Homeoffice - wie geht's weiter?

Der vermehrte Einsatz von mobilem Arbeiten kann für die Mitarbeitenden sowie für den Arbeitgeber Vorteile bringen. Jedoch gibt es auch einige Stolpersteine und wichtige Punkte, die es bei der Einführung oder Verstetigung von mobilen Arbeitsformen zu beachten gilt.

Gemeinsam mit der Mobilitätspartnerschaft Düsseldorf haben wir daher Antworten auf die häufigsten Fragen zusammengestellt.

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema haben, wenden Sie sich gerne an die Ansprechpartner der IHK Düsseldorf.

Juristisch wird zwischen Telearbeit und dem mobilen Arbeiten unterschieden. Der Begriff „Homeoffice“ wird uneinheitlich verwendet. Eine gesetzliche Definition existiert hierzu bisher noch nicht. Umgangssprachlich versteht man unter dem Begriff „Homeoffice“ das Arbeiten außerhalb der betrieblichen Arbeitsstätte.

Nach der Arbeitsstättenverordnung (ArbstättV) ist ein Telearbeitsplatz ein „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat“ (§ 2 Abs. 7 ArbStättV). Dabei hat der Arbeitgeber die benötigte Büroausstattung nebst erforderlichen Arbeitsmitteln und Telekommunikationseinrichtungen im Privatbereich der Beschäftigten bereitzustellen und zu installieren.

Davon abzugrenzen ist das mobile Arbeiten, das in der Praxis viel häufiger Anwendung finden dürfte. Darunter versteht man das ortsungebundene Arbeiten ohne Einrichtung eines festen Arbeitsplatzes. Der Arbeitnehmer kann somit sowohl von zu Hause als auch von anderen Orten seine Arbeitsleistung erbringen.

Durch die Einführung von „Homeoffice“ kann die Vereinbarkeit von familiären und privaten Verpflichtungen mit dem Beruf gestärkt werden. Durch entfallende Arbeitswege werden Zeit, Geld, Verkehr und negative Umwelteinflüsse eingespart. Damit hat das Arbeiten im „Homeoffice“ nicht nur für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen positiven Effekt, sondern auch für die Gesellschaft.

Arbeitgeber profitieren in der Regel von einer höheren Mitarbeiterbindung und einer größeren Zufriedenheit bei den Beschäftigten. Zudem kann die Einführung von „Homeoffice“ auch zur Kostenreduzierung bei der betrieblichen Infrastruktur beitragen, da hierdurch insbesondere Bürofläche eingespart werden kann.

Als Risiko für Unternehmen wird häufig die entfallende persönliche Kontrolle von Arbeitszeiten und -leistungen genannt. Arbeitnehmer fürchten zum Teil, dass sich die Grenzen zwischen beruflichen und privaten Interessen vermischen. Damit mobiles Arbeiten ein Erfolg wird, ist zunächst Vertrauen und Flexibilität bei Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber notwendig. Darüber hinaus muss mobiles Arbeiten vielfach von Führungskräften und Mitarbeitern erlernt werden. Arbeits- und Führungstechniken werden beispielswiese durch spezialisierte Beratungsunternehmen geschult.

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeiten im „Homeoffice“. Etwas anders kann sich jedoch aus einer Regelung im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.
Aufgrund der aktuellen Corona-Arbeitsschutzverordnung müssen Arbeitgeber, zunächst befristet bis zum 30. April 2021, ihren Beschäftigten die Arbeit im „Homeoffice“ anbieten, sofern dem keine zwingenden betrieblichen Gründe entgegenstehen.

Ein genereller Rechtsanspruch lässt sich jedoch auch hieraus nicht ableiten. Umgekehrt sind Arbeitnehmer*innen auch nicht verpflichtet, ins „Homeoffice“ zu wechseln. Sie sollen jedoch von der Möglichkeit Gebrauch machen, soweit sie es können. Inwieweit auch außerhalb der Maßnahmen zur Bekämpfung der Pandemie ein Rechtsanspruch auf „Homeoffice“ eingeführt wird, wird aktuell politisch diskutiert. Eine abschließende Entscheidung ist noch nicht getroffen.

Prinzipiell gelten die durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag festgelegten Arbeitszeitregelungen im „Homeoffice“ fort. Auch hier muss der Arbeitgeber darauf achten, dass die gesetzlichen Arbeitsschutzvorschriften und Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Demnach finden auch die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zur werktäglichen Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeit sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit im „Homeoffice“ Anwendung. Hierauf sollte der Arbeitgeber hinweisen und ein entsprechendes betriebliches Zeiterfassungssystem installieren. Eine Besonderheit gilt bei Feiertagen: Befindet sich der Arbeitsort und der Unternehmenssitz des Arbeitgebers in unterschiedlichen Bundesländern, gelten bei Feiertagen die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse am Arbeitsort.

Auch im „Homeoffice“ müssen die datenschutzrechtlichen Regelungen beachtet werden. So muss der Arbeitgeber angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um einen Datenschutzverstoß zu vermeiden. Welche Maßnahmen dies im Einzelfall sind, hängt unter anderem davon ab, welche IT-Geräte im „Homeoffice“ genutzt werden und welche Datenkategorien jeweils betroffen sind. Denkbar wäre es, dass der Arbeitsplatz im „Homeoffice“ mit Hilfe einer sicheren Netzwerkverbindung, zum Beispiel über VPN (Virtual Private Network), an das Unternehmen angebunden ist oder den Mitarbeitern*innen die Mitnahme von besonders sensiblen Daten ins „Homeoffice“ untersagt wird.

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber ihren Beschäftigten die technische Hardware für das „Homeoffice“ zur Verfügung stellen, um den technischen Zustand der Geräte, z. B. bei Virenscanner und Firewall, im Griff zu haben. Neben der technischen Ausstattung, die bevorzugt vom Unternehmen gestellt werden sollte, schützen auch die Verhaltensweisen der Arbeitnehmer*innen vor dem unberechtigten Zugriff Dritter auf sensible Daten. Virenscanner und Firewall sollten aktuell sein, Daten im Optimalfall nur innerhalb des VPN (Virtual Private Network) verarbeitet werden. Der Computer ist beim Verlassen des Arbeitsplatzes vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Für ausgedruckte Daten sollte ein abschließbarer Schrank zur Verfügung stehen. Um die datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherzustellen ist es empfehlenswert, dass die Unternehmen mit ihren Mitarbeitern*innen eine entsprechende datenschutzrechtliche Vereinbarung treffen.

Grundsätzlich stehen auch Beschäftigte, die ihre berufliche Tätigkeit im „Homeoffice“ ausüben, unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Voraussetzung hierfür ist, dass die unfallverursachende Tätigkeit in einem engen Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben steht. Diese Feststellung ist in der Praxis oftmals problematisch, da im „Homeoffice“ die Grenzen zwischen privater und beruflicher Tätigkeit verschwimmen. Wenn man das Arbeitszimmer beispielsweise verlässt, um sich in der Küche einen Kaffee zu holen, ist der Weg in der Regel nicht unfallversichert.

Auch im „Homeoffice“ ist eine gute Teamarbeit wichtig. Neben der richtigen kollaborativen Software, z. B. Videotelefonie mit Chat-Funktion, einem gemeinsamen Datenspeicher oder digitalen Schichtplänen, ist Kommunikation und regelmäßiger Austausch mindestens genauso wichtig wie im Büro. Regelmäßige digitale Teamkonferenzen helfen beispielsweise dabei, einen guten Überblick über Projektstände und die Arbeit der anderen zu behalten. Digitale Kaffeepausen können den Smalltalk in der Kaffeeküche des Büros ersetzen. Grundsätzlich aber gilt: Die Arbeit im „Homeoffice“ sollte vorbereitet und geplant ablaufen. Spezialisierte Berater unterstützen bei der Einführung und der Umsetzung sowie bei der Führung virtueller Teams.

Bei der Telearbeit gelten, wie im Büro, grundsätzlich die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung. Danach hat der Arbeitgeber einer Gefährdung des Arbeitnehmers durch eine Prüfung des häuslichen Arbeitsplatzes vorzubeugen. Da der Arbeitgeber kein generelles Zutrittsrecht zur häuslichen Wohnung seiner Mitarbeiter hat, empfiehlt sich für den Arbeitgeber ein entsprechendes vertragliches Zutrittsrecht. Beim mobilen Arbeiten ist die Arbeitsstättenverordnung nicht anwendbar. Dennoch ist auch hier nach dem Arbeitsschutzgesetz grundsätzlich eine Gefährdungsbeurteilung für den mobilen Arbeitsplatz vorzunehmen.

Laut §14 BBiG hat das Ausbildungspersonal die Auszubildenden in der Ausbildungsstätte ordnungsgemäß anzuleiten und die Arbeitsergebnisse zu kontrollieren. Unter Berücksichtigung der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt und die massiven Folgewirkungen der Coronapandemie hat der Hauptausschuss des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) Im Juli 2023 eine Empfehlung verabschiedet, die die duale Berufsausbildung in Präsenz durch planmäßiges "Mobiles Ausbilden und Lernen" ergänzt.
Der BIBB-Hauptausschuss betont, dass die duale Berufsausbildung auch weiterhin grundsätzlich in Präsenz stattfinden solle. Dies könne aber durch Formen des mobilen Ausbildens und Lernens unterstützt werden.
Entscheidet sich ein Betrieb, in der Ausbildung mobiles Ausbilden und Lernen anzubieten, so seien neben der Eignung der Auszubildenden für diese Ausbildungsform die Lehrmittel und die Kompetenzen des Ausbildungspersonals zur Durchführung mobiler Ausbildungsphasen vom Betrieb sicherzustellen. Auch die technische Infrastruktur einschließlich Datenschutz und IT-Sicherheit liege im Verantwortungsbereich der Betriebe.

Eine Pflicht des Betriebes, mobile Ausbildung anzubieten, und einen Anspruch der Auszubildenden auf mobile Ausbildung gebe es jedoch nicht.

Die Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses ist im Internet abrufbar.

Viele Unternehmen haben vor allem im Frühjahr 2020 pandemiebedingt kurzfristig „Homeoffice“ eingeführt ohne hierfür irgendwelche Regelungen getroffen zu haben. Grundsätzlich richtet sich die Arbeitsleistung der Mitarbeiter*innen nach dem Arbeitsvertrag, einschlägigen Tarifverträgen oder vorhandenen Betriebsvereinbarungen. Der Arbeitgeber kann deshalb das Arbeiten im „Homeoffice“ nicht einseitig anordnen. Sollten Unternehmen mit ihren Mitarbeiter*innen bisher keine schriftliche Homeoffice-Vereinbarung getroffen haben, empfiehlt es sich, dies nachzuholen. Dabei sollten die Regeln und Bedingungen, die für das „Homeoffice“ gelten, eindeutig und klar festgelegt werden. Regelungsbedürftig sind beispielsweise Arbeitszeit, Arbeitsumfang und die auszuübenden Tätigkeiten im „Homeoffice“. Je nach Unternehmensgröße kann dies mit einer Betriebsvereinbarung oder individualvertraglichen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt werden.

In der Regel ist der Arbeitgeber für die Ausstattung des Arbeitsplatzes auch im „Homeoffice“ zuständig und verpflichtet, die hiermit verbundenen Kosten zu übernehmen. Hierzu gehören vor allem die Kosten für die im „Homeoffice“ erforderlichen Arbeitsmittel, wie beispielsweise die technische Büroausstattung. Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern*innen beispielsweise einen Laptop ohne private Mitbenutzung überlässt, ist die Überlassung steuerfrei. Es spielt dabei keine Rolle, wer von beiden das Gerät angeschafft hat. Sobald der Laptop jedoch privat mitgenutzt werden darf, liegt ein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Für die Internetnutzung kann eine Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent der Kosten geltend gemacht werden, wenn die tatsächlichen Kosten von den Mitarbeitern in einer Erklärung aufgelistet und diese zum Lohnkonto genommen werden.
In der Praxis werden jedoch häufig hiervon abweichende Regelungen vereinbart, wie zum Beispiel die Nutzung eigener Geräte auf eigene Kosten. Derartige Regelungen sollten unbedingt schriftlich fixiert werden.

Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Maßgeblich ist insbesondere, dass für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das häusliche Arbeitszimmer zu mehr als 90 Prozent beruflich genutzt wird. Bildet das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit, können die Aufwendungen jedoch nur bis zu einer maximalen Höhe von 1.250 Euro pro Jahr steuerlich geltend gemacht werden.

Um Unternehmer und deren Mitarbeiter*innen in der Corona-Pandemie zu entlasten, wurde im Jahressteuergesetz 2020 die so genannte „Homeoffice-Pauschale“ eingeführt. Hiernach kann eine Pauschale in Höhe von 5 Euro für jeden Kalendertag geltend gemacht werden, an dem der Steuerpflichtige seine gesamte betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung gearbeitet hat. Diese Regelung gilt für den Fall, dass kein häusliches Arbeitszimmer vorliegt oder auf einen Abzug der Aufwendungen für ein solches verzichtet wird. Die Pauschale ist auf einen Höchstbetrag von 600 Euro im Jahr begrenzt und wird bei der Werbungskostenpauschale berücksichtigt.

Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) zeigt Ihnen, was Sie sonst noch alles für Homeoffice oder mobiles Arbeiten beachten müssen und liefert unter anderem eine weitere Informationen zum Thema Homeoffic (KOFA) .