IHK Köln bietet eRechnung an

Um die Abläufe für IHK-Mitgliedsunternehmen und -kunden zu erleichtern, bietet die IHK Köln die Möglichkeit elektronischer Abrechnungen für die Belegarten Rechnung, Gebührenbescheid und Carnet-Abrechnungen an. Damit kann der Zahlungsverkehr mit der IHK Köln schneller, effizienter und damit kostengünstiger abgewickelt werden.

Die IHK Köln unterstützt die aktuellen digitalen Entwicklungen und bietet ihren Mitgliedsunternehmen die Zusendung digitaler Abrechnungen für bestimmte Services in diversen Rechnungsformaten an.

Die elektronische Rechnungsstellung können wir aktuell leider noch nicht für alle Leistungen anbieten. Der Beitragsbescheid zum Beispiel wird Ihnen aufgrund der Vorgaben zur Wahrung des Steuergeheimnisses weiterhin als Ausdruck postalisch zugesendet werden müssen. Auch zu Gebührenbescheiden der Berufsaus- und -fortbildung sowie zu Rechnungen für Weiterbildungsveranstaltungen und andere Veranstaltungen können wir leider derzeit noch keine E-Rechnungen anbieten.

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt immer mehr an Bedeutung im Geschäftsverkehr. Bereits seit November 2020 müssen Lieferanten und Dienstleister im Bereich B2G (Business-to-Government) Rechnungsstellungen an die öffentliche Verwaltung ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro netto als strukturierte E-Rechnungen im Format „XRechnung“ über die öffentlichen Rechnungseingangsportale einreichen.

Infolge des im März 2024 durch den Bundesrat verabschiedeten Wachstumschancengesetzes wird zusätzlich im inländischen B2B-Bereich (Business-to-Business) in den kommenden Jahren die Erstellung maschinenlesbarer E-Rechnungen – bis hin zum vollständigen Ersatz von Papierrechnungen und Standard-PDF-Rechnungen – für inländische Unternehmer verpflichtend. Die Pflicht besteht jedoch nur, wenn die Rechnungsbeträge 250 Euro netto überschreiten. Privatkunden als Rechnungsempfänger sind von den Auswirkungen des Wachstumschancengesetzes nicht betroffen.

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie im Standard-PDF-Format – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.

Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können. Der strukturierte Datensatz ist dabei von zentraler Bedeutung. Die ausschließlich bildhafte Darstellung einer Rechnung entspricht nicht den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.

Die Belegarten Rechnung und Gebührenbescheid kann die IHK Köln in den Rechnungsformaten XRechnung, ZUGFeRD und (noch) im Standard-PDF-Format erstellen (Spezifikation PDF/A-3A).

Carnet-Abrechnungen können (derzeit) nur im Standard-PDF-Format bereitgestellt werden (Spezifikation PDF/A-3A).

Die Spezifikationen von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD werden durch Koordinierungsstellen turnusmäßig aktualisiert und von der IHK Köln in den jeweils aktuellen Versionen erzeugt und versendet.

Wenn Sie eine Körperschaft des öffentlichen Rechts sind und aufgrund gesetzlicher Vorgaben zum Empfang strukturierter E-Rechnungen verpflichtet sind, sendet die IHK Köln XRechnungen per E-Mail an die öffentlichen Rechnungseingangs-Portale (ZRE-Portal, Portal OZG-RE oder an Rechnungseingangsportale der Länder und Kommunen).

Geben Sie hierzu bitte die E-Mail-Adresse des Rechnungseingangsportals und Ihre Leitweg-ID an.

Bei XRechnungs-Erstellungen ist grundsätzlich die Angabe einer Leitweg-ID erforderlich. Das XRechnungs-Format kann derzeit nur für die Belegarten Rechnung und Gebührenbescheid bereitgestellt werden.

ZUGFeRD ist ebenfalls eine Spezifikation für strukturierte E-Rechnungen. Das Akronym bedeutet „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

ZUGFeRD-Dateien bestehen aus einer PDF-Sichtkomponente mit einer eingebetteten XRechnungs-konformen XML-Datei. Die XML-Datei kann durch Ihre Systeme extrahiert und elektronisch verarbeitet werden. Aufgrund der enthaltenen XML-Dateien zählen ZUGFeRD-Abrechnungen zu den strukturierten E-Rechnungsformaten. Abrechnungen im Format ZUGFeRD können nur an die Rechnungseingangsadresse Ihres Unternehmens versendet werden.

Standard-PDF-Abrechnungen sind im Sinne der E-Rechnungsdefinition keine strukturierten Abrechnungsformate und werden in den kommenden Jahren nicht mehr zulässig sein.

Bis Ende 2027 dürfen inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr aber weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) an inländische Unternehmer-Kunden ausstellen. Wenn Ihr Unternehmen einen höheren Umsatz aufweist, dürfen Sie Standard-PDF-Dateien nur noch bis Ende 2026 verarbeiten.

Wenn Sie zu den Belegarten Rechnung, Gebührenbescheid oder Carnet-Abrechnung (inkl. jeweiliger Gutschriften) für die Rechnungsformate ZUGFeRD und Standard-PDF individuelle Rechnungseingangs-E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens hinterlegen möchten, bitten wir darum, dass Online-Formular mehrfach auszufüllen. Dies wäre zum Beispiel erforderlich, wenn Sie Gebührenbescheide und/oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format unter einer bestimmten E-Mail-Adresse empfangen möchten und Carnet-Abrechnungen im PDF-Format an eine andere E-Mail-Adresse versendet werden sollen.

Wenn unterschiedliche Belegarten im gleichen Rechnungsformat an eine zentrale E-Mail-Adresse versendet werden sollen, wählen Sie im Auswahlfeld bitte die entsprechenden Konstellationen der Rechnungsformate aus.

Hier finden Sie die Einverständniserklärung zur E-Rechnung.

Weiterführende Informationen zu den Auswirkungen des Wachstumschancengesetzes können Sie hier nachlesen.