Sie befinden sich auf der Seite der IHK Schwaben.
Möchten Sie diese Seite in einem Cookie als Ihre Heimat-IHK setzen?
Sie befinden sich auf der Seite der IHK Schwaben.
Bisher ist die als Ihre Heimat-IHK hinterlegt. Wollen Sie die Seite der IHK Schwaben in einem Cookie
als Ihre neue Heimat-IHK setzen?
Sie werden zum Angebot der weitergeleitet.
Nr. 5711948
Steuerrecht
Steuern für Existenzgründer - Hinweise zu Buchführung und Unternehmensteuern
Diese IHK-Information soll Existenzgründerinnen und -gründer über die Grundzüge der Unternehmensbesteuerung und der Buchführung informieren. Diese Informationen sollen nur erste Hinweise in übersichtlicher Form geben. Für eine steuerrechtliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater.
Die enthaltenen Informationen zielen in erster Linie auf gewerblich tätige Existenzgründer ab, allerdings finden auch Selbständige und Freiberufler nützliche Informationen.
Gewerblich ist die Tätigkeit dann, wenn sie unternehmerisch, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeführt wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt. Die gewerblichen Einkünfte sind in § 15 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt.
Als selbständige Tätigkeit gelten in erster Linie die Freien Berufe, also Ärzte, Ingenieure, Architekten, Musiker und so weiter, vgl. § 18 EStG. Zu Abgrenzungsfragen gibt die IHK im Einzelfall Auskunft. Eine verbindliche Einordnung nimmt das zuständige Finanzamt vor.
Der Beginn einer gewerblichen Tätigkeit ist dem zuständigen Gewerbeamt anzuzeigen. Daneben ist dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eröffnung eines gewerblichen Betriebs oder der Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit der “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” auf elektronischem Wege zu übermitteln. Die elektronischen Fragebögen werden unter “MeinELSTER” zur Verfügung gestellt.
Gewinnermittlung/Buchführung
Der Gewinn aus gewerblicher oder selbständiger Tätigkeit muss versteuert werden. Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmern unterliegt der Gewinn der Einkommensteuer, bei Kapitalgesellschaften der Körperschaftsteuer.
Alle Gewerbebetriebe müssen außerdem die Gewerbesteuer beachten, wobei die Gewerbesteuer immer gewerbliche Einkünfte im Sinne des § 15 EStG voraussetzt. Um den Gewinn zu ermitteln, sieht das Steuerrecht entweder die Einnahme-Überschussrechnung oder die Bilanzierung/doppelte Buchführung vor.
Zur doppelten Buchführung sind folgende Personen verpflichtet:
Ins Handelsregister eingetragene Kaufleute und Handelsgesellschaften (beispielsweise OHG, eGbR und eingetragener Kaufmann, kurz e.K.).
nicht eingetragene Einzelunternehmen und Personengesellschaften (beispielsweise GbR), wenn sie im vorangegangenen Geschäftsjahr
einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder
einen Gewinn von über 80.000 Euro erzielt haben
Selbstständige, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen
Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG sind unabhängig von Umsatz- oder Gewinngrößen zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Der Gewinnermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Wirtschaftsjahr aber auch davon abweichen. Die Unterlagen zur Gewinnermittlung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, sonstige Unterlagen – soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind – sechs Jahre.
Das Steuerrecht erlaubt den Personen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind (insbesondere Freiberuflern), die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns durch eine Einnahmen-Überschussrechnung. Grundsätzlich muss die Einnahme-Überschussrechnung unter Verwendung eines amtlichen Vordrucks (“Anlage EUR”) erfolgen. Dieser Vordruck kann nebst Anleitung über den Internetauftritt des Bundesfinanzministeriums abgerufen werden.
Die Pflichten des Unternehmers sind bei der Einnahmen-Überschussrechnung geringer als bei der doppelten Buchführung. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung handelt es sich um eine einfache Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach dem Prinzip:
Betriebseinnahmen
./. Betriebsausgaben
= Gewinn bzw. Verlust
Maßgeblich ist grundsätzlich der tatsächliche Zeitpunkt des Zuflusses beziehungsweise Abflusses. Die Geschäftsvorfälle werden in chronologischer Reihenfolge aufgrund der Buchungsbelege in einem Journal aufgezeichnet. Dabei ist es zweckmäßig, die einzelnen Posten beispielsweise nach Kostenarten zu sortieren. Außerdem müssen das Nettoentgelt, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag einzeln aufgezeichnet werden. Gewerbliche Unternehmer sind verpflichtet, den Wareneingang und den Warenausgang aufzuzeichnen. Letzteres allerdings nur, wenn die Ware an einen anderen gewerblichen Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch geliefert wird.
Bilanzierung/doppelte Buchführung
Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich wird das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres mit dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres verglichen. Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn. Hierbei ist bei Buchführungspflichtigen (vgl. Ziffer 1) oder bei Gewerbetreibenden, die freiwillig Bücher führen, grundsätzlich das Betriebsvermögen anzusetzen, welches nach handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ermittelt wurde. Privat veranlasste Vorgänge bleiben unberücksichtigt. Daher müssen Entnahmen hinzugerechnet, Einlagen abgezogen werden.
Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie zu Beginn der Tätigkeit eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Bei der Inventur sind alle Wirtschaftsgüter des Betriebes körperlich und wertmäßig zu erfassen und in ein Verzeichnis (Inventar) einzutragen. Zum Ende des Geschäftsjahres müssen Sie wieder ein solches Inventar und eine Schlussbilanz erstellen. Ebenso wie bei der Einnahmen-Überschussrechnung sind ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch zu führen.
Außerdem müssen alle baren Zahlungsvorgänge in einem Kassenbuch festgehalten werden.
Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Hierfür gibt es Kontenpläne, die für jeden Betrieb aus den verschiedenen Kontenrahmen seines Wirtschaftszweiges entwickelt werden. Ein Kontenplan ist das Gliederungsschema aller relevanter Konten, er enthält nur die für die Unternehmung tatsächlich nötigen und von ihr geführten Konten. Für jede Branche gibt es eigene Kontenrahmen. Die drei wichtigsten Kontenrahmen sind:
Kontenrahmen für den Einzelhandel
Kontenrahmen für den Groß- und Außenhandel
Gemeinschaftskonterrahmen für die Industrie
Kontenrahmen sind nach dem Zehnersystem in Kontenklassen aufgebaut. Die doppelte Buchführung soll den periodengerechten Gewinn ermitteln. Aus diesem Grund müssen auch Periodenabgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gemacht und Forderungen oder Verbindlichkeiten verbucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmen-Überschussrechnung sind also nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme relevant.
Sonderfragen der Gewinnermittlung
Abschreibungen
Grundsätzlich gilt, dass für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben, im Jahr der Anschaffung oder Herstellung nicht die gesamten Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden dürfen. Die Kosten müssen auf den gesamten Nutzungszeitraum verteilt werden, das heißt in jedem Jahr der Nutzungsdauer darf nur der anteilige Werteverzehr als Betriebsausgabe (= Abschreibung) geltend gemacht werden. Bei Anschaffung oder Herstellung im Laufe eines Jahres kann grundsätzlich immer nur der Teil des Abschreibungsbetrages geltend gemacht werden, der auf den Zeitraum bis Ende des Jahres anteilig entfällt. Hierzu wird linear abgeschrieben, das heißt, es werden jährlich die gleichen Beträge abgesetzt.
Anschaffungs- oder Herstellungskosten
Voraussichtliche Nutzungsdauer in Jahren
Die Nutzungsdauer ist unter Berücksichtigung der besonderen betrieblichen Verhältnisse zu schätzen. Maßgebliches Hilfsmittel für die Schätzung der voraussichtlichen Nutzung sind die vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten AfA-Tabellen (die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter finden Sie hier zum Abruf bereit).
Wirtschaftsgüter bis einschließlich 800 Euro
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit einem Anschaffungswert bis einschließlich 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) können im Jahre der Anschaffung oder Herstellung als Betriebsausgabe in voller Höhe abgezogen werden. Es bedarf keiner Abschreibung über mehrere Jahre. Soweit sie den Wert von 250 Euro übersteigen, sind sie unter Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten in einem besonderen, in ein laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind.
Wirtschaftsgüter über 250 Euro bis einschließlich 1.000 Euro
Alternativ zur vorstehenden Sofortabschreibung für Wirtschaftsgüter bis 800 Euro kann für Wirtschaftsgüter über 250 Euro (ohne Umsatzsteuer) bis einschließlich 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) jahrgangsbezogen ein Sammelposten gebildet werden. Die hierin zusammengefassten Wirtschaftsgüter sind dann gleichmäßig über einen Zeitraum von fünf Jahren abzuschreiben. Tatsächliche Veränderungen innerhalb des Sammelpostens werden nicht berücksichtigt. Das schreibt das Gesetz explizit vor.
Beispiel: Wer im Jahr 01 einen Laptop für 998 Euro kauft, schreibt diesen über fünf Jahre bis zum Jahr 05 im Rahmen des Sammelpostens 01 ab. Geht der Laptop nach zwei Jahren kaputt oder wird aus sonstigen Gründen entsorgt und im Jahr 03 ein neuer Laptop für wieder 998 Euro angeschafft, wird der erste Laptop nach wie vor im Sammelposten 01 geführt und abgeschrieben. Der neue Laptop geht in den Sammelposten des Jahres 03 ein und wird dort bis zum Jahr 07 abgeschrieben. Vorteil dieser Poolabschreibung sind die reduzierten Aufzeichnungspflichten gegenüber der Sofortabschreibung.
Daneben besteht für Betriebe, die die Größenklasse des so genannten Investitionsabzugsbetrags erfüllen, eine weitergehende Möglichkeit der Sonderabschreibung. Diese Unternehmen können für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und in den vier folgenden Jahren Sonderabschreibungen bis zu insgesamt 20 Prozent in Anspruch nehmen. Und zwar auch dann, wenn zuvor kein Investitionsabzugsbetrag geltend gemacht wurde. Voraussetzung ist nur, dass das Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung und im Folgejahr in einer inländischen Betriebsstätte fast ausschließlich betrieblich genutzt wird. Umfangreiche Informationen hierzu finden Sie in unserer IHK-Information „Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibung nach § 7g Einkommensteuergesetz (EStG), die unter “Weitere Informationen” abrufbar ist.
Abschreibungen nach Einlage von Wirtschaftsgütern in den Betrieb
Bei Betriebsgründungen kommt es oft vor, dass Wirtschaftsgüter in den Betrieb eingebracht werden, die zuvor privat genutzt wurden (beispielsweise PKW). Handelt es sich hierbei um Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens, können auch hier Abschreibungen vorgenommen werden. Die Einlage erfolgt grundsätzlich mit dem Teilwert oder den fortgeführten Anschaffungskosten. Wurde das eingelegte Wirtschaftsgut bisher nicht zur Erzielung von Überschusseinkünften genutzt, so ist der Einlagewert prinzipiell auf die Restnutzungsdauer abzuschreiben. Wurde das Wirtschaftsgut jedoch vor seiner Einlage bereits zur Erzielung von Überschusseinkünften genutzt, so bemessen sich die weiteren Abschreibungen nicht mehr nach dem Einlagewert, sondern nach dem Restwert des Wirtschaftsguts im Einlagezeitpunkt. Durch diese Regelung soll vermieden werden, dass mit der Einlage künstlich neues Abschreibungsvolumen geschaffen wird.
Gründungsaufwendungen
Bei der Gründung eines Betriebs entstehen in der Regel noch vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit Kosten. Diese Kosten können bei der Ermittlung des ertragssteuerlichen Gewinns als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Es kommt hier alleine auf den wirtschaftlichen Zusammenhang an, ein zeitlicher Zusammenhang ist nur von sekundärer Bedeutung.
Besonderheiten sind bei der Gründung einer GmbH zu beachten. Die Gründung einer GmbH vollzieht sich in drei Schritten:
Vorgründungsgesellschaft (regelmäßig BGB-Gesellschaft, bis Abschluss des Gesellschaftsvertrages)
Vorgesellschaft (ab Abschluss des Gesellschaftsvertrages)
GmbH (ab Eintragung ins Handelsregister)
Die Vorgesellschaft und die spätere Kapitalgesellschaft werden ertragsteuerrechtlich als ein Steuersubjekt behandelt. Daraus folgt, dass die Aufwendungen während der Zeit der Vorgesellschaft, nicht aber aus der Zeit der Vorgründungsgesellschaft, als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Letztere wären gegebenenfalls bei der Einkommensermittlung bei den jeweiligen Gesellschaftern zu berücksichtigen. Soll die Gesellschaft die Kosten der Gründung übernehmen, empfiehlt es sich, dies in der Satzung unter Nennung des Gesamt(höchst)betrages zu erwähnen.
Gewerbesteuerrechtlich gelten Vorgesellschaft und GmbH dann als einheitlicher Steuergegenstand, wenn die Vorgesellschaft schon vor Eintragung der Kapitalgesellschaft ins Handelsregister nach außen hin auftritt. Dann sind auch bei der Ermittlung des Gewerbeertrags die Betriebsausgaben der Vorgesellschaft zu berücksichtigen. Im Allgemeinen entsteht das Steuersubjekt der Kapitalgesellschaft jedoch erst mit Eintragung ins Handelsregister.
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss der Gründer Angaben zu persönlichen Daten und vor allem zum geschätzten Gewinn und zu weiteren Einkünften machen. Bei Gewerbetreibenden erhält das Finanzamt vom Gewerbeamt Kenntnis von der Betriebsgründung. Zudem hat der Steuerpflichtige seit dem 1. Januar 2021 innerhalb eines Monats nach Eröffnung eines gewerblichen Betriebs oder der Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit den Fragebogen auf elektronischem Wege über MeinELSTER dem Finanzamt zu übermitteln, § 138 Abs. 1b AO.
Einkommensteuer (ESt)
Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer ist das zu versteuernde Einkommen einer natürlichen Person innerhalb des Veranlagungszeitraumes. Der Veranlagungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Das Einkommensteuergesetz (EStG) kennt insgesamt sieben Einkunftsarten, die der Einkommensteuer unterliegen. Darunter fallen auch die sogenannten Gewinneinkünfte, also die Einkünfte aus Gewerbebetrieb und selbständiger Arbeit.
Die Ermittlung des tatsächlich zu versteuernden Einkommens sieht (vereinfacht) folgendermaßen aus:
Summe der Einkünfte au den Einkunftsarten
+ Hinzurechnungsbetrag
- Verlustausgleich
= Summe der Einkünfte
- Altersentlastungsbetrag
- Freibetrag für land- und Forstwirte
= Gesamtbetrag der Einkünfte
- Verlustvor- bzw. rücktrag
- Sonderausgaben
- Außengewöhnliche Belastungen
= Einkommen
- diverse Freibeträge
= zu versteuerndes Einkommen
Verlustberücksichtigung
Verluste werden steuerlich grundsätzlich berücksichtigt. Der Verlustausgleich erfolgt in erster Linie innerhalb derselben Einkunftsart, in zweiter Linie dann mit positiven Einkünften anderer Einkunftsarten. So kann beispielsweise ein Verlust aus gewerblicher Tätigkeit auch mit positiven Einkünften aus Vermietung und Verpachtung verrechnet werden. Die in einem Veranlagungszeitraum nicht berücksichtigungsfähigen Verluste können bis zu einem Betrag von einer Million Euro in den vorangegangenen Veranlagungszeitraum zurückgetragen werden. Darüber hinausgehende Verluste können vorgetragen werden. Verluste bis zu einer Million Euro sind in diesem Rahmen unbeschränkt verrechenbar. Darüber hinaus gehende Beträge können im Rahmen des Verlustvortrags zu 60 Prozent verrechnet werden. Nicht verrechenbare Verluste sind zeitlich unbeschränkt auf weitere Jahre vorzutragen.
Einkommensteuertarif
Liegt das nach dem vorstehenden Schema ermittelte zu versteuernde Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags, muss keine Einkommensteuer gezahlt werden. Innerhalb der Progressionszone steigt der Steuersatz in Abhängigkeit vom Einkommen progressiv an. Überschreitet man die unten genannten Einkommensgrenzen, steigt der Einkommensteuersatz nicht mehr weiter an, der Steuersatz bleibt proportional.
2020
2021
2022
2023
2024
Grundfreibetrag
9.408 Euro
9.744 Euro
10.347 Euro
10.908 Euro
11.604 Euro
Eingangssteuersatz
14%
14%
14%
14%
14%
Spitzensteuersatz
42%
(45%*)
42%
(45% *)
42%
(45%*)
42%
(45%*)
42%
(45%*)
Anwendung ab
57.052 Euro
57.919 Euro
58.597 Euro
62.810 Euro
66.761 Euro
*Zu beachten: Für Steuerpflichtige, deren zu versteuerndes Einkommen die obere Proportionalzone übersteigt (mindestens 277.826 Euro), gilt ein um drei Prozentpunkte erhöhter Spitzensteuersatz von 45 Prozent.
Thesaurierungsbegünstigung
Für Personenunternehmen besteht die Möglichkeit der so genannten Thesaurierungsbegünstigung. Danach können bei bilanzierenden Unternehmen thesaurierte, das heißt einbehaltene Gewinne mit einem ermäßigten Steuersatz von 28,25 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag) besteuert werden. Die parallel anfallende Gewerbesteuer wird hierauf weiterhin angerechnet. Die Sache hat jedoch den Haken, dass im Falle einer späteren Entnahme der thesaurierten Gewinne eine Nachversteuerung analog der Besteuerung von Dividenden bei Kapitalgesellschaften erfolgt. Der Nachversteuerungssatz beträgt 25 Prozent. Hierdurch kann sich bei der späteren Entnahme insgesamt betrachtet eine höhere Steuerlast ergeben als bei der Regelbesteuerung. Daher sollte die Inanspruchnahme der Thesaurierungsbegünstigung im Einzelfall sorgfältig geprüft werden.
Veranlagung/Vorauszahlung
Nach Ablauf des Kalenderjahres oder des Wirtschaftsjahres wird der Steuerpflichtige zur Einkommensteuer veranlagt. Dieses Verfahren besteht aus zwei Teilen. Zum einen dem Ermittlungsverfahren, in dem die Besteuerungsgrundlagen ermittelt werden (Einkünfte, Sonderausgaben etc.) und zum anderen dem Festsetzungsverfahren, in dem die Steuerschuld festgesetzt und per Steuerbescheid bekannt gegeben wird. Grundsätzlich wird die Einkommensteuer durch Veranlagung erhoben, bei der Lohnsteuer und der Kapitalertragsteuer als Sonderformen der Einkommensteuer durch Steuerabzug an der Quelle.
Während des Veranlagungszeitraumes muss der Steuerpflichtige Vorauszahlungen in Höhe der voraussichtlich geschuldeten Einkommensteuer entrichten. Das Finanzamt legt die Vorauszahlungen durch Vorauszahlungsbescheid fest. Die Vorauszahlungen bemessen sich nach der Einkommensteuer, die bei der letzten Veranlagung festgesetzt wurde. Die ersten Vorauszahlungen im Jahr der Existenzgründung werden nach den Angaben im Betriebseröffnungsbogen festgesetzt. Die Einkommensteuervorauszahlungen sind vierteljährlich zu entrichten, und zwar am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.
Als Steuerpflichtiger müssen Sie nach Ablauf des Veranlagungszeitraums bis zum 31. Juli des Folgejahres eine Steuererklärung abgeben. Haben Sie einen Steuerberater beauftragt, verlängert sich die Frist in bestimmten Fällen bis Ende Februar des übernächsten Jahres.
Lohnsteuer
Die Lohnsteuer ist eine Sonderform der Einkommensteuer. Sie wird durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben. Schuldner der Lohnsteuer ist der Arbeitnehmer.Beschäftigen Sie Arbeitnehmer, sind Sie verpflichtet, die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Dies muss bis spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums geschehen. Die Anmeldungen sind grundsätzlich in elektronischer Form zu übermitteln. In Härtefällen (zum Beispiel bei Nichtvorhandensein eines Computers mit Internetzugang) kann auf schriftlichen Antrag die Übermittlung in Papierform vom Finanzamt gestattet werden.Der Lohnsteuer- Anmeldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Bei sehr geringen Beträgen kann auch das Kalendervierteljahr oder das Kalenderjahr der Lohnsteuer-Anmeldezeitraum sein.Neben der Lohnsteuer müssen auch der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer für den Arbeitnehmer einbehalten und abgeführt werden. Letzteres natürlich nur, wenn der Arbeitnehmer Mitglied einer Kirche ist, die Kirchensteuer erhebt. Besonderheiten gelten für kurzfristige und geringfügige Arbeitsverhältnisse.
Körperschaftsteuer (KSt)
Die Körperschaftsteuerpflicht gilt für alle Kapitalgesellschaften und erstreckt sich auf ihre sämtlichen Einkünfte, die grundsätzlich als Einkünfte aus Gewerbebetrieb gelten. Sie beginnt mit Abschluss des Gesellschaftsvertrages (vgl. dazu 1.3 Gründungskosten), frühestens jedoch mit Beginn der nach außen gerichteten Geschäftstätigkeit. Der Steuersatz beträgt 15 Prozent. Ermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr, es ist aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr möglich. Die Körperschaftsteuer-Voranmeldungen sind zu den gleichen Terminen abzugeben wie die Einkommensteuer-Voranmeldungen. Nach Ablauf des Veranlagungszeitraumes muss ebenfalls eine Steuererklärung eingereicht werden. Die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns erfolgt durch Betriebsvermögensvergleich nach den Vorschriften des EStG und des Körperschaftsteuergesetzes (KStG).
Gewinnausschüttungen
Gewinnausschüttungen von der Kapitalgesellschaft an die Gesellschafter unterliegen bei diesem nochmals der Einkommensbesteuerung als Einkünfte aus Kapitalvermögen. Ausschüttungen aus Anteilen, die im Privatvermögen des Gesellschafters gehalten werden, werden regelmäßig mit einem Abgeltungssteuersatz von 25 Prozent (mit Veranlagungsoption bei niedrigerem persönlichem Steuersatz) besteuert. Werden die Anteile im Betriebsvermögen gehalten (zum Beispiel einer GmbH & Co.KG), findet die Besteuerung nach dem so genannten Teileinkünfteverfahren statt. Dieses besagt, dass 60 Prozent der Ausschüttung in die Bemessungsgrundlage für die Besteuerung einbezogen werden und 40 Prozent von der Steuer freigestellt sind. Ist der Anteilseigner eine Kapitalgesellschaft, zum Beispiel eine GmbH, sind die Dividenden dort wegen der sonst entstehenden Mehrfachbesteuerung zu 95 Prozent steuerfrei gestellt.
Geschäftsführergehalt
Die GmbH ist in Deutschland die häufigste Form der Kapitalgesellschaft. Sie benötigt einen Geschäftsführer, ihr Organ. Dessen Gehalt ist in der Regel lohnsteuerpflichtig und wirkt zugleich als Betriebsausgabe der GmbH. Probleme kann es hierbei geben, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer ein Gehalt bekommt, das nicht marktüblichen Konditionen entspricht. Dann kann es zu einer sogenannten verdeckten Gewinnausschüttung (vGA) kommen – mit der Folge, dass das Gehalt nicht als Betriebsausgabe anerkannt wird und dem Gewinn hinzugerechnet wird. Bei einer GmbH gibt es somit drei Ebenen, auf denen Steuern gezahlt werden: Die GmbH selbst zahlt auf ihre Gewinne Körperschaftsteuer, die Gesellschafter auf Gewinnausschüttungen in das Privatvermögen Abgeltungsteuer und der Geschäftsführer Lohnsteuer.
Gewerbesteuer
Der Gewerbesteuer unterliegt jeder inländische Gewerbebetrieb. Angehörige freier Berufe müssen keine Gewerbesteuer bezahlen. Steuerschuldner ist bei Einzelunternehmen der Unternehmer, auf dessen Rechnung das Gewerbe betrieben wird, bei Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften ist Steuerschuldnerin die Gesellschaft. Die Gewerbesteuer wird von den Gemeinden erhoben; sie ist deren Hauptfinanzierungsquelle.
Gewerbeertrag
Bemessungsgrundlage für die Steuer ist der Gewerbeertrag. Grundlage des Gewerbeertrags ist der nach EStG oder KStG ermittelte Gewinn. Dieser wird durch verschiedene Hinzurechnungen und Kürzungen korrigiert. Gerade im Bereich der Hinzurechnungen haben sich hier durch die Unternehmensteuerreform 2008 wesentliche Änderungen ergeben. Danach müssen unter anderem 25 Prozent aller Zinszahlungen sowie des Zinsanteils, der in Mieten, Pachten, Leasingraten sowie Lizenzen steckt, hinzugerechnet werden. Dabei wird der jeweilige Zinsanteil vom Gesetz pauschal bestimmt und beträgt:
für Mieten, Pachten und Leasingraten für bewegliche Wirtschaftsgüter 20 Prozent.
für Mieten, Pachten und Leasingraten für unbewegliche Wirtschaftsgüter 50 Prozent und für Lizenzen 25 Prozent.
Berechnung der Gewerbesteuer
Der Gewerbeertrag ist zunächst auf volle 100 Euro abzurunden und bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften um 24.500 Euro, höchstens jedoch in Höhe des abgerundeten Gewerbeertrags, zu kürzen. Bei Kapitalgesellschaften gibt es keinen solchen Freibetrag. Als nächstes wird der Gewerbeertrag mit der Steuermesszahl multipliziert. Sie beträgt für Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften einheitlich 3,5 v.H.
Beispiel:
Gewerbeertrag einer OHG: 50.357 Euro
Abgerundet 50.300 Euro
Abzüglich Freibetrag 24.500 Euro
Korrigierter Gewerbeertrag 25.800 Euro
davon
25.800 Euro x 3,5 v. H
Steuermessbetrag 903 Euro
Der Steuermessbetrag wird dann mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert, in der der Betrieb ansässig ist.
Gewerbesteuerschuld:
903 Euro x 470 v. H.( Augsburg) = 4.244,10 Euro.
Anrechnung auf die Ertragsteuer
Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen erfolgt eine pauschalierte Anrechnung auf den Teil der Einkommensteuer, der auf den Anteil der gewerblichen Einkünfte entfällt. Die Anrechnung erfolgt seit dem Veranlagungszeitraum 2020 in Höhe des 4,0-fachen des Gewerbesteuermessbetrages. Dies führt dazu, dass sich die Belastungswirkung der Gewerbesteuer in Kommunen mit Hebesätzen bis 400 neutralisiert, sofern ausreichend Einkommensteuer für die Anrechnung zur Verfügung steht. Eine Überkompensation durch die Anrechnung in Fällen, in denen zum Beispiel aufgrund der gewerbesteuerlichen Hinzurechnungen die Gewerbesteuerschuld höher ist als die Einkommensteuerschuld, findet nicht statt.
Vorauszahlungen
Der Steuerpflichtige hat am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November Vorauszahlungen an die Gemeinde abzuführen, in der der Betrieb angesiedelt ist, und nach Ende des Erhebungszeitraumes (in der Regel das Kalenderjahr) beim zuständigen Finanzamt (Betriebsfinanzamt) eine Steuererklärung abzugeben.Die Vorauszahlungen werden dann mit der Steuerschuld verrechnet.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird auf Umsätze erhoben, die ein Unternehmer im Inland im Rahmen seines Unternehmens erzielt. In erster Linie sind hier Umsätze aus Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen wie Dienstleistungen gemeint. Unternehmer ist jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Der Regelsteuersatz beträgt grundsätzlich 19 Prozent, für bestimmte Umsätze auch nur sieben Prozent. Der ermäßigte Steuersatz gilt zum Beispiel für Bücher und Zeitungen, für viele Lebensmittel und auch für die Erbringung einer Beförderungsleistung im Personenverkehr und ist in § 12 Absatz 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.
Steuerbefreiungen
Bestimmte Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit. Zu erwähnen sind hier insbesondere die Ausfuhrlieferungen, die innergemeinschaftlichen Lieferungen sowie die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken.
Umsatzsteuervoranmeldung/Vorsteuerabzug
In der Regel beziehen Sie von anderen Unternehmen Vorleistungen, die Sie zur Erstellung ihrer eigenen Leistung benötigen. Der Vorlieferant stellt Ihnen dafür Umsatzsteuer in Rechnung. Diesen Betrag, Vorsteuer genannt, können Sie mit der Umsatzsteuer verrechnen, die Sie an das Finanzamt abführen müssen, wenn Sie Waren oder andere Leistungen verkaufen. Da die Umsatzsteuerpflicht bereits mit der Unternehmertätigkeit beginnt, können auch Vorsteuerbeträge, die durch Anschaffungen im Rahmen der Existenzgründung anfallen, beim Finanzamt geltend gemacht werden. Für die Gründung einer GmbH gilt, dass Vorgesellschaft und GmbH steuerlich als ein Subjekt angesehen werden.
Beispiel: Im Voranmeldungszeitraum tätigen Sie Wareneinkäufe im Wert von 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro Vorsteuer und Warenverkäufe im Wert von 20.000 Euro zzgl. 3.800 Euro Umsatzsteuer. An das Finanzamt sind 1.900 Euro (3.800 Euro - 1.900 Euro) als Umsatzsteuervorauszahlung abzuführen.Für Existenzgründer besteht in den ersten zwei Jahren grundsätzlich die Pflicht, monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Ansonsten ist Voranmeldezeitraum grundsätzlich das Kalendervierteljahr, es sei denn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr beträgt mehr als 7.500 Euro. In diesem Fall sind auch nach den ersten zwei Gründungsjahren monatliche Anmeldungen abzugeben. Bei einer abzuführenden Umsatzsteuer des Vorjahres von weniger als 1000 Euro kann das Finanzamt den Unternehmer von der Pflicht zur Voranmeldung und Vorauszahlung befreien.
Der Unternehmer muss bis zum 10. Tag nach Ablauf eines jeden Voranmeldungszeitraums eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben und gleichzeitig die von ihm berechnete Umsatzsteuerzahllast abführen. Kommt es zu einem Vorsteuerüberhang, weil die gezahlte Vorsteuer die erhaltene Umsatzsteuer übersteigt, erstattet das Finanzamt diesen Überhang. Allerdings ist dabei zu beachten, dass es die Erstattung von der Hinterlegung einer Sicherheitsleistung, zum Beispiel einer Bankbürgschaft, abhängig machen kann.
Die Anmeldungen sind grundsätzlich in elektronischer Form zu übermitteln. In Härtefällen (zum Beispiel bei Nichtvorhandensein eines Computers mit Internetzugang) kann auf schriftlichen Antrag die Übermittlung in Papierform vom Finanzamt gestattet werden. Unternehmer, die ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich abgeben, können jährlich bis zum 10. Februar einen Antrag auf Fristverlängerung beim Finanzamt stellen. Voranmeldungen und Vorauszahlungen sind dann jeweils einen Monat später fällig. Die Fristverlängerung ist davon abhängig, dass eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Jahres angemeldet und bis zum 10. Februar geleistet wird (§ 47 Abs. 1 UStDV). Diese Sondervorauszahlung wird im folgenden Jahr am 10. Februar auf die fällige Vorauszahlung angerechnet.
Die Steuer wird grundsätzlich nach vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) berechnet. Es kommt also nicht darauf an, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ausführung der Leistung. Abweichend hiervon kann auf Antrag die sogenannten Ist-Besteuerung angewendet werden. In diesem Fall erfolgt die Abführung der Umsatzsteuer nach den vereinnahmten, also zugeflossenen Entgelten. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Sie alternativ bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese ist einmal, dass der Umsatz im Vorjahr oder im Jahr der Gründung 600.000 Euro nicht überschreitet. Ebenso können Unternehmer, die aufgrund einer Billigkeitsregelung von der Buchführungspflicht befreit sind, die Ist-Besteuerung beantragen, ferner die Angehörigen von freien Berufen.
Umsatzsteuerjahreserklärung
Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Unternehmer eine eigenhändig unterschriebene Umsatzsteuerjahreserklärung einzureichen, in der er die Umsatzsteuerzahllast oder den Überschuss für das gesamte Kalenderjahr selbst berechnet. Auch Kleinunternehmer, die § 19 UStG anwenden, haben eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.
Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz
Bei Unternehmern, deren Umsatz im Jahr der Gründung voraussichtlich 22.000 Euro einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer nicht übersteigt, wird von Gesetzes wegen keine Umsatzsteuer erhoben, das heißt sie müssen diese grundsätzlich nicht an das Finanzamt abführen. Entsprechendes gilt für Jahre nach der Gründung, wenn folgende Doppelbedingung erfüllt ist: Der Umsatz im Vorjahr lag nicht über 22.000 Euro (ab 2020), im laufenden Jahr wird er voraussichtlich nicht 50.000 Euro überschreiten. Es empfiehlt sich, auf Rechnungen auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen, damit der Rechnungsempfänger weiß, weshalb keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz geschehen: “Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).” Zu beachten ist allerdings, dass Unternehmer, die von der beschriebenen Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, keine Vorsteuer geltend machen können. Dies wiederum kann nachteilig sein, zum Beispiel wenn in der Anfangsphase eines Betriebes hohe Investitionen getätigt werden. Deshalb kann auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung durch Erklärung gegenüber dem Finanzamt verzichtet werden mit der Folge, dass dann auch der Vorsteuerabzug möglich ist. Ein solcher Verzicht sollte allerdings gut überlegt werden, da er für fünf Jahre bindet.
Ausstellen von Rechnungen
Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er im Regelfall verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Für Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen gilt eine verkürzte Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung der Lieferung/Leistung.
Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt eine Rechnungsstellungspflicht grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (zum Beispiel Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Bei der Erstellung einer rechnungsersetzenden Gutschrift (zum Beispiel bei Provisionsabrechnungen) ist auf dem Abrechnungsdokument der Begriff „Gutschrift“ förmlich anzubringen. Die Angaben in Rechnungen müssen vollständig und richtig sein, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Wenn Rechnungsangaben erst nachträglich vervollständigt oder korrigiert werden, ist der Vorsteuerabzug erst zu diesem Zeitpunkt möglich. Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung auf ihre Vollständigkeit hin überprüfen.
Allgemeine Pflichtangaben
Die Rechnung muss folgenden Inhalt haben:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Umsatzsteueridentifikationsnummer oder bei nicht Vorhandensein die (finanzamtsbezogene) Steuernummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
das Entgelt
den auf das Entgelt entfallenden, gesondert auszuweisenden Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, z.B. Skonti, Boni, Rabatte
ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Gemäß § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Es reicht jede Art von Anschrift, sofern der leistende Unternehmer beziehungsweise der Leistungsempfänger unter dieser Anschrift erreichbar ist. Dabei ist es unerheblich, ob die wirtschaftlichen Tätigkeiten des leistenden Unternehmers unter der Anschrift ausgeübt werden, die in der von ihm ausgestellten Rechnung angegeben ist. Maßgeblich für eine Erreichbarkeit ist der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Verfügt der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger über ein Postfach, über eine Großkundenadresse oder über eine c/o-Adresse, genügt die jeweilige Angabe in der Rechnung den Anforderungen des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG an eine vollständige Anschrift.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, zum Beispiel für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nach Abschnitt 14.5. Abs.10 UStAE ist eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend.
Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.
Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag. Allerdings ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer erhalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer erhalten.
Hinweis: Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten, wenn die Rechnungsnummer unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind (vergleiche Abschnitt 15.2 Abs.2 UStAE).
Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer
Auf der Rechnung ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Alternativ ist die Angabe der USt-IdNr. möglich. Die USt-IdNr. wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt.
Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer beziehungsweise die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. mitzuteilen.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (zum Beispiel Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (zum Beispiel Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben.
Bei der Abrechnung von Dauerleistungen (zum Beispiel Miete) werden vielfach keine gesonderten Rechnungen gestellt, sondern die regelmäßigen Zahlungen auf Grund eines zivilrechtlichen Vertrages geleistet. Auch diese (rechnungsersetzenden) Verträge müssen die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.
Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13 b Abs. 1 und 5 Satz 1 UStG erforderlich. In diesen Fällen ist ergänzend die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben.
Hinweis: Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Der Vorsteuerabzug bleibt jedoch erhalten, wenn die Steuernummer oder die inländische USt-IdNr. unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind (vergleiche Abschnitt 15.2 Abs.2 UStAE).
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Bei der Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts bzw. des Zeitpunkts der Anzahlung ist nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann statt der ausdrücklichen Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sofern sich hieraus ausdrücklich das Liefer-/Leistungsdatum ergibt. Wie der Umsatzsteuer-Anwendungserlass jedoch ausdrücklich regelt, reicht die Angabe des Lieferscheindatums ohne den Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht, nicht aus (vergleiche Abschnitt 14.5 Abs.16 UStAE).
Für die Frage, ob ein entsprechender Hinweis auch vom Leistungsempfänger stammen darf, enthält der Umsatzsteuer-Anwendungserlass den Hinweis, dass zwar die Ergänzung der Rechnung nur durch den Rechnungsaussteller vorgenommen werden darf (vergleiche Abschnitt 14.11 Abs.2 UStAE), es jedoch in diesem speziellen Punkt für unbedenklich gehalten werde, wenn der Empfänger das Lieferdatum anhand der sonstigen Geschäftsunterlagen (zum Beispiel des Lieferscheins) ergänzt oder nachweist (vergleiche Abschnitt 15.11 Abs.2 UStAE).
In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies zum Beispiel gilt auch beim im Einzelhandel üblichen „Kauf über den Ladentisch“.
Die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Lieferungs-/Leistungszeitpunkts kann im Einzelfall schwierig sein:
Bei Abhollieferungen, wie sie im Einzelhandel üblich sind, ist Zeitpunkt der Lieferung bei Übergabe der Ware an den Käufer
Bei bewegten Lieferungen, zu denen Umsatzgeschäfte gehören, bei denen der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder Dritte (Spediteur) befördert oder versendet wird, ist der Lieferzeitpunkt stets der Zeitpunkt, an dem die Beförderung und Versendung an den Abnehmer beginnt.
Bei unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft (§ 3 Abs. 6 Satz 5 f. UStG) richtet sich der Zeitpunkt der Lieferung nach den zwischen den Beteiligten vereinbarten Lieferklauseln (Incoterms). Bei Lieferung frei Haus (DDP) ist der Lieferzeitpunkt bei Eintreffen der Ware beim Empfänger, bei Lieferung ab Werk (EXW) ist der Zeitpunkt der Lieferung bei Abgang der Ware aus dem Lager des Lieferanten.
Bei Werklieferungen, das heißt wenn der Unternehmer die Be-/Verarbeitung eines Gegenstandes übernommen hat und dabei selbst beschaffte Hauptstoffe verwendet hat, ist der maßgebliche Zeitpunkt der Werklieferung die Fertigstellung und Abnahme des fertigen Werks durch den Auftraggeber.
Bei sonstigen Leistungen jeglicher Art liegt der maßgebliche Zeitpunkt grundsätzlich bei deren Fertigstellung beziehungsweise Beendigung und Abnahme. Bei zeitlich begrenzten Dienstleistungen ist die Leistung mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses ausgeführt, es sei denn, die Beteiligten hatten Teilleistungen vereinbart (vergleiche Abschnitt 13.1 Abs. 3 UStAE).
Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts nur dann erforderlich ist, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
Entgelt
Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Nach Abschnitt 14.5 Abs.19 UStAE gilt hinsichtlich des Umfangs des Hinweises:
Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie zum Beispiel „2 % Skonto bei Zahlung bis ...“
Boni und Rabatte: Bei Rabatt- beziehungsweise Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie zum Beispiel „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“ oder „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“ oder „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“
Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. Das Skonto muss nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zuzüglich USt) ausgewiesen werden (vergleiche Abschnitt 14.5 Abs.19 UStAE).
Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) beziehungsweise Hinweis auf Steuerbefreiung: Bei dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung in der Rechnung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift nennt. Allerdings soll in der Rechnung ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Dabei reicht regelmäßig eine Angabe in umgangssprachlicher Form aus (zum Beispiel „Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“, „Krankentransport“, usw.).
Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
In Fällen der Steuerschuldumkehr ("Reverse Charge Umsätze") ist ein Hinweis mit folgender Formulierung vorgeschrieben: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”.
Beachte: Fehlt der Hinweis, schuldet der Leistungsempfänger dennoch die Umsatzsteuer für die bezogene Leistung (Abschnitt 13b.14 Abs.2 UStAE) und kann den Vorsteuerabzug ausüben (Abschnitt 13b.15 Abs. 1 UStAE).
Elektronisch übermittelte Rechnung
Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle erforderlichen oder falsche Angaben enthält. Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden.
Die Berichtigung kann durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, etwa wenn in diesem Dokument die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) der ursprünglichen Rechnung angegeben ist.
Da der Leistungsempfänger gemäß § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung benötigt, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, ist er berechtigt, vom Rechnungsaussteller eine Korrektur zu verlangen, wenn die ausgestellte Rechnung diesen Anforderungen nicht entspricht und dadurch der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers gefährdet ist.
Aufbewahrung von Rechnungen
Der Unternehmer hat gemäß § 14b Abs. 1 UStG aufzubewahren:
ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,
alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Privatpersonen (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet), die aufgrund des „Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit“ von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Verstoß können bis zu 500,00 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Beispiel durch einen Zusatz „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.“
Sonderfall Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gibt es eine Vereinfachungsregel, so entfällt beispielsweise das Erfordernis einer fortlaufenden Rechnungsnummer.
Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG (§ 33 UStDV). Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende Nummer enthalten.
Wer die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerreglung anwendet, muss keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie wird bei ihm nicht erhoben. Dennoch folgt hieraus nicht, dass die Rechnungsvorschriften keinerlei Rolle mehr spielen würden. Auch Kleinunternehmer sind Unternehmer, das heißt sie müssen die beschriebenen Rechnungspflichtangaben ebenso beachten wie steuerpflichtige Unternehmer. Besonderheit ist jedoch, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen.
Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten entsprechend den obigen Ausführungen.
Beachte: Eine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht nicht. Es empfiehlt sich jedoch hierauf hinzuweisen, da andernfalls mit einer Zahlungsverzögerung zu rechnen ist, da der Rechnungsempfänger bei einer Rechnungseingangskontrolle den mangelnden Steuerausweis voraussichtlich beanstanden wird. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz geschehen: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)".
Weitere Sonderfälle
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, das heißt Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer beziehungsweise Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).
In Rechnungen für eine Reiseleistung ist seit dem 30. Juni 2013 auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen mit der verpflichtenden Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ nach § 25a UStG hinzuweisen.
In Fällen der Differenzbesteuerung ist seit dem 30. Juni 2013 in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG mit der Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“, „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ hinzuweisen.
Sonstige Sonderfälle: Für Sonderfälle wie grenzüberschreitende Dienstleistungen gelten Sonderregelungen. Vergleiche hierzu die gesonderten IHK-Informationen.
Unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis
Unberechtigter Steuerausweis
Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Dies betrifft vor allem Kleinunternehmer, bei denen die Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG nicht erhoben wird, gilt aber auch, wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet und einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt.
Die Steuer kann berichtigt werden, wenn der Rechnungsaussteller den unberechtigten Steuerausweis gegenüber dem Rechnungsempfänger für ungültig erklärt hat, die erstatteten Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückgezahlt wurden oder die Vorsteuer noch gar nicht geltend gemacht wurde.
Der Rechnungsaussteller muss die Berichtigung bei dem für seine Besteuerung zuständigen Finanzamt gesondert schriftlich beantragen. Dabei hat er den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers mitzuteilen. Das Finanzamt holt dann eine Auskunft beim Finanzamt des Rechnungsempfängers ein und teilt – nach Prüfung der Voraussetzungen – dem Rechnungsaussteller mit, ob er die Rechnungen berichtigen kann.
Unrichtiger Steuerausweis
Weist der leistende Unternehmer oder der von ihm beauftragte Dritte in einer ausgestellten Rechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag aus, als er nach dem Gesetz schuldet, schuldet der leistende Unternehmer auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG).
Der leistende Unternehmer oder der von ihm beauftragte Dritte kann den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger berichtigen. Hat der Leistungsempfänger entgegen § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr.1 UStG einen höheren Betrag als die für die Lieferung oder sonstige Leistung gesetzlich geschuldete Steuer als Vorsteuer geltend gemacht, hat er den Mehrbetrag an das Finanzamt zurückzuzahlen.
Rechtsformwahl und Steuern
Die Rechtsform Ihres Unternehmens hat Auswirkungen auf die steuerliche Belastung. Deshalb sollten Sie bei der Gründung diesen Aspekt bedenken. Allerdings kann er nie alleine ausschlaggebend für die Wahl der Rechtsform sein. Entscheidend sind auch andere Punkte wie Haftung, Rechtsformaufwendungen, Publizitätspflichten und Kapitalbeschaffungsmöglichkeiten. Folgende Tabelle soll einen Überblick über einige wichtige steuerliche Aspekte der Rechtsformwahl geben:
Einzelunternehmen / Personengesellschaft
Kapitalgesellschaft
Ertragssteuer
Einkommensteuer
progressiver Tarif (Verlauf siehe oben)
Grundfreibetrag
Körperschaftsteuer
einheitlicher Steuersatz 15 Prozent
kein Grundfreibetrag
Gewerbesteuer
Steuermesszahl 3,5 v. H.
Freibetrag 24.500 Euro
Anrechnung auf ESt
Steuermesszahl 3,5 v. H.
kein Freibetrag
keine Anrechnung auf KSt
Verlustverrechnung
mit anderen Einkunftsarten des Unternehmers möglich
kein Ausgleich mit Verlusten des Unternehmers
Gewinnermittlung
Unternehmerlohn Pensionsrückstellungen und Darlehenszinsen (Unternehmer an Unternehmen) grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abziehbar
doppelte Buchführung oder Einnahmen-Überschussrechnung
Unternehmerlohn Pensionsrückstellungen und Darlehenszinsen (Grenze § 8a KStG) sind Betriebsausgaben
Pflicht zur doppelten Buchführung
Stand: Februar 2025
Die Informationen und Auskünfte der IHK Schwaben enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.
