Als kompetente Ansprechpartner für bestehende und zukünftige Mitgliedsunternehmen standen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Geschäftsfeldes auch im Jahr 2023 vielen Fragenden auf allen Kommunikationswegen zur Verfügung. Durch Auskünfte in nahezu allen Rechtsgebieten, die für ein Unternehmen von Bedeutung sind, liefert die IHK den Unternehmen eine erste (juristische) Einschätzung ihrer Sachfragen unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtslage und damit eine wichtige Entscheidungshilfe für das weitere Vorgehen. Durch die Klärung von Zweifelsfragen im Vorfeld konnten dabei häufig unnötige und kostenträchtige Rechtsstreitigkeiten vermieden werden.
Geschäftsfeldleitung Benedict Kerbstadt und Patricia Pauly
Sachverständigenwesen
Sitzung des Sachverständigenausschusses
Am 4. September 2023 traf sich der Ausschuss für das Sachverständigenwesen zu seiner konstituierenden Sitzung. Zur Vorsitzenden hatte die Vollversammlung im März Sabine Berchem, zu ihrem Stellvertreter Rolf Werken berufen. Hauptaufgabe der Sachverständigenausschusses ist es, die IHK bei der Bestellung von Sachverständigen zu beraten. Auf der Tagesordnung stand die Beratung über drei Anträge auf erstmalige Bestellung sowie neun Anträge auf erneute Bestellung.
Zahlen und Fakten aus dem Bereich Sachverständigenwesen
Das in unserer IHK angesiedelte Fachgremium für Sachverständige für Umweltgenehmigungsverfahren überprüft in einem aufwändigen Verfahren angehende Sachverständige aus diesem Bereich bundesweit auf ihre sog. besondere Sachkunde, die Voraussetzung für die öffentliche Bestellung und Vereidigung ist. Im Jahr 2023 sind zwei Sachverständige vom Fachgremium erfolgreich überprüft worden.
Drei Fragen an: Dominik Piontek
Seit wann arbeiten Sie bei der IHK? Ich bin seit dem 01.04.2022 bei der IHK zu Essen.
In welchem Bereich sind Sie eingesetzt? Ich bin im Geschäftsfeld Service & Recht, im Bereich der Finanzbuchhaltung tätig.
Was machen Sie, wenn Sie nicht in der IHK sind? Ich reise gerne, verbringe meine Zeit in der Sonne und fahre gerne Mountainbike.
Handelsregister
Steht der Name für ein Handelsgeschäft fest, wird über einen Notar der Gesellschaftsvertrag erstellt und die gewünschte Firma beim Handelsregister am Amtsgericht zur Eintragung eingereicht. Vor der Prüfung, Entscheidung und Eintragung durch das Gericht haben die örtlichen Handelsregister im Jahr 2023 in etwa 750 Fällen bei der IHK angefragt, ob die gewählte Firmenbezeichnung als zulässig angesehen wurde.. Darüber hinaus hat die IHK etwa 500 Voranfragen von Notaren und Firmengründern beantwortet.
Handelsrichter - ein besonderes Ehrenamt
Bei den landgerichtlichen Kammern für Handelssachen in Essen und Duisburg unterstützten 2023 jeweils über 20 ehrenamtliche Handelsrichterinnen und Handelsrichter die Berufsrichter in Streitigkeiten aus Geschäften unter Kaufleuten mit praktischem Sachverstand aus der Wirtschaft.
Drei Fragen an: Tanja Bartmann
Welche Aufgaben haben Sie hier im Hause?
Meine tägliche Arbeit im Bereich Beitrag umfasst eine vielseitige Palette von Aufgaben, die von der Steuerung der Beitragsprozesse bis zur direkten Beratung und Unterstützung der Mitgliedsunternehmen in Sachen Mitgliedschaft und Beitragspflicht reichen.
Was war Ihr bisher spannendstes Projekt?
Ich bin aktiv an zahlreichen Projekten beteiligt, die darauf abzielen, flexibler und schneller auf Anfragen unserer Mitgliedsunternehmen reagieren zu können. Hierbei ist die Digitalisierung ein besonders spannendes und anspruchsvolles Thema.
Wie entspannen Sie von ihrem stressigen Arbeitstag?
Meinen Arbeitsweg lege ich überwiegend mit dem Fahrrad zurück, was mir schnell hilft, abzuschalten. Außerdem höre ich gerne Musik und mache Sport und Yoga-Übungen.
In der konstituierenden Sitzung des Ausschusses „Recht, Steuern und öffentliche Haushalte“ am 7. November kamen erstmalig die neu berufenen Mitglieder zusammen. Das aktuelle Gremium setzt sich größtenteils aus den Mitgliedern des bisherigen Rechtsausschusses und Steuerausschusses zusammen, wird aber auch durch neue Unternehmensvertreter bereichert. Neben einer Vorstellungsrunde und einem Impulsvortrag vom stellvertretendem Hauptgeschäftsführer Jan Borkenstein zum Thema „Neuausrichtung der IHK-Gremienarbeit“, wurden in Gruppenarbeiten die Erwartungen, Themen, Inhalte und Mitwirkungsmöglichkeiten entwickelt. Zahlreiche Ideen und Wünsche waren das Ergebnis des sehr konstruktiven und lebhaften Zusammenkommens, wie beispielsweise, der „digitale Lunch“, Impulsvorträge, Erfahrungsaustausche auf praktischer und (kommunal-) politischer Ebene. Gefreut haben wir uns sehr über das aktive und begeisterungsfähige Engagement der Teilnehmer!
Gewerberechtliche Stellungnahmen Die für die Gewerbeuntersagung zuständigen Ordnungsbehörden der Städte Essen, Mülheim an der Ruhr und Oberhausen baten die IHK in 78 Fällen um eine gutachterliche Stellungnahme.
Im Verlauf des Jahres 2023 lag das Hauptaugenmerk des Dokumentenmanagements der IHK zu Essen auf der Vorbereitung der IHK-Systematik (Akten-/Fristenkatalog der aufzubewahrenden Akten) und der einzuscannenden Unterlagen, um die Altakten aus der verbleibenden Hängeregistratur systematisch zu digitalisieren. Dieser Schritt erfolgte nun in Erweiterung auf den bereits im vorherigen Jahr 2022 erarbeiteten Aufbewahrungskatalog mit dem für die IHK zu Essen zuständigen Wirtschaftsarchiv, dem Rheinisch-Westfälischem Wirtschaftsarchiv (kurz: RWWA). Der Startschuss zur Digitalisierung von Altakten konnte somit bereits zum Ende des Jahres 2023 erfolgen und wird im kommenden Jahr (2024) weiterverfolgt.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Erweiterung der Dienstreiseanwendung sowie weiteren Verbesserungen im Rahmen des Beschaffungsworkflows. Diese Maßnahmen zielten darauf ab, administrative Prozesse zu optimieren und durch die Implementierung neuer Funktionalitäten sowie Automatisierung von Abläufen, die Dokumentation zu verbessern und dabei mit Hilfe von Workflows die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu unterstützen.
Zusätzlich wurden Videotutorials für die bereits in helic enthaltenden Module und implementierten Workflows entwickelt. Diese Hilfestellung wurden gezielt entwickelt, um neben den regelmäßigen Schulungen im Umgang mit dem elektronischen Archiv (helic) und den dort vorhandenen verschiedenen Modulen, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine weitere Möglichkeit zur Auffrischung des Wissens und der Selbsthilfe zu bieten.
Im Folgenden befinden sich zusätzlich einige Kennzahlen zur Poststelle und zum Archiv:
Archiv
Insgesamt archivierte Dokumente: 136.717 Dokumente (Vorjahr 134.725) + 1,48% mit 457.602 Seiten (Vorjahr 398.240) + 14,91%
Firmenakten: 108.954 (Vorjahr 97.325) Dokumente mit 270.847 (Vorjahr 249.578) Seiten
Sachakten: 5.444 (Vorjahr 4.462) Dokumente mit 91.322 (Vorjahr 53.587) Seiten
Belegarchiv: 4.769 (Vorjahr 4.081) Dokumente mit 11.806 (Vorjahr 10.503) Seiten
Vertragsmanagement: 126 (Vorjahr 75) Dokumente mit 1.005 (Vorjahr 686) Seiten
