Steuern

Die E-Rechnung kommt: BMF veröffentlicht Einführungsschreiben

Hintergrund

Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge. Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 (oder später) die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische E-Rechnungspflicht, die nunmehr mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt wurde. Eine digitales Meldesystem ist dagegen noch nicht Teil des Gesetzes.

Die Neuregelungen im Überblick

Die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, also Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E. Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).

Anpassung der Definition der E-Rechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E:

Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 – entspricht. Daneben können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen. (Das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.

BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Da die neuen Vorgaben komplex sind und für sehr viele Unternehmen erhebliche Auswirkungen haben werden, hat die Finanzverwaltung, nachdem sie schon im Oktober 2023 Stellung genommen hatte, am 15. Oktober 2024 das endgültige Einführungsschreiben veröffentlicht, in dem die Grundsätze zur Anwendung der neuen E-Rechnung dargestellt werden.
U.a. stellt die Finanzverwaltung heraus, dass bei einer Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung nicht mehr die Zustimmung des Empfängers notwendig ist. Sie setzt ferner voraus, dass der Leistungsempfänger die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft. Darüber hinaus stellt sie klar, dass sich die Verpflichtung zur Abrechnung mit einer E-Rechnung auch auf die folgenden Sachverhalte erstreckt:
  • Abrechnungen im Wege einer Gutschrift;
  • für Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG - Reverse-Charge-Verfahren);
  • für Rechnungen, die von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellt werden;
  • für Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe (§ 24 UStG) unterliegen;
  • bei Reiseleistungen (§ 25 UStG);
  • bei Umsätzen, für welche die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird.
Dies gilt gem. Finanzverwaltung auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze - unabhängig von einem Vorsteuerabzugsrecht - ausführt.
Ist der Leistungsempfänger hingegen kein Unternehmer oder sind nicht beide Beteiligten in Deutschland ansässig, dann besteht keine Verpflichtung zur Abrechnung mit einer E-Rechnung.
Die DIHK hat am 11. Juli 2024 in Abstimmung mit den anderen Spitzenverbänden der gewerblichen Wirtschaft eine gemeinsame Stellungnahme zum Entwurf des Anwendungsschreibens abgegeben. Im Anschreiben wird nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Einführung mit weiteren Maßnahmen flankiert werden muss. Dazu zählen ein staatliches Tool sowie die aktive Unterstützung der Unternehmen durch die Finanzverwaltung.

Übergangsregelungen

Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
  • In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt im Jahr 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (i. S. d. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
  • Im Jahr 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
  • Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.


2025
2026
2027
2028
Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG) mit Zustimmung des Empfängers
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Sonstige Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers und Vorjahresumsatz < 800.000 Euro
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Rechnungen im EDI Formant mit Zustimmung des Empfängers
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E-Rechnung (konform zu EN 16931)
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Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.

Ausnahmen

Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Fazit

Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung befassen. Denn es gilt, rechtzeitig E-Rechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten bzw. umzustellen. Soweit bekannt möchte die Finanzverwaltung die Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung von E-Rechnungen unterstützen. Hier bleiben die weiteren Umsetzungsarbeiten abzuwarten.