Gesellschaftsrecht

Umzugscheckliste für Unternehmer

Bei der Verlegung des Geschäftssitzes oder der Änderung der Geschäftsanschrift sind nicht nur viele praktische Dinge zu erledigen, sondern auch eine Vielzahl von Formalien zu erfüllen. Diverse Stellen müssen über den Umzug benachrichtigt und eine Reihe gesetzlicher Vorschriften beachtet werden. Der Umfang der gesetzlichen Meldepflichten hängt insbesondere von der Rechtsform des Unternehmens ab.
Mit dieser Checkliste möchten wir auf die wichtigsten Punkte hinweisen, an die bei einem Unternehmensumzug gedacht werden sollte. Die Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Gewerbeamt informieren

Bei einem Umzug des Betriebssitzes, der Zweigniederlassung oder der unselbständigen Zweigstelle innerhalb des Stadtgebietes muss beim Gewerbeamt eine entsprechende Gewerbeummeldung vorgenommen werden. Die Ummeldung erfolgt bei dem Gewerbeamt, in dessen Amtsbereich der neue Betriebssitz gegründet wird. Wenn der Umzug in eine andere Stadt oder Gemeinde vollzogen wird, muss das Gewerbe zunächst am bisherigen Standort abgemeldet werden, um dann am neuen Standort beim dortigen Gewerbeamt wieder neu angemeldet zu werden.
Etwaige Gewerbeerlaubnisse haben häufig bundesweite Gültigkeit. Sie müssen dann beim neuen Gewerbeamt nicht erneut beantragt werden. Die Erlaubnisurkunde ist mit der Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt am neuen Betriebssitz vorzulegen.
Unternehmer in Nordrhein-Westfalen können ihr Gewerbe seit 2018 auch elektronisch ummelden. Über die Plattform Gewerbe-Service-Portal NRW können alle notwendigen Daten erfasst und direkt und digital an das Gewerbeamt versendet werden. Auch Fragen können hier schnell und unkompliziert beantwortet werden. Bitte beachten Sie, dass dies nicht für die Stadt Köln gilt. In Köln ist eine elektronische Gewerbemeldung über das stadteigene Gewerbeportal möglich.
Die Kosten für die Gewerbeanmeldung sowie die Gewerbeummeldung sind gestaffelt:
  • 26 Euro für natürliche Personen sowie vertretungsberechtigte Gesellschafterinnen und Gesellschafter von Personengesellschaften, die keine juristischen Personen sind (unter anderem GbR, OHG, KG, GmbH & Co. KG)
  • 33 Euro für juristische Personen, auch wenn sie vertretungsberechtigte Gesellschafterinnen und Gesellschafter von Personengesellschaften sind
  • 13 Euro für jeden weiteren gesetzlichen Vertreter bei juristischen Personen.
Die Gewerbeabmeldung ist kostenfrei.
Die Gewerbeämter bekommen weder von dem zuständigen Betriebsfinanzamt noch von dem Handelsregister Informationen über die Veränderung des Gewerbes. Die Gewerbeämter sind daher auf die Mitteilung des Gewerbetreibenden angewiesen, der hierzu gemäß § 14 Absatz 1 Gewerbeordnung (GewO) gesetzlich verpflichtet ist. Eine unterlassene Gewerbeanzeige stellt eine Ordnungswidrigkeit dar (§ 146 Absatz 2 Nr. 2 b GewO). Regelmäßig informiert das Gewerbeamt aber wiederum andere Behörden (Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, Finanzamt, Berufsgenossenschaft).

Handelsregisteranmeldungen vornehmen

Für Unternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind, ergeben sich zusätzliche Anmeldepflichten beim Handelsregister, die den Sitz und die inländische Geschäftsanschrift des Unternehmens betreffen. Dabei sind anhängig von der jeweiligen Rechtsform Besonderheiten zu beachten:
Bei eingetragenen Kaufleuten (e.K.) und Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) ist immer die aktuelle Hauptniederlassung (beim e.K.) beziehungsweise der Gesellschaftssitz (bei Personenhandelsgesellschaften) im Handelsregister einzutragen. Das ist jeweils der Ort, von dem aus die Geschäfte des Unternehmens tatsächlich und dauerhaft geleitet werden. Dieser Ort und die im Handelsregister ebenfalls einzutragende, konkrete inländische Geschäftsanschrift können bei Personenhandelsgesellschaften nicht auseinanderfallen. Das heißt, dass eine Verlegung der Geschäftsanschrift an einen Ort außerhalb des Bezirks des bisherigen Registergerichts zugleich die Verlegung der Hauptniederlassung beziehungsweise des Gesellschaftssitzes bedeutet.
Die Änderung der Geschäftsanschrift ist in notariell beglaubigter Form über einen Notar elektronisch beim bisher zuständigen Registergericht anzumelden. Verbleibt die Geschäftsanschrift im bisherigen Registerbezirk wird sie in diesem Handelsregister eingetragen.
Wird die Anschrift an einen Ort außerhalb des Bezirks des bisher zuständigen Registergerichts verlegt, leitet das bisher zuständige Registergericht die Unterlagen von Amts wegen dem Gericht der neuen Hauptniederlassung beziehungsweise des neuen Sitzes weiter. Dieses Handelsregistergericht überprüft sodann unter Zuhilfenahme der örtlichen IHK, ob das Unternehmen die Hauptniederlassung beziehungsweise den Sitz tatsächlich an den angegebenen Ort verlegt hat. Kann dies positiv festgestellt werden, wird das Unternehmen im Handelsregister am neuen Ort eingetragen.
Die Anmeldung der Verlegung der Hauptniederlassung beziehungsweise des Geschäftssitzes zum Handelsregister ist daher immer erst vorzunehmen, nachdem die Verlegung tatsächlich stattgefunden hat.
Bei Kapitalgesellschaften (UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG) können der Sitz und die inländische Geschäftsanschrift voneinander abweichen Dok.-Nr. 3478/Änderungen im Bereich des Sitzes von Kapitalgesellschaften. Eine inländische Geschäftsanschrift ist auch hier zwingend im Handelsregister einzutragen. Unter dieser Anschrift müssen der Gesellschaft gegenüber Willenserklärungen abgegeben und Schriftstücke zugestellt werden können. Die Anschrift muss nicht zwingend an dem Ort sein, an dem sich die Hauptniederlassung befindet oder ein Teil des Unternehmens betrieben wird, sofern die genannten Zustellungsvoraussetzungen gewahrt sind. Eine Änderung der Geschäftsanschrift ist in notariell beglaubigter Form über den Notar elektronisch beim Handelsregister zur Eintragung anzumelden.
Zusätzlich zur konkreten inländischen Geschäftsanschrift ist der Ort des Gesellschaftssitzes durch gesellschaftsvertragliche Vereinbarungen festzulegen. Der Sitz hat vor allem gesellschaftsrechtliche Relevanz (z.B. für die Zuständigkeit des Registergerichts). Er kann nur durch Änderung der gesellschaftsvertraglichen Regelungen auf der Grundlage eines Gesellschafterbeschlusses verlegt werden. Die Sitzverlegung ist in notariell beglaubigter Form über den Notar elektronisch beim bisher zuständigen Registergericht anzumelden. Das Gericht leitet die Unterlagen von Amts wegen dem Gericht des neuen Sitzes weiter. Die Sitzverlegung wird erst mit ihrer Eintragung im neuen Handelsregister rechtswirksam.
Unabhängig von der konkreten Rechtsform ist bei einem Umzug eines Gesellschafters oder Geschäftsführers an einen anderen Wohnort die Änderung des Wohnorts in notariell beglaubigter Form beim Handelsregister zur Eintragung anzumelden.
Die Handelsregistergebühren für die verschiedenen geschilderten Fälle betragen regelmäßig zwischen 30 und 140 Euro. Die Notargebühren betragen je nach Anmeldung zwischen 45 und 500 Euro. Eine Nichtanmeldung der geänderten Geschäftsanschrift kann mit Zwangsgeldern von bis zu 5.000 Euro durch das Registergericht geahndet werden (§ 14 HGB).

Finanzamt informieren

Bei einem Umzug muss dem bisher zuständigen und dem neuen Finanzamt umgehend die neue Betriebsanschrift mitgeteilt werden. Das bisher zuständige Finanzamt gibt die Steuerakten von Amts wegen an das nun zuständige Finanzamt ab. Hierbei kommt es aufgrund des Zuständigkeitswechsels zur Änderung der Steuernummer. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt hingegen bestehen.

Sozialversicherungsträger benachrichtigen

Den Krankenkassen als Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge ist die neue Betriebsanschrift ebenfalls mitzuteilen.

Berufsgenossenschaft informieren

Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte ist auch der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaft ein Umzug zu melden und die neue Adresse mitzuteilen. Falls Sie nicht wissen, welche Berufsgenossenschaft für Ihren Betrieb zuständig ist, wenden Sie sich bitte telefonisch an die kostenlose Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung (Telefon: 0800 6050404).Weitere Informationen und online Formulare finden Sie auf der Internetseite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung: www.dguv.de

IHK informieren

Die Gewerbeämter informieren in der Regel die IHK über Änderungen der Geschäftsanschrift beziehungsweise über die Sitzverlegung. Gleichwohl empfiehlt es sich, geänderte Adressdaten der IHK Köln mitzuteilen. Sofern durch den Wegzug einer Betriebsstätte in einem anderen IHK-Bezirk begründet wird, entsteht kraft Gesetz eine Zugehörigkeit zu der örtlich zuständigen IHK.

Mitteilung an Steuerberater und Rechtsanwälte

Auch dem Steuerberater und Anwalt sollte die neue Geschäftsanschrift mitgeteilt werden.

Agentur für Arbeit benachrichtigen

Arbeitgeber sind nach § 18 Absatz 4 in Verbindung mit Absatz 2 SGB IV verpflichtet, alle Änderungen der Betriebsdaten dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit mitzuteilen. Des Weiteren sollte bei einem Umzug die Bundesagentur für Arbeit informiert werden, wenn eine entsprechende Zusammenarbeit stattfindet (z.B. Vermittlung, Kurzarbeitergeld etc.).

Mitteilung an Banken und Versicherungen

Hausbank und Versicherungen sind ebenfalls frühzeitig über den Umzug beziehungsweise die neue Geschäftsanschrift zu informieren.

Geschäftspapiere anpassen

Die Pflichtangeben auf den Geschäftsbriefern sind ebenfalls anzupassen. Die genaue Geschäftsanschrift gehört zwar nicht zu den gesetzlichen Pflichtangaben. Wurde sie aber – wie meistens in der Praxis – auf dem Geschäftspapier angegeben, muss auch hier die Geschäftsanschrift geändert werden.
Bei einer Verlegung der Hauptniederlassung beziehungsweise des Sitzes eines Handelsregisterunternehmens in einen anderen Handelsregisterbezirk sind zusätzlich der Ort des neuen Sitzes, das neue Registergericht und die neue Handelsregisternummer in den Geschäftsbriefen anzugeben. Ausführliche Informationen zu den Geschäftsbriefangaben enthält unser Artikel Angaben auf Geschäftsbriefen.

Impressum auf der Homepage anpassen

Gemäß § 5 Absatz 1 Nr. 1 TMG ist das Impressum hinsichtlich der geänderten Anschrift zu aktualisieren. Hier finden Sie ausführliche Informationen zum Thema Impressum.

Beitragsservice öffentlich-rechtlicher Rundfunk

Auch beim Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten muss die neue Betriebsstätte oder die Aufgabe einer alten Betriebsstätte unverzüglich angezeigt werden (§ 6 Rundfunkbeitragsstaatsvertrag). Siehe auch unser Artikel Rundfunkbeitrag.

Kraftfahrzeuge ummelden

Gemäß § 13 Absatz 1 Nr. 1 FZV sind u.a. Änderungen der Anschrift eines Fahrzeughalters der Zulassungsbehörde unverzüglich mitzuteilen. Dementsprechend sind diese Änderungen auch bei Fahrzeugen, die auf ein Unternehmen zugelassen wurden, der Zulassungsbehörde mitzuteilen.
Die Ummeldung erfolgt beim Umzug in einen neuen Zulassungsbezirk bei der Zulassungsbehörde in diesem Bezirk, andernfalls bei der örtlichen Zulassungsbehörde. Gegebenenfalls ist die Ummeldung auch über die Meldebehörde (Einwohnermeldeamt, Bürgeramt) möglich.
Die Kommunen legen fest, wie hoch die Kosten für die Ummeldungen sind. Die Kfz- Zulassungsstellen sind an diese Vorgaben gebunden. Daher können die Gebührensätze zwischen den Kommunen voneinander abweichen.
Im Durchschnitt liegen die Kosten bei ca. 30 bis 50 Euro. Reine Adressänderungen innerhalb derselben Stadt oder desselben Kreises sind häufig günstigen und kosten ca. 10 bis 15 Euro. Zu den Verwaltungsgebühren kommen gegebenenfalls die Kosten für Wunschkennzeichen oder für Kosten des Schilderdrucks.

EORI-Nummer Stammdatenänderung mitteilen

Die Adressänderung ist der Generalzolldirektion – Dienstort Dresden – Stammdatenmanagement (GZO – DO Dresden – Stammdatenmanagement) unter Verwendung des Internetbeteiligtenantrags (IBA) oder des Formulars 0870 mitzuteilen. Dem Änderungsantrag ist zudem der aktuelle Handelsregisterauszug oder die Gewerbeanmeldung beizufügen. Die Formulare für die Beantragung einer EORI-Nummer finden Sie auf der Internetseite des Zolls.
Mitgliedsunternehmen der IHK Köln und solche Personen, die in der Region Köln die Gründung eines Unternehmens planen, erhalten weitere Informationen.