Kaufmann für Büromanagement

Nachfolgend finden Sie Informationen zur Ausbildung, zur Zwischenprüfung und auch zur Abschlussprüfung.

Informationen zur Ausbildung

Ausbildungsdauer

3 Jahre
Die Ausbildung findet an den Lernorten Betrieb und Berufsschule statt.

Berufsbild

Kaufleute für Büromanagement führen organisatorische und kaufmännisch verwaltende Tätigkeiten aus. Sie erledigen den internen und externen Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen. Auch unterstützen sie die Personaleinsatzplanung, bestellen Material und kaufen externe Dienstleistungen ein. Zudem betreuen sie Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Kaufleute für Büromanagement übernehmen ggf. auch Aufgaben im Marketing und Vertrieb, in der Öffentlichkeitsarbeit und im Veranstaltungsmanagement sowie in der Personal und in der Lagerwirtschaft. Im öffentlichen Dienst unterstützen sie Bürger im Umgang mit der Verwaltung z. B. bei der Antragstellung, klären Anliegen und Zuständigkeiten und wirken an der Aufstellung des Haushalts oder Wirtschaftsplanes mit.

Struktur der Berufsausbildung

Für alle Auszubildenden sind die folgenden Pflichtqualifikationen vorgesehen:
  1. Büroprozesse:
    • Informationsmanagement
    • Informationsverarbeitung
    • Bürowirtschaftliche Abläufe
    • Koordinations- und Organisationsaufgaben
  2. Geschäftsprozesse:
    • Kundenbeziehungsprozesse
    • Auftragsbearbeitung und Nachbereitung
    • Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen
    • Personalbezogene Aufgaben
    • Kaufmännische Steuerung
Zur betrieblichen Differenzierung stehen insgesamt zehn Wahlqualifikationen mit einer Dauer von jeweils fünf Monaten zur Auswahl, von denen der Betrieb zwei auswählt:
  1. Auftragssteuerung und -koordination
  2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  4. Einkauf und Logistik
  5. Marketing und Vertrieb
  6. Personalwirtschaft
  7. Assistenz und Sekretariat
  8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  9. Verwaltung und Recht
  10. Öffentliche Finanzwirtschaft

Rechtsgrundlagen und Gliederung der Berufsausbildung

Informationen zur Zwischenprüfung / Abschlussprüfung

Prüfungstermine

Abschlussprüfung

Hinweise zum Report und zum Online-Zugang

Für das fallbezogene Fachgespräch sind die Reporte online bei der Industrie- und Handelskammer Dresden bis spätestens am Tag der schriftlichen Abschlussprüfung Teil 2 einzureichen. Dazu sind folgende Hinweise zu beachten:
  1. Auszubildende
    Das erste Login erfolgt mit Ihrer Azubinummer (siehe Anmeldung bzw. Ausbildungsvertrag) und Ihrem Geburtsdatum (Passwort: tt.mm.jjjj). Nach dem ersten Login müssen Sie zunächst Ihr Passwort ändern. Dann können Sie die Themen der beiden im Vorfeld erarbeiteten Reporte erfassen. Diese müssen von Ihrem Ausbildungsbetrieb bestätigt werden. Beide Reporte dürfen nur als eine PDF-Datei im Menü "Arbeit laden" gespeichert werden. Ihre Eingabe können Sie auch nach zwischenzeitlicher Abmeldung am laufenden Tag noch ändern. Am folgenden Tag ist dies nicht mehr möglich! Bitte beachten Sie, dass das Laden der Reporte nur in einem Umfang bis 4 MB möglich ist.
  2. Ausbildungsunternehmen
    Die Ausbildungsbetriebe erhalten per Post, einige Tage nach Zusendung der Anmeldeunterlagen, ein gesondertes Login mit dazugehörigem Passwort. Mit diesem bestätigt der Ausbildungsbetrieb die Freigabe des Prüfungsthemas und er versichert, dass keine datenschutzrechtlichen Bedenken bestehen sowie Betriebsgeheimnisse nicht verletzt werden. Dies bestätigen Sie bitte unter "Bewertung Firma". Der Abgabetermin der Reporte ist unbedingt einzuhalten.
  3. Arbeitsschritte
    1. Auszubildender klickt die zwei Wahlqualifikationen an und schreibt die Themen der Reporte in die dafür vorgesehenen Felder ein.
    2. Ausbildungsbetrieb bestätigt das Thema mit seinem Login.
    3. Auszubildender kann jetzt seine Reporte als eine PDF laden.
  4. Online-Zugang

Hinweise zur Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfung wird in zwei zeitlich auseinanderfallenden Teilen durchgeführt (gestrecktes Prüfungsverfahren).
Teil 1 der Abschlussprüfung
Teil 1 findet zur Mitte des zweiten Ausbildungsjahres statt. Er besteht aus dem Prüfungsbereich Informationstechnisches Büromanagement (mit berufstypischen Aufgaben, die schriftlich computergestützt bearbeitet werden). Die Prüfungszeit beträgt 120 Minuten und geht mit einer Gewichtung von 25 % in die Gesamtbewertung ein.
Teil 2 der Abschlussprüfung
Teil 2 findet am Ende der Berufsausbildung statt. Er besteht aus den Prüfungsbereichen:
  • Kundenbeziehungsprozesse (mit berufstypischen Aufgaben, die schriftlich bearbeitet werden)
    Die Prüfungszeit beträgt 150 Minuten und geht mit einer Gewichtung von 30 % in die Gesamtbewertung ein.
  • Wirtschafts- und Sozialkunde (mit fallbezogenen Aufgaben aus der Berufs- und Arbeitswelt, die schriftlich bearbeitet werden)
    Die Prüfungszeit beträgt 60 Minuten und geht mit einer Gewichtung von 10 % in die Gesamtbewertung ein.
  • Fachaufgabe in der Wahlqualifikation (in Form eines fallbezogenen Fachgesprächs auf der Grundlage einer der festgelegten Wahlqualifikationen)
    Die Prüfungszeit beträgt 20 Minuten und geht mit einer Gewichtung von 35 % in die Gesamtbewertung ein.
Wahlqualifikationen können sein:
  1. Auftragssteuerung und -koordination
  2. kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  3. kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  4. Einkauf und Logistik
  5. Marketing und Vertrieb
  6. Personalwirtschaft
  7. Assistenz und Sekretariat
  8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  9. Verwaltung und Recht (nur öffentlicher Dienst)
  10. öffentliche Finanzwirtschaft (nur öffentlicher Dienst)
Zur Vorbereitung auf das fallbezogene Fachgespräch soll der Prüfling
  • für jede der beiden festgelegten Wahlqualifikationen einen höchstens dreiseitigen Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe oder
  • eine von zwei praxisbezogenen Fachaufgaben, die ihm am Tag der Prüfung vom Prüfungsausschuss zur Wahl gestellt werden, bearbeiten und Lösungswege entwickeln. Grundlage für die Fachaufgaben ist eine der festgelegten Wahlqualifikationen.
Bestehen der Abschlussprüfung
Die Abschlussprüfung ist bestanden, wenn die Leistungen wie folgt erreicht wurden:
  • im Gesamtergebnis von Teil1 und Teil 2 der Abschlussprüfung mit mindestens „ausreichend“,
  • im Ergebnis von Teil 2 der Abschlussprüfung mit mindestens „ausreichend“,
  • in mindestens zwei Prüfungsbereichen von Teil 2 der Abschlussprüfung mit mindestens „ausreichend“ und
  • in keinem Prüfungsbereich von Teil 2 der Abschlussprüfung mit „ungenügend“.
Ergänzungsprüfung
Auf Antrag des Prüflings ist die Prüfung in einem der Prüfungsbereiche „Kundenbeziehungsprozesse“ oder „Wirtschafts- und Sozialkunde“ durch eine mündliche Prüfung von etwa 15 Minuten zu ergänzen, wenn einer der Prüfungsbereiche schlechter als „ausreichend“ bewertet worden ist und die mündliche Ergänzungsprüfung für das Bestehen der Abschlussprüfung den Ausschlag geben kann.
Prüfung der kodifizierten Zusatzqualifikation
Die Zusatzqualifikation wird im Rahmen von Teil 2 der Abschlussprüfung gesondert geprüft. Hierfür kommt eine im Rahmen der Berufsausbildung nicht gewählte Wahlqualifikation in Betracht. Die Prüfung ist im Zusammenhang mit der Abschlussprüfung Teil 2 durchzuführen und erfordert eine separate Anmeldung bei der IHK. Für die Prüfung der Zusatzqualifikation gelten die entsprechenden Vorgaben wie für den Prüfungsbereich Fachaufgabe in der Wahlqualifikation.

klassisches Fachgespräch mit Fragestellung – Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“

Der Prüfling soll im Fachgespräch zeigen, dass er in der Lage ist,
  • berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen, Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern sowie Lösungswege zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren,
  • kunden- und serviceorientiert zu handeln,
  • betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge zu planen, durchzuführen und auszuwerten, sowie
  • Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen.
Vorgaben für das fallbezogene Fachgespräch
  • Der Prüfling bekommt am Tag der mündlichen Prüfung vom Prüfungsausschuss zwei praxisbezogene Fachaufgaben zur Wahl gestellt.
  • Grundlage für die vom Prüfungsausschuss ausgewählten Fachaufgaben ist eine der beiden festgelegten Wahlqualifikationen.
  • Der Prüfungsteilnehmer erhält im Anschluss eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten, die zur Bearbeitung der gestellten Prüfungsaufgabe genutzt wird.
  • In der nachfolgenden Prüfungszeit von 20 Minuten findet das Fallbezogene Fachgespräch statt, wobei der Prüfungsteilnehmer zu Beginn des Fachgesprächs die vorbereitete Lösung zu der von ihm gewählten Aufgabe dem Prüfungsausschuss vorträgt.

Report – Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“

Rechtsgrundlage
Nach § 4 Abs. 5 Ziffer 3 a) der Erprobungsverordnung soll der Prüfling für jede der beiden festgelegten Wahlqualifikationen jeweils einen höchstens dreiseitigen Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe erstellen.
Allgemeine Vorgaben
  • Die Wahlqualifikationen (WQ) wurden im Betrieb vermittelt/ausgebildet.
  • Die Reporte beziehen sich auf tatsächlich in der WQ durchgeführte betriebliche Fachaufgaben.
  • Es ist darauf zu achten, dass sich die Fachaufgaben nicht auf Betriebsgeheimnisse beziehen oder der Datenschutz beeinträchtigt wird.
  • Die Reporte sind nicht genehmigungspflichtig und werden nicht bewertet.
  • Die Reporte sind vom Prüfungsteilnehmer selbst zu erarbeiten.
  • Die beiden Reporte werden als ein PDF-Dokument hochgeladen.
Inhaltliche Vorgaben
Die Reporte sind wie folgt zu gliedern:
  • Planung (Beschreibung der Aufgabenstellung/Situation und Lösungswege)
  • Berücksichtigung der Rahmenbedingungen/des Gesamtzusammenhanges
  • Durchführung/Begründung der Vorgehensweise
  • Kontrolle/Bewertung der Ergebnisse
Gestaltungshinweise
  • Deckblatt jeweils für Report 1 und Report 2 – abrufbar auf Seite zum Berufsbild!
  • Maximaler Umfang von drei DIN A4-Seiten (gemäß Ausbildungsordnung) einschließlich Abbildungen - ohne Deckblatt (d. h. mit Deckblatt max. vier Seiten)
  • Schriftart Arial, Schriftgröße 11
  • Einseitig, Zeilenabstand „1,5-zeilig“
  • Linker und rechter Rand von 2,5 cm
  • Fußzeile: Seitennummerierung, Name und Prüflingsnummer
  • Anlagen sind nicht zugelassen
  • Ausführliche Beschreibung – keine Stichpunktsammlung
  • Verwendung der „Ich-Form“
  • Sprache: deutsch
Abgabetermin
Einreichung der Reporte erfolgt online bei der IHK Dresden bis spätestens am Tag der 
schriftlichen Abschlussprüfung Teil 2. Bei verspäteter Einreichung gilt die Abschlussprüfung als nicht bestanden.
Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“
Der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist:
  • berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen, Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern sowie Lösungswege zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren
  • kunden- und serviceorientiert zu handeln
  • betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge zu planen, durchzuführen und auszuwerten sowie
  • Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen
Vorgaben für das fallbezogene Fachgespräch
  • Prüfungsablauf: Am Prüfungstag wird dem Prüfling durch den Prüfungsausschuss unmittelbar vor Beginn des Fachgesprächs mitgeteilt, in welcher Wahlqualifikation/zu welchem Report er geprüft wird.
  • Dauer: Höchstens 20 Minuten, keine Vorbereitungszeit
  • Hinweis: Das Prüfungsgespräch beginnt mit einer kurzen max. 5 minütigen Darstellung von Aufgabe und Lösungsweg durch den Prüfling.
  • Bewertung: Bewertet werden die Leistungen, die im fallbezogenen Fachgespräch gezeigt werden.
Orientierungshilfe für eine betriebliche Fachaufgabe (Report-Variante)
  1. Berufs- und Betriebsbezug
    • Bezug der Fachaufgabe zu den Ausbildungsinhalten des Berufsbildes ist vorhanden
    • mindestens ein Lernziel der gewählten Qualifikationseinheit gemäß Ausbildungsrahmenplan wird abgedeckt
    • mindestens ein Teil eines realen Geschäftsprozesses wird abgebildet
  2. Abbildung einer vollständigen beruflichen Handlung
    • Planung, Durchführung und Auswertung muss erfolgen
    • durch die Bearbeitung kann die berufliche Handlungsfähigkeit unter Beweis gestellt werden
  3. Bearbeitung der Fachaufgabe
    • Keine Routineaufgabe, sondern Herausforderung für den Auszubildenden
    • Beispiel für Herausforderungen: Auftreten von Problemen und Konflikten bzw. veränderten Bedingungen
    • Recherche von Informationen erforderlich
    • Umsetzung des Lösungsprozesses erfordert die Berücksichtigung bzw. Abstimmung mit verschiedenen betrieblichen Schnittstellen (Kollegen, Kunden etc.)
  4. Gestaltungsspielraum
    • Gewisse organisatorische Freiheitsgrade oder Verantwortungs- und Entscheidungsspielräume für den Auszubildenden sind vorhanden.
    • Alternative Lösungswege und Vorgehensweisen sind möglich.
  5. Auswertbarkeit
    • Ergebnisse der betrieblichen Fachaufgabe ermöglichen eine Bewertung, z.B. hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit, des Unternehmens- oder Kundennutzens.
    • Möglichkeit der Reflexion der Aufgabe ist vorhanden, z.B. inwieweit Ziele erreicht wurden – auch Ableitungen von Verbesserungsvorschlägen sind ggf. möglich.
    • Auch eine schlüssige Auseinandersetzung mit unerwartetem oder unerwünschtem Ergebnis kann das Fazit sein
wichtige Dokumente

Zusatzqualifikation

Für mehr Informationen:

https://youtu.be/F-lJS2NEa6E