Pflichtangaben auf Rechnungen

Warum sind diese Angaben wichtig?

Welche Angaben müssen in eine Rechnung?

• Name und Anschrift: Der Name und die Anschrift des Leistenden und des Empfängers müssen eindeutig aus der Rechnung hervorgehen. Es ist ausreichend, wenn diese Angaben zur Identifikation der Parteien dienen und die Parteien unter der angegebenen Adresse erreichbar sind. Die Adresse muss nicht unbedingt der Ort sein, an dem die wirtschaftlichen Aktivitäten ausgeführt werden.
• Steuernummer oder USt-IdNr.: Die Rechnung muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Bei Gutschriften ist die Nummer des leistenden Unternehmers anzugeben, nicht die des Gutschriftserstellers. Wenn ein Unternehmer im Namen eines anderen abgerechnet wird (z.B. Tankstellenbetreiber oder Reisebüro), muss die Nummer des tatsächlichen Leistenden angegeben werden. Bei umsatzsteuerlicher Organschaft ist die Nummer des Organträgers oder der Organgesellschaft anzugeben. Bei Verträgen über Dauerleistungen (z.B. Miete) sind die Nummern ebenfalls erforderlich.
• Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine fortlaufende Nummer haben, um ihre Einzigartigkeit sicherzustellen. Verschiedene Nummernkreise für verschiedene Zeiträume oder Unternehmensbereiche sind zulässig, ebenso die Kombination von Ziffern und Buchstaben. Eine lückenlose Nummernfolge ist nicht zwingend erforderlich. Bei Gutschriften und Verträgen über Dauerleistungen reicht eine einmalige Nummer pro Rechnung oder Vertrag aus.
• Menge und Bezeichnung der Leistung: Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig möglich ist, wie “Baubeschläge“, „Büromöbel“, „Beratungsleistungen“.
• Zeitpunkt der Leistung: Der Kalendermonat der Lieferung oder Leistung ist ausreichend. Ein Verweis auf den Lieferschein ist möglich, wenn dieser das genaue Datum enthält. Es genügt aber für die Angabe des Liefer- bzw. Leistungsdatums der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“, wenn das Rechnungsdatum angegeben wird. Bei Voraus- oder Anzahlungen muss der Zeitpunkt der Leistung nicht angegeben werden, es sei denn, die Leistung ist noch nicht erbracht.
• Entgelt: Bei Vereinbarungen über Boni, Skonti oder Rabatte, deren Höhe bei Rechnungsstellung noch nicht feststeht, muss auf die Vereinbarung hingewiesen werden. Für Skonti reicht ein Hinweis wie „2 % Skonto bei Zahlung bis...“, während für Boni und Rabatte allgemeine Hinweise wie „Rabattvereinbarungen“ ausreichen. Die Dokumentation der Vereinbarungen muss auf Nachfrage vorgelegt werden können. Der Skonto muss nicht im Betrag ausgewiesen werden.
• Steuersatz oder Steuerbefreiung: Der anzuwendende Steuersatz (19 % oder 7 %) oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung muss angegeben werden. Es ist nicht erforderlich, die genaue gesetzliche Vorschrift zu nennen; ein allgemeiner Hinweis wie „Ausfuhr“ oder „steuerfreie Vermietung“ ist ausreichend.

Gibt es weitere Pflichtangaben in besonderen Fällen?

• Kleinunternehmer: Unternehmer, die die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, müssen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Eine Hinweispflicht besteht nicht. Es hat sich in der Praxis allerdings ein Rechnungshinweis, wie "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)" als klarstellende Angabe etabliert.
• Steuerschuldumkehr bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen: Bei Dienstleistungen zwischen Unternehmern in der EU sind die USt-IdNr. des Leistenden und des Empfängers anzugeben. Darüber hinaus muss in der Rechnung der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten sein.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen muss der Unternehmer ebenfalls sowohl seine eigene als auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers angeben. Wenn neue Fahrzeuge im Sinne des § 1 b Abs. 2 und 3 UStG geliefert werden, müssen in der Rechnung darüber hinaus die Angaben zu Größe und Nutzungsdauer des Fahrzeugs angegeben werden.
• Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft: Der erste Abnehmer muss auf das Dreiecksgeschäft und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers hinweisen und die USt-IdNr. aller beteiligten Unternehmer angeben
• Reiseleistungen: Rechnungen über Reiseleistungen müssen den Hinweis „Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten.
• Lieferungen an Privatpersonen in der EU: Auch bei Lieferungen an Privatpersonen oder gleichgestellten Rechtssubjekten in der EU ist - anders als im deutschen Recht - eine generelle Pflicht zur Rechnungstellung gegeben.
• Differenzbesteuerung: Bei Anwendung der Differenzbesteuerung muss auf die Sonderregelungen nach § 25a UStG hingewiesen werden, z.B. „Gebrauchtgegenstände bzw. Kunstgegenstände/Sonderregelung“.
• Registrierungsnummer: Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten müssen ihre nach dem ElektroG erforderliche Registrierungsnummer auf Rechnungen angeben.
• Gutschrift: Rechnungen, die vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, müssen den Begriff „Gutschrift“ enthalten. Das Fehlen des Begriffs „Gutschrift“ hat keine umsatzsteuerrechtlichen Folgen, wenn keine echte Gutschrift vorliegt.
• Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Pflichtangaben sind in diesem Fall: Name und Adresse des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Gesamtbetrag inkl. Steuer, Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung. Diese Erleichterungen gelten nicht für Kleinbetragsrechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.