GmbH und UG (haftungsbeschränkt) - Informationen zur Gründung

1. Allgemeines

Am 1. November 2008 wurde die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder kurz UG (haftungsbeschränkt) durch das Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) eingeführt. Dabei handelt es sich nicht um eine neue Rechtsform – die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH, für die lediglich einige Sondervorschriften im GmbHG gelten. Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass die UG (haftungsbeschränkt) mit einem theoretischen Mindeststammkapital von einem Euro gegründet werden kann.
Die UG (haftungsbeschränkt) kann auch als Komplementärin einer Kommanditgesellschaft eingesetzt werden: UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG. Nicht möglich ist es, eine bestehende GmbH in eine UG (haftungsbeschränkt) „umzuwandeln”.
Mit der UG (haftungsbeschränkt) will der Gesetzgeber in erster Linie Gründern mit tatsächlich nur geringem Kapitalbedarf den späteren Einstieg in eine GmbH erleichtern. Die Gründer haben daher die Möglichkeit, die Höhe des Stammkapitals weitgehend selbst festzulegen: Dieses kann zwischen einem und 24.999 Euro betragen. Bei einer GmbH ist ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro dagegen zwingend. Der tatsächliche Kapitalbedarf des Unternehmens darf jedoch nicht zugunsten einer möglichst billigen Gesellschaftsgründung ausgeblendet werden. Der Sinn und Zweck des Stammkapitals besteht ganz wesentlich darin, das Unternehmen in der Anfangsphase mit liquiden Mitteln auszustatten, um eine Teilnahme am Wirtschaftsleben überhaupt erst zu ermöglichen, um Investitionen wie Wareneinkauf, Fixkosten wie Geschäftsraummiete usw. aufzubringen. Gründer sollten auch berücksichtigen, dass eine Gesellschaft ohne Kapital keine Marketingvorteile bringt. In der Praxis werden Vertragspartner ihr finanzielles Ausfallrisiko dadurch absichern, dass die Gesellschafter persönliche Sicherheiten stellen. Die Vor- und Nachteile der UG (haftungsbeschränkt) und GmbH sollten sorgfältig abgewogen werden.
Da die UG (haftungsbeschränkt) bis auf wenige Ausnahmen den selben Regelungen wie die GmbH unterliegt, gelten die folgenden Ausführungen für die UG (haftungsbeschränkt) entsprechend. Die Besonderheiten werden an geeigneter Stelle erläutert.
Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine juristische Person mit eigenen Rechten und Pflichten. Diese Rechte und Pflichten sind losgelöst von den Gesellschaftern. Die GmbH kann selbst klagen und verklagt werden, sie kann Eigentümerin von beweglichen Sachen und Grundstücken sein und sie besitzt eigenes Vermögen, das von dem Vermögen der Gesellschafter getrennt ist.
Die Gründung der Gesellschaft ist auch durch einen einzigen Gesellschafter möglich. Ausländer können ebenfalls eine GmbH gründen oder sich an einer solchen beteiligen, ohne dass es dazu einer besonderen Genehmigung bedarf. Die Gründung einer GmbH läuft – sehr vereinfacht dargestellt – wie folgt ab:
  • Vorüberlegungen der Gesellschafter
  • Schriftlicher Gesellschaftsvertrag
  • Notarielle Beurkundung
  • Aufbringung des Stammkapitals
  • Notarielle Anmeldung zur Eintragung beim Handelsregistergericht
  • Prüfungsverfahren des Registergerichts
  • Eintragung der GmbH im Handelsregister und Bekanntmachung der Eintragung
  • Gewerbeanmeldung
Zu beachten ist, dass die GmbH erst mit der Eintragung in das Handelsregister entsteht. Bis zur Eintragung in das Handelsregister sind zwei Phasen zu unterscheiden, nämlich die Vorgründungsgesellschaft und die der Vorgesellschaft:
  • Eine Vorgründungsgesellschaft entsteht mit der formlosen Vereinbarung der Gründer, einen GmbH-Vertrag miteinander abzuschließen. Rechtlich ist sie als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) zu qualifizieren. Deshalb besteht in dieser Phase auch ein persönliches Haftungsrisiko für Verbindlichkeiten, welche für die noch nicht gegründete GmbH eingegangen wurden.
  • Eine Vor-GmbH entsteht mit der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages. Die Vor-GmbH ist gesetzlich nicht geregelt, aber von der Rechtsprechung als Gesellschaft eigener Art anerkannt. Sie kann Träger von Rechten und Pflichten sein, beispielsweise darf sie schon vor der Eintragung in das Handelsregister unter ihrer Firma auftreten. Allerdings muss der Firma dann der Zusatz "in Gründung" oder "i.G." beigestellt werden, sonst wäre der Firmengebrauch unzulässig. Die vor der Eintragung der GmbH handelnden Personen haften persönlich und gesamtschuldnerisch. Diese Handelndenhaftung endet mit der Eintragung im Handelsregister. Unabhängig davon haften auch die Gesellschafter für Verbindlichkeiten der Vor-GmbH.
  • Erst mit der Eintragung in das Handelsregister entsteht die GmbH als juristische Person – und deren Haftungsbeschränkung.

2. Haftungsbeschränkung

Ein wesentlicher Vorteil der GmbH bietet ihre Haftungsbeschränkung: Für Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftet das gesamte Gesellschaftsvermögen, nicht aber das private Vermögen der Gesellschafter. Wegen der strikten Trennung zwischen Privat- und Gesellschaftsvermögen tragen die Gesellschafter im Krisenfall regelmäßig nur das Verlustrisiko für ihre Einlage. Klarzustellen ist aber, dass sich die Haftung der Gesellschaft nicht auf die geleistete Einlage beschränkt, denn es haftet ja das gesamte Gesellschaftsvermögen. Je nach wirtschaftlicher Lage des Unternehmens kann das Gesellschaftsvermögen um ein Vielfaches höher als die Kapitalausstattung zum Zeitpunkt der Gründung sein – oder geringer.
Eine persönliche Haftung der Gesellschafter kommt aber in Ausnahmefällen in Betracht, etwa wenn die haftungsbeschränkte Gesellschaft missbräuchlich eingesetzt wurde. Sind die Gesellschafter zugleich auch Geschäftsführer, ist das Risiko einer persönlichen Haftung wegen Verletzung von Sorgfaltspflichten oder Gesetzesverstößen zu berücksichtigen, näher dazu unter Punkt 10.
Die GmbH-Reform hat außerdem neue Pflichten für die Gesellschafter eingeführt, deren Verletzung zu Regressansprüchen führen kann. Beispielsweise sind die Gesellschafter einer GmbH, die keinen Geschäftsführer hat, bei Vorliegen eines Insolvenzgrundes verpflichtet, einen Insolvenzantrag zu stellen. Daneben sind die Gesellschafter einer führungslosen GmbH Empfangsvertreter für Willenserklärungen und Zustellungen. Ein Haftungsrisiko droht auch, wenn Gesellschafter einen Geschäftsführer bestellen, der wegen eines Ausschlussgrundes dieses Amt nicht übernehmen darf, näheres dazu unter Punkt 10.

3. Gesellschaftsvertrag / Musterprotokoll

Die Gesellschaft kann entweder mit einem individuell gestalteten Vertrag, oder mit dem als Anlage zum GmbH-Gesetz vorgegebenen Gesellschaftsvertrag, der Bestandteil des Musterprotokolls ist, gegründet werden.
Während im ersten Fall der individuelle Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet werden muss, wird im zweiten Fall nicht der Mustervertrag, sondern das gesamte Gründungsprotokoll beurkundet.
Das Musterprotokoll (auch: Gründungsprotokoll) wurde mit der GmbH-Reform eingeführt, um einfache Standardgründungen zu vereinfachen, es enthält neben dem Mustervertrag auch die Gesellschafterliste und Geschäftsführerbestellung.
Das Musterprotokoll kann aber nur mit Einschränkungen verwendet werden:
  • Es dürfen maximal drei Gesellschafter beteiligt sein
  • Das Musterprotokoll sieht nur einen Geschäftsführer vor. Weitere Geschäftsführer können aber nach der Eintragung der GmbH im Handelsregister bestellt werden.
  • Sacheinlagen sind nicht möglich, nur Bareinlagen
Der Vorteil des Musterprotokolls besteht in der Bündelung der Satzung, Gesellschafterliste und Geschäftsführerbestellung sowie niedrigeren Notargebühren. Die Kostenersparnis wirkt sich allerdings nur bei der UG (haftungsbeschränkt) spürbar aus, dazu genauer unter Punkt 13.
Besonders für Einpersonen-Gesellschaften ist das Musterprotokoll interessant, da der Gesellschaftsvertrag keine Interessenkonflikte berücksichtigen muss. Sind dagegen zwei bis drei Gesellschafter beteiligt, muss die Verwendung des Musterprotokolls gut durchdacht werden. Denn die dort vorgegebenen Inhalte dürfen nicht geändert, ergänzt oder sonst angepasst werden. Eine Veränderung der Vorgaben des Mustervertrages führt dazu, dass dieser wie ein individuell gestalteter Gesellschaftsvertrag zu behandeln ist und als solcher notariell beurkundet werden muss. Das Musterprotokoll lässt daher keinen Spielraum für individuelle Gestaltungswünsche oder Bedürfnisse. Maßgeschneiderten Vertragsregeln kommt besonders im Fall eines Streites zwischen den Gesellschaftern wichtige Bedeutung zu. Beispielsweise sieht der Mustervertrag zwingend vor, dass die Geschäftsführung vom Verbot des Insichgeschäfts befreit ist (§ 181 BGB). Ein Kündigungsrecht der Gesellschafter kann nicht vereinbart werden.
Gründer sollten sich daher über die Vor- und Nachteile des Einsatzes des Musterprotokolls gut beraten lassen.

4. Die Firma

Die Firma der Gesellschaft kann als Personenfirma (mit dem Namen des / der Gesellschafter), Sachfirma (Information über den Geschäftszweck), reine Phantasiefirma oder eine Kombination dieser Möglichkeiten gebildet werden. Erforderlich ist dabei stets, dass die Firma kennzeichnungs- und unterscheidungskräftig ist. Beispielsweise wäre eine rein beschreibende Sachfirma, wie "Textil GmbH", mangels Kennzeichnungskraft, nicht zulässig. Außerdem darf der Firmenname keine Angaben enthalten, die geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse, die für die angesprochenen Verkehrskreise wesentlich sind, irre zu führen. Irreführend wäre beispielsweise die Firma „Deutsche Energieversorgung GmbH” für einen kleinen Solarstrombetreiber.
Weiter ist zu beachten, dass die Firma einen Rechtsformzusatz enthalten muss. Bei der GmbH lautet dieser "Gesellschaft mit beschränkter Haftung" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie „GmbH”. Die UG (haftungsbeschränkt) muss entweder mit eben diesem Zusatz auftreten, oder ausgeschrieben mit „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)".
Das Registergericht prüft von Amts wegen, ob die Firma zulässig ist. Ist sie unzulässig, liegt ein Eintragungshindernis vor. Um Komplikationen zu vermeiden ist es sinnvoll, die Firma mit der zuständigen Industrie- und Handelskammer abzusprechen. Dies kann Kosten und Zeit sparen. Dabei prüft die IHK auch, ob die Firma im örtlichen Handelsregister noch frei ist.

5. Der Unternehmensgegenstand

An die Formulierung des Unternehmensgegenstandes im Gesellschaftsvertrag werden hohe Anforderungen gestellt. Dort muss der konkrete Tätigkeitsbereich der GmbH möglichst exakt wiedergegeben werden, so dass sich interessierte Verkehrskreise ein Bild vom Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit machen können. Die genaue Angabe des Unternehmensgegenstande dient auch dazu, die Geschäftsführungsbefugnis des Geschäftsführers zu begrenzen. Überschreitet dieser den vorgegebenen Geschäftsbereich, riskiert er Regressansprüche.
Pauschale Formulierungen wie „Handel mit Waren aller Art”, oder „Beratung” sind daher nicht zulässig, da nicht erkennbar wird, mit welchen Waren Handel betrieben wird (Lebensmittel? Waffen?) oder welcher Art die Beratung ist (Steuerberatung? Personalberatung?). Konkret genug wären dagegen Formulierungen wie „Handel mit Textilien”, da hier die Warengattung zum Ausdruck kommt oder „Unternehmensberatung” als spezifische Branchenbezeichnung. Letztlich muss der Unternehmensgegenstand auch erkennen lassen, ob eine erlaubnispflichtige Tätigkeit ausgeübt wird. Unklare Formulierungen können Rückfragen des Registergerichts auslösen, auch wenn dort die Existenz einer Erlaubnis nicht mehr geprüft wird. Seit der GmbH-Reform hängt die Eintragung einer GmbH mit einer erlaubnispflichtigen Geschäftstätigkeit nämlich nicht mehr davon ab, dass dem Registergericht die entsprechende staatliche Genehmigungsurkunde vorgelegt wird. Die teils langwierigen behördlichen Genehmigungsverfahren sind nun vom Eintragungsverfahren abgekoppelt, um das Verfahren zu beschleunigen. Nach wie vor darf eine erlaubnispflichtige Geschäftstätigkeit aber nur begonnen werden, wenn die Erlaubnis von der zuständigen Stelle erteilt wurde. Die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorschriften liegt im Verantwortungsbereich des Geschäftsführers.
Zu beachten ist aber, dass spezialgesetzliche Regelungen außerhalb des GmbHG ausnahmsweise doch die Vorlage einer Erlaubnis als Eintragungsvoraussetzung anordnen. Dies gilt beispielsweise nach § 43 des Kreditwesengesetz (KWG)für das betreiben von Bankgeschäften oder das Erbringen von Finanzdienstleistungen gem. § 32 KWG.

6. Sitz der Gesellschaft

Der Sitz der Gesellschaft, ist im Gesellschaftsvertrag festzulegen. Der im Gesellschaftsvertrag angegebene Sitz (= Satzungssitz) muss in Deutschland liegen. Abweichend vom Satzungssitz ist es seit der GmbH-Reform möglich, einen Verwaltungssitz zu bestimmen, der vom Satzungssitz abweicht. Der Verwaltungssitz befindet sich an dem Ort im In- oder Ausland, wo die Geschäftstätigkeit der GmbH ausschließlich oder überwiegend ausgeführt wird. Der Verwaltungssitz ist damit auch maßgeblich für die Zuständigkeit des Finanzamtes und dem Ort der Gewerbeanmeldung. Die Gesellschaft kann ihren Satzungssitz beispielsweise in Stuttgart und ihren Verwaltungssitz in Hamburg – oder Frankreich haben. Deutsche Gesellschaften können auch über im Ausland errichtete Zweigniederlassungen ausschließlich im Ausland tätig werden. Befindet sich der Verwaltungssitz der Gesellschaft im Ausland, muss eine Geschäftsadresse im Inland angegeben werden, die im Handelsregister eingetragen wird und an die wirksam zugestellt werden kann.

7. Mindestkapital

Das gesetzliche Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro. Die während der GmbH-Reform diskutierte Absenkung des Mindeststammkapitals auf 10.000 Euro wurde aufgegeben, da mit der Einführung der UG (haftungsbeschränkt) dafür kein Bedürfnis mehr gesehen wurde.
Das Stammkapital der UG (haftungsbeschränkt) kann theoretisch zwischen 1 und 24.999 Euro liegen. Die Höhe des Stammkapitals ist aber in jedem Fall daran auszurichten, welchen Kapitalbedarf die Gesellschaft für die beabsichtigte Geschäftstätigkeit benötigt. Wird eine UG (haftungsbeschränkt) beispielsweise mit nur 1.000 Euro Stammkapital gegründet, ist der Gang zum Insolvenzgericht beinahe vorprogrammiert: Fixkosten wie Miete, Strom, Versicherungen usw. können schnell zur Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft führen, der Geschäftsführer müsste Insolvenzantrag stellen. Dieser Realität sind viele Limited-Gründungen zum Opfer gefallen.

8. Geschäftsanteile und Stimmrechte

Im Gesellschaftsvertrag müssen Anzahl und Nennbeträge der Geschäftsanteile und welcher Gesellschafter welche Geschäftsanteile übernimmt, angegeben werden. Die Übernahme mehrerer Geschäftsanteile durch einen Gesellschafter ist möglich. Die Geschäftsanteile werden durchgehend nummeriert. Die Summe der Nennbeträge aller Geschäftsanteile muss dem in der Satzung festgelegten Stammkapital entsprechen.
Der Nennbetrag eines Geschäftsanteils muss auf volle Euro lauten, der Mindestnennbetrag eines Geschäftsanteils beträgt daher 1 Euro. Die Nennbeträge der Geschäftsanteile können hierbei unterschiedlich sein.
Die Gesellschafter treffen ihre Entscheidungen in den Angelegenheiten der Gesellschaft durch Beschlüsse, die mit den jeweils erforderlichen Mehrheiten zustande kommen. Soweit die Satzung keine abweichenden Regelungen enthält, gewährt jeder Euro eines Geschäftsanteils eine Stimme.

9. Kapitalaufbringung

Bei der Aufbringung des Stammkapitals gelten für die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) unterschiedliche Regeln:
a) GmbH
Das Stammkapital kann aus Bar- oder Sacheinlagen bestehen.
  • Im Falle der Bargründung GmbH müssen zum Zeitpunkt der Eintragung in das Handelsregister ein Viertel der Einlagen, mindestens aber die Hälfte des gesetzlichen Mindeststammkapitals (= 12.500 Euro) eingezahlt sein. Für die Differenz bis zur Höhe seiner Einlage haftet jeweils der Gesellschafter. In der Regel erfolgt die Bargründung in der Form, dass für die GmbH ein Konto bei einer Bank eröffnet wird, über das die Geschäftsführung frei verfügen kann. Der Nachweis der Einzahlung, der gegenüber dem Registergericht zu erbringen ist, kann durch die Vorlage eines Kontoauszuges erfolgen.
  • Neu ist, dass bei der Einpersonen-GmbH keine Sicherheit mehr für den Differenzbetrag geleistet werden muss, wenn zum Zeitpunkt der Eintragung nur die Hälfte des Stammkapitals einbezahlt wurde.
Sollen Sacheinlagen geleistet werden - also statt Geld bewegliche oder unbewegliche Sachen, Lizenzen, Unternehmen usw. - so bestehen zwei Besonderheiten:
  • Die Sacheinlage muss immer in voller Höhe erbracht werden
  • Der Wert der Sacheinlage muss in einem Sachgründungsbericht nachgewiesen werden
Soll nur ein Teil des Stammkapitals als Sacheinlage erbracht werden, der andere Teil als Bareinlage, treffen die Grundsätze für eine Bar- und Sachgründung zusammen.
Beispiele:
  1. Im Falle einer Bargründung soll das Stammkapital 25.000 Euro betragen. Dann müssen mindestens 12.500 Euro einbezahlt werden.
  2. Das Stammkapital soll 25.000 Euro betragen; davon sollen 5.000 Euro auf eine Sacheinlage entfallen. Die Sacheinlage muss voll erbracht werden. Da von der Bareinlage (20.000 Euro) mindestens ein Viertel (= 5.000 Euro), insgesamt aber mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein müssen, sind noch 7.500 Euro einzubezahlen, um zusammen mit der Sacheinlage 12.500 Euro zu erreichen.
    Werden in diesem Beispiel dagegen Sacheinlagen im Wert von 10.000 Euro eingebracht, dann genügt ein Viertel der Bareinlage von 15.000 Euro = 3.750 Euro, um die erforderliche Mindesteinlage von 12.500 Euro zu erreichen, bzw. sie zu überschreiten (10.000 Euro + 3.750 Euro = 13.750 Euro).
Bei der Anmeldung der GmbH zur Eintragung muss der Geschäftsführer versichern (!), dass die Bar- oder Sacheinlage bewirkt ist und sich endgültig in der freien Verfügung der Geschäftsführer befindet.
Wurde eine Sacheinlage vereinbart, gelten zusätzliche Anforderungen:
  • Der Gesellschaftsvertrag muss den Gegenstand der Sacheinlage und den Nennbetrag des Geschäftsanteils, auf den sich die Sacheinlage bezieht, festsetzen.
  • Die Gesellschafter müssen einen Sachgründungsbericht aufstellen, in dem die für die Angemessenheit der Leistungen erheblichen Umstände darzulegen sind. Der Bericht dient dazu dem Registergericht die Bewertung der Sacheinlagen zu erläutern und ist von allen Gesellschaftern zu unterschreiben.
  • Entsprechende Verträge, der Sachgründungsbericht und Unterlagen darüber, dass der Wert der Sacheinlagen den Nennbeträgen der übernommenen Geschäftsanteile entspricht, müssen der Anmeldung der Gesellschaft beigefügt werden.
  • Sacheinlagen sind vor Anmeldung der Gesellschaft endgültig zur freien Verfügung der Geschäftsführung zu stellen. Dies muss bei der Anmeldung der Gesellschaft versichert werden.
  • Das Handelsregistergericht kann die Eintragung der Gesellschaft ablehnen, wenn Sacheinlagen nicht unwesentlich überbewertet worden sind.
Achtung: Verstoßen Gesellschafter und Geschäftsführer gegen Vorschriften zu Bar- und Sacheinlagen, drohen nach § 82 GmbHG Geld- und Freiheitsstrafen. Typische Haftungsfallen sind die „verdeckte Sacheinlage” und das „Hin- und Herzahlen”:
Verdeckte Sacheinlage
Eine verdeckte Sacheinlage liegt vor, wenn ein Gesellschafter formell eine Bareinlage leistet, der Betrag aber abredegemäß als Vergütung für eine Sachleistung wieder an den Gesellschafter zurückfließt und nicht dauerhaft in der GmbH bleibt. Beispiel: Die Gesellschaft kauft zeitnah einen PKW vom Gesellschafter ab.
Nach der Neuregelung in § 19 Abs. 4 GmbHG ist der Vertrag über den Vermögensgegenstand grundsätzlich wirksam. Allerdings wird der Gesellschafter nicht von seiner Bareinlageverpflichtung befreit. Diese bleibt bestehen und kann weiter von ihm eingefordert werden. Erst nach (!) Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister wird der Wert des Vermögensgegenstandes, den er zum Zeitpunkt der Anmeldung der GmbH hatte, auf die Einlageschuld angerechnet. Dies bedeutet, daß – anders als nach früherem Recht – nur noch der Differenzbetrag (vereinbarte Bareinlage abzüglich Wert der Sache) geleistet werden muss. Entspricht der Wert der Sache der vereinbarten Bareinlage, wird der Gesellschafter folglich nach (!) der Eintragung der GmbH von seiner Einlageschuld befreit. Der Gesellschafter trägt dabei die Beweislast.
Nach altem Recht war die Anrechnung des Sachwertes nicht möglich, mit der Folge, dass der Gesellschafter in voller Höhe die Bareinlage geschuldet hätte. Die Neuregelung führt damit zu einer Entlastung der Gesellschafter – bürdet aber dafür dem Geschäftsführer das Haftungsrisiko auf: Dieser darf nämlich die GmbH bei einer verdeckten Sacheinlage nicht zur Eintragung anmelden. Da die Anrechnung der verdeckten Sacheinlage erst mit der Eintragung im Handelsregister erfolgt, darf er bei der zeitlich vorausgehenden Anmeldung der Gesellschaft nicht versichern, dass die vereinbarte Stammeinlage geleistet wurde.
Hin- und Herzahlen
Diese Fallgruppe liegt vor, wenn vor der Leistung der Einlage mit dem Gesellschafter vereinbart wird, dass die Gesellschaft an den Gesellschafter eine (Gegen-)Leistung erbringt. Beispiel: Der Gesellschafter erhält zeitnah ein Darlehen von der GmbH. Nach der Neuregelung in 19 Abs. 5 GmbHG wird der Gesellschafter nur dann von seiner im Gesellschaftsvertrag vereinbarten Einlageverpflichtung frei, wenn die Gesellschaft gegenüber dem Gesellschafter einen vollwertigen (!) Rückzahlungsanspruch hat, der jederzeit fällig ist oder durch fristlose Kündigung fällig werden kann. Fehlt es daran, schuldet der Gesellschafter seine Einlage weiterhin.
Der Geschäftsführer muss eine solche Leistung oder Vereinbarung in der Anmeldung der Gesellschaft zur Eintragung im Handelsregister angeben. Unterlässt er dies, verstößt er gegen seine Pflichten.
b) UG (haftungsbeschränkt)
Bei der UG (haftungsbeschränkt) sind Sacheinlagen nicht erlaubt. Außerdem muss das im Gesellschaftsvertrag festgesetzte Stammkapital zum Zeitpunkt der Eintragung in voller Höhe einbezahlt werden.
Dem Gesetzgeber lag bei der Entwicklung der UG (haftungsbeschränkt) der Gedanke zugrunde, Existenzgründern mit wenig Kapitalbedarf den Einstieg in eine GmbH zu erleichtern. In § 5a Abs. 3 GmbHG ist geregelt, dass die UG (haftungsbeschränkt) in ihrer Bilanz eine gesetzliche Rücklage bilden muss, in die ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses einzustellen ist. Auf diese Weise soll die Gesellschaft nach und nach Kapital ansparen, bis sie den Wert des Mindeststammkapitals einer GmbH erreicht, um dann durch einen Kapitalerhöhungsbeschluss zu einer „richtigen” GmbH zu werden. Nach einer entsprechenden Anmeldung beim Handelsregister könnte sie dann auch den Rechtsformzusatz „GmbH” führen. Eine Zeitvorgabe oder "Umwandlungspflicht" besteht dabei nicht. Es ist also denkbar, dass die UG (haftungsbeschränkt) auf Ewig eine solche bleibt.
Die Rücklage darf nur verwendet werden für
  • Die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln
  • Den Ausgleich eines Jahresfehlbetrags, soweit er nicht durch einen Gewinnvortrag aus dem Vorjahr gedeckt ist
  • Den Ausgleich eines Verlustvortrags aus dem Vorjahr, soweit er nicht durch einen Jahresüberschuss gedeckt ist
Hinweis:
Verstoßen die Gesellschafter gegen die Rücklagepflicht, führt dies zu zivilrechtlichen Regressansprüchen. Denkbar ist auch, dass eine zu hohe Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers nach den Grundsätzen einer verdeckten Gewinnausschüttung Regressansprüche auslöst.

10. Geschäftsführer

Die Geschäftsführer vertreten die GmbH nach außen. Sie werden von den Gesellschaftern bestellt und unterliegen deren Weisungen. Auch Ausländer können grundsätzlich zum Geschäftsführer einer GmbH bestellt werden. Erfolgt die Geschäftsführung von Deutschland aus, ist auf die erforderliche Aufenthaltsgenehmigung bzw. Arbeitserlaubnis zu achten. Soll die Geschäftsführung durch einen Ausländer vom Ausland aus erfolgen, kann dieser zum Geschäftsführer bestellt werden, wenn er jederzeit – ohne Visumspflicht - nach Deutschland einreisen darf.
Als Vertretungsorgan der GmbH müssen die Geschäftsführer zahlreiche gesetzliche- sowie von der Rechtsprechung entwickelte Sorgfaltspflichten beachten. Bei vorwerfbaren Pflichtverletzungen trifft die Geschäftsführer ein persönliches Haftungsrisiko. Der Sorgfaltsmaßstab für Geschäftführer ist sehr pauschal in § 43 GmbHG umschrieben: Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Typische gesetzliche Pflichten sind beispielsweise die Abführung von Sozialversicherungsabgaben, die ordnungsgemäße Buchführung und jährliche Offenlegung der Jahresabschlüsse im elektronischen Bundesanzeiger oder die Insolvenzantragspflicht.
Die Geschäftsführer müssen gegenüber dem Notar bei der Anmeldung der GmbH zur Eintragung in das Handelsregister schriftlich versichern, dass keine Umstände vorliegen, die ihrer Bestellung entgegenstehen. Falsche Angaben sind strafbar. Hinderungsgründe sind zum Beispiel eine Gewerbeuntersagung oder eine rechtskräftige Verurteilung wegen einer Insolvenzstraftat. Mit der GmbH-Reform wurden die in § 6 GmbHG aufgelisteten Hinderungsgründe erweitert, beispielsweise sind dort nun auch die rechtskräftige Verurteilung zu mindestens einem Jahr Freiheitsstrafe wegen Betrug, Untreue und Vorenthalten und Veruntreuung von Arbeitsentgelt erfasst. Für Geschäftsführer, die vor Inkrafttreten der Reform bestellt wurden, gelten diese Hinderungsgründe aufgrund einer Übergangsregelung nicht.
Hinweis:
Überlassen Gesellschafter einer Person zumindest grob fahrlässig die Geschäftsführung, obwohl Hinderungsgründe bestehen, tragen sie das Haftungsrisiko für Schäden, die der Geschäftsführer vorwerfbar verursacht.

11. Anmeldung und Eintragung ins Handelsregister

Wenn die Stammeinlagen in der vereinbarten Höhe aufgebracht wurden, kann die Gesellschaft in notariell beglaubigter Form beim Handelsregistergericht, in dessen Bezirk sie ihren Satzungs-Sitz hat, angemeldet werden. Der Anmeldung müssen beigefügt sein:
  • Gesellschaftsvertrag
  • Legitimation des Geschäftsführers, sofern diese nicht im Gesellschaftsvertrag bestellt sind
  • von dem Anmeldenden unterschriebene Liste der Gesellschafter, aus welcher Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter, sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von jedem Gesellschafter übernommenen Geschäftsanteile ersichtlich sind
  • bei Sacheinlagen: Vereinbarungen betreffend der Sacheinlagen und Sachgründungsbericht, Unterlagen darüber, dass der Wert der Sacheinlagen den Nennbetrag der dafür übernommenen Geschäftsanteile erreicht
  • Versicherung, dass Leistungen auf die Geschäftsanteile bewirkt sind und Gegenstände der Leistungen sich endgültig in der freien Verfügung der Geschäftsführung befinden
Weitere erforderliche Angaben:
  • Versicherung jedes Geschäftsführers, dass kein Ausschlußgrund für die Tätigkeit als Geschäftsführer vorliegt
  • Versicherung jedes Geschäftsführers, dass die Belehrung über eine unbeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem Gericht erfolgt ist
  • Angabe der inländischen Geschäftsanschrift
  • Angabe von Art und Umfang der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer
Warnung vor Abzocke: Adressbuchschwindel!
Die Eintragung im Handelsregister wird von Amts wegen im Elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht. Leider machen sich auch unseriöse Adressverlage diese Informationen zu nutze und verschicken „Informationen” oder „Aufforderungen” zur Eintragung in Unternehmensverzeichnisse, Branchenregister, Gewerbedateien oder ähnliches.
Typischerweise haben die Anschreiben die Form eines Formulars, um den Charakter eines Vertragsangebotes zu verschleiern. Zugleich entsteht der Eindruck, der Absender sei eine öffentliche Stelle oder es würden kostenlose Leistungen angeboten. Oft erhalten Unternehmen mehr als 15 solcher (Formular-)Schreiben, die einen unbewussten Vertragsabschluss bezwecken. Bitte prüfen Sie daher gerade in der Startphase Ihres Unternehmens den Schriftverkehr genau und wenden Sie sich im Zweifel an Ihre IHK. Mit der Unterschrift kommt ein kostspieliger Vertrag zustande, der eine Zahlungspflicht für eine Leistung begründet, die sich in der Aufnahme Ihrer Unternehmensdaten in einem der zahlreichen Internet-Datenfriedhöfe erschöpft.

12. Gewerbeanmeldung

Für die GmbH gelten dieselben Meldepflichten wir für jeden neu gegründeten Gewerbebetrieb. So ist nach der Eintragung in das Handelsregister von der Geschäftsführung eine Gewerbeanmeldung beim zuständigen Amt für öffentliche Ordnung bzw. Bürgermeisteramt abzugeben. Der zu verwendende amtliche Vordruck enthält auch Durchschläge für weitere Meldevorgänge, z. B. für die Anmeldung beim Finanzamt und der zuständigen Berufsgenossenschaft.

13. Gründungskosten

Abgesehen von Beratungskosten, die entsprechend Bedarf und Umfang variabel sind, fallen Handelsregistergebühren in Höhe von 150 Euro an. Die Höhe der Notargebühren ergibt sich aus der Kostenordnung, die sich am Geschäftswert und dem Umfang der Leistungen des Notars orientiert.

14. Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Die Geschäftsbriefe der GmbH müssen bestimmte Angaben enthalten. So müssen neben der Firma der GmbH, Rechtsform und dem (Satzungs-) Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des (Satzungs-) Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer mit Vor- und Familiennamen auf den Geschäftsbriefen aufgeführt werden. Sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat bildet und dieser einen Vorsitzenden hat, kommen noch wenigstens ein voll ausgeschriebener Vorname und der Familienname des Aufsichtsratsvorsitzenden hinzu.
Mit dem Druck der Geschäftsbriefe sollte bis zur Handelsregistereintragung abgewartet werden, da vielfach zuvor die Zulässigkeit des Firmennamens noch nicht feststeht und im Übrigen die Handelsregisternummer, die aus den Geschäftsbriefen hervorgehen muss, noch nicht bekannt ist.

15. Besteuerung

Für die Besteuerung der GmbH sind folgende Ebenen zu unterscheiden:
  • Besteuerung des Gewinns beziehungsweise Gewerbeertrags auf Ebene der GmbH
  • Besteuerung von Zahlungen, insbesondere in Form von Gewinnausschüttungen oder Geschäftsführergehältern an die Gesellschafter.
Besteuerung auf Ebene der GmbH: Für die Besteuerung des Ertrags auf Ebene der GmbH sind drei Steuern von Bedeutung: a) die Körperschaftsteuer, b) der Solidaritätszuschlag sowie c) die Gewerbesteuer.
a) Körperschaftsteuer: Der Gewinn der GmbH unterliegt einem einheitlichen Körperschaftsteuersatz von 15 Prozent (seit 1. Januar 2008, zuvor 25 Prozent). Dies gilt unabhängig von der Verwendung des Gewinns, das heißt unabhängig davon, ob dieser einbehalten (thesauriert) oder an die Gesellschafter ausgeschüttet wird. Die Körperschaftsteuer entspricht insoweit der Einkommensteuer für natürliche Personen. Die Gewinnermittlung erfolgt zwingend durch Betriebsvermögensvergleich (doppelte Buchführung/Bilanzierung).
b) Solidaritätszuschlag: Weiter fällt bei der GmbH ebenso wie bei natürlichen Personen der Solidaritätszuschlag an. Der Satz beträgt zurzeit 5,5 Prozent der festzusetzenden Körperschaftsteuer.
c) Gewerbesteuer: Schließlich muss die GmbH Gewerbesteuer bezahlen. Die Bemessungsgrundlage hierfür ist der Gewerbeertrag, der sich vereinfacht ausgedrückt am Gewinn orientiert, jedoch um bestimmte Hinzurechnungen und Kürzungen korrigiert wird. So sind beispielsweise Zinsen sowie vergleichbare Finanzierungsanteile, die in Mieten, Pachten, Leasing, Lizenzen stecken und bei der Gewinnermittlung als Betriebsausgabe abgezogen werden können, der gewerbesteuerlichen Bemessungsgrundlage wieder zu einem Viertel hinzuzurechnen.
Aufgrund des kommunalen Hebesatzrechts ist die Gewerbesteuerbelastung von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich. Im Durchschnitt liegt sie bei rund 12 bis 13 Prozent.
Fazit: Summa summarum ergibt sich aus den vorstehenden Steuerarten eine ertragsteuerliche Gesamtsteuerbelastung der GmbH von knapp 30 Prozent. Abhängig vom Hebesatz der jeweiligen Kommune kann diese leicht nach oben oder unten abweichen.
Besteuerung auf Ebene der Gesellschafter: Für die Besteuerung auf Ebene der Gesellschafter sollen folgende beiden wesentlichen Punkte angesprochen werden: a) Gewinnausschüttungen, b) Gesellschaftergeschäftsführergehälter
a) Gewinnausschüttungen: Gewinnausschüttungen von der Kapitalgesellschaft an die Gesellschafter unterliegen bei diesem nochmals der Einkommensbesteuerung als Einkünfte aus Kapitalvermögen. Seit 1. Januar 2009 haben sich hier durch die so genannte Abgeltungsteuer Neuerungen ergeben (zuvor galt das so genannte Halbeinkünfteverfahren). Ausschüttungen aus Anteilen, die im Privatvermögen des Gesellschafters gehalten werden, werden seither regelmäßig mit einem Abgeltungsteuersatz von 25 Prozent (mit Veranlagungsoption bei niedrigerem persönlichem Steuersatz) besteuert. Werden die Anteile im Betriebsvermögen gehalten (zum Beispiel einer GmbH & Co.KG), findet die Besteuerung nach dem so genannten Teileinkünfteverfahren statt. Dieses besagt, dass 60 Prozent der Ausschüttung in die Bemessungsgrundlage für die Besteuerung einbezogen werden und 40 Prozent von der Steuer frei gestellt sind.
Ist der Anteilseigner eine Kapitalgesellschaft, zum Beispiel eine GmbH, sind die Dividenden dort wegen der sonst entstehenden Mehrfachbesteuerung zu 95 Prozent steuerfrei gestellt.
b) Geschäftsführergehälter: Gehaltszahlungen an Gesellschafter-Geschäftsführer werden bei der GmbH - wie im Übrigen prinzipiell auch Zahlungen im Rahmen von anderen Vertragsverhältnissen, wie etwa Mietverträgen - grundsätzlich als Betriebsausgaben gewinnmindernd anerkannt. Spiegelbildlich hierzu müssen diese beim Geschäftsführer als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit versteuert werden. Sie unterliegen dem Lohnsteuerabzug.
Vorsicht: Aufgrund der steuerlichen Abzugsfähigkeit der Gehaltszahlung bei der GmbH entfällt für diese Art der Vermögensverlagerung von der GmbH zum Gesellschafter anders als bei den Gewinnausschüttungen die Belastung mit Gewerbesteuer. Daher werden unangemessene Gehaltszahlungen unter bestimmten Voraussetzungen vom Finanzamt als so genannte verdeckte Gewinnausschüttung qualifiziert und bei der GmbH nicht als steuermindernde Betriebsausgabe anerkannt. Eine Korrektur der Einkommensermittlung bei der GmbH ist die Folge. Details hierzu finden Sie in dem IHK-Informationblatt "Wieviel darf ein Gesellschafter-Geschäftsführer verdienen?", das Sie über die seitliche Linkliste abrufen können.
Umsatzsteuer
Neben der dargestellten Ertragsbesteuerung ist weiter die Umsatzsteuer zu beachten. Für Lieferungen und Leistungen der GmbH im Rahmen ihres Unternehmens, unterliegen diese der Umsatzsteuer in Höhe von derzeit 19 Prozent. Für bestimmte Lieferungen und Leistungen gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, wie zum Beispiel die Lieferung von Lebensmittel oder Bücher. Bestimmte Leistungen und Lieferungen, insbesondere innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhrlieferungen, können von der Umsatzsteuer befreit sein.