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren lesbar sein müssen.
Beispiel 3: Liegen Originalunterlagen vor, die auf Thermokopierpapier erstellt wurden (z.B. Tankrechnungen), so ist es für steuerliche Zwecke notwendig, diese Originale zu fotokopieren und zusammen mit dieser Kopie aufzubewahren.
Für die Aufbewahrung von verschiedenen Geschäftsunterlagen sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben:
  • Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren. Obwohl nach § 147 Abs. 2 AO Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, auch im Original aufzubewahren sind, hat die Finanzverwaltung in Abweichung von den gesetzlichen Vorgaben diesbezüglich eine Erleichterung gewährt und verlangt inzwischen keine Aufbewahrung mehr im Original (Verfügung des BMF vom 08.03.2004).
  • Alle Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe, die der Unternehmer erhalten hat, sind so aufzubewahren (§§ 14, 14b UStG), dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt (bildliche Wiedergabe).
  • Zur Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Rechnungen siehe das BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012. Danach ist für die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG9 ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren zulässig, das einen verlässlichen Prüfpfad gewährleistet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. , das die sind auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (vgl. BMF-Schreiben )z. B. die qualifizierte elektronische Signatur).
  • Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltlich übereinstimmende Wiedergabe aus (inhaltliche Wiedergabe).
  • Unterlagen, die steuerrechtlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in einer Form aufbewahrt werden, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Das bedeutet, dass für solche Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optische Archiv für sich allein nicht ausreicht.
  • Für Rechnungen, die per Computerfax übertragen wurden, bedeutet dies, dass ein Ausdruck auf Papier den Anforderungen an die Aufbewahrung nicht genügt. Anders bei Rechnungen, die per Standard- Telefax übertragen wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Merkblatt „Pflichtangaben in Rechnungen”.
  • Aufbewahrung im Original
  • Elektronische Rechnungen als Originale
  • Aufbewahrung als Wiedergabe
  • Bildliche Wiedergabe
  • Inhaltliche Wiedergabe

Wo muss aufbewahrt werden?

Nach den steuerrechtlichen Vorschriften (§ 146 Abs. 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).
Gemäß § 146 Abs. 2a AO kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen außerhalb des Geltungsbereichs der AO (Deutschland) geführt und aufbewahrt werden können.
Voraussetzung ist, dass
  1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems mitteilt,
  2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Abs. 1 und 2 AO ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  3. der Datenzugriff der Finanzverwaltung in vollem Umfang möglich ist und
  4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Werden der Finanzbehörde Tatsachen bekannt, die zu einer Beeinträchtigung der Besteuerung führen, hat sie die Bewilligung zu widerrufen, und die unverzügliche Rückverlagerung der elektronischen Bücher und sonstigen Aufzeichnungen in den Geltungsbereich der AO anzuordnen.
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden (§§ 14, 14b USTG).

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?

Nach der Rechtsprechung trifft grundsätzlich den Steuerpflichtigen die Beweispflicht für die steuerentlastenden oder -mindernden Tatsachen (sog. Beweislastgrundregel, vgl. BFH, Urt. vom 15.02.1989 - X R 16/86 - BStBl II 1989, 462).
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht stellen zugleich Verstöße gegen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten dar. Sofern aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung stehen, kann die Finanzbehörde wegen fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Hierfür könnten z. B. Branchenvergleichszahlen zum Buchungsbestand als Grundlage genommen werden.
Verletzungen der Buchführungspflicht können bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen folgende Sanktionen begründen:
  • Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach §§ 283?ff. Strafgesetzbuch (StGB),
  • Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §§ 399?ff. AktG, § 82 GmbHG, § 147 des Genossenschaftsgesetzes,
  • Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, § 274 StGB,
  • Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§§ 370, 378, 379 AO).
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige IHK.
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt.
Stand: 2018