Recht

Einstellung von Mitarbeitenden

Die Personalfrage sollte gründlich durchdacht und frühzeitig geplant werden. Sowohl mit den künftigen Beschäftigten als auch mit Behörden sind im Vorfeld verschiedene Fragen zu klären. Neben einer Einstellung können auch Alternativen wie die Beauftragung von Dienstleistungsbetrieben bei Spitzenbelastungen oder Einsatz von Zeitarbeitskräften in Frage kommen.

Personalplanung

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niedergelegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll-, Teilzeitkraft oder eine Aushilfe benötigt wird.
Achtung: Stellenausschreibungen dürfen nicht diskriminierend formuliert sein, insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen auch als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen.

Vorbereitung der Einstellung

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen – insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, frühere Arbeitszeugnisse, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen – sollte ein Einstellungsgespräch geführt werden.
In diesem Gespräch dürfen alle arbeitsplatzbezogenen Fragen gestellt werden, die der Bewerber oder die Bewerberin wahrheitsgemäß beantworten muss. Regelmäßig nicht erlaubt ist die Erkundigung nach einer Schwerbehinderung. Unzulässig ist auch die Frage an eine weibliche Kandidatin nach einer Schwangerschaft.
Besteht bei Betrieben mit mindestens 20 wahlberechtigten Beschäftigten ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen. Eine ärztliche Untersuchung des Bewerbers ist grundsätzlich zulässig, aber wohl nur bei besonderen Anforderungen empfehlenswert.
Bei der Einstellung von Personen mit ausländischer Staatsangehörigkeit ist darauf zu achten, dass ein gültiger Aufenthaltstitel vorhanden ist, der zur Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit berechtigt. Minderjährige bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften.
Wenn die künftigen Beschäftigten noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt sind, sollte darauf geachtet werden, dass die Arbeitsverhältnisse ordnungsgemäß beendet wird. Zwar ist es niemandem verboten, den Arbeitgeber zu wechseln. Unzulässig ist es aber, einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

Abschluss eines Arbeitsvertrages

Die Einstellung erfolgt dann schließlich durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben (außer bei befristeten Arbeitsverhältnissen, bei denen Schriftform vorgeschrieben ist). Allerdings ist die Schriftform auch für unbefristete Arbeitsverträge zu empfehlen, um den Inhalt für beide Seiten verbindlich festzulegen. Dies führt zu mehr Rechtssicherheit und erleichtert in der Regel die alltägliche Zusammenarbeit. Zu beachten ist § 2 des Nachweisgesetzes, wonach der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat und dem Arbeitnehmer innerhalb verschiedener Fristen aushändigen muss: § 2 NachwG - Einzelnorm (gesetze-im-internet.de). Arbeitnehmer in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen haben ebenfalls einen Anspruch auf Aushändigung eines (erweiterten) Nachweises, allerdings nur auf Verlangen. Auch hier gibt es verschiedene Fristen. Ob es wirklich sinnvoll ist, die Nachweise zu verschiedenen Zeitpunkten auszuhändigen, sollte sich jeder Arbeitgeber überlegen, aus organisatorischen Gründen ist wahrscheinlich die Aushändigung aller Informationen zum frühesten Zeitpunkt sinnvoll. Ändern sich im bestehenden Arbeitsverhältnis die wesentlichen Vertragsbedingungen, sind diese spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden (also der Tag, an dem die Vertragsänderung greift) auszuhändigen.
Vorgesehen ist weiterhin, die Möglichkeit, bestimmte Angaben durch einen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zu ersetzen. Die Formulierung hängt hier von der Art der Bezugnahme ab.
Die Verletzung dieser Nachweispflicht hat keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Arbeitsvertrags. Der Arbeitnehmer hat aber einen gerichtlich einklagbaren Anspruch auf die Erteilung. Zudem drohen bei Verstößen Bußgelder von bis zu 2.000,00 Euro.
Vertiefende Informationen enthält unser Artikel zum Nachweisgesetz.

Inhalt des Arbeitsvertrags

Wer zum ersten Mal einen Arbeitnehmer beschäftigt, stellt sich häufig die Frage, wie er den Vertrag inhaltlich ausgestalten kann. Zwar gilt auch für den Arbeitsvertrag grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. In einigen Punkten gibt es jedoch zwingende gesetzliche Regelungen. Tarifverträge gelten dagegen in der Regel nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind, und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören. Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,
  • wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird,
  • wenn sie – auch ohne ausdrückliche Bezugnahme – regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden,
  • oder wenn es sich um sogenannte allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt.
    Ob ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag anwendbar ist, kann man bei dem betreffenden Arbeitgeberverband, bei der zuständigen Innung oder beim Tarifregister des Landesarbeitsministeriums erfahren.
Bei der Gestaltung des Arbeitsvertrags sind vor allem die folgenden Bereiche zu regeln:

1. Arbeitszeit

Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (insbesondere das Arbeitszeitgesetz) legen nur Höchstgrenzen fest. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt.
Sonderbestimmungen gibt es für Minderjährige, werdende Mütter und in bestimmten Branchen. Zu beachten sind daneben Vorschriften über die Gewährung von Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsruhe.
In Betrieben mit regelmäßig mehr als 15 Beschäftigten kann ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird. Der Arbeitgeber muss diesem Wunsch zustimmen, soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen. Ein solcher Grund kann beispielsweise vorliegen, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht.
Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln "Gratifikationen" und "Arbeitszeit".

2. Arbeitsentgelt

Grundsätzlich gilt für alle Arbeitnehmer in Deutschland ein Mindestlohn, der seit dem 1. Januar 2024 12,41 Euro brutto pro Zeitstunde beträgt.
Daneben gibt es Regelungen zur Lohnhöhe im Arbeitnehmer-Entsendegesetz, im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und in auf ihrer Grundlage erlassenen Rechtsverordnungen sowie Tarifverträgen. Eine Übersicht gibt der Zoll: Zoll online - Arbeit - Arbeitsbedingungen nach Tarifverträgen und Rechtsverordnungen.
Weitere Informationen enthalten unsere Artikel “Arbeitsentgelt” und “Mindestlohn”.
Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Beschäftigten Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine regelmäßige und vorbehaltslose Zahlung zu einer sog. betrieblichen Übung führen kann, auf die die Beschäftigten dann einen vertraglichen Anspruch erwerben.

3. Urlaub

Das Bundesurlaubsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen ein, das entspricht regelmäßig vier Wochen. Als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertagen; wird also beispielsweise an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch noch 20 Arbeitstage. Schwerbehinderte erhalten eine zusätzliche Urlaubswoche. Jugendliche haben altersabhängig Anspruch auf 25 bis 30 Arbeitstage Urlaub. Tarifverträge sehen häufig längere Urlaubszeiten vor.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel "Urlaubsrecht".

4. Kündigungsfristen

Die Kündigungsfristen sind in § 622 BGB gesetzlich geregelt, Abweichungen davon finden sich in einzelnen Tarifverträgen. Auch im Arbeitsvertrag kann unter bestimmten Voraussetzungen eine abweichende Bestimmung getroffen werden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel "Kündigung".

5. Probezeit

Zweckmäßig ist die Vereinbarung einer Probezeit. Dauer und Kündigungsfristen sind häufig in Tarifverträgen festgelegt. Soweit tarifliche Regelungen nicht eingreifen, kann man auf zwei verschiedenen Wegen eine Probezeit vereinbaren. Entweder wird zunächst ein auf maximal sechs Monate befristeter Probearbeitsvertrag geschlossen, der mit dem Zeitablauf endet; danach wird dann über den endgültigen Arbeitsvertrag entschieden.
Eine andere Möglichkeit ist, in einem von an Anfang an unbefristeten Arbeitsvertrag eine Probezeit von bis zu sechs Monatevereinbaren. . Innerhalb dieser Zeit kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung wieder lösen; die dafür einzuhaltende Kündigungsfrist beträgt lediglich zwei Wochen. Bei einem befristeten Arbeitsverhältnis muss die Probezeit im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen.

6. Befristeter Arbeitsvertrag

Befristungen sind in zeitlicher Hinsicht („sachgrundlos“) oder in inhaltlicher Hinsicht („mit Sachgrund“) möglich. Daneben gibt es Besonderheit für Existenzgründende und bei Beschäftigten, die bei Beginn der Beschäftigung das 52. Lebensjahr vollendet haben und zuvor mindestens vier Monate beschäftigungslos gewesen sind, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlichen Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen haben. Einzelheiten hierzu enthält unser Merkblatt Befristung von Arbeitsverhältnissen.
Achtung: Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. Bei einer nur mündlichen Befristungsabrede besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort.

Arbeitspapiere und Anmeldungen

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen beziehungsweise vorlegen lassen:
  • Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum
  • Sozialversicherungsausweis (Kopie anfertigen!)
  • bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten: Aufenthaltstitel (siehe oben) und Arbeitsgenehmigung
  • gegebenenfalls Führerschein (wenn arbeitsvertraglich erforderlich)
  • Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Arbeitszeugnis oder Arbeitsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist
Werden dem Beschäftigten bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollten sie dem Arbeitgeber den Erhalt in einer Empfangsbestätigung quittieren.
Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen. Kontaktdaten des Betriebsnummern-Service: Telefon: 0800 / 4 5555 20 (gebührenfrei), E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de
Für die Beantragung benötigen Sie eine „Unternehmensnummer“, die Sie bei Ihrer Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung) erhalten. Darüber hinaus ist die Berufsgenossenschaft einmal jährlich zu informieren. Formulare und Informationen erhalten Sie bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich (: www.dguv.de).
Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der vom Betriebsnummern-Service erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der die Beschäftigten versichert ist.
Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, sind neue Beschäftigte in elektronischer Form bei der Krankenkasse oder bei Minijobzentrale, wenn es sich um geringfügig Beschäftigte handelt, anzumelden. Informationen zum Anmeldeverfahren finden Sie auf der Internet-Seite der Deutschen Rentenversicherung (www.deutsche-rentenversicherung.de). In folgenden Branchen muss vor der eigentlichen Anmeldung eine Sofortmeldung, das heißt spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme, erfolgen:
  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe
Mitgliedsunternehmen der IHK Köln und Personen, die in der Region Köln die Gründung eines Unternehmens planen, erhalten gerne weitere Informationen.