Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)

In Deutschland bilden das E-Rechnungsgesetz (E-RechV) sowie die Standards XRechnung und ZUGFeRD die rechtliche Grundlage für die Nutzung von E-Rechnungen. Diese Vorschriften und Normen gewährleisten eine strukturierte und einheitliche Handhabung von E-Rechnungen und legen die Rahmenbedingungen für ihre Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung fest.

Die Bedeutung von E-Rechnungen in der modernen Geschäftswelt kann nicht genug betont werden. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und tragen dazu bei, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Mit der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung von Geschäftsprozessen steigt auch die Relevanz von E-Rechnungen weiter an.

Es ist wichtig zu betonen, dass E-Rechnungen nicht nur für große Unternehmen von Bedeutung sind. Auch kleinere Unternehmen und Selbstständige profitieren von der Umstellung auf elektronische Rechnungen. Durch die Einführung von E-Rechnungen können sie ihre Geschäftsprozesse vereinfachen, Fehler reduzieren und Zeit sparen, die sonst für manuelle Prozesse aufgewendet würde.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU markiert einen wichtigen Schritt in der Standardisierung von E-Rechnungen innerhalb der Europäischen Union. Ziel dieser Richtlinie war es, den grenzüberschreitenden Austausch von Rechnungen zu erleichtern und damit den Binnenmarkt zu stärken. Sie schreibt vor, dass sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Auftragnehmer in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Im Rahmen dieser Richtlinie wurde das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) als Infrastruktur für den sicheren und zuverlässigen Austausch elektronischer Dokumente etabliert. Dies ermöglicht es Unternehmen, E-Rechnungen europaweit auszutauschen. PEPPOL hat sich seit seiner Einführung kontinuierlich weiterentwickelt und unterstützt heute den E-Rechnungsaustausch in zahlreichen europäischen Ländern.

Die Einführung und Umsetzung von E-Rechnungen verliefen in den verschiedenen EU-Mitgliedstaaten unterschiedlich schnell. Länder wie Italien und Spanien erkannten früh die Vorteile von E-Rechnungen und führten entsprechende Regelungen ein. In Italien ist die elektronische Rechnungsstellung seit 2019 für alle Unternehmen verpflichtend, was zu einer raschen Akzeptanz von E-Rechnungen führte.

Spanien führte bereits 2014 ein System für die elektronische Rechnungsstellung ein, zunächst für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen. Diese frühzeitige Einführung trug dazu bei, dass sich E-Rechnungen in Spanien weit verbreiteten und von Unternehmen unterschiedlicher Größe genutzt wurden.

Diese Entwicklungen stehen im Gegensatz zur langsameren Umsetzung in Deutschland, wo E-Rechnungen zwar an Bedeutung gewinnen, aber noch nicht so weit verbreitet sind wie in einigen anderen europäischen Ländern. Dies ist unter anderem auf unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen und die Komplexität des deutschen Steuersystems zurückzuführen.

Die Unterschiede in der Umsetzung und Akzeptanz von E-Rechnungen innerhalb der EU zeigen, dass es noch erheblichen Harmonisierungsbedarf gibt. Die EU wird daher weiterhin daran arbeiten, die Nutzung von E-Rechnungen zu fördern und bestehende Hindernisse abzubauen.
Die Betrachtung der Entwicklung in der EU verdeutlicht jedoch auch das große Potenzial für die Weiterentwicklung der E-Rechnung. Insbesondere die Erfahrungen aus Ländern, die bei der Einführung von E-Rechnungen Vorreiter sind, können wertvolle Erkenntnisse für die weitere Entwicklung in Deutschland und anderen Ländern liefern.

Die Finanzverwaltung hat jetzt ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem Unternehmen E-Rechnungen lesbar machen können. Dabei wird lediglich die Rechnung im xml-Format in das Tool hochgeladen. Wichtig: Um die Aufbewahrungsfristen einzuhalten, müssen Unternehmen die elektronischen Rechnungen im xml-Format speichern. Es reicht nicht, die lesbar gemachten Dateien (pdf-Format) abzulegen.

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Die technologische Basis der E-Rechnung ist der europäische Standard EN 16931, der die Struktur von E-Rechnungen definiert, und die Verwendung von XML-Dateiformaten. XML steht für eXtensible Markup Language und ermöglicht die strukturierte Darstellung von Daten in einer für Mensch und Maschine lesbaren Form. Diese Technologie ist entscheidend für die Interoperabilität von E-Rechnungen, da sie sicherstellt, dass diese in unterschiedlichen Systemen verarbeitet werden können.

In Deutschland sind die Anforderungen an E-Rechnungen durch verschiedene Gesetze und Vorschriften geregelt. Dazu gehören insbesondere der § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und der § 14b der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschriften definieren, wie E-Rechnungen erstellt, übermittelt, empfangen und aufbewahrt werden müssen, um rechtlich anerkannt zu werden.

Die Einhaltung dieser regulatorischen Anforderungen ist entscheidend für die Akzeptanz von E-Rechnungen. Unternehmen, die E-Rechnungen nutzen, müssen sicherstellen, dass diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Dies umfasst auch die Sicherstellung der Integrität und Authentizität der Rechnungen sowie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.

Neben den rechtlichen Anforderungen gibt es auch technologische Herausforderungen bei der Implementierung von E-Rechnungen. Dazu gehört die Integration der E-Rechnung in bestehende Geschäftsprozesse und IT-Systeme. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu verarbeiten und dass die Daten korrekt und sicher übermittelt werden.

Die Umstellung auf E-Rechnungen trägt in erheblichem Maße zur Nachhaltigkeit bei. Sie reduziert den Verbrauch von Papier und damit auch den Bedarf an natürlichen Ressourcen und Energie für die Produktion von Papier. Darüber hinaus werden durch den Wegfall des Papiertransports CO2-Emissionen reduziert, was wiederum zum Klimaschutz beiträgt.

Aus unternehmerischer Sicht bieten E-Rechnungen eine Reihe von wirtschaftlichen Vorteilen. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren und zu digitalisieren. Dies führt zu einer Steigerung der Effizienz, da manuelle Prozesse reduziert und Fehlerquellen minimiert werden. Darüber hinaus ermöglichen E-Rechnungen eine schnellere Verarbeitung und Bezahlung von Rechnungen, was zu einer Verbesserung der Liquidität führt.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil von E-Rechnungen ist die erhöhte Transparenz. Durch die Digitalisierung von Rechnungen können Daten einfacher analysiert und ausgewertet werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse besser zu verstehen und zu optimieren. So können beispielsweise Kostenstrukturen analysiert und Einsparpotenziale identifiziert werden.

Das Wachstumschancengesetz, welches voraussichtlich am 1. Januar 2025 in Kraft treten wird, bringt spezifische Bestimmungen für die Übermittlung von Rechnungen mit sich. Das Gesetz sieht vor, dass Rechnungen primär elektronisch zu übermitteln sind. Es gibt jedoch, wie im Artikel 29 festgelegt, Ausnahmen, die das Ausstellen von Papierrechnungen in bestimmten Fällen noch zulassen. Hierbei handelt es sich insbesondere um „sonstige Rechnungen“, die nicht den spezifischen Umsatzbestimmungen des Gesetzes unterliegen.

Die im Gesetz festgelegten Fälle, in denen das Ausstellen einer Rechnung verpflichtend ist, beinhalten Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an andere Empfänger. Im inländischen Geschäftsverkehr sind die Möglichkeiten für Papierrechnungen somit stark eingeschränkt, und es gibt fast keine Ausnahmen von der Regelung für elektronische Rechnungen.

Bemerkenswert ist, dass noch Unklarheit darüber besteht, ob auch EDIFACT akzeptiert wird, oder ob durchgängig EN16931-konforme Rechnungen verlangt werden. EN16931 ist eine europäische Norm, die die Anforderungen für die Inhalte von elektronischen Rechnungen festlegt.

Die Einführung dieser neuen Bestimmungen zielt darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und gleichzeitig die Authentizität und Integrität von Rechnungen sicherzustellen. Jeder Unternehmer ist verpflichtet, die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Dies kann durch verschiedene innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.

Die E-Rechnung stellt eine Evolution in der Rechnungsverarbeitung dar und erfordert nicht nur Anpassungen in den Abläufen, sondern auch im Bereich der Technologie. Unternehmen sollten daher aktiv in neue Technologien investieren, um die vollen Vorteile der E-Rechnung nutzen zu können.

Eine grundlegende Maßnahme für Unternehmen ist die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Dies beinhaltet die Implementierung von Systemen, die die Erstellung, den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Unternehmen sollten in Betracht ziehen, integrierte Finanzmanagement-Systeme einzuführen, die eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglichen, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.

Die Investition in Cloud-Technologie ist ebenfalls von großer Bedeutung. Cloud-basierte Lösungen bieten eine flexible und skalierbare Plattform für die Verwaltung von E-Rechnungen und gewährleisten gleichzeitig eine sichere Datenhaltung. Darüber hinaus ermöglichen sie den mobilen Zugriff auf Rechnungsdaten, was die Zusammenarbeit und die Bearbeitung von Rechnungen erleichtert. Ein effizientes Datenmanagement ist ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Daten aus E-Rechnungen korrekt erfasst, verarbeitet und archiviert werden, um gesetzlichen Anforderungen zu genügen und die Datenintegrität zu wahren.

Mit der Verlagerung von Rechnungsprozessen ins Digitale steigt auch das Risiko von Cyberangriffen. Daher ist die Investition in Cybersicherheitsmaßnahmen von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme und Daten durch geeignete Sicherheitsprotokolle, Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen geschützt sind.

Die Implementierung neuer Technologien erfordert auch eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter. Unternehmen sollten in die Weiterbildung ihrer Belegschaft investieren, um sicherzustellen, dass die neuen Systeme und Prozesse effektiv genutzt werden können. Ein proaktives Change Management ist ebenfalls essentiell, um Widerstände gegenüber den Veränderungen zu minimieren und die Akzeptanz der neuen Technologien zu fördern.

Die Zusammenarbeit mit qualifizierten Drittanbietern und Dienstleistern kann ebenfalls einen Mehrwert darstellen. Spezialisierte Anbieter können Unternehmen dabei unterstützen, die passenden Technologielösungen zu finden, diese zu implementieren und bei der Anpassung der Geschäftsprozesse zu beraten.

Elektronische Rechnungen gewinnen in Deutschland und der gesamten EU zunehmend an Bedeutung. Sie sind ein Schlüsselaspekt der Digitalisierung und bieten sowohl wirtschaftliche als auch ökologische Vorteile. Das Wachstumschancengesetz und die EU-Richtlinie 2014/55/EU unterstreichen die Relevanz von E-Rechnungen und fördern ihre Verbreitung.

Dennoch zeigt der Vergleich mit anderen europäischen Ländern, dass es noch Entwicklungspotenzial und Bedarf an Harmonisierung gibt. Es bleibt abzuwarten, wie sich die E-Rechnung weiterentwickeln wird und inwieweit sie dazu beitragen kann, die Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeit der deutschen und europäischen Wirtschaft zu stärken.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die E-Rechnung ein vielversprechendes Instrument für die Zukunft ist. Ihr Potenzial ist beträchtlich, und es wird interessant sein zu beobachten, wie dieses in den kommenden Jahren in Deutschland und Europa voll ausgeschöpft wird.

Quelle: Dr. Peter Schenkel, Geschäftsführer Faktoora GmbH, Neu-Ulm

Stand: September 2024