International

Homeoffice und mobiles Arbeiten im Ausland

Einleitung

Mittlerweile ist das mobile Arbeiten mit eingeschränkten oder sogar ganz ohne Präsenzzeiten für Arbeitnehmende zunehmend üblich.
Es kommt vor, dass Arbeitnehmende ihre Home-Office-Zeit kurz- oder langfristig dann sogar auch im Ausland verbringen möchten oder müssen.
Dies führt zu besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen, welche seitens des Arbeitgebers unbedingt zu berücksichtigen sind.

Grenzgängerregelungen in Europa seit dem 1. Juli 2023

Während der Corona-Pandemie durften viele Arbeitnehmende nicht mehr die Räumlichkeiten des Arbeitgebers in einem anderen Land aufsuchen und mussten von zu Hause aus arbeiten.
Bei mehr als 25 Prozent Arbeitstätigkeit im Wohnsitzland hätte das dazu geführt, dass die arbeitnehmende Person in das Sozialversicherungssystem ihres Wohnsitzstaates gewechselt wäre.
Um das zu vermeiden wurde auf europäischer Ebene eine Übergangsregelung geschaffen. Diese Übergangsregelung endete zum 30. Juni 2023.
Seit dem 1. Juli 2023 gilt in vielen Staaten in Europa das Rahmenübereinkommen über die Anwendung von Art. 16 Abs. 1 Verordnung (EG) Nr. 883/2004 bei gewöhnlicher grenzüberschreitender Telearbeit.
Dieses Übereinkommen sieht vor, dass bei einer Tätigkeit im Wohnsitzstaat von unter 50 Prozent, eine Ausnahmevereinbarung erteilt wird, die den Verbleib im Sozialversicherungssystem des gewöhnlichen Beschäftigungsstaates ermöglicht. Dies ist grundsätzlich der Staat, in dem der Arbeitgeber ansässig ist.
Diese Regelung gilt in Belgien, Deutschland, Finnland, Frankreich, Kroatien, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Schweden, Schweiz, Slowakische Republik, Spanien und Tschechische Republik.
Der belgische Föderale Öffentliche Dienst Soziale Sicherheit stellt den Text des Übereinkommens in englischer Sprache zur Verfügung und aktualisiert fortlaufend die Liste der Unterzeichnerstaaten.
Soll für eine(n) Grenzgänger(in) trotz grenzüberschreitender Telearbeit von mehr als 25 Prozent weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Beschäftigungsstaates Anwendung finden, so kann ein Antrag bei dem zuständigen Träger im Beschäftigungsstaat gestellt werden.
In Deutschland ist dies beispielsweise die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland, die auch zu den neuen Regelungen informiert und einen umfassenden Fragenkatalog bereithält.
Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt Informationen zur Homeoffice-Regelung für Grenzgänger zur Verfügung.

Rechtsgrundlage für die Arbeit im Home-Office

Ein Recht auf Home-Office haben Arbeitnehmende grundsätzlich nicht.
Der Arbeitnehmende darf nur dann im Home-Office arbeiten, wenn er dies mit seinem Arbeitgeber vereinbart.
Hierfür empfiehlt sich zwingend eine schriftlich fixierte Vereinbarung.
Diese sollte mindestens folgende Punkte enthalten:
  • Beginn und Ende der Home-Office-Zeit, gegebenenfalls abweichende Regelung während der Probezeit
  • Arbeitszeiten
  • Arbeitsmittel, welche der Mitarbeitende zur Verfügung stellt und solche, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt
  • gegebenenfalls private Nutzungsmöglichkeiten der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel
  • gegebenenfalls Pauschale für die Kosten für die Unterhaltung des Home-Office-Arbeitsplatzes
  • Verpflichtung zu Verschwiegenheit und Datenschutz
  • Pflicht des Arbeitnehmenden zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit
  • Länder, von denen der Arbeitnehmende aus Home- beziehungsweise Mobile-Office ausüben darf
  • Gegebenenfalls Informationspflichten über den Aufenthalt des Arbeitnehmers
Da je nach Aufenthaltsstaat des Arbeitnehmenden unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen auf den Arbeitgeber zukommen können, sollte dringend geregelt werden, in welchen Staaten der Arbeitnehmende mobil arbeiten darf.
Wenn mehrere Staaten in Frage kommen, sollte der Arbeitnehmende sich zudem verpflichten, dem Arbeitgeber seinen aktuellen Aufenthalt mitzuteilen, damit dieser die Einhaltung der jeweils gültigen rechtlichen Vorschriften sicherstellen kann. Außerdem kann er nur so gegebenenfalls seiner arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht nachkommen, zum Beispiel wenn sich die Sicherheitslage im jeweiligen Aufenthaltsstaat verschlechtert.

Aufenthaltsrechtliche Überlegungen

Ist der Arbeitnehmende zum Aufenthalt im jeweiligen ausländischen Staat berechtigt?
Bürger/-innen der Europäischen Union genießen in der EU zahlreiche Erleichterungen: Innerhalb eines anderen EU-Mitgliedsstaates ist ein Aufenthalt ohne besondere Erlaubnis möglich, Art. 7 Abs. 1 a) u. b) EU-RL 2004/38/EG.
In den Staaten, die Mitglied des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), aber nicht der EU sind, also Island, Liechtenstein und Norwegen, ist außerdem ein Aufenthalt von bis zu drei Monaten Dauer erlaubnisfrei möglich. Dasselbe gilt aufgrund eines bilateralen Abkommens auch für die Schweiz. Bei allen länger andauernden Aufenthalten in diesen oder sonstigen Nicht-EU-Staaten muss das jeweilige nationale Aufenthaltsrecht des Aufenthaltsstaates beachtet werden.
Mehr Informationen hierzu:

Einreise und Aufenthalt von EU-Bürgern/Bürgerinnen (EU-Freizügigkeit)

Reise und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes

Darüber hinaus sind neben dem Aufenthaltsrecht gegebenenfalls die nationalen Meldebestimmungen einzuhalten.

Arbeitserlaubnis

Neben dem Recht zum Aufenthalt kann zudem eine Arbeitserlaubnis notwendig sein. Innerhalb der EU genießen die Unionsbürger/-innen hierbei Freizügigkeit. Das heißt, dass sie für die Arbeit in einem anderen EU-Staat keine Arbeitserlaubnis benötigen. Dies gilt ebenso für die Schweiz.
Für alle sonstigen Staaten sind die jeweiligen nationalen Vorschriften zu beachten.

Arbeitsrechtliche Überlegungen

Arbeitszeit
Auch bei der Arbeit im Home- beziehungsweise Mobile-Office gilt das Arbeitszeitgesetz. Da eine Überwachung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber nur sehr eingeschränkt möglich ist, sollte der Arbeitgeber seine Pflicht zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit daher an den Mitarbeitenden delegieren. Außerhalb der Arbeitszeiten ist der Arbeitnehmende nicht zur Erreichbarkeit verpflichtet.

Arbeitsmittel und Aufwendungsersatz
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Einrichtung des Home-Office zuständig und trägt auch die damit verbundenen Kosten. Es ist jedoch nicht zwangsläufig notwendig, dass der Arbeitgeber alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss. Der Arbeitnehmende kann auch eigene Arbeitsmittel verwenden, die entsprechenden finanziellen Aufwendungen hierfür können gegebenenfalls durch Kostenpauschalen kompensiert werden Die Einzelheiten sollten durch Vereinbarung geregelt werden.

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz
Bei den Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Arbeitsschutz müssen zwei Fälle unterschieden werden: Beim Home-Office im eigentlichen Sinne arbeitet der Arbeitnehmende von einer Wohnung aus, die nicht nur vorübergehend als Lebensmittelpunkt eingerichtet ist. Ist der Arbeitnehmende hingegen nur kurzfristig an einem Ort, zum Beispiel im Rahmen eines Aufenthalts in einem Hotel oder einer Ferienwohnung, so arbeitet er im Mobile-Office. Grundsätzlich finden die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung auf beide Fälle Anwendung.

Zusätzliche Anwendung der Arbeitsschutzvorschriften des Aufenthaltsstaates

Möglich ist jedoch, dass über die deutschen Arbeitsschutzregeln hinaus auch noch die Regeln des Aufenthaltsstaates anwendbar sind. In der EU wird dieser Sachverhalt durch die Rom-I-Verordnung geregelt: Sollte der Arbeitnehmer dauerhaft in einem anderen EU-Staat arbeiten als in dem Land, in dem er angestellt wurde, so darf sein Arbeitsschutzniveau nicht unter das des Aufenthaltsstaates sinken. Das heißt, dass nationale Arbeitsschutzvorschriften anzuwenden sind, soweit diese in ihrem Schutzniveau weitergehend sind, als die Vorschriften, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Weiterhin können sich in Nicht-EU-Mitgliedsstaaten auch weitere Arbeitsschutzregelungen nach dem jeweiligen nationalen Recht ergeben. Insofern sollte der Arbeitgeber stets vorab prüfen, wie stark das Arbeitsschutzniveau des jeweiligen Aufenthaltsstaates ist.

Sozialversicherungsrechtliche Überlegungen

Europäischer Wirtschaftsraum sowie die Schweiz
Die Regelungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes unter Einbeziehung der Schweiz wurden vereinheitlicht. Die maßgebliche Verordnung (EG) Nr. 883/2004 der Europäischen Union findet daher auch in der Schweiz, Norwegen, Liechtenstein und Island Anwendung.
Es gilt der Grundsatz, dass eine Person in demjenigen Mitgliedsstaat sozialversicherungspflichtig ist, in welchem sie ihre Tätigkeit ausübt. Zudem kann eine Person für bis zu 24 Monate ins EWR-Ausland (oder die Schweiz) entsandt werden, ohne dass sich die Sozialversicherungspflicht ändert. Voraussetzung ist dabei aber, dass die Entsendung durch den Arbeitgeber veranlasst wird.
Sollte eine Person in zwei oder mehr Mitgliedsstaaten eine Beschäftigung dauerhaft ausüben, ordnet Art. 13 VO (EG) 883/04 folgendes an:
Wenn ein wesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt wird, so ist der Arbeitnehmer im Wohnsitzstaat sozialversicherungspflichtig. Ebenso richtet sich die Sozialversicherungspflicht nach dem Wohnsitzstaat, wenn der Arbeitnehmer bei mehreren Unternehmen tätig ist, die ihre Sitze in verschiedenen Mitgliedsstaaten haben. Sollte aber nur ein unwesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt werden, so ist der Arbeitnehmende im Staat des Unternehmenssitzes sozialversicherungspflichtig.
Mehr Informationen auch unter:
Drittstaaten
Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz hat die Bundesrepublik zudem Sozialversicherungsabkommen mit einer Reihe von Staaten abgeschlossen. Eine Liste dieser Abkommen kann auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales eingesehen werden. Bei Staaten, mit denen kein derartiges Abkommen besteht, ist zu empfehlen, die jeweilige Rechtslage vorab in Erfahrung zu bringen. So kann ein fehlender Versicherungsschutz oder eine Doppelversicherung vermieden werden.

Steuerrechtliche Überlegungen für den Arbeitnehmenden

Fraglich ist die Besteuerung von Arbeitnehmenden, die sich zeitweise oder vorübergehend auch außerhalb von Deutschland aufhalten. Grundsätzlich finden für die steuerliche Behandlung sowohl die Regeln des Arbeitgeberlandes als auch des Aufenthaltsstaates Anwendung, wobei gegebenenfalls zwischen den Staaten bestehende Doppelbesteuerungsabkommen zu beachten sind.
Die Pflicht zur Zahlung von Einkommenssteuer in Deutschland fällt weg, wenn der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt nicht mehr in der Bundesrepublik hat, vgl. § 1 Abs. 1 EStG. Der gewöhnliche Aufenthalt liegt außerhalb der Bundesrepublik, wenn sich der Arbeitnehmer mehr als 183 Tage im Ausland aufhält, vgl. § 9 S. 2 Abgabenordnung.
Innerhalb der Europäischen Union sind Angestellte nach den meisten Doppelbesteuerungsabkommen nur in ihrem Wohnsitzland steuerpflichtig. Auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums findet sich eine Liste der Staaten, mit denen ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen wurde.
Sollte kein Doppelbesteuerungsabkommen vorliegen, kann die im Ausland gezahlte Steuer gegebenenfalls auf die deutsche Steuerbelastung angerechnet werden, § 34c EStG.

Datenschutz

Auch im Home- oder Mobile-Office sind die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Daten und Unterlagen müssen vor der Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden. Viele Informationen zum Schutz und der Sicherheit von Daten für mobiles Arbeiten finden sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik - "Tipps für sicheres mobiles Arbeiten".

Homeoffice als Betriebsstätte im Ausland

Wenn ein Mitarbeitender im Ausland eine Tätigkeit ausführt und hierzu zum Beispiel Verträge abschließt, so kann es sich nach dem Recht des jeweiligen Staates unter Umständen um eine Betriebsstätte handeln, was wiederum für das Unternehmen steuerliche Pflichten und Belastungen auslösen kann. Neben teils umfangreichen Registrierungs- und Deklarationspflichten können sich zudem auch Gewinnabgrenzungserfordernisse ergeben, deren Nichtbeachtung Strafen und Bußgelder nach sich ziehen kann. Insofern ist eine vorherige Prüfung der entsprechenden nationalen Rechtsvorschriften und etwaiger Doppelbesteuerungsabkommen dringend anzuraten. Arbeitgeber sollten prüfen, ob nach den nationalen Vorschriften des Aufenthaltsstaates eine Steuerpflicht ausgelöst wird, wenn Arbeitnehmende dort mobil arbeiten möchten.
Als nächstes ist zu klären, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Aufenthaltsstaat des Mitarbeitenden und dem Staat des Unternehmenssitz besteht.
Wenn dies der Fall ist, so ist zu prüfen, ob die Steuerpflicht aufgrund der Regelungen dieses Doppelbesteuerungsabkommens wieder entfällt.
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