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Einladungsschreiben zur Beantragung von Geschäftsvisa

Für Auslandsreisen von Mitarbeitenden oder den Empfang von ausländischen Geschäftskontakten im eigenen Unternehmen ist oftmals ein Geschäftsvisum notwendig. Bei der Beantragung des Visums wird von der Botschaft beziehungsweise den Generalkonsulaten oft ein Einladungsschreiben und gegebenenfalls eine Verpflichtungserklärung verlangt. Diese Dokumente müssen bestimmte Informationen beinhalten.
Generell sind zwei Fälle zu unterscheiden:
  1. Ein deutsches Unternehmen empfängt ausländische Geschäftsreisende in Deutschland.
  2. Ein deutsches Unternehmen entsendet eine Vertreterin oder einen Vertreter zu einem Unternehmen ins Ausland.
In beiden Fällen kann ein Einladungsschreiben für die Beantragung des Visums bei der betreffenden Botschaft bzw. dem jeweiligen Generalkonsulat erforderlich sein.

Einladungsschreiben für ausländische Geschäftsreisende

Allgemeines

Ausländische Geschäftsreisende benötigen für ihre Einreise in die Bundesrepublik Deutschland oftmals ein Visum. Eine Übersicht über die Länder mit Visapflicht hat das Auswärtige Amt zusammengestellt.
Die reisende Person beantragt das Visum selbst bei der für den Wohnort zuständigen deutschen Auslandsvertretung. Einzelheiten über die benötigten Unterlagen zur Beantragung finden sich in vielen Fällen auf der Internetseite der zuständigen Auslandsvertretung.

Einladungsschreiben

Für die Visabeantragung bei der deutschen Botschaft in Drittländern benötigt die antragstellende Person im Regelfall auch eine Einladung des deutschen Geschäftskontaktes.
Das Einladungsschreiben muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:
  • Offizieller Firmenbogen
  • Betreff: Visa-Erteilung
  • Name des Unternehmens im Partnerland
  • Erklärung, dass es sich bei diesem Betrieb um eine Partnerfirma handelt
  • Name, Geburtsdatum und Reisepassnummer des Mitarbeitenden, für den das Visum für eine Dienstreise nach Deutschland ausgestellt werden soll
  • Genaue und plausible Begründung des Reisezwecks
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Hinweis auf die Frage, wer die Kosten für den Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland trägt
  • Firmenstempel, Unterschrift der Geschäftsleitung oder der Inhabenden
Die Einladung sollte an den Geschäftskontakt geschickt werden, nicht an die Auslandsvertretung. Häufig wird von den Auslandsvertretungen die Bescheinigung des Einladungsschreibens durch die zuständige IHK gefordert. Dies ist für die deutschen Botschaften und Konsulate der Nachweis dafür, dass die Firma wirklich existiert.
Hinweis: Für die Bescheinigung von Einladungsschreiben von IHK-fremden Personen und Institutionen (z. B. Anwälten, kirchliche Vereinigungen, Sportverbänden, Schulen u. ä.) ist die IHK nicht zuständig. Bitte wenden Sie sich an die dafür zuständigen Institutionen.
Muster Einladungsschreiben (Auswärtiges Amt)

Kostenübernahmeerklärung (Verpflichtungserklärung nach §§ 66 – 68 Aufenthaltsgesetz)

Die antragstellende Person muss nachweisen, dass der Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland finanziell abgesichert ist. Kann die Reise und der Aufenthalt nicht aus eigenen Mitteln finanziert werden, kann sich die gastgebende Person verpflichten, für alle aus dem Aufenthalt des Gastes entstehenden Kosten aufzukommen, einschließlich der Kosten für eventuelle Krankenbehandlungen und Rückführung in das Heimatland.
Die deutschen Ausländerbehörden am Wohnort des Einladers nehmen eine solche Verpflichtungserklärung nach §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz entgegen. Nach Absprache mit der zuständigen deutschen Auslandsvertretung kann die Erklärung zur Kostenübernahme in Ausnahmefällen ebenfalls im Rahmen der schriftlichen Einladung erfolgen.
Eine formgebundene Verpflichtungserklärung kann, im Gegensatz zu einer Eigenerklärung innerhalb eines Einladungsschreibens, nur auf dem dafür vorgesehenen Formular der zuständigen Ausländerbehörde abgegeben werden. Die Ausländerbehörde prüft, ob das einladende Unternehmen in der Lage ist, die Aufenthaltskosten (Unterbringungs-, Verpflegungs-, Kranken- sowie ggf. Abschiebungskosten) des ausländischen Gastes zu übernehmen.
Da die Abgabe einer Verpflichtungserklärung mit finanziellen Risiken verbunden ist, sollte dieser Schritt sorgfältig geprüft werden.

Reisekrankenversicherung

Darüber hinaus muss die antragsstellende Person für die Erteilung eines Schengenvisums grundsätzlich eine Schengen-weit gültige Reisekrankenversicherung nachweisen (mit einer Deckungssumme von mindestens 30.000 Euro). Diese Versicherung kann ggfs. auch vom Einlader für den ausländischen Gast abgeschlossen werden.

Visaanträge bei ausländischen Botschaften für deutsche Geschäftsreisende

Für Geschäftsreisen oder Montagetätigkeiten müssen häufig Visa für das Ausland beantragt werden.

Bei folgenden Ländern sind die IHKs in diesen Prozess eingebunden:

  • Saudi-Arabien (Hinweis: Original-Einladung aus Saudi-Arabien muss beim Konsulat vorgelegt werden)
  • Indien
  • Bangladesch
  • Argentinien
  • Brasilien
In diesen Fällen wird das Antragsschreiben des Unternehmens an die ausländische Botschaft der örtlichen IHK zur Bescheinigung vorgelegt.

Das Schreiben des Unternehmens sollte auf Firmenbriefpapier aufgesetzt sein und folgenden Inhalt haben:

  • Name, Geburtsdatum, Adresse, Berufsangabe und Reisepassnummer des reisenden Mitarbeitenden
  • Gastgebende Person, einladende Person und Geschäftskontakt (Firmenanschrift)
  • Reisezweck: Messe, Montage, Geschäftsreise o. ä.
  • Dauer des Besuches und Anzahl der Besuche mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Kostenübernahmeerklärung durch das entsendende deutsche Unternehmen
Muster Antragsschreiben (Beispiel: Saudi Arabien) (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 54 KB)

Verfahren zur Beantragung eines Geschäftsreise-Visums

Einzelheiten über benötigte Unterlagen zur Visabeantragung sind auf den Internetseiten der zuständigen deutschen Auslandsvertretungen oder bei den Vertretungen fremder Staaten zu finden. Das Visum ist grundsätzlich von der antragsstellenden / reisenden Person persönlich zu beantragen.
Bitte informieren Sie sich rechtzeitig vor der Abreise beim Auswärtigen Amt über alle Formalitäten für die Beantragung des Visums. Sie vermeiden so unnötige Wartezeiten an der Grenze oder gar die Verweigerung der Einreise.