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US-Quellensteuer: Formular W-8BEN und W-8BEN-(E)

Unternehmen, die in den USA mit Waren handeln und/oder Dienstleistungen erbringen, werden von ihren US-Geschäftspartnern oftmals aufgefordert, das Formular W-8BEN oder W-8BEN-(E) der US-Steuerbehörde auszufüllen. US-Unternehmen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, das ausgefüllte Formular einzuholen.
Auch wenn die meisten deutschen Unternehmen nicht unter diese Offenlegungspflicht fallen, gehen viele US-Unternehmen auf Nummer sicher und fordern alle ausländischen Geschäftspartner zur Abgabe des Formulars auf. Wird das Formular nicht ausgefüllt, besteht die Gefahr, dass der US-Geschäftspartner eine Quellensteuer in Höhe von 30 Prozent einbehält oder das Geschäft erst gar nicht zustande kommt.

Was wird mit dem Formular abgefragt?

Mit den W-BEN-Formularen prüfen die US-Behörden, ob es sich bei dem Zahlungsempfänger, also dem exportierenden deutschen Unternehmen, um eine in den USA steuerpflichtige Person handelt. Rechtliche Grundlage ist der sogenannte „Foreign Account Tax Compliance Act“ (FATCA), der weitreichende Mitwirkungspflichten für US-Unternehmen bei der Bekämpfung von Steuerschäden regelt. Damit sind US-Unternehmen verpflichtet, den Steuerstatus ihrer ausländischen Geschäftspartner zu klären.

Für welche Unternehmen gelten die Offenlegungspflichten?

Einordnung von Unternehmen

Im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr unterscheiden die US-amerikanischen Behörden zwei Kategorien von ausländischen Unternehmen, zu denen auch deutschen Unternehmen gehören.
Einmal handelt es sich um sogenannte Non Financial Foreign Entities (NFFE). Dies sind alle Unternehmen, die nicht als Finanzinstitute oder Versicherungen eingestuft werden. Innerhalb der NFFE werden wiederum aktive und passive Unternehmen differenziert.
Aktive Non Financial Foreign Entities erzielen mehr als 50 Prozent ihrer Bruttoeinkünfte über realwirtschaftliche Geschäfte, also z. B. durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ein amerikanisches Unternehmen. Diese aktiven Unternehmen sind grundsätzlich von den Offenlegungspflichten befreit.
Passive Non Financial Foreign Entities erwirtschaften mehr als 50 Prozent der Bruttoeinkünfte aus Vermögenswerten durch passive Einkünfte, z. B. aus Zinsen, Dividenden oder Mieten.
Zum anderen werden sogenannte Financial Foreign Entities (FFI) eingeteilt, es handelt sich um ausländische Finanzinstitute.

Besteuerung

Generell kommt eine Besteuerung in den USA in Betracht, wenn die ausländische Person ein Einkommen aus Quellen wie Zinsen, Dividenden und Mieten, Erlöse aus der Veräußerung von Aktien und ähnliche feste, wiederkehrende Einkünfte und Gewinne bezieht (sogenannte passive Einkünfte). Unternehmen, die mehr als 50 Prozent der US-amerikanischer Einkünfte aus diesen passiven Einkünften erzielen sind von einer Besteuerung betroffen.
Nicht betroffen sind dagegen Einkünfte, die in direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen. Hierzu zählen z. B. Warenlieferungen und die Erbringung von Dienstleistungen. Hieraus folgen keine Offenlegungspflichten. Die meisten deutschen Unternehmen fallen nicht unter die Offenlegungspflicht.
Auch wenn für Einkünfte, die im direkten Zusammenhang zur Geschäftstätigkeit stehen, keine Offenlegungspflichten greifen, ist es dennoch notwendig, dass jedes deutsche Unternehmen eine Selbsteinordnung auf Basis des „Foreign Account Tax Compliance Act“ (FATCA) vornimmt. Dies dient dem Zweck, die Betroffenheit formell zu klären.
Denn viele US-Unternehmen gehen aus Unsicherheit und mangelnder Erfahrung im Umgang mit dem neuen Steuergesetz auf Nummer sicher. Sie fordern generell alle ausländischen Geschäftspartner zur Abgabe des Formulars auf. Dies liegt u.a. auch an einer möglichen „US-Strafsteuer“. Das W-8-Formular dient ihnen aus Selbstschutz. Anhand der Selbstauskunft des deutschen Geschäftspartners kann geprüft und dokumentiert werden, dass keine Steuerpflicht und keine Quellensteuer einbehalten werden müssen.
Wird das Formular vom deutschen Geschäftspartner nicht ausgefüllt, kann das US-‎Unternehmen Aufträge verweigern oder pauschal 30 Prozent des Rechnungsbetrags einbehalten und an ‎die US-Steuerbehörde abführen. Um im amerikanischen Markt keine Kunden zu verlieren, füllen derzeit viele deutsche Unternehmen das W-8BEN-(E)-Formular aus. In der überwiegenden Zahl von Fällen ist das Ausfüllen des Formulars unkompliziert und kann mit einem „Kreuz“ sowie der Unterschrift abgeschlossen werden.

Welches Formular wird benötigt?

Es werden drei Formulare unterschieden. Welches Formular Sie benötigen, hängt davon ab, in welcher Rechtsform Sie Ihr Unternehmen führen.
Natürliche Personen und Einzelunternehmen nutzen das Formular W-8BEN. Hier ist es notwendig, entweder eine US-Social Security Number (SSN) oder die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) einzutragen.
Kapitalgesellschaften, z. B. in der Rechtsform einer GmbH oder einer AG, nutzen das Formular W-8BEN/E. In diesem Falle muss die Federal Tax ID (EIN) angegeben werden.
Personengesellschaften, z.B. in der Rechtsform einer OHG oder einer KG, nutzen das Formular W-8IMY als Erklärungsvordruck. Zusätzlich muss jeder Gesellschafter und Teilhaber das Formular W-8BEN ausfüllen.
Unsere Ausfüllhinweise finden Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Ausfülltipps für die W-8-Formulare aufgelistet.
Die Formulare sind auf der Seite der US-Steuerbehörde (IRS) veröffentlicht und aktuell abrufbar. Eine Ausfüllanleitung ist dort ebenfalls hinterlegt.
Die Rechtsabteilung der Deutsch-Amerikanischen Handelskammer in New York unterstützt deutsche Unternehmen. Wenden Sie sich für diesen kostenpflichtigen Service an: legalservices@gaccny.com.

Welche Informationen müssen meldepflichtige Unternehmen offenlegen?

FATCA verlangt von den meldepflichtigen deutschen Unternehmen die Offenlegung bestimmter Finanzkonten:

Es müssen die Finanzkonten spezifizierter US-Personen offengelegt werden.

Hierbei handelt es sich bei der Person des Kontoinhabers um eine spezifizierte US-Person, wenn sie

  • als natürliche Person:
    • Staatsbürger der USA oder
    • in den USA steuerlich ansässig ist
oder
  • als Rechtsträger:
    • eine Personengesellschaft,
    • eine Kapitalgesellschaft oder
    • ein Trust ist und in den USA oder nach US-Recht/ Recht eines US-Bundesstaates gegründet wurde.
Auch ein von Finanzkonteninhaber beherrschtes, nicht US-amerikanisches passives Unternehmen hat eine Offenlegungspflicht. Hierbei handelt es sind um juristische Personen und Personengesellschaften, die nicht in den USA oder nach US-Recht/ Recht eines US-Bundesstaates gegründet wurden und die von einer oder mehreren spezifizierten US-Personen (s.o.) beherrscht werden.

Ausfülltipps für die W-8-Formulare

Um der Straf-Quellensteuer zu entgehen, müssen meldepflichtige Unternehmen ihren FATCA-Status offenlegen und melden. Die Dokumentation erfolgt über die Formulare der W-8 Serie.

Was sollten aktive Unternehmen (aktive NFFEs) tun?

Aktive NFFEs unterfallen den Regelungen zu FATCA nicht. Die Strafsteuer in Höhe von 30 Prozent darf auf Zahlungen, die an sie gezahlt werden, nicht erhoben werden.
Da amerikanische Unternehmen aufgrund der eigenen Unsicherheit häufig trotzdem mit dem Einbehalt der 30 Prozent drohen, sollten Sie, wenn aufgefordert, das passende Formular ausfüllen und einreichen.
Beim Formular W-8 BEN-E und beim Formular W-8 IMY müssen Sie dafür lediglich im Part I 5 des Formulars ein Häkchen bei „Active NFFE“ machen und diesen Status im Part XXV bestätigen. Das Formular ist von ALLEN vertretungsberechtigten Personen zu unterschreiben. Im Fall einer Personengesellschaft muss zusätzlich jeder Gesellschafter und Teilhaber das Formular W-8BEN ausfüllen.

Was gilt für passive Unternehmen (passive NFFEs)

Als passives Unternehmen sind Sie verpflichtet, Ihren FATCA Status mitzuteilen.
Dafür ist es notwendig, im Part I 5 ein Häkchen bei „Passive NFFE“ zu machen. Anschließend müssen Sie im Part XXVI den Status bestätigen und sich dazu äußern, ob beherrschende spezifizierte US-Personen vorhanden sind. Diese müssen, falls vorhanden, im Abschnitt XXIX aufgelistet werden. Das Formular ist von ALLEN vertretungsberechtigten Personen zu unterschreiben. Im Fall einer Personengesellschaft muss zusätzlich jeder Gesellschafter und Teilhaber das Formular W-8BEN ausfüllen und einreichen.

Steuernummer

Im Feld 9b des Formulars W-8BEN-E ist die Foreign TIN einzutragen. Hierbei handelt es sich um die national – also von der deutschen Finanzbehörde – vergebene Steuernummer bei dem zuständigen Finanzamt – nicht um die USt-ID Nummer.
In der Regel wird die Eingabe im bundeseinheitlichen Steuernummer-Format (auch als ELSTER-Steuernummer bekannt) verlangt, dies bedeutet, dass vor der Steuernummer noch die einschlägige Kennziffer für das Bundesland eingefügt werden muss.
Für NRW ist dies die Kennziffer 5.
Da die bundeseinheitliche Steuernummer immer 13-stellig ist, ist ferner noch vor der Nummer des Veranlagungsbezirks eine 0 einzutragen. Exemplarisch sieht dies für NRW wie folgt aus: Steuernummer vergeben: XXX/XXXX/XXXX – bundeseinheitliche Steuernummer: 5XXX/0XXXX/XXXX.
Bitte beachten Sie, dass die Angabe oder Beantragung einer US-Steuernummer nur dann notwendig ist, wenn Steuervergünstigungen nach dem bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen geltend gemacht werden sollen. In allen anderen Fällen muss keine Steuernummer beantragt oder angegeben werden.

Gültigkeit

Das Formular ist in der Regel drei Jahre ab Ende des aktuellen Jahres gültig. Ein relevante Änderung (Change of Circumstances) muss innerhalb von 30 Tagen mitgeteilt werden, da sonst eine Strafe droht.

Relevante Änderungen sind insbesondere:

  • Rechtsformwechsel
  • Änderung der Anschrift oder anderer Daten
  • Änderung der Klassifizierung nach FATCA (Häufigster Kategorienwechsel: von aktiver NFFE zu passiver NFFE, weil der Anteil der passiven Einnahmeeinkünfte über 50 Prozent der Gesamteinnahmen gestiegen ist oder weil die produzierende, handelnde, dienstleistungserbringende Gesellschaft zur Holdinggesellschaft umgewandelt wurde)

Wer erhält das Formular?

Das ausgefüllte Formular ist immer an den „Withholding Agent“, also den amerikanischen Geschäftspartner und nicht an den IRS abzugeben.

Vorsicht vor gefälschten W-8BEN-Fomularen

Der IRS warnt vor betrügerischen E-Mails und Faxen, in denen der Empfänger dazu aufgefordert wird, das W-8BEN-Formular auszufüllen und zusammen mit einer Kopie des Reisepasses (Passport) an die Behörde zurückzufaxen.
Die E-Mails tragen den Absender „Department of Treasury Internal Revenue Service“ oder „United States Dept. of Treasury”. Die Absenderadresse ist no.reply@irs.gov oder no-reply@irs.gov.org, der Betreff kann “MID YEAR-NON-RESIDENT ALIEN TAX EXEMPTION UPDATE” o.ä. lauten.
In der E-Mail erfolgt, wie bereits erwähnt, die Aufforderung, das Formular auszufüllen und zusammen mit einer Kopie des Reisepasses zurückzufaxen. Allerdings ist das angehängte Formular in der Regel veraltet oder für Unternehmen nicht das richtige Formular, weil diese bereits das neue W-8 BEN-E Formular zu nutzen haben.
Bitte beachten Sie auch, dass das Original-Formular acht Seiten umfasst. Darüber hinaus ist das W- 8BEN-Formular nicht bei der Steuerbehörde einzureichen, sondern bei dem amerikanischen Geschäftspartner (withholding agent), der für die Einbehaltung der Quellensteuer verantwortlich ist.

Die IRS verlangt keine persönlichen Dokumente wie den Reisepass o.ä. Zudem erfolgt ein offizieller Schriftverkehr nicht per E-Mail. Sollten Unternehmen solche gefälschten E-Mails erhalten, so können sie diese für Dokumentationszwecke an die folgende Adresse der Steuerbehörde weiterleiten: phishing@irs.gov.
Den offiziellen Warnhinweis der US-Steuerbehörde (IRS) finden Sie auf der Homepage des IRS.
Hinweis: Das Ausfüllen der Formulare sollte mit einem steuerlichen Berater oder einer steuerlichen Beraterin abgestimmt werden.
Die von uns zusammengetragenen Informationen wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert. Eine Haftung für die Richtigkeit der Angaben kann gleichwohl nicht übernommen werden.