3 Schritte zur Fachkräftesicherung
Der demografische Wandel ist mittlerweile der bestimmende Faktor in der Arbeitswelt. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen müssen neue Wege bei der Personalrekrutierung einschlagen. Dies kann in drei Schritten erfolgen: Bestandaufnahme - Bindung stärken - Personal gewinnen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Ausgangspunkt für personalpolitische Maßnahmen sind die Bestandsaufnahme und Analyse der gegenwärtigen Personalstruktur im Unternehmen. Sie beinhalten die schrittweise Bestimmung verschiedener Kennzahlen zur besseren Einschätzung potenzieller Entwicklungsverläufe.
- Altersstruktur im Unternehmen analysieren
Ein Überblick über die Altersstruktur der Beschäftigten verschafft die Möglichkeit, unternehmerische Entscheidungen unter Berücksichtigung der Belange der Mitarbeiter zielgenau zu treffen. Zunächst ist es deshalb wichtig, das genaue Alter der Beschäftigten zu kennen und diese ggf. einzelnen Strukturbereichen zuzuordnen:
- Anzahl der Beschäftigten in einem bestimmten Jahrgang bestimmen
- Anteile der Jahrgänge oder von Altersgruppen in Prozent berechnen
- Vergleiche zwischen Abteilungen bzw. Bereichen durchführen
- Altersdurchschnitt für das Unternehmen berechnen
Im Anschluss kann die zukünftige Altersstruktur in zwei, fünf und zehn Jahren für das Unternehmen insgesamt und ggf. für einzelne Bereiche analysiert werden. Zusätzliche Datenerhebungen (Mitarbeiterbefragung oder Einzelgespräche) lassen Rückschlüsse auf die beruflichen Pläne (Frühverrentung, Wechselwilligkeit, Aufstiegsfortbildungen etc.) der Mitarbeiter zu. Je besser die Wünsche und Bedürfnisse der Beschäftigten bekannt sind, desto leichter können sie in die Planungen einbezogen werden:- Planung Altersabgänge (Renteneintritt), ggf. Weiterbeschäftigung abstimmen
- Planung Personalzugänge (Ersatzbeschaffung, Erweiterung etc.)
- Umsetzung zwischen Abteilungen (Personalentwicklung)
- Übernahme bzw. Einstellung von Azubis, (Werks-)Studenten oder Praktikanten
- Planung Wissenstransfer und Qualifizierung der "neuen" Mitarbeiter, um Schlüsselkompetenzen im Unternehmen zu halten (Ausbildereignung, QM-Beauftragter etc.)
- Krankenstand im Blick behalten
Personalarbeit hat immer die gesamte Belegschaft im Blick. Besonders die krankheitsbedingten Ausfallzeiten sollten aufmerksam beobachtet werden. Ein hoher Krankenstand führt neben steigenden Kosten und/oder Engpässen im Betriebsprozess unweigerlich zu einer Mehrbelastung der übrigen Mitarbeiter. Es ist unerlässlich, den genauen den Krankenstand im Unternehmen zu erfassen.
Regelmäßig erfasste Krankenbestände liefern Rückschlüsse, ob der Krankenstand übermäßig hoch ist im Vergleich zu vorherigen Betrachtungszeiträumen.Krankenstand = ((Fehltage aller Mitarbeiter / Gesamtzahl Mitarbeiter) x 100) / Kalendertage im Monat - Fluktuation hinterfragen
Personalabgänge gehören zum unternehmerischen Alltag. Bei einer zu hohen Fluktuation überwiegen für Unternehmen jedoch die Nachteile. Der Aufwand, der durch die (wiederholte) Neubesetzung von Stellen entsteht, führt nicht selten zum Stillstand von Projekten und zu Einschränkungen des Leistungsangebots. Daneben kann sich der Wissensverlust negativ auf den geschäftlichen Erfolg des Unternehmens auswirken. Eine zu hohe Fluktuation muss daher kritisch hinterfragt werden.
Ob die Fluktuationsrate im eigenen Unternehmen bedenklich ist, zeigt der interne Vergleich mit vorhergegangenen Zeiträumen:Fluktuationsrate =Ungeplante Personalangänge x 100 / Personalbestand
Schritt 2: Bindung stärken
Die Höhe des Gehalts spielt für viele Mitarbeiter eine wichtige Rolle, ist aber meist nicht das alleinige Kriterium, um einem Unternehmen die Treue zu halten. Eine wesentliche Rolle spielt oft, inwiefern sich die Beschäftigten in ihren Wünschen und Bedürfnissen ernst genommen fühlen. Maßnahmen zur Förderung der Gesundheit und zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf erhöhen die Attraktivität des Unternehmens und kommen den Wünschen der Mitarbeiter (in einer bestimmten Lebensphase) entgegen.
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) umfasst alle Maßnahmen, die dazu geeignet sind, die körperliche und geistige Gesundheit der Beschäftigten zu fördern. Es zielt auf die Führung, die Unternehmenskultur, das Betriebsklima, die Qualifikation sowie die Gestaltung der Arbeitsprozesse ab und erschöpft sich damit nicht allein in einer Rückenschule oder Massageanwendungen.
Bestandsaufnahme:- krankheitsbedingte Fehlzeiten
- Altersstruktur
- Gefährdungsbeurteilung
- Arbeits- und Organisationsbedingungen
- ggf. Mitarbeiter- und Führungskräftebefragungen
Mögliche Maßnahmenfelder:- betrieblicher Arbeits- und Gesundheitsschutz
- betriebliches Eingliederungsmanagement
- betriebliche Gesundheitsförderung
Konkrete Maßnahmen:- Sport- und Bewegungsangebote
- Angebote zur Stressbewältigung und Förderung der psychischen Gesundheit
- Beratungsangebote zum Umgang mit Sucht
- Ernährungskurse und Ernährungsberatung
- besundheitsgerechte Mitarbeiterführung (Angebote IHK-Weiterbildung)
- Weiterbildung eigener Mitarbeiter zur Gesundheitsförderung (Angebote IHK-Weiterbildung)
- betriebliche Krankenzusatzversicherung
- Veranstaltungen, Webinare und Informationen zum Thema betriebliches Gesundheitsmanagement finden sich auch unter der Dachmarke P.Sachsen, mit der auch die IHK Dresden kooperiert.
- Weiterbildung
Die fachliche und individuelle Weiterentwicklung von Mitarbeitern fördert die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Zudem steigen Arbeitszufriedenheit und Motivation, wenn die passende Weiterbildung auf neue Anforderungen im Unternehmen hinführt bzw. Unter- oder Überforderung vorbeugt.
Bedarfsermittlung:- Welche Kompetenzen werden gebraucht (kurz-, mittel- und langfristig)?
- Welche Qualifikationen und Kompetenzen sind bereits vorhanden (inkl. Berufserfahrungen und betriebsspezifische Kenntnisse)?
Kompetenzanpassung:- Anpassungsfortbildung
- Teilqualifikation und Nachqualifikation von An- und Ungelernten
- geregelte Aufstiegsfortbildung zum Techniker, Fachwirt oder Meister
- berufsbegleitendes Studium
- Lernen im Arbeitsprozess
- selbstgesteuertes Lernen mit Medien
- Aneignung von methodischem Wissen und Kompetenzen (IT, Präsentationstechnik, Vertrieb usw.)
Qualifizierungsoffensive WEITER.BILDUNG!- Über die Qualifizierungsoffensive WEITER.BILDUNG! können sich Unternehmen vom Arbeitgeberservice ein individuelles Weiterbildungskonzept erstellen lassen. Davon sind Weiterbildungen förderfähig, wenn deren Umfang mehr als 120 Stunden beträgt und die Maßnahme an sich wie auch der Träger zertifiziert sind. Dabei ist es unerheblich ob die Qualifizierung in Vollzeit, Teilzeit oder berufsbegleitend durchgeführt wird.
- Bei Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern können die Weiterbildungskosten bis zu 100 % gefördert und zusätzlich ein Zuschuss zum Arbeitsentgelt während der Weiterbildung in Höhe von 75 % gewährt werden. Bei Betrieben mit weniger als 250 Mitarbeitern können bis zu 50 % der Qualifizierungskosten erstattet und bis 50 % des Arbeitsentgeltes übernommen werden.
- Führung und Kommunikation
Erfolgreiches Führungsverhalten zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, alle Mitarbeiter für gemeinsame Ziele zu begeistern und zu bestmöglichen Leistungen anzuspornen. Auf dieser Grundlage wird die Voraussetzung für effiziente Abläufe im Unternehmen, hochwertige Qualität und gute Kundenorientierung geschaffen.
Persönliche Eigenschaften einer erfolgreichen Führungskraft:- Fachkompetenz
Führungskräfte punkten bei ihren Mitarbeitern durch fundiertes Wissen über Arbeitsinhalte, Prozesse, Abläufe. Eine fundierte Ausbildung (Meisterbrief, Studium) und Berufserfahrung sind dafür eine solide Grundlage. Frischen Sie deshalb auch als Führungskraft dieses Wissen regelmäßig auf. - Persönliche Autorität
Um besonnen und überlegt mit anderen Menschen umzugehen, ist es wichtig die eigenen Schwächen und Fehler zu kennen. Der Aufbau langfristen Vertrauens schafft Glaubwürdigkeit. - Überzeugungskraft
Führungskräfte überzeugen vor allem als Vorbild, indem sie selbst die Leistung, die Sie von ihren Mitarbeitern erfordern, einbringen.
- Fachkompetenz
- Gehalt und Finanzierungsvereinbarungen
Grundsätzlich herrscht bei der Vereinbarung der Vergütung bzw. des Arbeitsentgeltes Vertragsfreiheit. Das Gehalt bzw. die Vergütung Ihrer Mitarbeiter gehört gleichwohl zu den wichtigsten Regelungen des Arbeitsverhältnisses. Motivation und Leistungsbereitschaft werden davon wesentlich mitbestimmt. Die finanziellen Komponenten des Arbeitsverhältnisses allein lassen jedoch noch keinen Rückschluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu. Das Gehalt ist deshalb stets im Kontext der sonstigen Arbeitgeberleistungen zu betrachten.
Die Vergütungshöhe kann sich aus verschiedenen Elementen zusammensetzen:- Grundentgelt (anforderungs- und qualifikationsabhängig)
- Leistungsvergütung (leistungs-, ergebnis- und verhaltensabhängig)
- Erfolgsbeteiligung (erfolgsabhängig bezogen auf das Geschäftsergebnis)
- Zusatzleistungen (13. Monatsgehalt, Fahrgeldzuschüsse)
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen (Ausschnitt):- Abgabe von Getränken
- Nutzung von Arbeitsmitteln (z. B. Notebook, Smartphone)
- Sachzuwendungen für Arbeitnehmer zu einem besonderen Anlass (bis 60,00 Euro pro Monat je Mitarbeiter)
- Betriebsveranstaltungen (bis 110,00 Euro pro Jahr je Mitarbeiter)
- Ehrungen bei Dienstjubiläum
- Essenszuschüsse (steuerfreier Zuschuss von bis zu 3,10 Euro täglich je Mitarbeiter)
- Firmenwagen
- Fortbildung
- Gutscheine (Freigrenze für Sachbezüge max. 44,00 Euro pro Monat je Mitarbeiter)
- Gesundheitsförderung (600,00 Euro jährlich pro Mitarbeiter)
- Kindergartenbeitrag (nur bei nicht schulpflichtigen Kindern)
- Arbeitsbekleidung
- Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
Familienorientierte Personalpolitik spielt in sächsischen Unternehmen seit Jahren eine wichtige Rolle: Viele Unternehmer sehen Familienorientierung als einen Schwerpunkt ihrer Arbeitgebermarke. Durch den höheren Bedarf an Fachkräften erhalten familienfreundliche Maßnahmen als Faktor zum Finden und Binden von Mitarbeitern immer größere Bedeutung.Flexible Arbeitszeitmodelle unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes:
- Gleitzeit
Rahmenarbeitszeit mit frühestem Arbeitsbeginn und spätestem Arbeitsende oder Kernarbeitszeit mit Anwesenheitspflicht - Homeoffice
Arbeit von zu Hause aus - individuelle Vereinbarungen zur Arbeitszeit (Tage oder Stunden), ggf. technische Voraussetzungen (z. B. Datenzugriff auf Firmennetzwerk) erforderlich - Jobsharing
Unter mehreren Mitarbeitern aufgeteilte Arbeitsstelle (Informationszugang und Austausch zwischen Mitarbeitern entscheidend) - individuelle Verteilung der Arbeitszeit - Teilzeitarbeit
Verkürzung der vereinbarten Arbeitszeit (auch auf bestimmte Tage begrenzbar) - Langzeitarbeitskonto
Ansammeln von Überstunden - ggf. längere Auszeit, früherer Renteneintritt möglich - Vertrauensarbeitszeit
Keine Arbeitszeitenerfassung (aufgabenorientierte Erfassung der Arbeitsleistung und Ziele
Netzwerkbüro Erfolgsfaktor Familie
Das Unternehmensnetzwerk Erfolgsfaktor Familie ist Teil des gleichnamigen Unternehmensprogramms und wurde im Herbst 2006 in einer gemeinsamen Initiative der Bundesregierung und der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) ins Leben gerufen. Ziel ist es, Familienfreundlichkeit zu einem Markenzeichen der deutschen Wirtschaft zu entwickeln. - Gleitzeit
Schritt 3: Personal gewinnen
Im Zuge des demografischen Wandels hat sich der Arbeitsmarkt grundlegend gewandelt. Noch vor einigen Jahren reichte es aus, eine Anzeige in der lokalen Tageszeitung zu schalten, um anschließend unter einer Vielzahl von Bewerbern den passsenden Kandidaten auszusuchen. Mittlerweile übersteigt die Zahl offener Stellen die freier Fachkräfte regelmäßig. Es ist daher wichtig, neue Zielgruppen in den Fokus zu nehmen. Um potenzielle Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu begeistern, sollte die gesamte Bandbreite unterschiedlicher Kanäle in Anspruch genommen werden.
- Planung der Ausschreibung
Personalbedarf langfristig planen:
- Pläne für die Geschäftsentwicklung erarbeiten
- Altersstruktur im Unternehmen analysieren
- Fluktuation im Unternehmen berücksichtigen
Team vorbereiten und am Prozess beteiligen:- Aufgabenverteilung klären
- Aufgabenänderungen festschreiben
- Bedarf mit Mitarbeitern/Teamleiter besprechen
- Bedarf an Räumlichkeiten und Arbeitsmitteln klären
Anforderungen an die Bewerber klar formulieren:- fachliche und soziale Qualifikationen aufführen
- ggf. Führungsaufgaben benennen
- zwingend notwendige Berufserfahrungen darstellen
Attraktivität des Unternehmens kennen und herausstellen:- Arbeitgeberattraktivität herausstellen: Angebote zur Gesunderhaltung, Familienfreundlichkeit,
- Arbeitszeitregelungen etc.
- Vergleich zu Mitbewerbern am Markt kennen
- Kultur im Unternehmen aufzeigen
Stellenangebot für die Zielgruppe interessant und spezifisch ausschreiben:- zielgruppengenaue Kommunikationskanäle wählen
- Stellenausschreibung zielgruppenspezifisch formulieren
Bewerbersituation kennen:- Zielgruppen definieren
- notwendige Persönlichkeitsprofile der Bewerber formulieren
- Anforderungen der Bewerber kennen
Bewerbungsmanagement einführen:- bestmögliche Bewerberbetreuung etablieren
- Personalsuche effektiv platzieren
Die Personalsuche und -beschaffung erfordert besonders bei kleineren Unternehmen ohne eigenes Personalmanagement einen hohen Ressourceneinsatz. Neben den klassischen Kanälen wie geschalteten Annoncen eröffnet die Digitalisierung auch im Bereich der Mitarbeiterrekrutierung neue und ggf. geeignetere Möglichkeiten, um auf offene Stellen aufmerksam zu machen. Entsprechend der Zielgruppe kann es daneben aber auch ratsam sein, das Stellengesuch zielgenau zu platzieren oder auf die Hilfe externer Experten bei der Suche nach neuen Mitarbeitern zurückzugreifen.
- Zusammenarbeit mit Menschen mit Behinderung (Inklusion)
Mitarbeiter mit Behinderung sind wertvolle Arbeitskräfte, wenn sie entsprechend ihrer Fähigkeiten an der richtigen Stelle im Betrieb eingesetzt werden. Angesichts des Umbruchs in der Bevölkerungsstruktur und dessen Auswirkungen auf die Arbeitswelt rückt das Potenzial von Menschen mit Behinderung wieder stärker ins Blickfeld von Unternehmen. Arbeitgeber, die Menschen mit Behinderung ausbilden, einstellen oder weiterbeschäftigen möchten, können dafür von verschiedener Seite Informationen, Beratung und Förderungsleistungen erhalten.Dienstleistungen für Arbeitgeber - Support für KMU
Dieses kostenlose Dienstleistungsangebot unterstützt Arbeitgeber, die Menschen mit Behinderungen einstellen bzw. ausbilden wollen, bei der Suche nach geeigneten Personen, der Koordinierung aller erforderlichen Schritte bis zur Einstellung bzw. dem Abschluss eines Ausbildungsvertrages sowie bei der Klärung von Fördermöglichkeiten und Zuschüssen.'Inklusion gelingt' - Tipps zu Ausbildung und Beschäftigung von Menschen mit Behinderung
Mit der Internetplattform "Inklusion gelingt!" wollen die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft vor allem kleinen und mittleren Unternehmen Informationen und Hinweise zum Thema Ausbildung und Beschäftigung von Menschen mit Behinderung zur Verfügung stellen. Zudem bietet die Plattform die Möglichkeit, gute Unternehmensbeispiele, aktuelle Themen sowie Tipps zu Veranstaltungen und zu neuen Publikationen zu recherchieren.Allianz Arbeit + Behinderung
Die Allianz Arbeit + Behinderung in Sachsen hat das Ziel, die Chancen für Menschen mit Behinderung auf eine nachhaltige Teilhabe am Arbeitsleben zu erhöhen und einen Ansprechpartner zum Thema zu etablieren, der alle Informationen zu Einstellung, Förderung und rechtlichen Besonderheiten für Unternehmen bieten kann. - Fachkräftesicherung durch Zuwanderung
Fachkräfte sind eine Grundvoraussetzung dafür, dass Unternehmen im Kammerbezirk investieren und hier Beschäftigung und Einkommen schaffen. Fehlen Fachkräfte, wird die wirtschaftliche Entwicklung gebremst, wandern Unternehmen ab. Aufgrund der demographischen Entwicklung gewinnt dabei die Zuwanderung ausländischer Fachkräfte zunehmend an Bedeutung.
Mehr dazu: Passgenaue Besetzung von AusbildungsplätzenQualifizierte Zuwanderung für Sachsen
Sachsen braucht zur Sicherung des Wohlstandes gut ausgebildete und motivierte Fachkräfte. Dafür ist es erforderlich, Sachsens Attraktivität für kluge Köpfe aus dem Ausland und deren Familien weiter zu erhöhen.
Mehr dazu: Qualifizierte Zuwanderung für SachsenNetzwerk “Unternehmen integrieren Flüchtlinge”
Das Netzwerk ist eine Initiative der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK). Es bietet Informationen zu Rechtsfragen, Integrationsinitiativen, Praxis-Tipps zur Integration von geflüchteten Menschen in Ausbildung und Beschäftigung, gute Beispiele, Erfahrungsaustausch und Kooperation.
Mehr dazu: Netzwerk 'Unternehmen integrieren Flüchtlinge'