IHK-Merkblatt (Stand: Januar 2024)
Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz
Mit dem gesetzlichen Mindestlohn sind Aufzeichnungspflichten für Arbeitgebende verbunden. Rechtsverordnungen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sehen Ausnahmen und Erleichterungen vor.
1. Allgemeines
Arbeitgebende in bestimmten Branchen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für Beschäftige festhalten, § 17 MiLoG. Die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgt sein. Die Aufzeichnungen sind dann für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren - beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt - aufzubewahren.
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie die Dokumentation der Arbeitszeit zu erfolgen hat. So können diese Angaben z. B. in Papierform, elektronisch mit Hilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erfolgen. Eine Vorlage finden Sie zudem auf der Website des BMAS sowie rechts im Downloadbereich.
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie die Dokumentation der Arbeitszeit zu erfolgen hat. So können diese Angaben z. B. in Papierform, elektronisch mit Hilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erfolgen. Eine Vorlage finden Sie zudem auf der Website des BMAS sowie rechts im Downloadbereich.
2. Wer ist von den Aufzeichnungspflichten betroffen?
2.1 Wirtschaftszweige und Branchen nach § 2a SchwarzArbG
Gemäß § 17 MiLoG müssen Arbeitgebende, die in den § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannte Wirtschaftszweigen und Branchen tätig sind, Arbeitszeiten aufzeichnen. Hierzu zählen:
- das Baugewerbe,
- das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- das Personenbeförderungsgewerbe,
- das Speditions-, Transport und das damit verbundene Logistikgewerbe,
- das Schaustellergewerbe,
- die Gebäudereinigung,
- die Forstwirtschaft,
- die Fleischwirtschaft
- das Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsdienste sowie
- Unternehmen im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen.
Die in § 2a SchwarzArbG genannte Aufzählung entspricht den in § 28a Abs. 4 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) der Sofortmeldepflicht unterliegenden Branchen. Bei der Bewertung, ob ein Arbeitgeber zu einer der genannten Branche gehört und damit zur Aufzeichnung der Arbeitszeit nach Mindestlohngesetz verpflichtet ist, gelten die zwischen dem GKV - Spitzenverband, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Bundesagentur für Arbeit, der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung und dem Bundesministerium der Finanzen abgestimmten Branchenzuordnungen zur Sofortmeldepflicht, der Mitführungspflicht von Ausweispapieren sowie der Hinweispflicht der Arbeitgeber. Dieser Katalog ist auf der Internetseite der DRV Bund abrufbar:
2.2 Minijobbende
Daneben müssen Arbeitgebende die Minijobbende beschäftigen, grundsätzlich auch deren Arbeitszeit dokumentieren. Diese Aufzeichnungspflicht gilt nicht nur für die Branchen aus § 2a SchwarzArbG, sondern für sämtliche Arbeitgebende von Minijobbenden. Ausnahmen hierzu unter Punkt 3.2.
2.3 Aufzeichnungspflicht gemäß Arbeitszeitgesetz
Auch in § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit geregelt. Dort heißt es:
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 S. 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
Nach § 3 S. 1 ArbZG muss grundsätzlich eine werktägliche Arbeitszeit von über acht Stunden aufgezeichnet werden.
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 S. 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
Nach § 3 S. 1 ArbZG muss grundsätzlich eine werktägliche Arbeitszeit von über acht Stunden aufgezeichnet werden.
2.4 Sonstige Verpflichtete
Neben den Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz kann es noch branchenspezifische Aufzeichnungspflichten der täglichen Arbeitszeit geben, wenn z.B. ein Branchenmindestlohn gezahlt werden muss.
Arbeitgebende im Ausland müssen die Pflichten aus der Mindestlohnmeldeverordnung (MiLoMeldV) beachten.
3. Ausnahmen
3.1 Schwellenwert für die Aufzeichnungspflichten
Ausnahmen für die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG sind in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) geregelt. Arbeitnehmende, die ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von mehr als 4.319 Euro brutto erhalten, sind von den Aufzeichnungspflichten ausgenommen. Ebenso, wenn das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt 2.879 Euro brutto übersteigt und der Arbeitgebende dieses für die letzten 12 Monate nachweislich gezahlt hat.
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Hinweis: Bei den Schwellenwerten geht es immer um den verstetigten monatlichen Brutto-Arbeitslohn. Betroffen sind die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen. Für Minijobbende muss die tägliche Arbeitszeit nach wie vor branchenunabhängig aufgezeichnet werden. Schwellenwerte bzgl. der Dokumentationspflicht gibt es hier nicht.
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3.2 Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit bei Familienangehörigen
Daneben regelt die Verordnung, dass eine Aufzeichnungspflicht für im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers nicht erforderlich ist. Sollte es sich bei dem Arbeitgebenden um eine juristische Person (z. B. GmbH) handeln oder eine rechtsfähige Personengesellschaft (z. B. KG), dann kommt es auf die Verwandtschaft bzw. Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an.
Hinweis: Diese Ausnahme gilt auch für Minijobbende, d. h. bei der Beschäftigung von engen Familienangehörigen – Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebenden.
4. Erleichterung bei mobilen Tätigkeiten
Durch die Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) wird die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung vereinfacht, indem lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden muss. Die Aufzeichnung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit entfällt im Anwendungsbereich der Verordnung. Diese Erleichterungen gelten für einen Arbeitgebenden,
- soweit er Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt,
- diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und
- sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen.
Bei einer ausschließlich mobilen Tätigkeit handelt es sich um eine Tätigkeit, die nicht an Beschäftigungsorte gebunden ist. Eine ausschließlich mobile Tätigkeit liegt insbesondere bei der Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen, der Abfallsammlung, der Straßenreinigung, dem Winterdienst, dem Gütertransport und der Personenbeförderung vor.
Arbeitnehmende unterliegen keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit, wenn die Arbeit lediglich innerhalb eines bestimmten zeitlichen Rahmens geleistet werden muss, ohne dass der Arbeitgebende konkret Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit festlegt.
Eine eigenverantwortliche Einteilung der Arbeitszeit liegt vor, wenn Arbeitnehmende während ihrer täglichen Arbeitszeit regelmäßig nicht durch ihren Arbeitgebenden oder Dritte Arbeitsaufträge entgegennehmen oder für entsprechende Arbeitsaufträge zur Verfügung stehen müssen. Die zeitliche Ausführung des täglichen Arbeitsauftrages muss in der Verantwortung der Arbeitnehmenden selber liegen.
Arbeitnehmende unterliegen keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit, wenn die Arbeit lediglich innerhalb eines bestimmten zeitlichen Rahmens geleistet werden muss, ohne dass der Arbeitgebende konkret Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit festlegt.
Eine eigenverantwortliche Einteilung der Arbeitszeit liegt vor, wenn Arbeitnehmende während ihrer täglichen Arbeitszeit regelmäßig nicht durch ihren Arbeitgebenden oder Dritte Arbeitsaufträge entgegennehmen oder für entsprechende Arbeitsaufträge zur Verfügung stehen müssen. Die zeitliche Ausführung des täglichen Arbeitsauftrages muss in der Verantwortung der Arbeitnehmenden selber liegen.
5. Weitere Informationen
Weitere Informationen finden Sie auf der Website des deutschen Zolls.
Grundsätzliche Informationen erhalten Sie über unser Merkblatt zum gesetzlichen Mindestlohn.
Hinweis
Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK - nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
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