Neue Frist und steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Mehr Zeit bei der Umstellung auf neue Kassensysteme

Das Finanzministerium M-V räumt Unternehmen mehr Zeit bei der Umstellung auf neue Kassensysteme ein. Mit einem entsprechenden Erlass regierte Finanzminister Reinhard Meyer unter anderem auf Härtefallregelungen in benachbarten Bundesländern. Für Unternehmen ist nun der 31. März 2021 als Termin gültig. Bitte beachten Sie dass diese Frist nur gilt, wenn Firmen

- bis spätestens 30. September 2020 einen Kassenfachhändler, einen Kassenhersteller oder einen anderen Dienstleister im Kassenbereich mit dem fristgerechten Einbau einer TSE (manipulationssichere technische Sicherheitssysteme) nachweislich beauftragt hat oder

- bei geplantem Einsatz einer cloudbasierten TSE, der fristgerechte Einsatz nachweislich bis zum 30. September 2020 beauftragt wurde.

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen bzw. Kassensysteme und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:

Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden.
Der DIHK konnte jedoch gemeinsam mit den IHKs erreichen, dass Unternehmen durch eine sog. Nichtaufgriffsregelung bis zum 30.09.2020 ausreichend Zeit zur Anschaffung/Implementierung einer tSE erhalten.
Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z. B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.

Wegen der besonderen Relevanz insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen wurden die wichtigsten Grundlagen einer ordnungsgemäßen Kassenführung sowohl bei elektronischen Kassen(systemen) als auch bei offenen Ladenkassen umfassend und praxisnah in einem Merkblatt (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 367 KB) für Sie zusammengefasst.