Datenschutzinformationen für ein Ehrenamt

Informationspflichten für ein Ehrenamt gem. Art. 13 DSGVO
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Ausübung eines Ehrenamtes für die Industrie- und Handelskammer Südlicher Oberrhein.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Die IHK Südlicher Oberrhein ist verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts.
Kontaktdaten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftrage ist: Aslihan Kilic, TÜV SÜD Akademie GmbH, Westendstraße 160, 80339 München, E-Mail: aslihan.kilic@tuvsud.com
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Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Sie haben sich bereit erklärt, für die IHK Südlicher Oberrhein ehrenamtlich tätig zu werden. Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Ausübung des Ehrenamtes zu ermöglichen (z. B. für die Abstimmung und Einladung zu Sitzungen, Verfahren, Teilnahme an Umfragen etc.).
Darüber hinaus ist es üblich, dass während der Ausübung des Ehrenamtes Fotos von Ihrer Person angefertigt und im Zusammenhang mit der Berichterstattung über das Ehrenamt oder das Gremium, in welchem Sie tätig werden, in den Medien oder im Internet (Website der IHK) veröffentlicht werden. Außerdem werden in der Regel Ihre Kontaktdaten an die übrigen ehrenamtlich Tätigen Ihres Gremiums (Ausschuss, Vollversammlung etc.) weitergegeben. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 a DSGVO.
Schließlich können wir Ihre Daten auch verarbeiten, um Ihnen ggf. öffentliche Auszeichnungen und Ehrungen zu verleihen (§ 16 LDSG).
Ihre Daten werden auf folgender Rechtsgrundlage verarbeitet:
  • Vollversammlung: §§ 4, 5 IHKG
  • Präsidium: § 6 IHKG
  • Ehrenpräsidenten, Ehrenmitglieder des Präsidiums und der Vollversammlung :
  • Allgemeine Ausschüsse: § 6 der Satzung der IHK Südlicher Oberrhein i. V. m. § 8 IHKG
  • Wahlausschuss: § 8 Wahlordnung
  • Arbeitskreise: § 1 Abs.1 IHKG i. V. m § 4 LDSG.
  • Mitglieder der Prüfungsausschüsse: § 40 BBiG und nach den einschlägigen Prüfungsordnungen
  • Aufgabenersteller für IHK-spezifische Weiterbildungsprüfungen: §§ 53, 56 BBiG
  • Berufsbildungsausschuss/Schlichtungsverfahren: 77 Abs.1 BBiG i. V. m. § 71 Abs. 2, 79 Abs. 2 Nr. 8 BBiG i. V. m. § 111 ArbGG
  • Handelsrichter: § 108 GVG
  • Vorsitzende und Beisitzer der wettbewerbsrechtlichen Einigungsstelle: § 15 UWG
    i. V. m. §§ 3, 4 der Verordnung der Landesregierung über die Errichtung von Einigungsstellen bei Industrie- und Handelskammern vom 9. Februar 1987 (EinigungsstellenVO)
  • Sprecher der Wirtschaftsjunioren: Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
  • Senioren Expertenservice: Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
  • (Senior-) Ausbildungsbotschafter im Rahmen der „Initiative Ausbildungsbotschafter“: Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt:
Innerhalb der IHK an die Finanzbuchhaltung, soweit dies zu Abrechnungszwecken erforderlich sein sollte,
sofern wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben,
Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung haben Zugriff auf die Daten.
Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet. Nach der Zweckerfüllung werden die vorgenannten Daten, sofern systemseitig möglich, gelöscht; andernfalls wird der Personenbezug durch Anonymisierung entfernt und ein Zugriff auf Ihre Daten gesperrt. Gesetzliche, vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen. Die Verjährungsfristen können wegen §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Daneben sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgaberechtlichen und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung/ Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre zuzüglich der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Ansonsten besteht auch die Verpflichtung zur Andienung aller Unterlagen, die die IHK Südlicher Oberrhein nicht mehr zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigt, an das Landesarchiv Baden-Württemberg. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert. Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.
Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO) sowie gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten könne Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit uns gegenüber widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationssicherheit Baden-Württemberg mehr Infos unter: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.
Widerrufsrecht der Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Südlicher Oberrhein durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit. Denn die IHK Südlicher Oberrhein benötigt Ihre Daten, um Ihre ehrenamtliche Tätigkeit abwickeln zu können. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht an den Vollversammlungen, Ausschüssen teilnehmen