Pflichtangaben für Rechnungen

Einleitung

Die Pflichtangaben in Rechnungen sind insbesondere in §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Mehrere Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) erläutern die Angaben im Einzelnen, die Rechnungen enthalten müssen. Dies hat Bedeutung insbesondere auch im Hinblick auf den Vorsteuerabzug des Empfängers der Rechnung nach §15 UStG , der die Pflicht hat, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.
Hinweis: Im Artikel wird vielfach auf das Umsatzsteuergesetz (UStG) verwiesen. Das UStG in seiner aktuellsten Fassung finden Sie hier.
Zuletzt hat das BMF mit Schreiben vom 7. Dezember 2018 zum Thema Pflichtangaben in Rechnungen, namentlich zu den Urteilen des BFH vom 13. Juni 2018 (Az. XI R 20/14) und vom 21. Juni 2018 (Az. V R 25/15, V R 28/16) Stellung genommen (unter 2.1).

1. Ausstellung einer Rechnung

Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Folgendes ist dabei zu beachten:
  • Nach § 31 Abs. 1 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein. Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen , der die erforderlichen Rechnungsangaben enthält.
  • Die Rechnung ist nach § 239 HGB (Handelsgesetzbuch) in einer lebenden Sprache vorzunehmen. Gegebenenfalls kann die Finanzverwaltung Übersetzungen verlangen, falls eine andere als die deutsche Sprache verwendet wird.
  • Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.
  • Rechnungen erfordern keine handschriftliche Unterschrift.
  • Elektronische Rechnungen erfordern eine elektronische Signatur.
  • Werden Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass als Betriebsausgaben geltend gemacht, wird als Nachweis nur eine Rechnung anerkannt, die maschinell erstellt und registriert (Registrierkasse) wurde.
  • Führt ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er nach § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Die Pflicht zur Rechnungserteilung gilt auch für Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn (umgekehrte Rechnung), das heißt Gutschriften, die vom Leistungsempfänger z.B. für eine Handelsvertreterleistung ausgestellt werden.
  • Die Verpflichtung zur Rechnungserteilung gilt nach dem Umsatzsteuerrecht grundsätzlich nicht bei sonstigen Leistungen gegenüber privaten Empfängern. Ausnahme ist die zum 1. August 2004 durch das ”Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung” in Art. 12 eingeführte Rechnungsausstellungspflicht bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden). In diesen Fällen ist der Unternehmer gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung auszustellen.
  • Alle Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Für den Fall, dass die Rechnung nicht oder zu spät ausgestellt wird, droht eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro (§ 26a Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2, 2. Halbsatz UStG). Dasselbe gilt auch für eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten.
  • Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger z.B. für eine Handelsvertreterleistung ausgestellt wird.
  • Bei grenzüberschreitenden Umsätzen ist grundsätzlich das Recht des Landes, in dem der ausgeführte Umsatz steuerbar ist, anzuwenden. Sofern jedoch der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (sog. Reverse Charge-Verfahren) sind die Regelungen des Leistungserbringers maßgeblich. Sofern also ein französischer Unternehmer an einen deutschen Unternehmer leistet, erhält der deutsche Unternehmer eine Rechnung, die nach dem französischen Umsatzsteuerrecht erstellt ist (Art. 219a Nr. 2 Mehrwertsteuersystem-Richtlinie - MwStSystRL). Sofern eine innergemeinschaftliche B2B-Lieferung/Leistung vorliegt, ist die Rechnung nach Art. 222 MwStSystRL bis zum 15. Tag des Folgemonats der Lieferung/Leistung auszustellen.

2. Anforderungen an die Eingangsrechnung

Die Einhaltung der folgenden Pflichtangaben des § 14 Abs. 2 UStG ist erforderlich, damit der Vorsteuerabzug gewährt wird.
Die Eingangsrechnung hat gemäß § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten:
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Finanzamtsbezogene Steuernummer (Nach dem BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004 müssen Name oder Anschrift des Finanzamtes nicht genannt werden) oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung – im Falle der Berichtigung gilt das Datum, an dem die Rechnung berichtigt wird;
  • Fortlaufende Rechnungsnummer;
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung;
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung;
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung;
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts;
  • Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag;
  • Im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich (z.B. ”Innergemeinschaftliche Lieferung”);
  • Einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, soweit der Leistungsempfänger kein Unternehmer ist oder zwar Unternehmer ist, die Leistung aber für seinen nicht-unternehmerischen Bereich bezieht;
  • Ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren), beispielsweise bei Bauleistungen sowie bei Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers (Einzelheiten siehe § 13 b UStG).

2.1 Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Nach § 31 Abs. 2 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) reicht es wie bisher, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Verfügt der Leistungsempfänger über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden.
Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.
Nach dem BMF-Schreiben vom 28. März 2006 ist die reine Nennung des Namens des Leistungsempfängers mit ausschließlicher Adresse an einen Dritten (c/o) für die Rechnungspflichtangaben nicht ausreichend. Allerdings ist hier durch das BMF-Schreiben vom 11. Oktober 2006 eine Erleichterung geschaffen worden. Nun reicht es aus, wenn sich aufgrund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnung der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Der Leistungsempfänger ist der Adressat der Abrechnung, auch wenn die Rechnung an einen Beauftragten des Leistungsempfängers adressiert ist.
Hat der Leistungsempfänger einen Dritten mit dem Empfang der Rechnung beauftragt und wird die Rechnung unter Nennung nur des Namens des Leistungsempfängers mit „c/o” an den Dritten adressiert, muss entsprechend § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG und den Vereinfachungen des § 31 Abs. 2 und 3 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) die Identität des Leistungsempfängers leicht und eindeutig feststellbar sein. Ein gegenüber einem anderen als dem Leistungsempfänger gesondert ausgewiesener Steuerbetrag löst eine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c Abs. 2 UStG aus. Die Anschrift des Dritten gilt in diesen Fällen nicht als betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers, wenn dieser unter der Anschrift des Dritten nicht gleichzeitig über eine Zweigniederlassung, eine Betriebsstätte oder einen Betriebsteil verfügt. Dies gilt auch dann, wenn der beauftragte Dritte mit der Bearbeitung des gesamten Rechnungswesens des Leistungsempfängers beauftragt ist.

2.2 Finanzamtsbezogene Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers

Der leistende Unternehmer hat die finanzamtsbezogene Steuernummer für Umsatzsteuerzwecke (Nach dem BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004 ist es nicht erforderlich, Name oder Anschrift des Finanzamtes zu nennen) oder die Ust-IdNr. bzw. bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG die Steuernummer für Ertragsteuerzwecke anzugeben.
Hinweis: Um eine USt-IdNr. zugeteilt zu bekommen, genügt ein formloser schriftlicher Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Dokument "Warenhandel in der EU".
Bei Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn ist die finanzamtsbezogene Steuernummer bzw. die USt-IdNr des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben (umgekehrte Rechnung). Eine solche Gutschrift wird häufig für Handelsvertreterleistungen ausgestellt. Der Leistungsempfänger schreibt dem Leistenden (Handelsvertreter) eine Gutschrift für seine Leistungen. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftsempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine finanzamtsbezogene Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Reisebüro oder Tankstellenbetreiber), hat er auf der Rechnung die finanzamtsbezogene Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.B. Reiseunternehmen oder Mineralölgesellschaft) anzugeben.
Bei Verträgen über Dauerleistungen, die vor dem 1. Januar 2004 geschlossen wurden, ist es unschädlich, wenn diese keine finanzamtsbezogene Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Ein nach dem 1. Januar 2004 geschlossener Vertrag erfüllt die gesetzlichen Anforderungen jedoch nur, wenn er die finanzamtsbezogene Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthält.
Wichtig: Die Angabe der finanzamtsbezogenen Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13b UStG (z.B. bei Leistungsbeziehungen zwischen inländischen Unternehmern in der Baubranche) erforderlich.

2.3 Fortlaufende Rechnungsnummer

Durch die fortlaufende Rechungsnummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE).
Bei Gutschriften ist die fortlaufende Rechnungsnummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.
Zur Angabe der fortlaufenden Nummer hat das BMF mit Schreiben vom 8. Mai 2008 (Az: IVA5 - S7280 - a/08/0002) Stellung genommen. Hiernach kann im Fall der Verwendung von Kontoauszügen als Rechnungen die Rechnungsnummer durch eine Kombination der Kontonummer, der Kontoauszugsnummer und des Kontoauszugsdatums gebildet werden. Durch die Kombination dieser drei Angaben sei gewährleistet, dass die Rechnung eindeutig identifizierbar ist.
Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer) erhalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.

2.4 Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung

In seinem Schreiben vom 1. April 2009 geht das Bundesfinanzministerium (BMF) auf das Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 19. April 2007 ein und stellt fest, dass die Nichtaufzeichnung einer Geräteidentifikationsnummer (z.B. IMEI-Nummer von Mobiltelefonen) in einer Rechnung ein Indiz für eine nicht ausgeführte Lieferung sein kann bzw. dafür, dass der Unternehmer wusste oder wissen konnte oder hätte wissen müssen, dass er mit seinem Erwerb an einem Umsatz beteiligt war, der in einen Umsatzsteuerbetrug einbezogen war. Damit gilt eine Art Beweislastumkehr, auch wenn der Vorsteuerabzug allein wegen des Fehlens der Gerätenummer nicht zulässig ist.
Mit Urteil vom 8. Oktober 2008 hat der Bundesfinanzhof (BFH) nochmals klargestellt, dass nur eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, in der Angaben tatsächlicher Art enthalten sind, welche die Identifizierung der konkret abgerechneten Leistung ermöglichen. Bezeichnungen wie "für technische Beratung und Kontrolle im Jahr 1996" seien nicht ausreichend. In der Abrechnung könne zwar auf andere Geschäftsunterlagen verwiesen werden; diese müssten dann aber eindeutig bezeichnet sein.

2.5 Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Das BMF-Schreiben vom 26. September 2005 zur Angabe des Lieferzeitpunkts in Rechnungen hat u.a. folgende Rechtsgrundsätze zu Grunde gelegt: In Rechnungen müssen der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angegeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Dies gilt auch dann, wenn das Ausstellungsdatum der Rechnung mit dem Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung übereinstimmt. Eine Rechnung kann hierbei aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG erforderlichen Angaben insgesamt ergeben müssen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Als Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird (§ 31 Abs. 4 UStDV). Allerdings genügt der Hinweis „soweit nichts anders angegeben ist, gilt der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung als Zeitpunkt der Leistung” (vgl. BMF-Schreiben vom 13. Dezember 2004).
Aus diesen Grundsätzen zieht das BMF im Wesentlichen die folgenden Schlüsse:
  • Sofern sich der Leistungszeitpunkt aus einem Lieferschein ergibt, muss in der Rechnung auf den Lieferschein Bezug genommen werden. Im Lieferschein muss eine gesonderte Angabe des Leistungsdatums enthalten sein oder, sofern das Leistungsdatum dem Lieferscheindatum entspricht, ein dahingehender Hinweis. Die Angabe des Kalendermonats genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV).
  • Im Fall einer bewegten Lieferung (§ 3 Abs. 6 UStG) ist in der Rechnung i.d.R. als Tag der Lieferung der Tag des Beginns der Beförderung oder Versendung anzugeben. Die Angabe des Kalendermonats genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV). Insbesondere diese Regelung dürfte in der Praxis für Rechtssicherheit sorgen. Denn bislang trat bei bewegten Lieferungen vielfach die Frage auf, ob als „Lieferung” i.S.d. Rechnungspflichtangaben nicht der Zugang beim Empfänger angesehen werden muss. Da der Lieferant beim Versand aber den genauen Zeitpunkt des Eingangs der Ware beim Empfänger nicht kennen kann, traten gerade bei Lieferung kurz vor Monatswechsel immer wieder Unsicherheiten auf. Diese dürften nun nicht mehr bestehen. Das BMF hat die einzig praktikable Lösung gefunden. Der Lieferant kann i.d.R. auf der Rechnung den Tag des Versendens angeben.
  • In allen anderen Fällen (kein Fall des § 3 Abs. 6 UStG) ist als Tag der Lieferung der Tag der Verschaffung der Verfügungsmacht anzugeben. Auch hier genügt die Angabe des Kalendermonats.
  • Bei zeitlich begrenzten Dauerleistungen ist in der Regel die Leistung mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses ausgeführt. Die Monatsangabe genügt.
  • Wurde die Lieferung oder sonstige Leistung noch nicht ausgeführt, ist die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts nur dann erforderlich, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Auch in diesem Fall reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.
Hinweis: Es ist darauf zu achten, dass der Leistungszeitpunkt nicht mit dem Rechnungsausstellungsdatum übereinstimmen muss. Wenn die Rechnung an einem anderen Tag ausgestellt wird, weichen Rechnungsausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt voneinander ab.

2.6 Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung

Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG sind in der Rechnung die jeweiligen Entgelte aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen getrennt anzugeben.

2.7 Boni, Skonti und Rabatte

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG ist in der Rechnung jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzugeben, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Dies gilt sowohl im Fall des Steuerausweises in einer Rechnung als auch im Fall des Hinweises auf eine Steuerbefreiung.
Nach dem BMF-Schreiben vom 3. August 2004 genügt ein Hinweis wie: "Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen." "Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen." Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind (§ 31 Abs. 1 Satz 3 UStDV).
Eine leichte und eindeutige Nachprüfbarkeit liegt dann vor, wenn die Dokumente über die Entgeltminderungsvereinbarung in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.
Ändert sich eine vor Ausführung der Leistung getroffene Vereinbarung nach diesem Zeitpunkt, ist es nicht erforderlich, die Rechnung zu berichtigen. Die Verpflichtung zur Angabe der im Voraus vereinbarten Minderungen des Entgelts bezieht sich nur auf solche Vereinbarungen, die der Leistungsempfänger gegenüber dem leistenden Unternehmer unmittelbar geltend machen kann. Vereinbarungen des leistenden Unternehmers mit Dritten, die nicht Leistungsempfänger sind, müssen in der Rechnung nicht bezeichnet werden.
Bei Skontovereinbarungen genügt als Angabe beispielsweise: "2 % Skonto bei Zahlung bis ..." den Anforderungen des § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG. Das Skonto muss also nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt) angegeben werden.

2.8 Steuerbefreite Lieferung oder sonstige Leistung

Liegt eine Lieferung oder sonstige Leistung vor, die steuerbefreit ist, ist ein Hinweis in der Rechnung erforderlich, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt; siehe Abschnitt 14.6 Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Bei dem Hinweis ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG nennt. Allerdings soll in der Rechnung der Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Dabei reicht regelmäßig eine Angabe in umgangssprachlicher Form aus wie z.B. "Steuerbefreiung, da Ausfuhr", "innergemeinschaftliche Lieferung", "steuerfreie Vermietung", "Krankentransport". Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es unschädlich, wenn vor dem 1. Januar 2004 geschlossene Verträge keinen Hinweis auf eine anzuwendende Steuerbefreiung enthalten.
Es dürfen selbstverständlich keine gesonderten Angaben des auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrags für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie der anzuwendenden Steuersätze gemacht werden, da keine Umsatzsteuer fällig wird.
Bei Kleinunternehmern ist ein Hinweis "Umsatzsteuer wird nicht erhoben, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG Abs. 1" nicht erforderlich, aber ggf. empfehlenswert.

2.9 Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers

Nach § 14a Abs. 5 UStG ist gegebenenfalls in der Rechnung auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen („Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG” – sog. reverse charge-Verfahren). Diese liegt insbesondere vor bei steuerpflichtigen Umsätzen wie Werklieferungen und sonstigen Leistungen durch einen im Ausland ansässigen Unternehmer; bei Umsätzen, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, sowie bei Bauleistungen und bei Lieferungen von Mobilfunkgeräten. Damit der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug ausüben kann, muss er seit dem 1 Januar 2004 eine Rechnung besitzen, die alle genannten Pflichtangaben enthält.

3. Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (z.B. Parkquittungen), gelten folgende erleichterte Vorschriften (siehe § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung - UStDV und siehe BMF-Schreiben vom 18. Oktober 2006):
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
  • Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe (Angabe des Bruttoentgelts = Entgelt inkl. Umsatzsteuer) sowie
  • den anzuwendenden Steuersatz oder
  • im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Werden Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass als Betriebsausgaben geltend gemacht, wird als Nachweis nur eine Rechnung anerkannt, die maschinell erstellt und registriert (Registrierkasse) wurde. Aus der Rechnung müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung ergeben. Die Rechnung muss auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten; dies gilt nicht wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 150 Euro nicht übersteigt. Allerdings ist der Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen durch schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen für den Abzug der Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben gesetzlich vorgeschrieben. Bei Bewirtungen in einer Gaststätte genügen neben der beizufügenden Rechnung Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Die für den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer ausreichende Angabe "Speisen und Getränke" und die für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme sind für den Betriebsausgabenabzug nicht ausreichend.
Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV gilt nicht im Rahmen von:
  • Versandhandelslieferungen innerhalb des EU-Gemeinschaftsgebiets (§ 3c UStG),
  • innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und
  • Fällen der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG).
Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende Nummer enthalten. Keine Fahrausweise sind Rechnung über die Benutzung von Taxis oder Mietwagen.

4. Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen

§ 14 a UStG regelt die zusätzlichen Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen. Hierzu zählen:
  • Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs nach §§ 2a, 6a UStG (Detaillierte Angaben über Fahrzeugtyp und Fahrzeugnutzung gem. §§ 1b Abs. 2 und 3 UStG beachten);
  • Bei einer Rechnung, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (sog. Reverse Charge) hat die Rechnung künftig den folgenden Hinweis zu enthalten: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Art. 226 Nr. 11a MwStSystRL).
  • In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderreglungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§14 a Abs. 6 UStG);
  • In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG hinzuweisen (§ 14a Abs. 6 UStG);
  • Bei einer Abrechnung eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts i.S.d. § 25b UStG muss die Rechnung des mittleren Unternehmers an den letzten Unternehmer den Hinweis auf das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft und die Steuerschuldnerschaft des letzten Unternehmers enthalten. Neben der USt-IdNr. des mittleren Unternehmers muss auch diejenige des letzten Unternehmers angegeben werden.
  • Für Sonderfälle wie zum Beispiel Werkleistungen mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Güterbeförderungen oder Vermittlungsleistungen mit EU-Bezug gelten zusätzliche Sonderregelungen.

5. BFH-Urteil vom 17. Februar 2011 zur Umsatzsteuerschuld

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Urteil vom 17 Februar 2011, Az. V R 39/09 entschieden, dass der unberechtigte Ausweis von Umsatzsteuer in einer Rechnung auch dann zur Umsatzsteuerschuld nach § 14c Umsatzsteuergesetz (UStG) führen kann, wenn die Rechnung nicht alle gesetzlich vorgegebenen Angaben im Sinne des § 14 Abs. 4 UStG enthält. Mit dem § 14c Abs. 2 UStG soll verhindert werden, dass durch Ausstellung von Rechnungen mit offenem Steuerausweis Missbrauch betrieben wird. Ausreichend sei in diesem Zusammenhang jedes Abrechnungsdokument, das die elementaren Merkmale einer Rechnung aufweist oder diesen Schein erweckt und den Empfänger zum Vorsteuerabzug verleitet. Eine Gefährdung des Steueraufkommens könne aber auch dann eintreten, wenn nicht alle Rechnungspflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind. Andernfalls könne sich der Rechnungsaussteller einer Inanspruchnahme nach § 14c Abs. 2 UStG leicht dadurch entziehen, dass er nur eine Pflichtangabe weglasse. Der BFH weicht mit dem Urteil vom 17.2.2011 von seiner bisherigen Rechtsprechung ab.
Mit Schreiben vom 25. Juli 2012 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) zur Entstehung der Umsatzsteuer bei einem unrichtigen Steuerausweis Stellung genommen und den Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 13.7 entsprechend angepasst. Wer in einer Rechnung einen höheren als nach dem Gesetz geschuldeten Umsatzsteuerbetrag ausweist, schuldet auch den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG). Dieser sogenannte "unrichtige Steuerausweis" entsteht dabei spätestens zum Zeitpunkt der Ausgabe der Rechnung (Abschnitt 13.7 UStAE). Der Unternehmer kann in diesen Fällen den Steuerbetrag beziehungsweise die Rechnung gegenüber dem Leistungsempfänger später berichtigen.

6. Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Die Anforderungen an den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen wurden bereits zum 1. Juli 2011 deutlich reduziert. Mit Schreiben vom 2. Juli 2012 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) Detailfragen für die elektronische Rechnungsstellung beantwortet und die entsprechenden Abschnitte des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) geändert.
Für Umsätze, die ab dem 1. Juli 2011 ausgeführt werden, wurden die bis dahin geltenden strengen Anforderungen durch das im November 2011 in Kraft getretene Steuervereinfachungsgesetz rückwirkend gelockert. Rechnungen können seit diesem Zeitpunkt ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per E-Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die "Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet" sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit "fürs menschliche Auge".
Ganz wichtig: An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können so zwar weiterhin, müssen aber definitiv nicht weiter angewendet werden. Das Bundesfinanzministerium hat in einem am 2. Juli 2012 veröffentlichten Anwendungserlass in Übereinstimmung mit der zugrunde liegenden Gesetzesbegründung klar gemacht, dass gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen, die genannten Kriterien erfüllen. Dem genügen selbst festlegbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Hierbei muss es sich um keine technischen oder EDV-gestützten Verfahren handeln. Die Verwaltung lässt es in dem Erlass beispielhaft zu, dass verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren in der einfachsten Form auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen können. Neue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden hierdurch nicht statuiert. Eine Besonderheit ist für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung allerdings zu beachten. Die elektronischen Rechnungen sind grundsätzlich entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Zu beachten ist auch, dass die Finanzverwaltung mit Blick auf die Übertragung von Rechnungen per Telefax eine Änderung ihrer Rechtsauffassung bekannt gegeben hat. Soweit Rechnungen zwar von einem Serverfax abgesendet werden, aber auf einem Standardfax eingehen, gelten diese Rechnungen für Umsätze ab 1. Juli 2011 als Standardrechnungen. Ist dagegen auf der Empfängerseite auch ein Serverfax beteiligt, ordnet die Finanzverwaltung die Rechnungen als elektronische Rechnungen ein.*Empfehlenswert ist es aber, dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren schriftlich festzulegen in dem Sinne "die Abteilung X kontrolliert die Eingangsrechnungen, indem sie diese abgleicht mit der Bestellung und dem Lieferschein und entsprechend mit einem Haken versieht, falls diese ordnungsgemäß sind.

6.1 Sonderfälle

  • Per Telefax übermittelte Rechnungen: Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax nach Abschnitt 14.4 Abs. 2 UStAE zulässig. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzugs ist, dass der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und der Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt. Sollte das Telefax auf Thermopapier (siehe Punkt 7. Aufbewahrung von Rechnungen) ausgedruckt sein, ist es durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar ist. Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen wie zum Beispiel von oder an ein Computertelefax, ist nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich.
  • Online-Fahrausweise: Für den Sonderfall der Online-Fahrausweise, zu denen auch Online-Flugtickets gehören, ist nach Abschnitt 14.4 Abs. 11 UStAE i.V.m. Abschnitt 15.5 Abs. 9 UStAE der Vorsteuerabzug nicht zu beanstanden, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und die Belastung auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt. Zusätzlich hat der Rechnungsempfänger einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Dokuments aufzubewahren, das die nach § 34 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) erforderlichen Pflichtangaben enthält.

7. Aufbewahrung von Rechnungen

Ein Unternehmer hat nach §14b UStG ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 5000 Euro Bußgeld verhängt werden (§ 26 a Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2, 2. Halbsatz UStG).
Private (auch Unternehmer, die Leistungen für ihren nichtunternehmerischen Bereich verwenden), die aufgrund des am 1. August 2004 in Kraft getretenen “Gesetzes zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung“ von Unternehmern für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden (§ 26 a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2, 1. Halbsatz UStG).
Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, beispielsweise durch einen Zusatz: „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.“
Wichtig ist, dass der im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete aufzubewahren hat. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte unserem Merkblatt "Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht".
Wichtig: Die Doppel der Rechnungen, die der Unternehmer ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die der Unternehmer erhalten hat müssen über den gesamten Zeitraum von 10 Jahren gut lesbar sein. Rechnungen auf Thermopapier (z.B. Tankquittungen) haben häufig den Nachteil, dass die Schrift bereits nach kurzer Zeit verblasst und nicht mehr lesbar ist. Deshalb ist dringend zu empfehlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften.

8. Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten, sofern sie an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Hier gilt ab 1.1. 2007, dass E-Mails, Faxe bzw. Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z. B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc., Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, enthalten müssen (Ausführungen unter Punkt 6).
Je nach dem, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht, ob es sich um einen Kleingewerbetreibenden, Einzelkaumann, eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), GmbH & Co. KG oder Aktiengesellschaft (AG) handelt sind unterschiedliche Regelungen und zusätzliche Pflichtangaben zu beachten.

9. Vertragsanpassung bei Dauerleistungen

Folgen der Umsatzsteuererhöhung zum 1. Januar 2007: Vielfach werden bei Verträgen über Dauerleistungen keine gesonderten Rechnungen erstellt, sondern auf Grund eines zivilrechtlichen Vertrages monatliche oder andere regelmäßige Zahlungen (meistens mittels Überweisung) getätigt. Um in diesen Fällen das Recht zum Vorsteuerabzug zu erhalten, muss ein solcher Vertrag alle Rechnungspflichtangaben enthalten, wobei der Leistungszeitpunkt ausreichend ist, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergibt (vgl. Abschnitt 183 Abs. 2 Satz 3 und 185 Abs. 16 Satz 1 Umsatzsteuer-Richtlinien 2005 (UStR 2005)). Betroffen sind z. B. Miet- und Pachtverträge, bei denen zur Umsatzsteuer optiert worden ist, Wartungsverträge oder Pauschalverträge mit Steuerberatern und Rechtsanwälten. Als im Jahr 2004 die Rechnungspflichtangaben erweitert worden sind, verfügte die Finanzverwaltung, dass Altverträge nicht an die neuen Rechnungspflichtangaben angepasst werden mussten. Dies bedeutete, dass keine Pflicht bestand, Altverträge z. B. um die fortlaufende Nummer zu ergänzen. Verträge, die seit dem 1.1.2004 geschlossen worden sind, müssen hingegen alle Rechnungspflichtangaben beinhalten, um dem Leistungsempfänger das Recht auf Vorsteuerabzug einzuräumen. Die Möglichkeit, Altverträge unverändert zu lassen, besteht jedoch ab dem 1. Januar 2007 nicht mehr. Nach Rdnr. 23 des Anwendungsschreibens des BMF zur Umsatzsteuererhöhung vom 11. August 2006 (Az. IV A 5 – S 7210 – 23/06) sind Verträge über Dauerleistungen, die als Rechnung anzusehen sind, an den ab 1. Januar 2007 geltenden Steuersatz anzupassen. In diesem Zusammenhang muss der nunmehr geänderte Vertrag nach dem BMF-Schreiben für Zwecke des Vorsteuerabzuges des Leistungsempfängers nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) alle nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Es genügt daher gerade nicht, Altverträge von vor 2004 nur an den erhöhten Umsatzsteuersatz anzupassen. Betroffen sind mithin alle Verträge, die noch nicht die erweiterten Rechnungspflichtangaben beinhalten. Bei der Anpassung von Verträgen an den ab dem 1. Januar 2007 geltenden Umsatzsteuersatz von 19 % sollten die Verträge dahingehend überprüft werden, ob sie alle Rechnungspflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG beinhalten. Der Leistungszeitpunkt kann sich hierbei wie bisher aus den Überweisungsträgern ergeben.

10. Rechnungsberichtigungen

Sofern Angaben in der Rechnung unzutreffend sind, können Rechnungen berichtigt werden (§ 14 Abs. 6 Nr. 5 UStG i.V.m. § 31 Abs. 5 Buchst. b) UStDV).
Es werden nur die fehlerhaften Angaben korrigiert und nicht eine neue Rechnung erstellt oder die alte Rechnung storniert. Die Korrektur erfolgt durch ein Dokument, das spezifisch auf die fehlerhafte Rechnung bezogen ist.
Hinsichtlich des Zeitpunkts der Wirksamkeit einer Rechnungsberichtigung geht die Finanzverwaltung davon aus, dass eine Rechnungsberichtigung keine Rückwirkung entfaltet. Der Bundesfinanzhof tendiert in einem Beschluss vom 20. Juli 2012 (Az. V B 82/11) dazu, den Vorsteuerabzug aus einer zunächst fehlerhaften Rechnung zu gewähren, wenn die ursprüngliche Rechnung die Mindestanforderungen an eine Rechnung erfüllt.
Erforderlich sind die folgenden Angaben:
  • Rechnungsaussteller
  • Leistungsempfänger
  • Leistungsbeschreibung
  • Entgelt
  • Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer