Übergangsregelung

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 wird Unternehmer vor die Herausforderung stellen, Abläufe für den Rechnungsempfang und die Rechnungstellung zu ändern. Durch spezifische Übergangsvorschriften will der Gesetzgeber Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung geben. Diese Vorschriften ermöglichen eine gestaffelte Umsetzung und sollen insbesondere kleineren Unternehmen den Umstieg erleichtern.

Welche Übergangsregelungen bestehen? Ein Überblick:

Übergangsfrist bis Ende 2026:
  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in Formaten, die nicht dem neuen Standard entsprechen (z.B. PDF), ausstellen. Dies erfordert allerdings die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Verlängerung der Frist bis Ende 2027 für kleinere Unternehmen:
  • Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro wird die Übergangsfrist um ein weiteres Jahr, also bis Ende 2027, verlängert. Diese Regelung soll sicherstellen, dass auch kleinere Unternehmen genügend Zeit haben, um die neuen Anforderungen umzusetzen.
Spezielle Regelung für EDI-Verfahren:
  • Ebenfalls bis Ende 2027 ist es zulässig, statt einer E-Rechnung ein anderes elektronisches Format zu verwenden, wenn die Rechnung über ein EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übermittelt wird. Auch hier ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen für E-Rechnungen vollständig umsetzen. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt nur noch Rechnungen im vorgeschriebenen E-Rechnungsformat konform zur EN 16931 akzeptiert werden.

Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Nicht in allen Fällen ist ab 2025 eine E-Rechnung erforderlich. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin als "sonstige Rechnungen" in Papierform ausgestellt werden, ebenso wie Fahrausweise, entsprechend der §§ 33f. Umsatzssteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungstellung
Zu beachten ist, dass die Übergangsfristen zur Nutzung der E-Rechnung das Ausstellen von entsprechenden Rechnungen betrifft. Unternehmer müssen davon unabhängig sicherstellen, E-Rechnungen bereits ab 1. Januar 2025 empfangen zu können.

Stand: 26.August 2024