E-Rechnung wird Pflicht

Ab 2025 tritt in Deutschland stufenweise die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze in Kraft: Dann müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen stellen, wenn sie steuerbare Umsätze an andere inländische Unternehmer abrechnen. Die IHK beantwortet die wichtigsten Fragen.

Was wird sich ändern?

Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine E-Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, der CEN-Norm EN 16931. Erfüllt werden Anforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem bereits im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Und: Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen (B2B) stellen. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, wären nach derzeitigem Stand künftig auch beispielsweise Vermieter betroffen, die steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Bisher konnte beispielsweise der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden. Unternehmer sind grundsätzlich aber auch berechtigt, eine E-Rechnung an Endverbraucher auszustellen, wenn diese dem zugestimmt haben.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr muss bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen ermöglicht werden, ebenso wie die grundsätzliche Ausstellung einer elektronischen Rechnung. Angesichts des zu erwartenden hohen Aufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

Was gilt für den Rechnungsempfänger?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen die Möglichkeit für den Empfang der E-Rechnung einrichten und in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Auch Unternehmen, die ausschließlich Privatkunden haben, sollten dringend prüfen, ob zum Jahreswechsel 2024/2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann, zum Beispiel, wenn ihre Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten. Das gilt ebenso für Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung.

Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?

Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung dazu keine Vorgaben. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen. Neben dem Versand per E-Mail kommen auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder ein Download über ein Kundenportal in Betracht. Es steht dem Unternehmer frei, sich zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen externer Dienstleister zu bedienen.
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