IHK-Merkblatt (in Bearbeitung: April 2024)

Einstellen von Mitarbeitern

1. Tipps bei der Personalauswahl und -organisation


Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig, den „richtigen Mann/Frau am richtigen Platz“ einzusetzen. Überlegen Sie vor Betriebsbeginn, wie viele und welche Stellen Sie besetzen müssen. Prüfen Sie die Qualifikation der Bewerber*innen anhand von Zeugnissen, Referenzen und ihrem persönlichen Eindruck.
Nach geeigneten Mitarbeitenden können Sie durch Stellenangebote in regionalen und überregionalen Tageszeitungen oder in der Branche verbreiteten Fachzeitschriften suchen. Dies besonders dann, wenn Sie Fachkräfte brauchen. Weitere Anlaufstellen sind private Arbeitsvermittlungen oder die für Sie zuständige Agentur für Arbeit, welche Sie bei der Suche nach Personal unterstützen. Zu diesem Zweck führen Sie bitte ein (Telefon-) Gespräch mit der für Ihren Bereich bzw. die zu besetzende Stelle zuständigen Arbeitsvermittlung. Diese wird Ihnen gerne Auskunft über den aktuellen Arbeitsmarkt geben und Sie zur Erstellung eines Stellenangebotes auffordern. Dieses Stellenangebot soll die wesentlichen Eckdaten, wie z.B. Angaben
  • zum Unternehmen, wie
  • Firmenanschrift
  • Geschäftszweig
  • Zahl der Beschäftigten
und zur gewünschten Arbeitskraft, wie
  • Voll-/Teilzeit
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Fachliche Voraussetzungen
  • Schwerbehinderung
  • Geforderte Qualifikationsnachweise
  • Fremdsprachen
  • Verdienstspannen
enthalten. Es wird der zentralen Auftragsentgegennahme (ZAE) eingereicht, die es an die zuständige Arbeitsvermittlung weiterleitet.

Beachten Sie aber:
  • Unter 18 Jahre alte Arbeitnehmende (Jugendliche) unterliegen Sondervorschriften hinsichtlich Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubsdauer usw.
  • Eine wichtige Überlegung ist auch die Ausbildung von Auszubildenden. Rechtsgrundlage ist das Berufsbildungsgesetz. Sprechen Sie mit Ihrer IHK darüber, ob Sie und Ihr Betrieb die Voraussetzungen für eine Berufsausbildung in staatlich anerkannten Ausbildungsberufen besitzen.
  • Landesgesetze verpflichten Auszubildende, parallel zur Ausbildung im Betrieb die Berufsschule zu absolvieren. Sie erteilt den Fachunterricht.

Prüfen Sie auch die Möglichkeit, schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Von einer bestimmten Betriebsgröße ab sind Sie dazu durch das Gesetz verpflichtet. Für schwerbehinderte Menschen gelten besondere Schutzvorschriften. Sprechen Sie darüber mit Ihrer Agentur für Arbeit. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen über die Beschäftigung von älteren Arbeitnehmende, Teilzeitkräften, Drittstaatsangehörigen etc.
Wenn der/die Bewerber*in noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Denn unzulässig ist es, eine Angestellten zu verleiten, ihren bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn sie bei einem Konkurrenzbetrieb arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadenersatzansprüchen führen.

2. Worauf ist bei der Personalauswahl zu achten?


Mit der gleichen Sorgfalt wie Sie Ihre Sachmittel berechnen, sollten Sie auch Ihre Personalentscheidungen treffen. Auf Basis einer Arbeitsplatzbeschreibung können Sie prüfen, welche Qualifikationen ihre Angestellten haben sollte.
Häufig treten Schwachstellen bei der Personalauswahl auf:

2.1. Stellen- oder Funktionsbeschreibung


Eine unzureichende Stellen- oder Funktionsbeschreibung erschwert die Personalsuche erheblich.
Wichtige Fragen:
  • Was genau sollen die/der neue Mitarbeiter/in tun?
  • Wem ist sie/er unterstellt?
  • Wessen Vorgesetzte/Vorgesetzter ist sie/er?
  • Welche Vollmachten und Befugnisse soll sie/er haben?

2.2. Anforderungskriterien


Ein unvollständiger Katalog von Anforderungskriterien macht die Personalsuche und -auswahl zur „Nadelsuche im Heuhaufen“. Sobald ein/e Unternehmer/in weiß, was der/die neue Mitarbeiter/in tun soll, weiß er/sie (im Prinzip) auch, welche Qualifikation für diese Aufgaben notwendig sind.
Beispiele:
  • Welche Bildungsabschlüsse müssen von der/dem Bewerber/in nachgewiesen werden?
  • Welche Zusatzqualifikationen sind wünschenswert?
  • Welche Berufserfahrungen sollte sie/er mitbringen?
  • Wie viel Jahre Berufspraxis sollte sie/er gesammelt haben?
  • Welche persönlichen Eigenschaften, Fähigkeiten und Fertigkeiten sind für diese Position wichtig?

2.3. Analyse der Bewerbungsunterlagen


Eine unsystematische Analyse der Bewerbungsunterlagen erhöht die Gefahr der Fehlbesetzung.

  • Bei der Unterlagenanalyse ist darauf zu achten, dass die Unterlagen vollständig sind (Anschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, Zeugnisse, Gehaltsvorstellungen).
  • Das Anschreiben kann wichtige Hinweise über die Motivation der Bewerberin bzw. des Bewerbers geben.
  • Der Lebenslauf gibt Auskunft, inwieweit der Ausbildungs- und Berufsweg konsequent war und zeitlich und sachlich ohne Lücken ist. Dabei sollte jede im Lebenslauf aufgeführte „Station“, z. B. durch Zeugnisse nachgewiesen werden.

2.4. Strukturierte Bewerbungsgespräche


Unstrukturierte Bewerbungsgespräche machen die Mitarbeiterauswahl zum „Münzenwurf“. Hilfreich: ein Interviewleitfaden. Der Leitfaden umfasst Fragen
  • zur Person
  • zum Bildungs- und Berufsweg
  • zum sozialen und familiären Hintergrund
  • nach Verhaltensweisen in Situationen, mit denen der Bewerber in der angestrebten Position konfrontiert werden kann

3. Checkliste für Arbeitgeber

3.1. Zur Person (Eignung)


  • Personalbogen (Bild)
  • Bewerbungsschreiben
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse (Schulz-, Arbeits-, Lehr- und Prüfungszeugnisse)
  • Staatsangehörigkeitsnachweis bei Ausländern (nur Vorlage)
  • ggf. Arbeits- , Pass- und Aufenthaltserlaubnis
  • Polizeiliches Führungszeugnis (nur Vorlage)
  • Geburtsurkunde (oder beglaubigte Abschrift des Familienbuches) (nur Vorlage)
  • Anzahl der Kinder

3.2. Zur Gesundheit


  • Ärztliche Bescheinigung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 45)
  • Schwerbehindertenausweis bzw. Anerkennungs-Gleichstellungsbescheid
  • evtl. Rentenbescheid bei Berufsunfähigkeit
  • soweit erforderlich: Ärztliches Zeugnis über ansteckende Krankheiten

3.3. Zur Versicherung


  • Angabe der Krankenkasse/Ersatzkasse bei Pflichtversicherten
  • Sozialversicherungsnachweis
  • ggf. Studierenden- oder Schüler*innenausweis
  • Nachweis über Zeiten einer Zusatzversicherung
  • ggf. betriebliche Zusatzversicherung bei Unfall bzw. betriebliche Zusatzversorgung

3.4. Zum Arbeitsplatz


• Anfrage beim Betriebsrat (Vorlage der Bewerbungsunterlagen)
• Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit (nur bei der ersten Einstellung)
• Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
• Aufenthaltserlaubnis bei Drittstaatsangehörigen
• Ausfertigung des Arbeitsvertrags

3.5. Zum Gehalt:

  • Gehalts-/Kontonummer, Bankverbindung, Bankleitzahl
  • Vermögenswirksame Leistungen (Antrag auf Überweisung auf bestimmte Vermögensanlage, Konto-Nummer)
  • beim Grenzgänger: Steuerfreistellungsbescheinigung des Finanzamts

4. Wie ist die Tätigkeit der Angestellten zu vergüten?


Die Vertragsparteien können über die Höhe der Vergütung grundsätzlich frei verhandeln, sofern sich nicht aus dem Gesetz oder aus einem zu berücksichtigenden Tarifvertrag etwas anderes ergibt. Informationen über Tarifverträge usw. erhalten Sie in unserem Merkblatt.
Lohnuntergrenze ist der gesetzliche Mindestlohn. Grundsätzlich erhält jede/jeder Arbeitnehmer*in, der/die in Deutschland tätig ist, unabhängig von Arbeitszeit und -umfang diesen gesetzlichen Mindestlohn.
Einen ersten Überblick ermöglichen die Daten des statistischen Bundesamtes www.destatis.de - Verdienste. Dieses bietet eine große Aufschlüsselung nach Wirtschaftszweigen unter volkswirtschaftlichen Aspekten.

5. Wo sind die Angestellten anzumelden?

Oftmals ist es schwierig sämtliche Meldepflichten im Überblick zu behalten. Gerade am Anfang einer Selbstständigkeit und erstmaligen Einstellung von Mitarbeitenden ebenso wie bei Veränderungen von Beschäftigungsverhältnissen fällt es Betrieben schwer, nachzuvollziehen, ob und wofür Krankenkasse, Minijob-Zentrale, Rentenversicherung, Unfallversicherungsträger oder Agentur für Arbeit zuständig sind und welche Angaben an diese Organisationen übermittelt werden müssen. Das kostenlose und frei zugängliche Informationsportal für Arbeitgeber*innen dient als Orientierungshilfe für Unternehmer*innen, die wenig Erfahrung im Umgang mit der Sozialversicherung haben. Aufgrund eines Frage-Antwort-Katalogs können Unternehmer*innen ihr Anliegen zeitlich unabhängig eingeben und erhalten über das Portal unmittelbar konkrete Informationen zu den Meldepflichten und grundlegende Handlungsempfehlungen. Zum Portal gelangen Sie hier.

5.1. Krankenkasse / Rentenversicherungsträger


Informieren Sie sich gründlich über die Bestimmungen des Sozialversicherungsrechtes.

Unterliegen Angestellte der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Sozialversicherung, sind sie bei Arbeitsaufnahme von Ihnen bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden. Meldungen und Beitragsnachweise müssen als gesicherte und verschlüsselte elektronische Daten übermittelt werden. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Entweder setzen Sie dafür ein für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch systemgeprüftes und zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm ein oder Sie nutzen die von den Krankenkassen und der informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen (ITSG) gemeinsam entwickelte und kostenfreie Software „sv.net“. Diese finden Sie im Internet kostenlos unter http://www.itsg.de/oeffentliche-services/sv-net/. Eine Liste aller Programme die über die Voraussetzungen verfügen finden Sie im Internet unter www.gkv-ag.de - Programmsysteme.
Mit den Meldungen, die Sie als Arbeitgebende für Ihre Angestellten bei der gesetzlichen Krankenkasse durchführen, wird auch automatisch die „Deutsche Rentenversicherung“ und die Bundesagentur für Arbeit benachrichtigt. Die fälligen Sozialversicherungsbeiträge werden im Rahmen der Gehalts- und Lohnabrechnung vom Arbeitgeber gesammelt an die zuständige Krankenkassen abgeführt. Diese leitet die Anteile der Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge an die anderen Sozialversicherungsträger weiter. Die Krankenkassen halten in der Regel reichlich Informationsmaterial bereit und geben bei konkreten Fragen Auskunft. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrer Krankenkasse bei der Sie versichert sind. In den Fällen, wo ein Arbeitnehmer Mitglied einer anderen Kasse ist, müssen Sie sich mit deren Außendienstmitarbeiter(in) in Verbindung setzen.
Die örtliche Deutsche Rentenversicherung, Eichendorffstraße 4-6, 67346 Speyer, Tel. 06232 17-2881, gibt unter Vorlage der persönlichen Rentenversicherungsunterlagen gerne Auskunft. Weitere Beratungsstellen finden Sie auf der Internetseite www.deutsche-rentenversicherung.de.

5.2. Agentur für Arbeit


In den bereits beschriebenen Meldungen, die den gesetzlichen Kranken- und der Deutschen Rentenversicherung einzureichen sind, werden Eintragungen zur Tätigkeit des Arbeitnehmers in verschlüsselter Form erforderlich. Informieren Sie auch aus diesem Grund vor der Gründung Ihres Unternehmens die zuständige Agentur für Arbeit. Es stellt Ihnen das Buch „Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit in den Versicherungsnachweisen“ zu. Mit Hilfe des vorliegenden Schlüsselverzeichnisses können die Schlüsselzahlen, die im Feld „Angaben zur Tätigkeit“ einzutragen sind, festgestellt werden.
Mit diesen Angaben wird die Bundesagentur für Arbeit in die Lage versetzt, mittels elektronischer Datenverarbeitung eine Statistik der beschäftigten Arbeitnehmer zu führen. Damit erfüllt sie den gesetzlichen Auftrag, nämlich Umfang und Art der Beschäftigungen sowie die Lage der Entwicklung des Arbeitsmarktes in beruflicher und wirtschaftlicher Hinsicht zu beobachten. Die Informationen werden auch für Aufgaben wie Arbeitsvermittlung, Berufsberatung, Förderung der beruflichen Bildung, berufliche Rehabilitation usw. benötigt. Interessenten erhalten auf Wunsch von der Agentur für Arbeit zusätzlich kostenlos ein systematisches Verzeichnis der Berufsbenennungen. Da das Schlüsselverzeichnis ein unentbehrliches und immer wieder zu benutzendes Hilfsmittel für alle ist, die für die Abgabe der Meldungen zur Kranken- und Rentenversicherung verantwortlich sind, sollten Sie es rechtzeitig anfordern und sorgfältig aufbewahren.

5.3. Berufsgenossenschaften/Deutsche Unfallversicherung


Zu den Sozialversicherungsträgern zählen die Berufsgenossenschaften, die Hauptträger der gesetzlichen Unfallversicherung, einem Zweig der Sozialversicherung, sind.
Nach deutschem Recht sind alle Arbeitnehmer kraft Gesetzes unfallversichert. Unternehmer können sich freiwillig versichern. Bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten müssen die Leistungen an die Versicherten gewährt werden. Träger der gesetzlichen Unfallversicherung sind Berufsgenossenschaften, die nach neun Gewerbezweigen aufgeteilt sind.
Jeder auf Grund eines Arbeits-, Dienst- oder Ausbildungsverhältnisses Beschäftigte ist ohne Rücksicht auf Alter, Geschlecht, Familienstand, Nationalität, Höhe des Einkommens und unabhängig davon, ob es sich um eine ständige oder nur vorübergehende Tätigkeit handelt, kraft Gesetzes gegen die Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten versichert. Auch Künstler gehören zu den pflichtversicherten Personen. Ehrenamtsträger bei Anstalten, Stiftungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts zählen zum Kreis der versicherten, ebenso die Mitglieder der Organe bzw. Verwaltungsgremien. Dazu gehören z.B. bei einer öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalt die Mitglieder des Rundfunkrates. Personen, denen von einer gesetzlichen Kranken- oder von einer gesetzlichen Rentenversicherung stationäre Behandlung gewährt wird, stehen auch unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Häufig wird jemand „wie ein Arbeitnehmer“ tätig. Auch er ist versichert. Damit ist z. B. der Fall angesprochen, in dem das Mitglied eines Sportvereins unentgeltlich in der Weise tätig wird, dass es andere Vereinsmitglieder unterrichtet, weil der angestellte Trainer verhindert ist. In vielen anderen Fällen, in denen auch gesetzlicher Unfallversicherungsschutz bestehen kann – z.B. bei Pannenhilfe – sind andere Unfallversicherungsträger für die Entschädigung zuständig.
Der Versicherungsschutz besteht auch ohne Rücksicht darauf, ob der Betrieb, in dem man tätig ist, die Beiträge zur Berufsgenossenschaft bezahlt hat oder nicht. Bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft kann sich auch jeder Unternehmer freiwillig versichern. Die Berufsgenossenschaften erheben ihren Beitrag im Umlageverfahren der nachträglichen Bedarfsdeckung d. h., sie legen ihre Aufwendungen nach Schluss des Geschäftsjahres auf ihre Mitglieder um. Vorschüsse auf den Beitrag können erhoben werden. Beiträge werden nach der im abgelaufenen Jahr im Unternehmen gezahlten Lohn- und Gehaltssumme und nach Veranlagung des Unternehmens zu dem Gefahrentarif berechnet.
Versichert sind Arbeitsunfälle, Wegeunfälle und Berufskrankheiten. Die Berufsgenossenschaften übernehmen die Kosten für die Heilbehandlung sowie für die berufliche und soziale Wiedereingliederung. Nach Ablauf der Lohnfortzahlung und während unfallbedingter Arbeitsunfähigkeit zahlen Berufsgenossenschaften Verletztengeld. Es beläuft sich auf 80 Prozent des letzten monatlichen Bruttoentgelts, höchstens jedoch in der Höhe des letzten Nettoentgelts. Vom Verletztengeld müssen allerdings Sozialbeiträge abgeführt werden. Während der Maßnahmen zur beruflichen Wiedereingliederung zahlen die Berufsgenossenschaften ein Übergangsgeld. Wenn nach Abschluss aller Reha-Maßnahmen eine andauernde Minderung der Erwerbsfähigkeit von mindestens 20 Prozent besteht, zahlen die Berufsgenossenschaften eine Verletztenrente. Sie richtet sich ebenfalls nach dem letzten Jahresbruttoverdienst.
Die Mitteilung der Eröffnung des Unternehmens muss durch den Existenzgründer binnen einer Woche der zuständigen Berufsgenossenschaft gemeldet werden.
Während mit der Gewerbeanmeldung, sofern keine Genehmigungspflicht besteht, der zuständigen Ordnungsbehörde gegenüber Genüge getan worden ist, ist die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft durch den Existenzgründer gesondert vorzunehmen (§192 SGBVII).
Nachdem die zugehörige Berufsgenossenschaft informiert wurde, erhalten Sie als Existenzgründer einen Fragebogen zu Art und Rechtsform des Unternehmens und werden um Angabe der Anzahl der unmittelbar nach Gründung einzustellenden Arbeitnehmer gebeten. Die Broschüre „Merkblatt über die gesetzliche Unfallversicherung“ informiert Sie des Weiteren über Gliederung und Organisation, Mitgliedschaft und Finanzierung versicherter Personen, Aufgaben und Leistungen der Unfallversicherungsträger (zu beziehen bei den Berufsgenossenschaften). Unabhängig davon erhalten Sie neben der jährlichen Abrechnung sporadisch Informationen über den Stand der Entwicklung und Prophylaxe zu Arbeitsunfällen, Weiterbildungsveranstaltungen, die für ihre Mitglieder in der Regel kostenfrei sind, und alle Aktualisierungen erforderlicher Gesetzestexte bzw. Verordnungen.
Weitere Informationen der Berufsgenossenschaften wie z. B. Gesetze und Vorschriften zur Unfallverhütung (Arbeitsschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz, Arbeitsstättenverordnung, Gefahrstoffverordnung usw.) finden Sie auch unter der Internetanschrift www.dguv.de (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) oder www.lvbg.de (Landesverbände der gewerblichen Berufsgenossenschaften).
Existenzgründern ist häufig nicht bekannt, welche Berufsgenossenschaft für das neue Unternehmen zuständig ist. Unter der kostenlosen Infoline der DGUV 0800 6050404 kann dies erfragt werden oder Sie wenden sich an den
Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften (HVBG)
Alte Heerstraße 111
53757 St. Augustin
Tel. 02241 231-01
Email: info@hvbg.de

5.3.1. Was ist versichert?

5.3.1.1 Arbeitsunfall


Versichert sind Personen in einem Arbeits-, Dienst-, oder Lehrverhältnis. Versichert ist auch das Abheben eines Geldbetrages bei einem Geldinstitut, an das der Arbeitgeber Lohn oder Gehalt überweist, wenn der Versicherte erstmalig nach der Gutschrift das Geldinstitut persönlich aufsucht.

5.3.1.2. Wegeunfall


Versicherungsschutz besteht für den Weg nach und von dem Ort der Tätigkeit, der Wegeunfall.
Nicht versichert ist der Abweg, bei dem sich die Richtung auf das Ziel hin ändert.
Der Umweg bei dem die Zielrichtung beibehalten, die kürzeste Strecke aber verlängert wird, kann versichert sein. Ein Abweichen vom unmittelbaren Weg zwischen der Wohnung und dem Ort der Tätigkeit ist versichert, wenn:
Der Versicherte sein Kind, das mit ihm in einem Haushalt lebt, wegen seiner eigenen oder seines Ehegatten beruflichen Tätigkeit beispielsweise der Obhut einer Kindertagesstätte anvertraut.
Der Versicherte mit anderen Berufstätigen oder versicherten Personen gemeinsam ein Fahrzeug für den Weg nach und von dem Ort der Tätigkeit benutzt (Fahrgemeinschaft).

5.3.1.3. Berufskrankheit


Ebenfalls versichert sind Krankheiten, die durch Rechtsverordnung in die Liste der Berufskrankheiten aufgenommen worden sind und die der Versicherte infolge des Arbeits-, Dienst-, oder Lehrverhältnisses erleidet. Dabei handelt es sich um Krankheiten, die nach den Erkenntnissen der medizinischen Wissenschaft durch besondere Einwirkungen verursacht werden, denen bestimmte Personengruppen durch ihre Arbeit in erheblich höherem Grade als die übrige Bevölkerung ausgesetzt sind.

6. Gewerbeaufsichtsamt


Das Gewerbeaufsichtsamt ist zuständig für die Arbeitsstätten und den Gefahrenschutz in Ihren Geschäftsräumen und Gebäuden. Es erteilt Informationen über erforderliche Vorschriften, die an Arbeitsstätten gestellt werden und überwacht deren Einhaltung.
Soweit Sie mit Ihrem Vorhaben sich nicht auf einfache Dienstleistungen beschränken, die lediglich einfache Büros erfordern, sollten Sie frühzeitig Kontakt mit dem Gewerbeaufsichtsamt herstellen.
• Stellen Sie Ihr Vorhaben vor
• Fragen Sie nach einschlägigen Bestimmungen
Wissen Sie zum jetzigen Zeitpunkt schon in etwa, welche Räumlichkeiten für Ihr Vorhaben in Frage kommen, gleichen Sie die erfahrenen Attribute mit den beim Gewerbeaufsichtsamt genannten Bestimmungen ab.
Ihr Gewerbeaufsichtsamt:
Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord
Referat 21 - Zentralreferat Gewerbeaufsicht
Referat 23 - Regionalstelle Gewerbeaufsicht Koblenz
Stresemannstraße 3-5, 56068 Koblenz
Tel.: 0261 120-0
Referat 22 – Regionalstelle Gewerbeaufsicht Idar-Oberstein
Hauptstraße 238, 55743 Idar-Oberstein
Tel. 06781 565-0

Hinweis
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