Elektronische Rechnung ab 2025 für Unternehmen Pflicht

Bereits seit dem 27. November 2020 sind Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Mit dem von der Bundesregierung kürzlich beschlossenen Wachstumschancengesetz und der ViDa-Initiative der Europäischen Kommission kommt nun auch die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Die E-Rechnung soll eine rein digitale und medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung garantieren und bietet die Möglichkeit Prozesse zu erleichtern und zu automatisieren. Unternehmen sollten sich zeitnah mit der internen Umsetzung auseinandersetzten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Wer ist betroffen?

Die elektronische Rechnung wird ab 01. Januar 2025 für Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) für alle Branchen zur gesetzlichen Pflicht. Dies ist unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Leistendes Unternehmen und Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein.

Gibt es Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht?

Derzeit gibt es nur wenige Ausnahmen. So sind “sonstige Rechnungen” (wie z.B. Papierform oder PDF-Datei) bei Kleinstbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis 250 Euro) und bei Fahrausweise weiterhin möglich. Das Unternehmen ist ebenfalls nicht verpflichtet, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Im B2C-Bereich (Geschäftsbeziehung ausschließlich zwischen Unternehmen und Privatpersonen) ist für eine elektronische Rechnungsstellung die Zustimmung des Endkunden erforderlich.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem standardisierten und strukturierten elektronischen Format (XML-Datenformat) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und somit eine elektronische und medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Datei erfüllt beispielsweise nicht die Anforderungen einer elektronischen Rechnung!

Ab wann gilt die Verpflichtung?

Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung ist ab dem 01. Januar 2025 von allen Unternehmen verpflichtend einzurichten. Durch den zu erwartenden Umsetzungsaufwand für Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsreglungen bis Ende 2027 vorgesehen.

Übergangsfristen

ab 01. Januar 2025
Grundlegende Verpflichtung zum Empfang und der Verarbeitung von E-Rechnungen
ab 01. Januar 2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz >800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
ab 01. Januar 2028
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden

Welche Möglichkeiten habe ich, wenn ich bei der Umsetzung unsicher bin?

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht, kann unter Umständen zu starken Veränderungen bestehender Prozesse im Unternehmen führen, da digitale und technische Voraussetzungen geschaffen oder angepasst werden müssen. Aus diesem Grund raten wir mit der Umsetzung schnellstmöglich zu beginnen.
Gern stehen wir Ihnen bei Unsicherheiten und Fragen als IHK zu Rostock zur Verfügung. Sprechen Sie uns sehr gerne unter den genannten Kontaktdaten an.

IHK Darmstadt: Leitfaden zur E-Rechnung inklusive Checkliste für Unternehmen

Die IHK Darmstadt hat einen Leitfaden mit praktischen Hilfestellungen zur Umsetzung der E-Rechnung veröffentlicht. In diesem Leitfaden finden Sie auch eine Checkliste für Ihr Unternehmen, um einen besseren Einstieg in die Umsetzung zu erhalten.

E-Rechnungs-Pflicht an öffentliche Auftraggeber

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist bereits seit dem 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und seit dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Rechnungssteller sind ab dem 27. November 2020 in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln.