Zulässige Rechnungsformate
Klar ist, dass eine Rechnung auf Papier keine elektronische Rechnung darstellt. Doch in welchen Formaten müssen Rechnungen nun erstellt bzw. empfangen werden können? Das Bundesfinanzministerium hat einen Entwurf eines Einführungsschreibens zur E-Rechnung erstellt, der bis zum Jahresende finalisiert werden soll. Ab Randnummer 21 werden dort die zulässigen Formate einer Rechnung erläutert. Voraussetzung ist grundsätzlich, dass die Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 eingehalten werden.
PDF, JPEG und Co.
Bislang werden Rechnung oftmals elektronisch per E-Mail versendet. Häufig geschieht das als PDF- oder Bild-Datei. Diese Dateiformate erfüllen nicht die Voraussetzungen an eine E-Rechnung. Denn bei dieser muss sichergestellt sein, dass die Rechnung nicht nur elektronisch übermittelt werden kann, sie muss auch elektronisch ausgelesen werden können. Die Rechnung muss deshalb in einem strukturierten Format übermittelt werden. Auch sogenannte hybride Formate sind zulässig, in denen neben dem strukturierten Teil auch eine bildliche Wiedergabe der Rechnung erfolgen.
XRechnung
Bei der XRechnung handelt es sich um einen deutschen Rechnungsstandard, der als rein strukturiertes Format die Inhalte der Rechnung als XML-Datei maschinenlesbar darstellt. Dieses Format erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung.
ZUGFeRD
Auch das ZUGFeRD-Format erfüllt ab Version 2.0.1 die gesetzlichen Anforderungen. Bei dem ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat. Sowohl der maschinenlesbare Teil als auch der menschenlesbare Teil sind in einer Datei zusammengefasst.
Weitere Verfahren
Bereits etablierte Verfahren, die es ermöglichen, die nach dem Standard EN 16931 erforderlichen Daten, auszulesen, können zwischen den Vertragspartnern ebenfalls vereinbart und verwendet werden.
Das EDI-Verfahren kann während der Übergangsfristen genutzt werden.
Auch andere europäische Verfahren, die den Vorgaben des Standards EN 16931 entsprechen, können genutzt werden. In Betracht kommen z. B. das französische Factur-X oder das italienische FatturaPA.
Stand: 28. August 2024