Fokusthema: elektronische Rechnung

Mit der umsatzsteuerlichen Neuregelung wird eine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich eingeführt.

Der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 wird für alle Unternehmer verpflichtend. Aller Unternehmer müssen dann ohne Ausnahme in der Lage sein, E-Rechnungen zu Empfangen.
Für die Rechnungsstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen für kleinere Unternehmen, wobei ab 2028 alle Unternehmer ohne Ausnahme E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft ausstellen müssen.

Der Begriff der E-Rechnung wird neu definiert: Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Papierrechnungen und elektronische Formate (z.B. PDF, JPEG) werden künftig als "sonstige Rechnungen" bezeichnet. Eine PDF-Rechnung gilt nicht mehr als E-Rechnung.
Das strukturierte Datei-Format muss entweder der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931, RL 2014/55/EU) entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein, solange es die laut Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben in ein normgerechtes oder interoperables Format extrahieren kann. Bereits etablierte Formate wie EDIFACT bleiben bei Erfüllung dieser Kriterien weiterhin zulässig.
Bereits in Deutschland etablierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllen die neuen Vorgaben.

Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für den Versand und den Empfang einer E-Rechnung, also der Datei, reicht ein E-Mail-Postfach aus.
Für den Rechnungsleger ist neben dem Versand der E-Rechnung per E-Mail auch möglich, Geschäftskunden die E-Rechnung mittels einer elektronischen Schnittstelle oder Download über ein (Kunden-)Portal zur Verfügung zu stellen.

Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems in der Umsatzsteuer auf europäischer Ebene geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden soll. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 in der Diskussion.