Personalgewinnung

Rekrutierung im Ausland

Bei der Rekrutierung internationaler Arbeitskräfte spielen rechtliche Besonderheiten, aber auch kulturelle und sprachliche Aspekte eine wichtige Rolle. Wir informieren Sie über die wichtigsten Punkte und geben Ihnen Hinweise für den Rekrutierungsprozess.

Was müssen Sie bei der Anwerbung von Arbeits- und Fachkräften aus dem Ausland beachten?

Konkurrenz um Fachkräfte

Sie konkurrieren mit Betrieben aus vielen Staaten um fähige Köpfe. Es reicht daher nicht aus, auf die wirtschaftliche und soziale Attraktivität Deutschlands zu vertrauen – zumal die deutsche Sprache international weniger verbreitet ist und als eher schwer erlernbar gilt.

Vorlaufzeit

Gehen Sie davon aus, dass die Suche gerade in Drittstaaten außerhalb von EU und EFTA schon aus formalen Gründen deutlich länger dauern kann.

Kultursensibler Auswahlprozess

Achten Sie darauf, Missverständnisse und unbewusste Verzerrungen aufgrund länder- und kulturspezifischer Unterschiede möglichst zu vermeiden. Vertiefende Hinweise erhalten Sie auch im Artikel Integration ausländischer Fachkräfte (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1380 KB).

Systematischer Rekrutierungsprozess

Im Rekrutierungsprozess hilft ein systematisches Vorgehen – von der Personalsuche bis zur Einarbeitung der neuen Fachkraft. Sie können auf Unterstützung von vielen Seiten zurückgreifen. Weiterführende Hinweise hierzu erhalten Sie nachfolgend.
Tipp: Stellen Sie der Fachkraft für den gesamten Bewerbungsprozess einen Ansprechpartner aus der Personalabteilung oder dem späteren Einsatzbereich zur Seite – am besten mit entsprechenden Sprachkenntnissen.

Schritt 1: Personalbedarfsanalyse und Personalplanung

Welchen Personalbedarf haben Sie derzeit? Und welche Mitarbeiter werden Sie in den kommenden Jahren brauchen? Zu diesen Fragen sollten Sie unbedingt Klarheit haben.

Schritt 2: Anforderungsprofil erstellen

Ins Anforderungsprofil für eine zu besetzende Stelle gehören Informationen zu den wichtigsten fachlichen und persönlichen Anforderungen. Zumindest die Kernpunkte gehören dann auch in die Stellenausschreibung. Existiert bereits ein Anforderungsprofil, sollten Sie prüfen, ob es noch aktuell und für die internationale Bewerbersuche geeignet ist.

Schritt 3: Zielgruppenanalyse und Festlegung des Ziellandes

Typische Zielgruppen sind: internationale Fachkräfte aus dem Ausland, internationale Studierende an deutschen Hochschulen sowie Geflüchtete und Asylsuchende in Deutschland. Zunächst sollten Sie prüfen, welche Länder bzw. Nationalitäten für Ihr Unternehmen besonders passen könnten.
Hierbei sollten Sie prüfen:
  • Mit welchen Ländern unterhält Ihr Unternehmen bereits Kunden- oder Zulieferbeziehungen?
  • Inwieweit bestehen über Ihre Mitarbeiter, z.B. durch deren Migrationshintergrund, Kontakte zu bestimmten Ländern?
  • Wie ist die Situation auf dem dortigen Arbeitsmarkt? Können die gewünschten Qualifikationen gefunden werden?
  • Sind deutsche oder zumindest englische Sprachkenntnisse verbreitet?
  • Welche rechtlichen Voraussetzungen sind bei der Rekrutierung zu beachten?

Schritt 4: Stellenausschreibung formulieren

Bei der Ableitung der Stellenausschreibung aus dem Anforderungsprofil sollten Sie unter anderem diese wichtigen formalen und inhaltlichen Aspekte beachten:

Sprache

Die Ausschreibung sollte in den Amtssprachen der Länder verfasst sein, in denen Sie ausschreiben wollen – zumindest aber auf Englisch. Beachten Sie dabei, dass die Prüfung von Bewerbungsunterlagen je nach Landessprache schwierig sein kann. Bitten Sie daher um beglaubigte Übersetzungen von Zeugnissen auf Deutsch oder Englisch.

Bewerbungsunterlagen

Die gewünschten Kompetenzen sollten Sie klar benennen. Gleichzeitig sollten Sie deutlich machen, welche Nachweise Sie dazu erwarten. Selbst in unseren Nachbarländern gibt es teilweise Abweichungen von den in Deutschland üblichen Standards für Bewerbungsunterlagen.

Landestypische Bewerbungsverfahren

Informieren Sie sich im Voraus über landestypische Unterschiede der Bewerbungsverfahren und -unterlagen. So wissen Sie, was in anderen Ländern üblich und erwartbar ist und können die Qualität der Bewerbungen besser einschätzen.

Deutsche Besonderheiten

Bei Ihrer Stellenausschreibung sollten Sie berücksichtigen, dass es Besonderheiten etwa auf dem deutschen Arbeitsmarkt und beim deutschen Arbeitsrecht gibt – wie die Absicherung durch Beiträge zur Sozialversicherung oder den Unterschied von Brutto- und Nettogehalt.

Entwicklungsmöglichkeiten

Weisen Sie auf finanzielle und berufliche Entwicklungschancen hin, soweit vorgesehen.

Eigenwerbung

Gibt es enge geschäftliche oder persönliche Verbindungen Ihres Unternehmens zu bestimmten Ländern? Bieten Sie neben den „üblichen“ Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeiter beispielsweise die Freistellung zu und die Vermittlung von Sprachkursen? Helfen Sie internationalen Fachkräften anderweitig, damit sie gut in Deutschland und in Ihrem Betrieb ankommen?

Zusatzinformationen

Für Bewerber können auch Informationen interessant sein, die nicht direkt Ihr Unternehmen betreffen – etwa Verkehrsanbindungen, Schulen und Kinderbetreuungsmöglichkeiten oder Freizeitangebote in der Region. Dazu können Sie beispielsweise auf die Internetangebote Ihrer Kommune, lokaler Tourismusorganisationen oder der regionalen Wirtschaftsförderung hinweisen bzw. verlinken.

Schritt 5: Rekrutierungskanäle

Folgende Verbreitungswege sollten Sie im Blick haben:
Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV)
Gerade kleine und mittlere Unternehmen sollten bei der Stellenausschreibung den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit (BA) nutzen. Dieser berät und begleitet Sie bei der Rekrutierung von Fachkräften aus dem Ausland. Der Arbeitgeberservice arbeitet mit der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der BA zusammen. Neben einem Pool an Zuwanderungsinteressierten, die sich selbstständig an die ZAV wenden, existieren Kooperationsvereinbarungen bzw. Vermittlungsabsprachen mit einzelnen Ländern. Die ZAV wirbt somit gezielt zusätzliche Fachkräfte aus bestimmten Drittstaaten an. Diese bilateralen Absprachen dienen als Grundlage für koordinierte Projekte und Programme, die die BA mit ihren Partnern für ausgewählte Berufsgruppen umsetzt. Aktuelle Projekte finden Sie auf Make it in Germany und auf der Website der Bundesagentur für Arbeit.
Tipp: Die BA präsentiert Kurzprofile qualifizierter Fachkräfte aus dem Ausland, die eine Anstellung in Deutschland suchen, auch auf Make it in Germany.
Private Vermittlungsagenturen
Sie können auch eine private Vermittlungsagentur mit der Personalsuche beauftragen. Hier gilt es herauszufinden, wer seriös ist, da der Markt mittlerweile recht unübersichtlich ist. Eine Genehmigung ist seit 2002 nicht mehr erforderlich, um ein Gewerbe anzumelden. Das Angebot ist breitgefächert und umfasst das reine Matching von Arbeitsplatzangeboten bis hin zur allumfassenden Organisation von Sprachkursen, Einreiseprozessen und Unterstützung bei der Wohnungssuche. Dadurch variieren entsprechende Kosten. Informationen erhalten Sie bei einem Verband oder Personaldienstleisternetzwerk wie dem Gesamtverband der Personaldienstleister e. V. (GVP) oder dem Bundesverband Internationale Fachkräftegewinnung
Das Goethe Institut und das Netzwerk Unternehmen integrieren Flüchtlinge (NUiF) haben eine Checkliste zur Zusammenarbeit mit Vermittlungsagenturen für die Rekrutierung von Azubis aus Drittstaaten erstellt.

Schritt 6: Bewerberauswahl

Die ersten Bewerbungen liegen vor. Bei der Bewertung sollten Sie neben den Kriterien aus Ihrer Stellenausschreibung auch die folgenden Punkte berücksichtigen:
  • Beachten Sie, dass in anderen Ländern beispielsweise der Aufbau von Lebenslauf und Anschreiben oft anders sind als in Deutschland. So sind Bewerbungsfotos in englischsprachigen Ländern unüblich. Seien Sie also offen für formale Abweichungen.
  • Versuchen Sie den Bewerber nicht nur anhand seiner formalen Qualifikationen oder Zeugnisse einzuschätzen, sondern beziehen Sie auch belegbare Kompetenzen, zum Beispiel aus der Lebens- und Berufserfahrung, mit ein.

Schritt 7: Bewerbungsgespräche führen

Kontaktaufnahme mit dem Bewerber
Für eine erste Kontaktaufnahme bietet sich ein Gespräch per Telefon oder Videokonferenz an. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob ein Kandidat grundsätzlich überhaupt infrage kommt, sollte man bereits beim Erstkontakt neben fachlichen Themen auch folgende Fragen ansprechen:
  • Welche Motive hat der Bewerber, nach Deutschland zu kommen?
  • Welche Vorstellungen von Arbeit und Leben hat der Bewerber?
  • Welche Unterstützungsangebote können Sie für die Integration der Fachkraft und ggf. ihrer Familie leisten?
  • Falls der Bewerbungsprozess erfolgreich ist: Wird für die Einreise ein Visum benötigt? Wie können Sie bei der Anreise (z. B. in finanzieller Hinsicht) unterstützen?
Besonders wichtig sind dieseThemen, wenn Sie die Fachkraft langfristig binden wollen. Beachten Sie bei der Vorstellung außerdem mögliche kulturelle Unterschiede, sowohl in der verbalen als auch der non-verbalen Kommunikation.

Schritt 8: Internationale Fachkräfte einstellen

Sie haben eine passende ausländische Fachkraft für Ihr Unternehmen gefunden? Herzlichen Glückwunsch! Bieten Sie ihr die Stelle offiziell an, vereinbaren Sie den konkreten Arbeitsbeginn und senden Sie ihr den Arbeitsvertrag zu, am besten auch in einer qualifizierten englischen Übersetzung. Ziehen Sie dazu, wenn nötig, spezialisierte Übersetzer heran.
Bieten Sie an, einzelne Punkte auf Nachfrage gemeinsam zu besprechen. Worauf Sie noch achten sollten:
  • Rechtliche Fragestellungen: Informieren Sie Ihre neue Fachkraft bei Vertragsabschluss auch über Rechtliches, wie zum Beispiel die gesetzlichen Pflichtversicherungen und die Steuerpflicht in Deutschland. Diese können nämlich im Herkunftsland Ihrer neuen Fachkraft ganz anders geregelt sein. Eine gültige Krankenversicherung wird bereits ab dem ersten Tag der Einreise benötigt.
  • Formalitäten: Übermitteln Sie Informationen zu den notwendigen Formalitäten: Sozial- und Krankenversicherung, Steuernummer, Anmeldung etc.
  • Schriftverkehr: Alle schriftlichen – und auch telefonischen – Kontakte erfolgen vorzugsweise durch Ansprechpersonen, die im Bewerbungsprozess eng eingebunden sind (Unternehmensführung, Personalleiter, Mentor).
  • Visum: Eine Fachkraft aus einem Nicht-EU-Land kann den Arbeitsvertrag (unter Vorbehalt) unterschreiben, bevor sie ein gültiges Visum hat. Der Arbeitsvertrag ist häufig Voraussetzung für die Erteilung eines Visums zum Zweck der Erwerbstätigkeit.

Schritt 9: Die Startphase

Ein neuer Job in einem neuen Land – für internationale Fachkräfte kann das mit einigen Herausforderungen verbunden sein. In den ersten Arbeitswochen sollte Ihr neuer Mitarbeiter deshalb eine intensive Einführung in seine Aufgabe erhalten.
Geben Sie Ihrer Fachkraft Zeit, sich im Betrieb zurechtzufinden und planen Sie die ersten Arbeitswochen am besten systematisch und aufeinander aufbauend. Hilfreich kann es sein, wenn Sie für die Einarbeitungsphase „Meilensteine“ definieren. Was Sie in der Startphase auch beachten sollten:
  • Die neue Fachkraft erhält Informationen zu Arbeitsabläufen, Organisationsstrukturen, Verhaltensregeln etc.
  • Sie lernt die neuen Kollegen sowie ggf. externe Mitarbeiter und wichtige Kunden und Geschäftspartner kennen.
  • Flexible Arbeitszeiten oder Freistellung für Behördengänge sowie eine Finanzierungshilfe für die ersten Monate können die Fachkraft in der Anfangsphase unterstützen.
  • Bieten Sie Unterstützung bei der Wohnungssuche, bei Behördengängen und ggf. der Suche nach Kindergarten und Schule an.
  • Je nach Bedarf sollte die Teilnahme an einem Deutschkurs ermöglicht werden.
Eine gute Willkommenskultur nutzt allen Beteiligten
Schon für neue Fachkräfte aus Deutschland spielt die Willkommenskultur in Ihrem Unternehmen eine große Rolle. Bei der Integration internationaler Fachkräfte gilt das erst recht: Zeigen Sie Ihrer neuen Fachkraft, dass sie willkommen ist.