Arbeiten im Next Level Office

Im Garten, am Schreibtisch, im Park, unterwegs im Zug oder auch auf der firmeneigenen Dachterrasse: Arbeiten ist bei der Seibert Media GmbH von fast überall aus möglich. Lediglich ein Internetzugang und ein mobiles Endgerät müssen vorhanden sein. Die Wiesbadener Experten für kollaborative Software-Lösungen setzen nicht erst seit der Coronakrise auf Mobile- und Homeoffice. Natürlich sei die Zahl der Mitarbeiter, die dauerhaft von zu Hause aus arbeiten, höher als vor der Pandemie, berichtet Paul Herwarth von Bittenfeld, Gesellschafter bei Seibert Media. Derzeit sei im Durchschnitt nur ein Drittel der rund 190-köpfigen Belegschaft in den Büroräumen in der Wiesbadener Innenstadt.

Wie macht das Softwareunternehmen das möglich? Die Basis bildet eine Daten-Cloud, die es den Mitarbeitern ermöglicht, weltweit auf Dokumente zuzugreifen. Zusätzlich könne man so parallel an Dateien arbeiten, ohne verschiedene Versionen speichern zu müssen – jede Änderung sei in Echtzeit nachvollziehbar und werde automatisch gesichert. „Durch die Daten-Cloud sind wir nicht nur flexibler, sondern wir können auch komplett auf eigene Server beziehungsweise Fileserver verzichten“, sagt Herwarth von Bittenfeld. Außerdem sei die Suchfunktion der Cloud sehr genau und präzise. Auf physische Dokumente verzichte man weitgehend – bis auf die gesetzlich vorgeschriebenen.

Um wirklich von überall aus arbeiten zu können, bekommt jeder Mitarbeiter ein Notebook zur Verfügung gestellt. Im Büro ist jeder Arbeitsplatz mit zwei Monitoren ausgestattet und verfügt über eine Dockingstation mit verschiedenen Anschlussmöglichkeiten. „So können bei bereichsübergreifenden Projekten Mitarbeiter aus unterschiedlichen Teams unkompliziert zusammenarbeiten“, erläutert Herwarth von Bittenfeld. Die Bürofläche könne somit flexibel genutzt werden. Dafür stellt das Unternehmen seinen Mitarbeitern ausreichend Teamflächen zur Verfügung. Diese können ganz individuell gestaltet werden – etwa mit Sofas oder anderen Sitzmöglichkeiten.

Neben vielen Vorteilen des mobilen Arbeitens tun sich auch Herausforderungen auf: Die zwei größten Hürden seien vor allem der Internetzugang und die Ergonomie im Homeoffice, stellt von Bittenfeld fest. Nicht jeder Mitarbeiter habe einen ausreichend guten Internetzugang, um von zu Hause aus arbeiten zu können – gerade im ländlichen Raum lasse der Breitbandausbau zu wünschen übrig. „Hier versuchen wir zusammen mit dem Mitarbeiter Lösungen zu finden und zu unterstützen“, sagt Herwarth von Bittenfeld. Auch in Sachen Ergonomie helfe man den Mitarbeitern im Homeoffice – zum Beispiel mit passenden Bürostühlen. Während des Lockdown habe man sogar frei Haus geliefert.

Verbessern wolle sich Seibert Media noch bei der Integration der „Remote-Mitarbeiter“ in den Büroalltag. Hier wolle man künftig besonders in Video- und Tontechnik investieren, um allen Kollegen eine gleichwertige Teilhabe – zum Beispiel bei Videokonferenzen – zu ermöglichen. Ganz unabhängig vom Arbeitsort.

Vor allem kleinen Unternehmen rät Herwarth von Bittenfeld dazu, mit einer Daten-Cloud zu arbeiten. Die Kosten seien gerade bei einer geringen Mitarbeiterzahl vergleichsweise niedrig – besonders im Vergleich zu einer eigenen IT-Struktur. Er empfiehlt Unternehmen, sich kritisch zu hinterfragen, ob ihre Daten und Dokumente jederzeit und von überall abgerufen werden können. Damit sei eine gute Basis für mobiles Arbeiten geschaffen.

> seibert-media.com

Text: Christoph Jung und Tobias Quoika, IHK Wiesbaden