Fahrpersonalbescheinigungen

Wer gewerblich Güter transportiert (zulässiges Gesamtgewicht des Fahrzeugs über 2.800 kg) oder Personen befördert (Fahrzeug mit mehr als neun Sitzplätzen) muss grundsätzlich für jeden Tag eines Jahres Nachweise über seine Tätigkeiten vorweisen können.

Liegen für einen Tag, also den Zeitraum zwischen 0:00 Uhr und 24:00 Uhr, keine Aufzeichnungen zu den Lenk- und Ruhezeiten vor, muss der Fahrer einen Nachweis erbringen, warum er keine Aufzeichnungen vorlegen kann bzw. warum er nicht seiner Fahrertätigkeit nachgegangen ist. Dabei kommen vier Gründe in Betracht. Der Fahrer:

ACHTUNG: Hat der Fahrer beispielsweise an einem Tag nur 15 Minuten ein aufzeichnungspflichtiges Fahrzeug gelenkt, darf für diesen Tag keine Bescheinigung ausgestellt werden. Vielmehr müssen die anderen Arbeitszeiten je nach dem auf dem Tageskontrollblatt, der Tachoscheibe oder im digitalen Kontrollgerät vermerkt werden (manuelle Eingabe oder handschriftlich auf dem Ausdruck).

Überschneidungen von Lenk- und Ruhezeitaufzeichnungen und Bescheinigungen für berücksichtigungsfreie Tage sollten strikt vermieden werden!

Wie wird der Nachweis erbracht? (Wochenende bzw. Wochenruhezeit siehe folgender Abschnitt)

Hierbei muss zwischen der deutschen Gesetzgebung und den rechtlichen Anforderungen anderer (EU-) Staaten unterschieden werden.

Ausfüllbare Vordrucke für innerdeutsche sowie grenzüberschreitende Verkehre finden Sie in der Rubrik 'Downloads'. Die Formvorgabe der EU in allen EU-Amtssprachen finden Sie unter 'Externe Links'.

Deutschland

Für Deutschland ist die Fahrpersonalverordnung (FPersV) maßgeblich, hier der Paragraph 20. Dieser nennt keine verbindliche Formvorschrift, sondern gibt lediglich an, welche Angaben enthalten sein müssen und unter welchen Umständen ein Nachweis erforderlich ist. Festgelegt ist, dass der Nachweis „maschinenschriftlich” ausgefertigt sein muss – demnach erfolgen händisch nur die Unterschriften vom Unternehmer bzw. der beauftragten Person und vom Fahrer.

Werden nur Fahrten innerhalb Deutschlands unternommen, kann die Bescheinigung für innerdeutsche Verkehre bedenkenlos eingesetzt werden. Werden auch grenzüberschreitende Fahrten durchgeführt, sollte zumindest für den mitführungspflichtigen Zeitraum auf die einheitlichen EU-Formblätter zurückgegriffen werden.

Grenzüberschreitende Fahrten

Werden Fahrten ins Ausland unternommen, gelten andere, im Kern jedoch sehr ähnliche Vorschriften. Durch die „Entscheidung der Kommission 2007/230/EG” wurde ein Formblatt verkündet, das in allen EU-Mitgliedsstaaten akzeptiert wird und in manchen Mitgliedsstaaten auch in nationales Recht umgesetzt wurde und somit bei Fahrten in diese Länder zwingend zu verwenden ist. Unter 'Externe Links' finden Sie eine Tabelle, in der die Länder, die das Formblatt verbindlich eingeführt haben, ersichtlich sind.

Problematisch ist bei dieser Vorlage, dass nur die Gründe Krankheit, Urlaub und „ein vom Anwendungsbereich der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 oder des AETR ausgenommenes Fahrzeug gelenkt hat” vorgesehen sind. Somit muss der letztgenannte Grund für wesentlich mehr als seine eigentliche Bestimmung herangezogen werden und „sonstige Gründe” damit bescheinigt werden.

Ähnlich wie bei der Bescheinigung für innerdeutsche Verkehre wurde seitens der IHK für Frankreich-Fahrten ein angepasstes Formular angefertigt, für dessen problemlose Anwendung allerdings keine Gewähr übernommen werden kann (siehe 'Mehr zum Thema').

Bei Fahrten nach Österreich, Portugal und Belgien wird die Verwendung des EU-Formblattes ausdrücklich empfohlen. Bei Verwendung anderer und veränderter Nachweise drohen sehr hohe Bußgelder!

Da das Formblatt in allen EU-Amtssprachen gleich aufgebaut ist, kann rein juristisch auf die Mitführung eines Musters in der jeweiligen Landessprache oder gar die Ausstellung in der jeweiligen Sprache verzichtet werden. Berichte kontrollierter Fahrer zeigen jedoch, dass Theorie und Praxis hier teilweise kollidieren.

Das Formblatt muss maschinenschriftlich ausgefüllt werden, nur die Unterschriften von Unternehmer und Fahrer erfolgen händisch.

Außerhalb der EU gilt weiterhin und bis mindestens 2010 das AETR. Bei Fahrten in diese Länder, was auch die Schweiz beinhaltet, beachten Sie bitte die weiterführenden Informationen unter 'Mehr zum Thema'. Berücksichtigungsfreie Tage können bei „AETR-Fahrten” über das EU-Formblatt oder andere, vor Einführung dieses Formblattes übliche Nachweise erbracht werden.

Brauche ich für das Wochenende bzw. die Wochenruhezeit einen Nachweis?

Wie eingangs dargestellt, muss grundsätzlich jeder Tag eines Jahres und insgesamt lückenlos dokumentiert werden. Für das Wochenende/die Wochenruhezeit stellt sich die Dokumentation besonders komplex dar. Hier ein Versuch, diese Komplexität verständlich darzustellen:

Mögliche Nachweisformen (entweder/oder):

Werden nur Fahrzeuge mit digitalen Kontrollgeräten eingesetzt, kann eine Tachoscheibe zum Nachweis nicht verwendet werden. Im Mischbetrieb (analog/digital) ergibt sich die Nachweisform aus der Art des Kontrollgerätes, welches direkt nach der Wochenruhezeit eingesetzt wird.

Die drei letztgenannten Formen sind nur zu empfehlen, wenn keine grenzüberschreitenden Transporte durchgeführt werden.

Die europäischen Rechtsgrundlagen sehen grundsätzlich keinen Nachweis für die Wochenruhezeit vor. Daraus zu schließen, dass bei Fahrten in andere Länder kein Nachweis erforderlich ist, deckt sich leider nicht mit den Erfahrungen aus der Praxis.

Im Bereich des Güterverkehrs kommt es durch das gesetzliche Sonn- und Feiertagsfahrverbot hierbei zu einer Einschränkung. Unterliegen die Fahrzeuge diesem Fahrverbot (siehe Verknüpfung unter 'Mehr zum Thema–), ist für Sonn- und Feiertage grundsätzlich kein Nachweis erforderlich.

Verfügt das Unternehmen über eine (Dauer-) Ausnahmegenehmigung von diesem Fahrverbot oder fallen die Fahrzeuge aufgrund Ihrer Gewichtsklasse gar nicht darunter bzw. handelt es sich um ein Unternehmen, das Personen befördert, muss auch für Sonn- und Feiertage ein Nachweis erfolgen.

Samstage sind Werktage und sind somit stets Auslöser für einen Nachweis.

Werden Bescheinigungen über berücksichtigungsfreie Tage zum Nachweis der Wochenruhezeit eingesetzt, sollte darüber ein möglichst großer Zeitraum abgedeckt werden. Dies führt zwar dazu, dass gegebenenfalls Überschneidungen von Lenk- und Ruhezeitaufzeichnungen und Bescheinigungen für berücksichtigungsfreie Tage an einem Tag entstehen. Da es im Kern aber darum geht, eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen und die exakte Wiedergabe der Geschehnisse einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Thema Sozialvorschriften belegt, sollte dies seitens der Kontrollbehörden nicht negativ ausgelegt werden. Bei Fahrten ins Ausland sollten Überschneidungen jedoch strikt vermieden werden.

Wann muss dem Fahrer der Nachweis ausgestellt werden?

Der Nachweis über in der Vergangenheit liegende Zeiten, in denen kein aufzeichnungspflichtiges Fahrzeug gelenkt wurde, muss dem Fahrer grundsätzlich vor Fahrtantritt ausgehändigt werden. Die Fahrpersonalverordnung (also nur bei rein innerdeutschen Verkehren) sieht vor, dass die Nachweise auch nachträglich ausgestellt werden können – allerdings nur, wenn die nachweisfreien Tage unterwegs, also fernab vom Unternehmensstandort, angefallen sind.

Die EU-Vorschriften sehen eine nachträgliche Ausstellung nicht vor!

Bei planbaren Nachweiszeiten wie beispielsweise Urlaub sollten Prozesse eingeführt werden, die eine frühzeitige Ausstellung der Unterlagen sicherstellen.

TIPP: Erstellen Sie für jeden Fahrer eine Vorlage (*.dot) mit den stets gleich bleibenden Angaben (Punkte 1 bis 10) in Word. Bei der Ausstellung sind dann nur noch wenige Felder individuell auszufüllen.

ACHTUNG: Blanko-Bescheinigungen stellen eine Ordnungswidrigkeit und (im Ausland) eventuell sogar eine Straftat dar. Nicht im Original vorgelegte Bescheinigungen werden in aller Regel nicht akzeptiert. Auf Anpassungen der Formblätter, beispielsweise durch das Einfügen von Unternehmenslogos oder ähnlichem, sollte verzichtet werden, zumal der Informationsgehalt dadurch in aller Regel nicht erhöht wird. Ergänzend beachten Sie bitte die „Leitlinie Nr. 5" der EU unter 'Downloads'.