Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Was wird als Geschäftsbrief bezeichnet?

Als Geschäftsbrief gilt in der Regel:
Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten;
  • alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen;
  • alle Rechnungen Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.
Grundsätzlich jedoch muss jeder "Geschäftsbrief", der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten.
Seit 2007 gibt es auch eine Klarstellung des Gesetzgebers, dass jede Form von Geschäftsbriefen von der Pflicht zu Mindestangaben erfasst ist, also auch E-Mails oder Telefaxe.
Für Rechnungen wurden die Pflichtangaben durch das am 1.1.2004 in Kraft getretene Steueränderungsgesetz 2003 neu gefasst.
Nicht als Geschäftsbrief gilt in der Regel:
der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens;
  • Quittungen, Mahnungen, Abholbenachrichtigungen u.ä.;
  • alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.

Welche gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten?

Nicht-Kaufmann / BGB-Gesellschaft

Für die Gewerbetreibenden hatte bisher der § 15b GewO geregelt, welche Angaben auf Geschäftsbriefen gemacht werden müssen. Der § 15 GewO ist gelöscht. Nach Überzeugung des Gesetzgebers ist es jedoch eine Selbstverständlichkeit, im Schriftverkehr den Namen anzugeben.
Daher sollten folgende Angaben auf Geschäftsbriefen gemacht werden:
  • Vorname (mindestens einer, ausgeschrieben)
  • Zuname (Familienname)
  • ladungsfähige Anschrift
  • bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft o.g. Angaben zu allen Gesellschaftern
Neben dem(n) persönlichen Namen sind Zusätze wie Sachbezeichnungen (Hinweis auf die Tätigkeit, Branchenbezeichnung), Buchstabenkombinationen, Phantasiewörter und sog. Etablissementbezeichnungen des Geschäftslokals (wie z.B. "Zum goldenen Hirsch") erlaubt.

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Vorschriften beachten. Diese sollen Ihren Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Angabe der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also "böse" Überraschungen verringern helfen. Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen auf ihren Geschäftsbriefen immer den Vor- und Zunamen des Inhabers führen. Haben Sie sich mit einem oder mehreren Gewerbetreibenden zu einer BGB-Gesellschaft zusammengeschlossen, so müssen auf Ihren Geschäftsbriefen die Vor- und Zunamen aller Gesellschafter genannt werden.

Einzelkaufmann

Auf allen Geschäftsbriefen des im Handelsregister eingetragenen Einzelkaufmanns müssen gem. § 37 a HGB
  • seine Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • der Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise "e.K." oder "e.Kfr.";
  • der Ort seiner Handelsniederlassung;
  • das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist,
angegeben werden.

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Die Geschäftsbriefe der Gesellschaften müssen nach §§ 125 a, 177 a HGB
  • die Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • die Rechtsform (OHG oder KG);
  • den Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,
enthalten.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)

Die GmbH / UG (haftungsbeschränkt) muss auf ihren Geschäftsbriefen gem. § 35 a GmbHG folgende Angaben machen:
  • Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsform der Gesellschaft;
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
  • alle Geschäftsführer und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat - der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Wenn Sie das Kapital der Gesellschaft nennen, müssen Sie in jedem Fall - wie auch bei der AG - das Stammkapital angeben. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Wird Ihre Gesellschaft liquidiert, müssen Sie anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen nennen.

GmbH & Co. KG ; GmbH & Co. OHG ; AG & Co. KG und AG & Co. OHG

Aus den §§ 125 a, 177 a HGB und 35 a GmbHG ergibt sich, dass auf allen Geschäftsbriefen einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft der vollständige Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,die Rechtsform der Gesellschaft (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. oHG, AG & Co. KG, AG & Co. oHG)Sitz der Gesellschaft/Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist angegeben werden müssen.
Zusätzlich muss die persönlich haftende Gesellschaft mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht des Sitzes und der Nummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist, sowie allen Geschäftsführern und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen bezeichnet werden.

Aktiengesellschaft (AG)

Die AG muss nach § 80 AktG auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:
  • Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsform der Gesellschaft;
  • Sitz der Gesellschaft;
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
  • alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;
  • falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig.
Sie müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft machen. Wollen Sie diese Angaben auf Ihren Geschäftsbriefen führen, so müssen Sie in jedem Fall das Grundkapital angeben. Darüber hinaus ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.

Sonstiges

Konkrete Vorschriften darüber, wo auf dem Geschäftsbrief die Pflichtangaben abgedruckt werden müssen, gibt es nicht. Üblicherweise werden die Pflichtangaben zwar in der Fußzeile aufgeführt, jedoch sind Sie in der graphischen Gestaltung des Geschäftspapiers grundsätzlich frei. Die Angaben müssen jedoch deutlich lesbar sein. Ein Logo kann verwendet werden, solange nicht bestehende Rechte Dritter (z.B. eingetragene Marken) verletzt werden.
Auch zusätzliche Angaben auf dem Geschäftsbrief sind möglich. Empfehlenswert ist es, neben der genauen Anschrift die Telefon- und Faxnummern, E-Mail- und Internet-Adressen sowie Bankverbindung (mit Bankleitzahl) anzugeben.
Achtung! Firmeninhaber , die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit Ordnungsstrafen vom Registergericht rechnen. Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000 € betragen.