Recht

Die Gründung einer GmbH

Seit vielen Jahren ist die GmbH bundesweit die mit Abstand beliebteste Rechtsform, in der eine oder zwei bzw. mehrere Personen gemeinsam unternehmerisch tätig werden. Die Zahl der Gesellschafter ist nicht begrenzt. Durch die Gründung einer GmbH wird eine Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit geschaffen. Sie ist juristische Person und kann damit Träger eigener Rechte und Pflichten sein. Die GmbH kann selbst klagen und verklagt werden. Sie kann Eigentümerin von beweglichen Sachen und Grundstücken sein und besitzt eigenes Vermögen, das nicht mit dem Vermögen der Gesellschafter zusammenhängt. Die GmbH ist vielseitig verwendbar, weil Organisation und Verwaltung weitgehend frei gestaltet werden können.
Vielfach sind die Gesellschaften mit dem gesetzlichen Mindeststammkapital (25.000 Euro) ausgestattet. Andererseits gibt es Gesellschaften mit einem Stammkapital von 50 Mio. Euro und mehr.

1. Wahl der Rechtsform

Wie bei jeder Gesellschaftsform müssen auch vor der Gründung einer GmbH sorgfältige Überlegungen angestellt werden. Neben gewissen Vorteilen der GmbH müssen auch etliche Besonderheiten, die sich im Einzelfall nachteilig auswirken können, bedacht werden.

2. Vorteile einer GmbH

Haftungsbeschränkung

Die GmbH haftet für ihre Verbindlichkeiten gegenüber ihren Gläubigern mit ihrem gesamten Gesellschaftsvermögen, vgl. § 13 Abs. 2 GmbH. Dagegen ist die Haftung der Gesellschafter – wie der Name schon sagt – in der GmbH beschränkt. Geschäfts- und Privatvermögen werden rechtlich getrennt voneinander behandelt. Gerät die GmbH in Vermögensverfall, haften die Gesellschafter über ihre Einlage hinaus nicht mit ihrem Privatvermögen. Haben die Gesellschafter also ihre Einlage – wie im Gesellschaftsvertrag festgelegt – einmal erbracht, brauchen sie grundsätzlich auch im Falle einer Insolvenz kein eigenes Geld nachzuzahlen. Ist die Einlage noch nicht in voller Höhe erbracht, müssen die Gesellschafter auch im Insolvenzfall lediglich den noch ausstehenden Differenzbetrag entrichten.
Besonders wichtig ist die Haftungsbeschränkung in allen Fällen, in denen Abfindungsansprüche von Arbeitnehmern geltend gemacht werden können. Ohne Haftungsbeschränkung würden sich diese Ansprüche in das Privatvermögen auswirken.
Die Haftungsbeschränkung ist sicherlich ein wichtiges Argument für die GmbH. Sie macht aber gerade bei jungen Unternehmen die Geschäftspartner nicht selten misstrauisch. Dies merken GmbH-Gesellschafter häufig schon kurz nach der Gründung, wenn Lieferanten von ihnen persönliche Bürgschaften zur Absicherung ihrer Forderungen verlangen. Die Haftungsbegrenzung sollte deshalb niemals alleinentscheidend für die Rechtsformwahl sein.

Haftung im Gründungsstadium

Vor der Eintragung in das Handelsregister besteht die GmbH als solche nicht. Wer vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft handelt, z.B. Miet- oder Dienstverträge abschließt, haftet für die Erfüllung der Verträge als Handelnder grundsätzlich persönlich, vgl. § 11 Abs. 2 GmbH.

Quasi-Konzernhaftung

Ausnahmen von der Haftungsbeschränkung gibt es z.B. auch, wenn ein Mehrheits- oder Alleingesellschafter, der zugleich Geschäftsführer ist, sich auch außerhalb der GmbH in anderen Gesellschaften beherrschend unternehmerisch betätigt und im Zuge dessen das eine Unternehmen zum Vorteil eines anderen vernachlässigt oder bewusst schädigt, etwa durch die Umsetzung von Personal oder die Umschichtung von Kapital. Der (Gesellschafter-) Geschäftsführer hat den dadurch entstandenen Verlust auszugleichen und haftet dafür mit seinem Privatvermögen (sog. „Quasi-Konzernhaftung“).

Geschäftsführung

Die Stellung des Geschäftsführers ist nicht an die Gesellschafterstellung gebunden. Es besteht die Möglichkeit, gesellschaftsfremde Geschäftsführer zu bestellen (sog. Dritt-Organschaft).

Kapitalbeschaffung – Gesellschafterwechsel

Zusätzliches Kapital kann durch Beteiligung neuer Gesellschafter beschafft werden. Gesellschafterwechsel berühren den Bestand der Gesellschaft nicht.

Steuerliche Vorteile

Bei der Wahl der Rechtsform sind regelmäßig auch steuerliche Überlegungen anzustellen. Wenn man beurteilen will, ob die Rechtsform der GmbH steuerlich besonders günstig ist, muss ein umfassender Steuerbelastungsvergleich angestellt werden. Allgemein ist Vorsicht angeraten, sich aus momentanen, relativ geringfügigen steuerlichen Vorteilen für eine bestimmte Rechtsform zu entscheiden und andere Aspekte bei der Wahl der Rechtsform des Unternehmens zu vernachlässigen. Für die GmbH ergibt sich gegenüber der Personengesellschaft insoweit ein Vorteil, als schuldrechtliche Verträge zwischen der GmbH und den Gesellschaftern steuerrechtlich anerkannt werden. So können beispielsweise Gesellschafter einer GmbH mit der GmbH Arbeits- und Nutzungsverträge wie Miet- oder Darlehensverträge abschließen, wobei die Zahlungen der Gesellschaft als Betriebsausgaben abzugsfähig sind und sich so gewinnmindernd auswirken. Dadurch bezahlt die GmbH eventuell weniger Gewerbesteuer als eine Personengesellschaft, obwohl die GmbH keinen Freibetrag beim Gewerbeertrag hat. Dieser Steuervorteil ist aber nur bei rentablen Betrieben gegeben. Ertragsschwache Betriebe geraten nach der Umwandlung in eine GmbH leicht in die Verlustzone. Steuerliche Nachteile und Insolvenzgefahr sind dann die Folge.
Achtung: Die Bezüge der Gesellschafter-Geschäftsführer müssen angemessen sein, sonst werden sie vom Finanzamt nicht in voller Höhe als Betriebsausgaben anerkannt, sondern mit dem nicht angemessenen Teil als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt.
Die Aufteilung von Betriebskapital und Betriebsführung auf eine Besitz-Personengesellschaft und eine Betriebs-GmbH ist möglich (sog. Betriebsaufspaltung).

Sicherung der Nachfolge (Kontinuität des Unternehmens)

Im Gegensatz zu den Personengesellschaften ist bei einer GmbH eine Trennung gegeben zwischen der kapitalmäßigen Beteiligung und der Geschäftsführung. Zwar ist bei kleinen Unternehmen meist der Geschäftsführer auch Anteilseigner, doch bietet diese Trennung gerade im Hinblick auf eine Betriebsübergabe interessante Möglichkeiten. So kann sich der bisherige Inhaber aus der aktiven Geschäftsführung zurückziehen, ohne dass seine Rechte als Eigentümer am Unternehmen beschnitten werden. Darüber hinaus kann er sich die Kontrolle über die Geschäftsführung verschaffen, indem er einen Aufsichtsrat einsetzt, dem er selbst angehört.
Durch stufenweise Übertragung der Geschäftsführungskompetenzen und der Gesellschaftsanteile ist ein gleitender Betriebsübergang möglich.

Auch die Gesellschafternachfolge im Todesfall kann problemlos geregelt werden. Insbesondere bei Familienunternehmen kann bei Wegfall des Gesellschafter-Geschäftsführers ein Familienfremder als Geschäftsführer das Unternehmen – eventuell zeitlich befristet – weiterführen, ohne dass eine Beteiligung eingeräumt werden muss.

Möglichkeiten der Altersversorgung

Soweit ein Gesellschafter über die GmbH nicht weitgehend allein bestimmen kann, z.B. weil er deutlich weniger als die Hälfte der Geschäftsanteile (in der Regel 25-30 %) hält, kann er auch als Gesellschafter-Geschäftsführer ein echte Arbeitnehmerstellung im Sinne der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung erlangen. Die Bildung von Pensionsrückstellungen sowie der Abschluss von Lebensversicherungen, die als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig sind, ist für Gesellschafter-Geschäftsführer möglich.

3. Nachteile einer GmbH

Mehr Formalitäten /höherer Gründungsaufwand

Die formellen Erfordernisse, die Kosten für die Gründung und Betreuung der GmbH sind umfangreicher und die steuerliche Abwicklung ist komplizierter als bei Personengesellschaften.
Der GmbH-Vertrag (Gesellschaftsvertrag) muss notariell beurkundet werden, dazu kommt die Notwendigkeit, bei der Gründung mindestens die Hälfte des Mindest-Stammkapitals einzuzahlen.

Haftungsbeschränkung

Die Haftungsbeschränkung kann sich auch nachteilig bemerkbar machen. Bei den Geschäftspartnern (Gläubigern) besteht nicht selten ein gewisses Misstrauen gegenüber der GmbH und das Bedürfnis, persönliche Sicherheiten (Bürgschaften) zur Absicherung von Forderungen zu verlangen.
Zu beachten ist, dass bei einer GmbH auch der vorgetragene Gewinn zum haftenden Vermögen gehört, also nicht nur das Stammkapital. Daher sollte man bei der GmbH kein Vermögen durch Gewinnvortrag bilden, es sei denn, dass man dieses Kapital für Investitionen o. ä. benötigt.

Steuerliche Nachteile

Der Freibetrag bei der Gewerbesteuer nach dem Gewerbeertrag gilt nicht für die GmbH. Verluste der GmbH können nicht auf die Gesellschafter übertragen und mit deren sonstigen positiven Einkünften verrechnet werden.

Publizitätspflicht

Als Kapitalgesellschaft muss die GmbH über die kaufmännische Buchführungspflicht hinaus besonderen Anforderungen genügen. Gemäß § 325 HGB sind Rechnungslegungsunterlagen, wie Jahresabschlüsse offenzulegen.

Gefahr von Verlusten und Überschuldung

Kapitalgesellschaften haben im Vergleich zu Personengesellschaften höhere Fixkosten, z.B. durch die Geschäftsführer-Gehälter. Deshalb gelangen GmbH’s in Zeiten der Rezession schneller in die Verlustzone als Personengesellschaften. Bei der GmbH ist neben der Zahlungsunfähigkeit auch die Überschuldung Insolvenzeröffnungsgrund.

4. Wie gründet man eine GmbH?

Eine GmbH kann durch eine Person (Einmann-GmbH) oder mehrere Personen gegründet werden.

Erster Schritt: Gesellschaftsvertrag

Erster Schritt auf dem Weg zur GmbH ist der Abschluss eines Gesellschaftsvertrages zwischen den Gesellschaftern. Dieser Vertrag bedarf der notariellen Beurkundung und ist von allen Gesellschaftern zu unterzeichnen. Wenn ein Gesellschafter bei der Vertragsunterzeichnung nicht persönlich anwesend sein kann, ist eine Vertretung durch einen Bevollmächtigten möglich; erforderlich dafür ist allerdings eine Vollmacht, die von einem Notar beglaubigt sein muss.
Die notarielle Beurkundung beschränkt sich im Gegensatz zur notariellen Beglaubigung nicht auf die Unterschrift, sondern erstreckt sich auch auf den Inhalt der betreffenden Erklärung. Gesellschafter können neben natürlichen Personen auch Gesellschaften sein. Ausländische Staatsangehörige können ebenfalls das Stammkapital ganz oder teilweise übernehmen, ohne dass sie dazu einer besonderen Genehmigung bedürfen. Ausländische Staatsangehörige aus Drittstaaten, also Staaten, die nicht Mitglied der Europäischen Union sind, wird empfohlen, sich rechtzeitig über die deutschen ausländerrechtlichen Bestimmungen zu informieren, wenn sie sich in ihrer Eigenschaft als Gesellschafter oder als Mitarbeiter, vor allem in leitender Funktion der GmbH, in der Bundesrepublik Deutschland aufhalten wollen.
Wichtig: Sobald der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet ist, die GmbH aber noch nicht in das Handelsregister eingetragen ist, spricht man von der „Vor-GmbH“/“GmbH in Gründung“ . Damit schließen sich die Gründer zur Gesellschaft zusammen, rufen deren Organisation ins Leben und verpflichten sich zur Leistung der Stammeinlagen.
Die Vor-GmbH ist eine Zusammenschluss eigener Art (Gesellschaft sui generis), die bis auf die noch fehlende Rechtsfähigkeit bereits der künftigen GmbH als deren Vorstufe entspricht.
Neben dem Gesellschaftsvertrag sind bereits weitgehend die Normen des GmbHG anwendbar. Die Vorgesellschaft muss den Firmenzusatz „in Gründung“ oder abgekürzt „i.Gr.“ führen und kann Geschäfte abschließen.
Praktische Hinweise: Aufgrund der o.g. Rechtsnatur der Vor-GmbH gilt, dass Verbindlichkeiten, die im Namen der „GmbH i.Gr.“ (also nach der notariellen Beurkundung der Errichtung) begründet werden, auf die „endgültige“ GmbH übergehen. Bei der Vorgründungsgesellschaft (also vor dem Notartermin) ist dies nicht der Fall! Die nötigen Verträge (z.B. Mietvertrag für die Geschäftsräume) sollten daher nicht vor dem Notartermin geschlossen werden. Vor der Eintragung ist zudem die daneben bestehende oben bereits genannte persönliche Haftung des Handelnden gemäß § 11 Abs. 2 GmbHG zu beachten.

Zweiter Schritt: Bestellung des Geschäftsführers

Um im Geschäftsverkehr tätig werden zu können, braucht die GmbH einen Geschäftsführer (es können auch mehrere sein), der sie nach außen vertritt. Der Geschäftsführer wird von den Gesellschaftern bestellt, und zwar schon bei der Errichtung der Gesellschaft, denn nur er kann für die weitere Gründungsphase notwendige Handlungen, insbesondere die Anmeldung der GmbH zum Handelsregister vornehmen. Oft erfolgt die Bestellung des ersten Geschäftsführers im Gesellschaftsvertrag, sonst muss sie durch schriftlichen Gesellschafterbeschluss erfolgen. Nach dem GmbH-Gesetz ist diese Legitimation des Geschäftsführers der Anmeldung zum Handelsregister beizufügen. Folgender Wortlaut hinsichtlich der Anmeldung der Vertretungsbefugnis der Gesellschaft ist möglich:
„Die Gesellschaft hat einen oder mehrere Geschäftsführer. Ist nur ein Geschäftsführer vorhanden, so vertritt dieser die Gesellschaft allein. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so wird die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen vertreten. Einzelvertretungsbefugnis und Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB kann gewährt werden.“
Geschäftsführer kann nicht werden, wer wegen einer Insolvenzstraftat (§§ 283 - 283 d des Strafgesetzbuches) verurteilt worden ist. Dies gilt für die Dauer von fünf Jahren seit der Rechtskraft des Urteils. Wem durch Gericht oder Verwaltungsbehörde die Ausübung eines Berufs, Berufszweiges, Gewerbes oder Gewerbezweiges untersagt worden ist, kann für die Zeit der Wirksamkeit des Verbotes bei einer Gesellschaft, deren Unternehmensgegenstand ganz oder teilweise mit dem Gegenstand des Verbotes übereinstimmt, gleichfalls nicht Geschäftsführer sein.
Zu beachten ist, dass ein Geschäftsführer gemäß § 181 BGB bei einem mit ihm selbst abzuschließenden Geschäft die GmbH nicht vertreten kann (Verbot des Selbstkontrahierens). Die Befreiung von Geschäftsführern, Geschäfte mit sich selbst abzuschließen, ist eine nach dem GmbH-Gesetz eintragungsfähige und –pflichtige Tatsache. Falls in der Anmeldung Alleinvertretungsmacht auch bei Bestellung weiterer Geschäftsführer enthalten ist, so muss diese auch im Gesellschafterbeschluss über die Gründung enthalten sein.
Als Geschäftsführer kommen grundsätzlich auch ausländische Staatsangehörige in Betracht. Erfolgt die Geschäftsführung im Wesentlichen von der Bundesrepublik Deutschland aus, ist auf die erforderliche Aufenthaltsgenehmigung bzw. Arbeitserlaubnis zu achten.
Dem Geschäftsführer obliegt schon per Gesetz grundsätzlich die Geschäftsführung und Vertretung der GmbH (Organstellung des Geschäftsführers), vgl. § 35 GmbHG. Rechtsbeziehungen zwischen Geschäftsführer und GmbH erschöpfen sich jedoch nicht im bloßen Organverhältnis, da sie hierdurch nur unvollständig geregelt werden.
Insbesondere sagt die Organstellung nichts aus über den Umfang der Leistungspflichten des Geschäftsführers und über Gegenleistungen der Gesellschaft. Das Verhältnis zwischen Geschäftsführer und Gesellschaft wird daher häufig durch die Satzung näher geregelt. Vielfach wird jedoch auch zwischen der GmbH und ihrem Geschäftsführer ein schuldrechtliches Verhältnis (z.B. Anstellungsvertrag) geschlossen. Der Abschluss des Anstellungsvertrages erfolgt für die GmbH durch ihre Gesellschafterversammlung. Inhalt des Dienstvertrages sind Regelungen, die sich nicht aus dem Organverhältnis ergeben. Diese betreffen z.B. die Vergütung oder die Altersversorgung.
Bei Geschäftsführern, die in ähnlicher Art auch außerhalb der GmbH tätig werden, ist zudem auf eine entsprechende schriftliche und entgeltliche Befreiung vom Wettbewerbsverbot durch die GmbH zu achten.
Die Gesellschafterversammlung ist oberstes Organ der GmbH mit Weisungs- und Kontrollrechten gegenüber den Geschäftsführern. Aus Gründen der Rechtssicherheit ist gesetzlich vorgeschrieben, dass der Alleingesellschafter seine Beschlüsse schriftlich niederzulegen hat sowie unter Angabe von Tag und Ort zu unterzeichnen hat.
Halten sich die Geschäftsführer nicht an die Weisungen der Gesellschafter, können sie zwar intern zur Rechenschaft gezogen werden; Dritten gegenüber sind Beschränkungen der Vertretungsmacht jedoch unwirksam.

5. Gewerbeanmeldung - Staatliche Genehmigung

Für die GmbH gelten dieselben Meldepflichten wie für jeden neu gegründeten Gewerbebetrieb. Wenn die GmbH eine gewerbliche Tätigkeit aufnimmt, muss dies der für den Betriebssitz zuständigen Gemeinde (Ordnungsamt, Gewerbeamt, Steueramt usw.) mitgeteilt werden. Der zu verwendende amtliche Vordruck enthält auch Durchschläge für weitere Meldevorgänge, z.B. für die Anmeldung beim Finanzamt und der zuständigen Berufsgenossenschaft. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel “Gewerbeanmeldung“.
Grundsätzlich ist die Aufnahme eines Gewerbes also nur anzeigepflichtig und nicht von einer staatlichen Erlaubnis abhängig. Es gibt aber Ausnahmen. Dies gilt beispielsweise für Gastronomie, Grundstücksmakler, Finanzierungsvermittler, Taxiunternehmer, Güterkraftverkehr usw. Wenn das Unternehmen nach seinem Gegenstand einer staatlichen Genehmigung bedarf, ist die Eintragung im Handelsregister von der Vorlage einer Bestätigung der Genehmigungsbehörde abhängig, aus der hervorgeht, dass die Genehmigung im Fall der Eintragung der GmbH in das Handelsregister erteilt wird. Diese Bestätigung ist in der Regel bei der zuständigen Gemeinde oder dem Landratsamt erhältlich. Soweit es auf die persönliche Zuverlässigkeit des künftigen Geschäftsführers ankommt, kann sie erst erteilt werden, wenn dieser ein Führungszeugnis und einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister vorlegt. Handwerksbetriebe müssen dem Registergericht eine Bestätigung der Handwerkskammer bezogen auf die GmbH vorlegen.

6. Gesellschaftsvertrag

Der Gesellschaftsvertrag muss gemäß § 3 GmbHG mindestens enthalten:
  • Name der Gesellschaft (Firma)
  • Unternehmensgegenstand (genaue Beschreibung der Tätigkeit)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Stammkapital (Höhe)
  • Stammeinlage (die Zahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile an der GmbH, die jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital übernimmt)
Soll das Unternehmen auf eine gewisse Zeit beschränkt sein oder sollen den Gesellschaftern außer der Leistung von Kapitaleinlagen noch andere Verpflichtungen gegenüber der Gesellschaft auferlegt werden („Nebenleistungspflicht“), so bedürfen auch diese Bestimmungen der Aufnahme in den Gesellschaftsvertrag.
Jede Firma muss gemäß § 18 HGB zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen. Darüber hinaus darf sie keine irreführenden Angaben enthalten. Vorgeschrieben ist auch, dass in der Firmenbezeichnung der Rechtsformzusatz „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung (GmbH) enthalten sein muss.
Die Firma der GmbH ist nach freier Wahl entweder
  • Personenfirma (Information über die Gesellschafter)
  • Sachfirma (Information über den Geschäftszweck)
  • Fantasiefirma
  • gemischte Firma (eine Mischform aus den drei vorgenannten Alternativen)

Personenfirma

Führt die Gesellschaft eine Personenfirma, so genügt der Familienname eines Gesellschafters ergänzt durch den Zusatz „GmbH“. Die Hinzufügung von Vornamen sowie die Erwähnung der Familiennamen aller Gesellschafter in der Firma ist nicht erforderlich, aber möglich. Gesellschafterin kann auch eine andere Firma sein. Die aus den drei Gesellschaftern Müller, Maier und Schulze bestehende GmbH kann also firmieren:
  • Müller GmbH (Maier GmbH, Schulze GmbH) oder
  • Müller & Co. GmbH (Maier & Co. GmbH, Schulze & Co. GmbH) oder
  • Müller, Maier & Schulze GmbH oder
  • Müller, Maier & Co. GmbH

Sachfirma

Eine Sachfirma besteht in der Regel aus einer Branchen- oder Gattungsbezeichnung, die die Tätigkeit des Unternehmens wiedergibt. Um Verwechslungen vorzubeugen, ist bei Sachfirmen ein individualisierender Zusatz erforderlich, um der Firmenbezeichnung Namensfunktion zu geben, Beispiel: ASTRA Maschinenfabrik GmbH.
Um Namensfunktion für das betroffene Unternehmen zu erfüllen, sind nur solche Fantasiefirmen zugelassen, die hinreichend unterscheidungskräftig sind und als Unternehmensname wirken können. Zulässig ist auch die Firmenbildung mit Marken oder Buchstabenkombinationen, Beispiel: Retros GmbH oder ABC GmbH.

Gemischte Firma

Auch eine Kombination aus diesen Varianten ist möglich. In diesem Fall spricht man von der sog. gemischten Firma, Beispiele: Textilhandel Maier GmbH (Mischung aus Personen- und Sachfirma), Retro Eisenhandel GmbH (Mischung aus Fantasie- und Sachfirma).
Zu beachten ist auch, dass eine im Handelsregister eingetragene Firma wettbewerbsrechtlich unzulässig sein kann, etwa weil sie die älteren Rechte eines verwechselbar firmierenden Mitbewerbers verletzt oder aber die gewünschte Bezeichnung bereits als Marke geschützt ist. Bei der Eintragung der Firma ins Handelsregister wird nicht überprüft, ob von Dritter Seite gegen die Firmenbezeichnung wettbewerbs-, marken- oder namensrechtliche Einwendungen erhoben werden können. Wenn beispielsweise Fantasiebezeichnungen oder Handelsmarken zur Firmenbildung verwendet werden, empfehlen sich weitergehende Recherchen, z.B. auf der Seite des Deutschen Patent- und Markenamtes.
Außerdem ist das Irreführungsverbot zu berücksichtigen. Wer beispielsweise nur Schlafzimmer oder Polstermöbel vertreibt, darf sich nicht Einrichtungshaus nennen.
Bei Umwandlungen bzw. Einbringung bestehender Unternehmen in eine GmbH kann die bisherige Firma weitergeführt werden, wenn das Recht zur Firmenfortführung auf die GmbH übertragen worden ist.
Um im Nachhinein kostspielige Veränderungen des Gesellschaftsvertrages zu vermeiden, empfiehlt es sich, die geplante Firma vorher mit Ihrer IHK abzustimmen.

Gegenstand des Unternehmens

Im Gesellschaftsvertrag ist der Gegenstand des Unternehmens derart zu bezeichnen, dass den Teilnehmern am wirtschaftlichen Verkehr eine konkrete Vorstellung vom Unternehmensgegenstand ermöglicht wird, es muss zumindest der Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit für die beteiligten Wirtschaftskreise hinreichend – in groben Zügen – erkennbar werden (z.B. Herstellung von Beleuchtungskörpern, Großhandel von landwirtschaftlichen Produkten, Einzelhandel mit Möbeln). Um die Gesellschaft in ihrem Betätigungsfeld nicht zu sehr einzuschränken, ist es üblich, zusätzlich eine Klausel aufzunehmen, die die Möglichkeit offenlässt, auch noch in sonstigen Wirtschaftsbereichen tätig zu werden, wobei allerdings eine Einschränkung hinsichtlich genehmigungsbedürftiger Tätigkeiten gemacht werden muss. Der Wortlaut einer solchen Klausel könnte bspw. wie folgt lauten: „Die Gesellschaft ist befugt, gleichartige oder ähnliche Unternehmen zu erwerben, sich an solchen zu beteiligen, deren persönliche Haftung und Vertretung zu übernehmen, Zweigniederlassungen im In- und Ausland zu errichten sowie alle Geschäfte zu betreiben, die geeignet sind, die Unternehmungen der Gesellschaft zu fördern.“

Sitz

Als Sitz der Gesellschaft hat der Gesellschaftsvertrag (Satzung) in der Regel den Ort, an dem die Gesellschaft einen Betrieb hat, oder den Ort zu bestimmen, an dem sich die Geschäftsleitung befindet oder die Verwaltung geführt wird. Der Satzungssitz muss im Inland liegen. Der Verwaltungssitz als dem Ort des Schwerpunktes der tatsächlichen Geschäftstätigkeit der Gesellschaft kann vom Satzungssitz abweichend gewählt werden.

Stammkapital

Das Stammkapital der GmbH muss mindestens 25 000 € betragen.

Einlagen

Das Stammkapital kann durch Geld und/oder Sacheinlagen aufgebracht werden. Bei Geldeinlagen darf die Anmeldung erst erfolgen, wenn insgesamt auf das Stammkapital mindestens so viel eingezahlt ist, dass die Hälfte des Mindeststammkapitals erreicht ist. Bei einer GmbH mit einem Stammkapital von beispielsweise 25 000 € müssen mindestens 12 500 € einbezahlt sein. Der Rest der Einlagen wird durch Gesellschafterbeschluss oder, wenn der Gesellschaftsvertrag dies bereits vorsieht, auf Anforderung der Geschäftsführer fällig.
Für die Differenz bis zur Höhe seiner Einlage haftet jeweils der Gesellschafter. In der Praxis erfolgt die Bargründung in der Form, dass für die GmbH ein Konto eröffnet wird, das zur freien Verfügung des Unternehmens steht. Der Nachweis der Einzahlung, der gegenüber dem Notar zu erbringen ist, kann durch die Vorlage eines Kontoauszugs erfolgen.
Die Geschäftsführer haben bei der Anmeldung dem Gericht zu versichern, dass die entsprechenden Beträge frei zu ihrer Verfügung stehen.
Sacheinlagen müssen vor Anmeldung vollständig geleistet sein.
Werden Sacheinlagen (Maschinen, Patentrechte, Forderungen etc., u. U. auch ein ganzes Unternehmen) geleistet, so müssen der Gegenstand der Sacheinlage und der Nennbetrag der des Geschäftsanteils, auf den sich die Sacheinlage bezieht, im Gesellschaftsvertrag festgesetzt werden. In einem Sachgründungsbericht haben die Gesellschafter zudem die für die Angemessenheit der Leistungen für Sacheinlagen wesentlichen Umstände zu erläutern. Bei Übergang eines Unternehmens (z.B. OHG) auf die GmbH sind die Jahresergebnisse der beiden letzten Geschäftsjahre anzugeben. Der von den Gesellschaftern zu unterzeichnende Sachgründungsbericht dient u.a. dazu, das Registergericht in die Lage zu versetzen, die Angemessenheit der Leistungen auf Sacheinlagen festzustellen.
Die Sacheinlagen sind vor der Anmeldung der Gesellschaft zu Eintragung in das Handelsregister so an die Gesellschaft zu leisten, dass sie endgültig zur freien Verfügung der Gesellschaft stehen. Die Sacheinlagen dürfen nicht mehr zum Vermögen der Gesellschafter gehören. Das Gericht überprüft die Bewertung bzw. lässt sie auf Marktüblichkeit überprüfen. Der Nachweis der Bewertung der Sacheinlage kann durch schriftliche Erklärung eines Wirtschaftsprüfers, Steuerberaters oder öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen erfolgen. Die Bargründung ist also wesentlich einfacher.
Soll lediglich ein Teil des Stammkapitals als Sacheinlage erbracht werden, treffen die Grundsätze für eine Bargründung und eine Sachgründung zusammen.
Wichtig: Von einer im Gesellschaftsvertrag übernommenen Bareinlageverpflichtung kann man sich durch eine Sacheinlage auch dann nicht befreien, wenn diese wertmäßig der Bareinlage entspricht. Das kann – z.B. bei einer Insolvenz der Gesellschaft – für den Gesellschafter Folgen haben. Der Anspruch der Gesellschaft auf Leistung der Geldeinlage bleibt bestehen und kann von Dritten gepfändet werden und ggf. eingezogen werden.

Erhaltung des Stammkapitals

Das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen darf nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden, vgl. § 30 Abs. 1 GmbHG. Aus dem zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlichen Vermögen dürfen auch keine Kredite an die Geschäftsführer, andere gesetzliche Vertreter, Prokuristen oder zum gesamten Geschäftsbetrieb ermächtigten Handlungsbevollmächtigten gewährt werden.
Hat ein Gesellschafter der Gesellschaft zu einem Zeitpunkt, zu dem ihr die Gesellschafter als ordentliche Kaufleute Eigenkapital zugeführt hätten, stattdessen ein Darlehen gewährt, so kann er im Insolvenzverfahren den Anspruch auf Rückgewähr des Darlehens nicht geltend machen. Ein kapitalersetzendes Darlehen gilt als Eigenkapital. Verluste können das einmal vorhanden gewesene Kapital vermindern oder aufzehren. Wird die Gesellschaft zahlungsunfähig oder ergibt eine Bilanz, dass das tatsächliche Vermögen der Gesellschaft die Schulden nicht mehr deckt und ist die Fortführung des Unternehmens in den nächsten zwölf Monaten nach den Umständen nicht überwiegend wahrscheinlich, so haben die Geschäftsführer ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit bzw. sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung die Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu beantragen, andernfalls machen sie sich einer Insolvenzverschleppung strafbar, vgl. § 15a InsO.

Schiedsgerichtklausel

Wer langwierige Rechtsstreitigkeiten über innergesellschaftliche Meinungsverschiedenheiten scheut, kann in den Gesellschaftsvertrag eine Schiedsklausel aufnehmen, nach der nicht die staatliche Gerichte, sondern Schiedsgerichte als Dritte verbindlich über den Streit der Parteien entscheiden. Die Entscheidung des Schiedsgerichts, der Schiedsspruch, bindet die Parteien, wie ein Urteil eines staatlichen Gerichts. Solche Schiedsgerichts-Vereinbarungen sparen oft Geld und Zeit. Die IHK Pfalz schlägt auf Antrag geeignete Personen als Schiedsrichter und Schiedsgutachter vor. Darüber hinaus unterhält sie zusammen mit der Pfälzischen Rechtsanwaltskammer Zweibrücken eine gemeinsame Schlichtungsstelle für kaufmännische Streitigkeiten, die z.B. bei Meinungsverschiedenheiten unter den Gesellschaftern außergerichtlich eine interessensgerechte Lösung erarbeiten kann. Auch die Anrufung dieser Schlichtungsstelle kann bereits in den Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden.

Wettbewerbsverbot – Vorsicht bei Vereinbarungen

In Gesellschaftsverträgen gibt es oft Vereinbarungen, nach denen sich die Gesellschafter gegenseitig verpflichten, der gemeinsamen Gesellschaft keinen Wettbewerb zu machen.
Solche Wettbewerbsverbote können aber wegen Verstoßes gegen das Kartellgesetz (GWB) rechtlich bedenklich sein. Wird von diesem Verbot eine Befreiung erteilt, ohne dass eine angemessene Entschädigungsregelung existiert, besteht die Gefahr einer verdeckten Gewinnausschüttung. Die Einholung von Rechtsrat empfiehlt sich deshalb.

7. Übertragung der Geschäftsanteile (Gesellschafterwechsel)

Geschäftsanteile sind veräußerlich und vererblich, sie können an einen anderen Gesellschafter oder einen Dritten durch Abtretungsvertrag übertragen werden, vgl. § 15 GmbHG. Möglich ist aber auch, dass im Gesellschaftsvertrag für die Veräußerung von Geschäftsanteilen bestimmte Beschränkungen vorgesehen sind. Dies ist insbesondere bei Familiengesellschaften üblich. Der Abtretungsvertrag bedarf für seine Wirksamkeit der notariellen Beurkundung.

8. Notarielle Beurkundung und Anmeldung

Die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und der Antrag zur Eintragung in das Handelsregister kann über einen beliebigen Notar erfolgen. Der Notar übersendet dem zuständigen Amtsgericht die Anmeldung einschließlich der in § 8 GmbHG ausdrücklich genannten Unterlagen. Danach müssen der Anmeldung beigefügt sein:
  • Der Gesellschaftsvertrag nebst Vertretungsvollmachten
  • Die Legitimation des/der Geschäftsführer/s, wenn diese nicht bereits im Gesellschaftsvertrag enthalten ist
  • Eine von allen Anmeldenden unterzeichnete oder mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehene Liste der Gesellschafter gemäß den Vorgaben des § 40 GmbHG
    Wichtig: Nach jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung haben die Geschäftsführer unverzüglich eine vollständige, von ihnen unterschriebene oder mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehene Liste der Gesellschafter mit den Angaben wie oben zum Handelsregister nachzureichen.
  • Falls der Gegenstand des Unternehmens der staatlichen Genehmigung bedarf, die Genehmigungsurkunde (z.B. für einen Immobilienmakler die Erlaubnis nach § 34 c GewO)
  • Die Versicherung, dass die Leistungen auf die Stammeinlagen bewirkt sind und endgültig zur freien Verfügung der Geschäftsführer stehen
  • Die Versicherung des/der Geschäftsführer/s, dass der Bestellung keine Hindernisse nach § 6 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 und 3 sowie Satz 3 und 4 GmbHG, bspw. nicht die Verurteilung wegen vorsätzlich begangener Straftaten oder ein Berufs- oder Gewerbeverbot entgegenstehen
Bei Sachgründungen sind zusätzlich einzureichen:
  • Der Sachgründungsbericht
  • Die Verträge, die den Festsetzungen der Sacheinlage zugrunde liegen
  • Unterlagen darüber, dass der Wert der Sacheinlagen den Betrag der dafür übernommenen Stammeinlagen erreicht

9. Prüfung durch das Registergericht

Vor der Eintragung überprüft das Registergericht zunächst, ob die formellen Voraussetzungen der Anmeldung erfüllt sind. Geprüft wird vor allem, ob der Vertrag gegen zwingende Vorschriften verstößt, die im öffentlichen Interesse liegen. Falls etwas fehlt, werden die Gesellschafter entweder direkt oder über ihren Notar informiert und es wird Gelegenheit zur Abhilfe gegeben.
Das Registergericht kann eine gutachtliche Äußerung der zuständigen IHK und – handelt es sich um einen Handwerksbetrieb – zusätzlich der Handwerkskammer gemäß § 380 FamFG einholen. Darüber hinaus können noch weitere Institutionen eingeschaltet werden, insbesondere wenn besondere Erlaubnisse zur Durchführung der Unternehmenstätigkeit denkbar sind [z.B. Bundesaufsichtsamt für das Kreditwesen (BaFin), Bundesaufsichtsamt für das Versicherungswesen (BAV), Ärztekammer].
Soweit keine Gründe für eine Zurückweisung des Antrags vorliegen, erfolgt die Eintragung in das Handelsregister. Der Inhalt der Eintragung wird von Amts wegen gemäß § 10 HGB seit dem 01.08.2022 im Internet im Registerportal der Länder unter der Registerkarte „Registerbekanntmachungen“ bekanntgemacht. bekannt gemacht.
Vorsicht: Die Veröffentlichungen bieten diversen Adressbuchverlagen und anderen Unternehmen Veranlassung, ihre Leistungen anzubieten. Teilweise sind solche Eintragungen wünschenswert. Aus Erfahrung ist jedoch festzustellen, dass oft fälschlicherweise davon ausgegangen wird, es bestehe eine Verpflichtung zur Annahme solcher Angebote. Die IHK empfiehlt daher, sehr vorsichtig zu sein, die Angebote genau zu prüfen und in Zweifelsfällen den Rat der IHK einzuholen.
Ab dem Zeitpunkt der Handelsregistereintragung ist die GmbH rechtlich existent. Die Handelnden-Haftung erlischt mit der Eintragung der GmbH im Handelsregister. Ist das Stammkapital der GmbH im Zeitpunkt der Eintragung angegriffen oder gar aufgebraucht, so müssen die Gesellschafter anteilig für das fehlende Stammkapital aufkommen.
Die Dauer des Eintragungsverfahrens ist sehr stark von der Frage abhängig, ob im Laufe des Anmeldeverfahrens zusätzliche Schwierigkeiten ausgeräumt werden müssen.

10. Wie erreicht man die Eintragung im Handelsregister am schnellsten?

Im Interesse der Beschleunigung der Eintragung und zur Vermeidung nachträglicher Beanstandungen durch das Registergericht und durch die IHK sollten Sie vor Beurkundung des Gesellschaftsvertrages die folgenden Fragen mit Ihrer IHK klären:
  • Firmenbezeichnung und
  • Formulierung des Unternehmensgegenstandes (insbesondere dann, wenn dieser auf eine genehmigungspflichtige Tätigkeit hindeutet)
  • Aufbringung des Stammkapitals

11. Geschäftsbriefe

Mit dem Druck der Geschäftsbriefe sollte bis zur Handelsregistereintragung abgewartet werden, da vielfach zuvor die Zulässigkeit des Firmennamens noch nicht feststeht und im Übrigen die Handelsregisternummer, die aus den Geschäftsbriefen hervorgehen muss, noch nicht bekannt ist und auch keine „Reservierung“ von Seiten der Registergerichte erfolgt.
Weitere Informationen sowie ein Muster eines GmbH-Geschäftsbriefs finden Sie in unserem Artikel „Pflichtangaben Geschäftsbriefe”.

Wichtig: Handeln die Geschäftsführer für die GmbH, ist dies Dritten gegenüber deutlich zu machen. Unterbleibt ein entsprechender Hinweis, ist eine persönliche Haftung nicht auszuschließen.

12. Buchführung

Die GmbH ist kraft Gesetzes Kaufmann und somit zur kaufmännischen Buchführung sowie zur Erstellung von Jahresabschlüssen in der Form der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet, vgl. §§ 238 ff. HGB.
Für die Geschäftsunterlagen gelten, soweit nicht die Abgabenordnung steuerrechtlich etwas Anderes vorsieht, die Aufbewahrungsfristen des § 257 HGB. Sie betragen für Bilanzunterlagen, Inventare, Sachkonten und Buchungsbelege 10 Jahre und sonstige Unterlagen – wie Handelsbriefe – 6 Jahre. Diese generellen Fristen verlängern sich so weit und so lange die Unterlagen für die Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

13. Dauer und Kosten

Die Gründung einer GmbH erfordert eine gewisse Vorlaufzeit. Bei komplizierten Sachverhalten wie einem aufwendigen Gesellschaftsvertrag oder bei vielen Sacheinlagen, die bewertet werden müssen, kann mehr Zeit vergehen.
Die Gründung einer GmbH ist mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Die Gründungskosten sind von Stammkapital, Geschäftswert und davon abhängig, ob das kostengünstigere Gründungsprotokoll oder ein individueller Gesellschaftsvertrag verwendet wird. Die Gerichts- und Notargebühren sind in dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) bundeseinheitlich gesetzlich festgelegt. Weitere Informationen und Kostenbeispiele finden sie auf der Internetseite der Industrie- und Handelskammer Berlin in dem Merkblatt „Gebühren des Handelsregisterverfahrens“.

14. Aufsichtsrat, Beirat, Verwaltungsrat

Die Bildung eines Überwachungsorgans der Geschäftsführung in Form eines Aufsichtsrats oder Beirats ist möglich, aber nur unter besonderen Voraussetzungen zwingend vorgeschrieben. So sind bei Gesellschaften mit in der Regel mehr als 500 Arbeitnehmern gemäß § 52 Abs. 2 GmbHG i.V.m. § 1 DrittelbG obligatorisch.

15. Die Gründung einer GmbH in Kurzfassung

  • Information bei der IHK
  • Firmennamen-Recherche
  • Festlegung des Unternehmensgegenstands, des Sitzes, der Höhe des Stammkapitals der Gesellschafter sowie des/der Geschäftsführer/s
  • Formulierung des Gesellschaftsvertrags, ggf. unter Hinzuziehung rechtsanwaltlicher Hilfe
  • Notartermin vereinbaren und notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrages
  • Geschäftskonto eröffnen
  • Bei Bareinlagen: Einzahlung des Stammkapitals auf das Geschäftskonto
  • Bei Sacheinlagen: Einbringungsvertrag, Sachgründungsbericht; bei Übergang eines Unternehmens auf die GmbH Angabe der Jahresergebnisse der letzten 2 Geschäftsjahre
  • Nachweis der Einzahlung des Stammkapitals zum Notar mitbringen
  • Anmeldung und Einreichung der Unterlagen beim Registergericht durch den Notar
  • Soweit die gewerbliche Tätigkeit einer staatlichen Genehmigung bedarf, muss die Genehmigungsurkunde vorgelegt bzw. nachgereicht werden, sobald diese vorliegt
  • Prüfung durch das Registergericht und ggf. Anhörung der IHK/HWK (die Ausübung eines Handwerks bedarf der Eintragung in die Handwerksrolle) oder anderer Institutionen, hierbei ggf. Abhilfe von etwaigen Eintragungshindernissen
  • Entscheidung des Registergerichts (Eintragung, Zwischenverfügung, Zurückweisung)
  • HR-Eintragung, soweit keine Gründung für Ablehnung vorliegen
  • Gewerbeanmeldung mit der vom Registergericht zugteilten HR-Nummer
  • Erstellen der Geschäftsbriefe
  • Vorlage der Eröffnungsbilanz der GmbH an das Finanzamt und Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung von Kapitalgesellschaften (Unterstützung durch Steuerberater)

16. Die Auflösung

Eine GmbH kann durch Gesellschafterbeschluss mit Drei Viertel Mehrheit aufgelöst werden. Auflösungsgründe sind u. a. auch die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder der Zeitablauf. Bei der nachfolgenden Liquidation haben die Liquidatoren bei der Vermögensverteilung das sog. Sperrjahr zu beachten. Eine Löschung von Amts wegen richtet sich nach § 394 FamFG. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Auflösung und Beendigung einer GmbH und UG (haftungsbeschränkt).

17. Strafvorschriften

Strafbar sind u. a. falsche Angaben gegenüber dem Gericht hinsichtlich der Einzahlungen auf das Stammkapital, unwahre Darstellung bzw. Verschleierung der Vermögenslage der GmbH und schuldhaft verzögerte Stellung des Insolvenzantrages. Strafbar machen sich auch Geschäftsführer, die es unterlassen, den Gesellschaftern einen Verlust in der Höhe der Hälfte des Stammkapitals anzuzeigen. Die unbefugte Offenbarung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen durch Geschäftsführer, Mitglieder des Aufsichtsrates oder Liquidatoren ist ebenfalls mit Strafe bedroht.
Dieser Text soll – als Service Ihrer IHK Pfalz – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.