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Errichtung einer Repräsentanz in Kasachstan

Einleitung und Definition

Eine Repräsentanz ist eine unabhängige Abteilung einer juristischen Person.
Sie ist jedoch keine eigenständige juristische Person. Eine Repräsentanz darf keine gewerblichen Tätigkeiten ausüben. Typische Tätigkeiten sind daher zum Beispiel Marketing, Vertriebs- und Verkaufsförderung oder Kundenakquisition und Beratung.
  • Eine Repräsentanz wird von einer juristischen Person an einem anderen Ort eingerichtet.
  • Eine Repräsentanz benötigt kein Stammkapital.
    Das Vermögen wird ihr vom Stammhaus zugewiesen.
  • Eine Repräsentanz selbst haftet nicht für ihre Verpflichtungen, die Haftung wird vom Stammhaus getragen.
  • Eine Repräsentanz wird nach gesetzlich vorgesehenem Verfahren registriert (Artikel 6-2 des Gesetzes der Republik Kasachstan "Über die staatliche Registrierung juristischer Personen und die buchhalterische Registrierung von Niederlassungen und Repräsentanzen").
    Dazu sind insbesondere die Gründungsdokumente / statuarische Unterlagen des Stammhauses vorzulegen mit notarieller Beglaubigung und Apostille sowie Übersetzungen ins Kasachische und Russische.
    Für Finanzdienstleistungsunternehmen können zusätzliche Unterlagen erforderlich sein.
  • Die Leiter einer Repräsentanz werden vom vertretungsberechtigten Organ des Stammhauses ernannt und handeln auf Grundlage einer Vollmacht (Artikel 43 Absatz 5 des Zivilgesetzbuches der Republik Kasachstan.).
    Ein Repräsentanzleiter handelt nicht im Namen der Repräsentanz, sondern im Namen des Stammhauses, welches die Repräsentanz gegründet hat.
  • Eine Repräsentanz wird durch einen Beschluss des Stammhauses errichtet.
  • Repräsentanzen sind steuerpflichtig.
  • Die staatliche Registrierungsgebühr wird in monatlichen Index (Monthly Calculated Index - "MCI") berechnet. Die Höhe des MCI wird mindestens einmal pro Geschäftsjahr im kasachischen Gesetz „Über den Staatshaushalt" festgelegt. Für 2024 beträgt er 3.692 Tenge (derzeit circa 7 Euro). Die Registrierungsgebühr beträgt derzeit 6,5 MCI.
  • Um Dokumente online einzureichen (und auch einsehen) zu können, muss der Vertreter über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen. Um diese zu erhalten, müssen Gebietsfremde zunächst einen Antrag auf Erteilung einer individuellen Identifikationsnummer (IIN) stellen und sich einem speziellen biometrischen Verfahren unterziehen, das online auf der Webseite für öffentliche Dienstleistungen und Online-Informationen (www.egov.kz) oder in der örtlichen Abteilung der staatlichen Körperschaft „Regierung für Bürger" durchgeführt wird.

Gründungsschritte und erforderliche Dokumente

1. Antrag auf Registrierung und Gebühr

Um eine Repräsentanz zu registrieren, müssen die Vertreter der betreffenden juristischen Person bei der Registrierungsbehörde (Justizministerium) ein Antragsformular einreichen, in der Regel online mit einer elektronischen Signatur.
Das Antragsformular ist von einer bevollmächtigten Person des Stammhauses zu unterzeichnen.
Folgende weitere Unterlagen sind einzureichen:
  • Gründungsdokumente (Satzung) des Stammhauses;
  • Vollmacht für Repräsentanzleiter;
  • Geschäftsordnung der Repräsentanz in zwei Exemplaren mit Übersetzungen in die kasachische und russische Sprache;
  • Beschluss des Stammhauses zur Errichtung der Repräsentanz in zwei Ausfertigungen mit Übersetzungen in die kasachische und russische Sprache;
  • Gesellschafterbeschluss des Stammhauses zur Errichtung der Repräsentanz in Kasachstan, sofern in ausländischer Sprache verfasst mit Übersetzungen ins Kasachische und Russische;
  • Nachweis der Zahlung der Registrierungsgebühr;
  • Registrierungsnachweis des Stammhauses mit Apostille und mit einer beglaubigten Übersetzung in die kasachische und russische Sprache / Passkopie mit Apostille des Gesellschafters des Stammhauses, sofern natürliche Person, mit einer notariell beglaubigten Übersetzung ins Kasachische und Russische;
  • Nachweis der steuerlichen Registrierung des Stammhauses im Heimatland unter Angabe der Steuernummer;
  • Dokument, das die juristische Anschrift der Repräsentanz bestätigt (zum Beispiel Mietvertrag oder Garantieerklärung des Vermieters mit dessen Kontaktangaben).
Alle im Ausland ausgestellten Dokumente müssen legalisiert und übersetzt werden. Im Verhältnis zwischen Kasachstan und Deutschland müssen Dokumente mit einer Apostille gemäß dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 legalisiert werden. Deutschen Dokumenten mit Apostille muss außerdem eine notariell beglaubigte Übersetzung ins Russische und Kasachische beigefügt werden.

2. Einstellung ausländische Arbeitnehmer

Ausländische Mitarbeiter einer Repräsentanz benötigen ebenfalls eine Arbeitserlaubnis. Der Arbeitgeber muss seinerseits eine Erlaubnis zur Anwerbung ausländischer Arbeitskräfte erwerben, die online über www.egov.kz beantragt wird.
Da die Arbeitserlaubnisse im Rahmen zuvor vergebener Quoten erteilt werden, müssen Arbeitgeber jeweils bis zum 1. Oktober eines jeden Jahres die Anzahl und Kategorien zu beschäftigender ausländischer Mitarbeiter an die zuständige Migrationsbehörde melden beziehungsweise entsprechende Erlaubnisse zur Anwerbung ausländischer Arbeitskräfte beantragen.

3. Eröffnung eines Bankkontos

Nach allen oben genannten Schritten kann die Repräsentanz ein Bankkonto eröffnen.
Schritte zur Eröffnung eines Bankkontos:
  • Auswahl einer Bank,
  • Zusammenstellung und Einreichung der erforderlichen Unterlagen,
  • Beantragung und Erhalt eines elektronischen Zugangs zum Online-Banking.
Die Frist für die Eröffnung eines Bankkontos ist nicht gesetzlich festgelegt und hängt von der Bank und ihren Complianceanforderungen ab, in der Praxis variiert sie von 2 Wochen bis 2 Monaten.
Grundsätzlich stellt eine Repräsentanz keine Betriebsstätte dar und hat lediglich Einkommensteuer und entsprechende Abgaben für die Mitarbeiter abzuführen. Repräsentanzen ausländischer Unternehmen, die in Kasachstan registriert sind, sind aus Sicht des kasachischen Steuerrechts Steuerinländer. Diesen Status erlangen sie mit ihrer Registrierung, eine gesonderte steuerliche Anmeldung ist nicht erforderlich. Es kommt jedoch häufig vor, dass eine Repräsentanz über ihre handelsrechtlichen Befugnisse hinaus gewerbliche Tätigkeiten ausübt und als Betriebsstätte behandelt wird. Dies sollte vermieden werden. Die richtige Form der Niederlassung wäre hier die Filiale (Zweigniederlassung).

Repräsentanzen in Kasachstan unterliegen einer strengen staatlichen Aufsicht in Bezug auf Steuer-, Devisen- und Unternehmensvorschriften. Im Falle eines Verstoßes gegen die Anforderungen an die unternehmerische Tätigkeit können Bußgelder bis zu 2.000 MCI (ca. 14.000 EUR) verhängt werden. Außerdem können die staatlichen Behörden den Zugang der Repräsentanz zu ihren Bankkonten einschränken. Zudem besteht das Risiko von Steuernachforderungen in Bezug auf Einkünfte aus Tätigkeiten, die von der kasachischen Finanzverwaltung als gewerblich eingestuft werden.

Weiterführende Web-Links

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Autoren:

Tanja Galander
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GvW Graf von Westphalen
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Stand: 14. Mai 2024