Entsendung

Dienstreisen ins Ausland

Auslandseinsätze müssen besonders gründlich vorbereitet werden.  

Dürfen Auslandaufenthalte verlangt werden?

Wenn Dienstreisen oder die Arbeitsleistung im Ausland zum Aufgabengebiet des Arbeitnehmers gehören sollen, muss dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Es besteht auch ohne arbeitsvertragliche Regelung die Möglichkeit, einen konkreten Auslandseinsatz zu vereinbaren –  wenn der Mitarbeiter einverstanden ist. In diesem Rahmen ist auch die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers zu beachten, die ihn insbesondere zum Schutz der Gesundheit seiner Mitarbeiter verpflichtet (z.B. bei Entsendung in Kriegsgebiete, Seuchengebiete, Katastrophengebiete usw.).

Worauf muss im Vorfeld geachtet werden? 

Neben den allgemeinen Anforderungen wie der behördlichen Entsendemeldung und der sozialversicherungsrechtlichen A1-Bescheinigung sollten Sie prüfen, ob das Land derzeit berufsbedingte Einreisen zulässt und ob es besondere Anforderungen, z.B. eine Visumpflicht, gibt.
Bei Auslandsdienstreisen sollten darüber hinaus folgende Punkte bedacht werden:
  • Prüfen Sie die Einreisevorschriften und evtl. Reisewarnungen des Ziellands beim Auswärtiges Amt, den Botschaften der jeweiligen Länder, den Auslandshandelskammern
  • Teilen Sie dem Mitarbeiter einen Kontakt im Ausland mit, an den er sich im Notfall wenden kann bzw. erstellen Sie einen Notfallplan im Rahmen Ihres Risikomanagements.
Weitere wertvolle Hinweise finden Sie auch auf der Seite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).

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Der Name hält, was er verspricht. Dies wird geboten:
  • eine Checkliste zur Reisevorbereitung
  • die Adressen der deutschen Vertretungen im Ausland und der Auslandsvertretungen in Deutschland
  • Verhaltenshinweise in Notfällen
  • ausführliche, fortlaufend aktualisierte Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts zu jedem Land. mehr
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Arbeit kann nicht aufgenommen oder muss beendet werden - welche Auswirkungen hat das?   

Nach Feststellung der örtlich vorliegenden Gründe sollten Themen wie Abbau von Urlaub und Überstunden besprochen werden. Hat der deutsche Heimatbetrieb dagegen z.B. Kurzarbeit eingeführt, ist zu klären, ob auch im Ausland tätige Arbeitnehmer davon erfasst sind. Lohn ist grundsätzlich weiter zu zahlen. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber berechtigt, Arbeitnehmer auf Kosten des Unternehmens nach Deutschland zurückzuholen. 

Erkrankung im Ausland

Besteht mit dem Gastgeberland ein Sozialversicherungsabkommen zur Krankenversicherung, sind die Arbeitnehmer grundsätzlich im gleichen Umfang wie in Deutschland krankenversichert und ein Krankenhausaufenthalt im Ausland ist unproblematisch. Formelle Voraussetzung für eine reibungslose Abwicklung ist eine vorher durch die Krankenkasse ausgestellte A1-Bescheinigung. Überdies ist der Abschluss einer separaten Auslandskrankenversicherung empfehlenswert – auch weil manche Länder eine Einreise nur bei bestehender Auslandskrankenversicherung und gewisser Mindestdeckungssumme zulassen.

Rückreise nicht möglich?

Praktische Gründe wie beispielsweise Flugannullierungen oder Streiks können dazu führen, dass der Arbeitnehmer im Ausland „strandet“. Dann sollten Sie sich zunächst einmal darum kümmern, dass die Visa- und Einreisebestimmungen weiter eingehalten werden. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass lokale Behörden hier oftmals sehr kooperativ sind, wenn es darum geht, unbürokratisch befristete Verlängerungen der Dienstreisevisa auszustellen. Kritisch kann es noch werden, wenn der Auslandsaufenthalt insgesamt 183 Tage überschreitet. Je nach lokaler steuerrechtlicher Regelung und einem eventuell bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen kann dies die Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung auslösen. Im Zweifel sollten Sie hier steuerrechtliche Beratung einholen. 
Die aufgelisteten Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.