Die E-Rechnung kommt

Im Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft der Europäischen Kommission liegt Deutschland vor Bulgarien und Rumänien auf dem drittletzten Platz. Kein Ruhmesblatt. Doch es gibt auch Lichtblicke. So scheint die Geschichte der elektronischen Rechnungen eine Ausnahme zu bilden. Vor allem große Unternehmen nutzen - laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom - mehrheitlich bereits heute diese Form der Rechnungsstellung. Bei den kleinen und mittleren Unternehmen besteht aber Nachholbedarf. Und dies, obwohl spätestens 2028 alle Unternehmen verpflichtet sein werden, elektronische Rechnungen zu verwenden. Im Bereich B2G, d.h. im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Hand (Bund, Länder, Gemeinden) ist die e-Rechnung übrigens schon seit einigen Jahren verpflichtend.

Eine e-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat und muss mindestens eine Leitweg-ID (das ist der eindeutige Identifikator eines Rechnungsempfängers), die Bankverbindung (IBAN), den Rechnungsbetrag, Zahlungsbedingungen, Datum und die Mailadresse enthalten. Bisherige Übermittlung von Rechnungen im PDF-Format oder in Papierform gelten ab 1. Januar 2025 als „sonstige Rechnungen“. Bis zum 1. Januar 2028 gelten in bestimmten Bereichen noch Übergangsfristen.

Zwar werden manche Unternehmen zunächst technisch und organisatorisch aufrüsten und sich an das neue Verfahren gewöhnen müssen, doch das System der einheitlichen elektronischen Rechnungsstellung hat auch Vorteile. Einmal eingeführt, reduziert das Verfahren den Zeitaufwand enorm und ist weitaus weniger fehleranfällig. Portokosten entfallen komplett. Zudem sind elektronische Rechnungen sicherer und ressourcenschonender als Papierrechnungen, können leichter in bestehende digitale Abrechnungs-, Warenwirtschaftssysteme und Archive integriert werden und sind weltweit gültig. Der Aufwand lohnt sich also.