Ausbildungsnachweis (Berichtsheft)

Zur ordnungsgemäßen Durchführung der Berufsausbildung gehört das Führen eines schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweises. In diesem werden die realisierten Ausbildungsinhalte und der zeitliche Ablauf der Ausbildung dokumentiert.

Allgemeines

Den schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis stellt der Betrieb der/dem Auszubildenden zur Verfügung. Welche Form gewählt wird, muss im Ausbildungsvertrag vereinbart sein. Der Nachweis wird während der Ausbildungszeit innerhalb der Arbeitszeit ausgefüllt. Er umfasst auch den Berufsschulunterricht nach Inhalt und Stundenumfang. Der Auszubildende hat ihn wöchentlich zu führen und zu unterschreiben. Der Ausbilder kontrolliert den Ausbildungsnachweis regelmäßig und bestätigt die ordnungsgemäße Führung mittels Unterschrift. Für die Zulassung zur Abschlussprüfung ist ein kompletter Ausbildungsnachweis eine verbindliche Voraussetzung.

Unser Service

Die Industrie- und Handelskammer Dresden bietet für die Führung von Ausbildungsnachweisen auf dieser Seite unter “Weitere Informationen” ausfüllbare PDF-Formulare zum Download an. Der Ausbildungsnachweis kann am PC ausgefüllt und ausgedruckt oder handschriftlich geführt werden. Alternativ kann der Ausbildungsnachweis auch als Digitales Berichtsheft geführt werden.

Digitales Berichtsheft

Vorteil des digitalen Berichtshefts
  • Kostenlose digitale Berichtsheftlösung für alle IHK-Mitglieder
  • Berichtshefte prüfen, wo und wann Sie wollen – von jedem Gerät
  • Verwaltungsaufwand reduzieren und Zeit für das Wesentliche gewinnen
Funktionen des digitalen Berichtshefts
  • Führen des Berichtshefts auf Tages- und Wochenbasis in Stichpunkt- oder Freitextform
  • Online-Einreichung von Berichtsheftwochen an den Ausbilder zur Kontrolle und Freizeichnung
  • Anhänge und Kommentare zu den Berichtshefteintragungen
  • Integrierte Dialogfunktion für Ausbilder und Auszubildende
  • Grafisches Tracking des Ausbildungsfortschritts für Ausbilder und Auszubildende
  • Digitale Übermittlung des Berichtsheftes an die IHK im Kontext der Prüfungsanmeldung
  • Optimierte Nutzung am PC, dem Tablet und dem Smartphone

Vier Schritte zur Registrierung

Eine ausführliche Dokumentation zur Registrierung finden sie im Nutzerhandbuch.

Schritt 1 - persönliches Benutzerkonto

Damit Ihr Unternehmen erstmalig für das Digitale Berichtsheft aktiviert werden kann, ist zunächst ein persönliches Benutzerkonto erforderlich. Hierfür muss ein Verantwortlicher aus dem Unternehmen benannt werden, der dann initial Unternehmens-Administrator wird. Auszubildende sollen die Funktion Unternehmensadministrator nicht übernehmen.
Hinweis zur Funktion des Unternehmensadministrator
Unternehmensregistrierung, Pflege von Nutzern wie Hinzufügen, Freischalten sowie Löschen von Unternehmensmitarbeitern
Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
  1. Aufruf der Seite https://login-ssp.gfi.ihk.de und Klick auf Anmelden
  2. Auswahl Registrieren
  3. Klick auf Nein bei der Abfrage Liegt Ihnen ein Registrierungscode vor?
  4. Angabe der persönlichen Daten und Auswahl eines Passworts
  5. Nach Klick auf den Button Registrieren erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Diesen Link anklicken; erst danach ist die Registrierung erfolgreich abgeschlossen.
  6. Erneut Aufruf des Self Service Portals unter https://login-ssp.gfi.ihk.de und Anmeldung mit E-Mail und Passwort.

Schritt 2 - Unternehmen registrieren

Klicken Sie im nun geöffneten Self Service Portal auf Unternehmen registrieren. Die Beschreibung der notwendigen Schritte finden Sie im Nutzerhandbuch ab Seite 5.
Hinweis
Für diesen Schritt benötigen Sie zur sicheren Authentifizierung das ELSTER-Zertifikat Ihres Unternehmens. Das Vorhandensein eines ELSTER-Zertifikates erfragen Sie bitte innerhalb des Unternehmens, wie z.B. in der Buchhaltung. Informationen zur Bedeutung des ELSTER-Zertifikates sowie die Möglichkeit, weitere ELSTER-Zertifikate für Mitarbeiter des Unternehmens zu beantragen, finden Sie unter https://info.mein-unternehmenskonto.de/ oder unter https://www.elster.de/eportal/start. Danach werden im vorausgefüllten Antragsformular die erforderlichen Pflichtangaben ergänzt und per Antrag senden an die zuständige IHK übertragen. Nach Freigabe durch die IHK verändert sich der Status des Antrags in der Unternehmensübersicht von Beantragt auf Aktiviert. Nun können Unternehmensmitarbeiter (z. B.: Auszubildende, Ausbilder, Ausbildungsbeauftragte) hinzugefügt werden.

Schritt 3 - Unternehmensmitarbeiter hinzufügen

Die kommenden Schritte erfolgen ebenfalls im Self Service Portal. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Nutzerhandbuch ab Seite 9.
Hinweis
Mit dem Hinzufügen der Mitarbeiter, müssen auch entsprechende Funktionsrollen des Mitarbeiters festgelegt werden. Folgende Rollen stehen im Digitalen Berichtsheft zur Verfügung, um alle relevanten Funktionen der Ausbildungsstruktur abzudecken. Eine Zuordnung der Personen zu den verschiedenen Rollen im jeweiligen Unternehmen, muss mit dem Registrierungsvorgang erfolgen.
  • Ausbildungsadministrator
    • Zuordnung der Auszubildenden zu ihren Ausbildern und Ausbildungsbeauftragten
    • Verwaltung von Ausbilder und Ausbildungsbeauftragten
    • optionale Einstellung der Zuordnung von Berichtshefteinträgen zu den Berufsqualifikationen
    • Zuordnung der Ausbildungsstunden
    • Verwendung des Azubi-Planers
  • Ausbilder
    • Überprüfen
    • Kommentieren und Freigeben der Berichtshefte der zugeordneten Auszubildenden
  • Ausbildungsbeauftragter
    • Überprüfen
    • Kommentieren und Freigeben der Berichtshefte der zugeordneten Auszubildenden für einen festgelegten Ausbildungsabschnitt
  • Auszubildender: Ausbildungsbeginner ab dem 1. Ausbildungsjahr und später.
    • Erstellung und Freigabe des Berichtsheftes
    • Gewährung des Zugriffs für IHK-Bildungsberater.
Für die beiden Benutzerrollen Ausbilder und Auszubildender sind bei der erstmaligen Anmeldung beim Serviceportal Bildung die IHK-Personen-Identnummer erforderlich. Bitte erfassen Sie deshalb jeweils den vollständigen Namen, wie Sie diesen bei der IHK Dresden gemeldet haben, damit die Zuordnung vom System korrekt geprüft werden kann. Die Identnummern und Namen finden Sie auf der Eintragungsbestätigung. Im Zweifelsfall erfragen Sie diese bei der IHK Dresden.

Schritt 4 - Anmeldung im Digitalen Berichtsheft

Alle nun im Self Service Portal erfassten Personen erhalten automatisch eine Einladung per E-Mail mit einem Code zur Registrierung. Nach erfolgter Registrierung ist das jeweilige Nutzerkonto aktiv. Mit den Anmeldedaten können die Nutzer das Digitale Berichtsheft über die Webseite https://bildung.ihk.de führen und einsehen. Ein Nutzerhandbuch mit FAQ und Erklärvideos beschreibt sehr ausführlich das nun für Sie zugängliche Berichtsheft.