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E-Rechnung: Checkliste zur Einführung

Um unseren Mitgliedsunternehmen die Einführung der E-Rechnung, die ab 1. Januar 2025 im inländischen B2B-Bereich Pflicht ist, zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zusammengestellt. Diese gibt Ihnen Antworten auf typische Fragen und unterstützt Sie bei den Herausforderungen dieses Digitalisierungs-Schrittes. Zudem finden Sie einen Vorschlag für eine mögliche Projektstruktur, um Schritt für Schritt Empfang und Verarbeitung der E-Rechnung sicherzustellen.

1. Grad der Betroffenheit prüfen

Erster Schritt: Die Zeitschiene. Machen Sie sich klar, bis wann was erledigt sein muss. Am besten differenzieren Sie dabei zwischen dem Empfang und dem Versand von E-Rechnungen.
  • Die Pflicht, E-Rechnungen empfang zu können, gilt für alle Unternehmen, wenn Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen werden sowie wenn Rechnungen von über 250 Euro oder Gutschriften an inländische Unternehmen ausgestellt werden.
  • Die Übergangsregeln für den Versand sind zeit- und größenabhängig. Einzelheiten hierzu erfahren Sie in unserem Artikel Die neue E-Rechnung ab 2025.

2. Empfang der E-Rechnung vorbereiten

Für den Empfang und die weitere Verarbeitung von E-Rechnungen ist der Dreiklang “Empfangen, Visualisieren, Archivieren” wichtig. Typische Arbeitsschritte sind deshalb:
  • Rahmenbedingungen für den Empfang des E-Rechnungsformats festlegen, z.B. am einfachsten über ein (gesondertes) Mailpostfach
  • Hinsichtlich des E-Rechnungsformats gilt:
    • Das Format muss gewährleisten, dass die Rechnungsangaben elektronisch übermittelt und gelesen werden können. Entspricht ein Format der Normenreihe EN 16931, ist diese Anforderung immer erfüllt. Es sind aber auch andere Formate zulässig, sofern sie mit der Normenreihe interoperabel sind.
    • Das Gesetz schreibt lediglich ein rein strukturiertes Datenformat auf XML-Basis vor. Dieses dient der maschinellen Verarbeitung und kann nicht für das menschliche Auge visualisiert werden. Daneben gibt es auch hybride Formate, die auch einen menschenlesbaren Datenteil (z.B. ein PDF-Dokument) beinhalten.
  • Beispiele für zulässige Rechnungsformate sind:
    • Der Standard XRechnung als rein strukturiertes Format.
    • Das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) als hybrides Format.
    • Weitere zulässige europäische Formate sind z.B. Factur-X oder Peppol-BIS Billing.
Genauere Informationen zum Thema Rechnungsformate enthält das BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 unter Rn. 24 – 34. Sie können das Schreiben unter “Weitere Informationen” abrufen.
  • Lesbarmachung/Visualisierung der Rechnungsdatensätze sicherstellen
  • Archivierung nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ GoBD (= unveränderbar, maschinell auswertbar) sicherstellen.
    • Der strukturierte Teil der Rechnung ist in seiner ursprünglichen Form und unveränderbar aufzubewahren.
    • Sofern ein bei hybrider Rechnung zusätzlich übersandtes Dokument besteuerungsrelevante Aufzeichnungen enthält (z.B. der Buchungsvermerk auf dem PDF), ist es ebenfalls aufzubewahren.

3. Versand der E-Rechnung vorbereiten

Auch wenn der Versand von E-Rechnungen für viele Unternehmen noch nicht direkt verpflichtend wird, ist es sinnvoll, dieses Thema jetzt schon mitzudenken.
  • Können E-Rechnungen in einem zulässigen Format (vgl. hierzu unter Ziffer 2. dieser Checkliste) erstellt werden?
  • Übermittlungsweg an den Kunden und die Kundin regeln/abstimmen:
    • Hierfür gibt es keine gesetzliche Vorgabe, der Gesetzgeber verweist hier auf die Vertragsfreiheit. Es kommen also verschiedene Wege in Betracht, z.B. ein Mailpostfach, ein Übertragungsnetzwerk (z.B. Peppol), ein Portal, EDI
    • Gegebenenfalls Verträge mit Dienstleisterinnen und Dienstleistern hinsichtlich deren Vorgaben für E-Rechnungen prüfen
  • Ist die Archivierung der ausgehenden Rechnungen sichergestellt (GoBD, s.o.)?

4. Organisatorische Maßnahmen

Die in Ziffern 2 und 3 dargestellten Anforderungen sind kaum ohne Einbeziehung von verschiedenen Unternehmensbereichen möglich. Zudem sollten Sie über die Übertragung einiger Aufgabenteile an Dritte nachdenken. Typische Fragen wären dabei die folgenden:
  • Ist auch bei der E-Rechnung sichergestellt, dass die allgemeinen Anforderungen an die Rechnungsbearbeitung erfüllt werden, z.B. Prüfung der Echtheit (= Identität des Ausstellers) und Unversehrtheit (= Unverändertheit des Inhalts)
  • Soll Ihre Rechnungssoftware zum Steuerberater bzw. der Steuerberaterin angebunden werden (eventuell gibt es hier auch spezielle Vorgaben zur Software)?
  • Muss die Software erweitert werden, insbesondere wenn das Rechnungswesen bisher analog oder teildigital (d.h. Belege werden digitalisiert/gescannt) ist?
  • Sind Schnittstellen zu anderen Programmen (z.B. Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Lohn, Waren- und Materialwirtschaft) erforderlich und vorhanden oder ist ein Export möglich und handhabbar?
  • Benötigen Sie ein zentrales Mailpostfach für E-Rechnungen?
  • Ist der Zeitplan realistisch? Gibt es keine Engpässe bei den Dienstleistenden (z.B. IT, Software, Steuerberatung)?

5. Prozesse im Unternehmen

Neben der direkten Umsetzung der Vorgaben sollten Sie auch prüfen, ob die nachfolgend aufgeführten Aspekte in Ihrem Unternehmen relevant sind.
  • Benennen Sie Zuständigkeiten sowie Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
  • Fragen Sie die Übertragungswege Ihrer Kundinnen und Kunden ab und aktualisieren Sie Ihre Systeme entsprechend
  • Sind Änderungen in Ihren AGB nötig, insbesondere wenn dort Abrechnungsmodalitäten geregelt sind?
  • Sollen weitere Prozesse (auch ohne gesetzliche Pflicht, aber sinnvollerweise zur Reduzierung von Fehlerquellen) digitalisiert werden (Rechnungsprüfung, -freigabe, -genehmigung, -verarbeitung)?
  • Checken Sie Ihre IT-Sicherheit (z.B. Zugriff auf E-Rechnungen, verschlüsseltes Senden, Virencheck der Eingänge oder ähnliches)
  • Informieren Sie Mitarbeitende und führen Sie bei Bedarf Schulungen durch
  • Informieren Sie auch Ihre Kundinnen und Kunden sowie Dienstleistende