Steuern

Die neue E-Rechnung ab 2025: Wichtige Informationen für den B2B-Bereich

Ab dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Dann wird nur noch zwischen der elektronischen Rechnung (auch als E-Rechnung bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Die Rechnung im PDF-Format gilt dabei nicht als elektronische Rechnung.

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Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung für alle Unternehmen?

Mit dem Beschluss für das Wachstumschancengesetz (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr machen.
Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, das aus den Daten der E-Rechnung befüllt werden soll. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde im ersten Schritt die E-Rechnung beschlossen.
Im nächsten Schritt sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 in der Diskussion. Nach aktuellem Stand ist der Start des deutschen Meldesystems nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung angedacht.

Was ändert sich ab 2025?

Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen/E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Was ist eine E-Rechnung genau?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der oben genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung.
Das strukturierte elektronische Daten-Format muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
Gleichwohl sind weitere Formate wie beispielsweise die „französische“ Factur-X zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 umsetzen.

Was sind sonstige Rechnungen?

Unter den Begriff der „sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder ggf. im Nebenerwerb betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) ausstellen. Zudem müssen zum einen der leistende Unternehmer und zum anderen wiederum der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Hinweis: Die Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland. Ist kein Sitz vorhanden, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit würde demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auslösen. Ferner gilt auch, dass Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze aktuell ebenfalls nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen werden.

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Wann gelten die neuen Regelungen?

Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025.
Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Das Bundesfinanzministerium veröffentlichte mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 208 KB) Einzelheiten über die zukünftige Umsetzung der E-Rechnung im unternehmerischen Alltag und geht auf Fragen zur Rechtsanwendung ein.

2025
2026
2027
2028
Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG) mit Zustimmung des Empfängers
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Sonstige Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers und Vorjahresumsatz < 800.000 Euro
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Rechnungen im EDI Formant mit Zustimmung des Empfängers
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E-Rechnung (konform zu EN 16931)
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Welche Regelungen gelten ab jetzt?

Bis Ende des Jahres 2026 dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist für diese (wie bisher) erforderlich. Hier ändert sich der Vorrang der Papierrechnung. Diesen nimmt nun die E-Rechnung ein. Daher müssen alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen.
Bis Ende 2027 dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Voraussetzungen sind dann, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 EURO erwirtschaftet. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, auch für diese ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028 sind dann die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze einzuhalten. Ab diesem Zeitpunkt sollen ebenfalls die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem beziehungsweise für die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen sein.

Achtung: Keine Übergangsregelung für den Rechnungsempfang!

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1. Januar 2025.
Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten! Das bedeutet: Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die oben genannten Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, nach den neuen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend prüfen, ob zum Jahreswechsel 2024/2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann – zum Beispiel, weil deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.
Anders als bisher ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben (beispielsweise PDF-Dateien) entsprechen beziehungsweise in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?

Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum elektronischen Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen. Darüber hinaus ist die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal eine gute Variante. Letztendlich bleibt es den Unternehmen vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich.
Hinweis: Mit dem vermehrten Empfang von Dateianhängen per E-Mail steigt die Gefahr von Cyberattacken. Die Rechnungsdaten sollten daher vor dem Import auf mögliche Schadsoftware geprüft werden, zum Beispiel direkt im Mailpostfach.

Was gilt für die Kleinbetragsrechnungen und die Fahrausweise?

Nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. So können Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) weiterhin als „sonstige Rechnungen" im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Wie sollte man die E-Rechnungen aufbewahren?

In Bezug auf die Fristen der Aufbewahrung ändert sich durch die „neue” E-Rechnung wirklich nur recht wenig. So verbleibt nach derzeitiger Rechtslage weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind wie bisher die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Wichtig ist aber, die E-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren, auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein.
Hinweis: Einigen sich Rechnungsaussteller und -empfänger bei der Übermittlung, neben der E-Rechnung im strukturierten Daten-Format, auf ein inhaltsgleiches, digitales Dokument in einem für das menschliche Auge lesbaren Bildformat (zum Beispiel PDF-Dokument), besteht dennoch die Archivierungspflicht für das Ursprungsformat der strukturierten E-Rechnung.