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Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen online beantragen

Signaturkarte seit Januar 2020 nicht mehr erforderlich
Seit Januar 2020 kann durch eine Freigabe in den Benutzereinstellungen der eUZ-Webanwendung die alternative Möglichkeit genutzt werden, Anträge auch ohne Signaturkarte einzureichen und Ursprungszeugnisse anschließend auszudrucken. Die Urheberschaft des Antrags wird dann über die zur Anmeldung benutzte Nutzerkennung (E-Mail-Adresse und Kennwort) nachgewiesen. Die Nutzung der Signaturausstattung ist weiterhin möglich.

1. Die Vorteile und Funktionen

Ursprungszeugnisse und außenwirtschaftliche Bescheinigungen können auf elektronischem Weg, das heißt online, beantragt werden (grundsätzliche Informationen zum Ursprungszeugnis finden Sie hier; zu Bescheinigungen durch die IHK hier).
  • Über ein im Browser auszufüllendes Antragsformular ist es möglich, einen Antrag auf Ausstellung eines Ursprungszeugnisses/einer außenwirtschaftlichen Bescheinigung (digital signiert) der IHK zuzuleiten. Daraufhin kann das Dokument durch die IHK geprüft, bestätigt und zum Ausdruck im Unternehmen freigeschaltet werden. Die Vorteile des elektronischen Verfahrens liegen insbesondere in der Beschleunigung der Beantragung, Ausstellung und Bereitstellung der Dokumente durch wegfallende Anfahrts- und Postwege.
  • Unternehmen drucken die Ursprungszeugnisse mit IHK-Siegel und -unterschrift (automatisch enthalten) im Unternehmen selbstständig auf speziellen Ursprungszeugnis-Formularen (s. Punkt 3.) aus; Bescheinigungen werden auf Blankopapier mit IHK-Siegel und -unterschrift (automatisch enthalten) ausgedruckt.
  • Des Weiteren wird mittels einer elektronischen Kommunikation zwischen IHK und Unternehmen die Möglichkeit geschaffen, eventuell notwendige Änderungen des Antrags vor der Bewilligung schnell und unkompliziert durch den Antragsteller vornehmen zu lassen.
  • Der Internetantrag enthält einige Hilfen wie die Möglichkeit, Textbausteine zu pflegen oder Vorlagen aus ERP-Programmen zu importieren.
  • Sofern Ursprungsnachweise beigefügt werden müssen, oder weitere Bescheinigungen aufgeführt werden sollen, können diese als Word- oder PDF-Datei dem Antrag angehängt werden.
  • Der Onlineantrag ist als der bei einer persönlichen Beantragung. Berechnet wird gemäß dem aktuellen IHK-Gebührentarif (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 173 KB); für die Nutzung des Onlinesystems gibt es keine zusätzlichen Kosten.
Das eUZ-System ermöglicht es auch, andere Dokumente im außenwirtschaftlichen Verkehr als Ursprungszeugnisse zur Bescheinigung bei der IHK einzureichen, sofern der Empfänger keine manuelle Bearbeitung mit einem „echten“, nicht aufgedruckten Stempel wünscht. So können beispielsweise auch IHK-Erklärungen für den nichtpräferenziellen Ursprung eingereicht werden.

2. Internetseite als Zugang zum System

Seit März 2019 steht das elektronische Ursprungszeugnis (eUZ) als Internetseite („Webanwendung“) zur Verfügung (Zugang unter https://euz.ihk.de/euzweb).
© IHK-GfI
Eine Anleitung zur Einführung des Verfahrens in Ihrem Unternehmen inklusive der technischen Voraussetzungen finden Sie unter „Weitere Informationen“ auf dieser Seite. Beispielvideos, die die Benutzung der Webanwendung aus Unternehmenssicht zeigen, finden Sie unter https://euz.ihk.de/euzweb/dokumentation.

3. Die Voraussetzungen (Registrierungsmöglichkeit) und der Ablauf einer Beantragung

Die verantwortliche Stelle im Unternehmen benennt eine/n Administrator/in. Sie bzw. er ist auch inhaltliche/r Ansprechpartner/in für die IHK bei grundsätzlichen Fragen oder Neuerungen. Die Person muss keinen IT-Hintergrund besitzen.
Zur Benennung füllen Sie ein Online-Formular aus und übermitteln dieses an die IHK. Erst danach kann durch die IHK eine Freischaltung zur Teilnahme am kostenfreien elektronischen Verfahren zur Beantragung und Ausstellung von Ursprungszeugnissen und außenwirtschaftlichen Bescheinigungen im eigenen Unternehmen erfolgen.
Nach der Benennung erhält die/der Administrator/in von der IHK einen Registrierungscode, über den der Zugang zur Anmeldung ermöglicht wird. Nach der Vergabe eines selbst gewählten Kennworts können Benutzer angelegt und anschließend Anträge erstellt und eingereicht werden.
Im Anschluss an die Bewilligung durch die IHK kann das Unternehmen das Ursprungszeugnis mit IHK-Siegel und -Unterschrift sowie einem eindeutigen Verifizierungscode selbst ausdrucken.
Bitte beachten Sie, dass dafür nicht die Formulare/Vordrucke verwendet werden, die zur persönlichen Beantragung von Ursprungszeugnissen verwendet werden. Die Formulare/Vordrucke für die elektronische Ausstellung von Ursprungszeugnissen enthalten rechts oben keine aufgedruckte Nummer, da diese vom System mit aufgedruckt wird und beinhaltet kein Antragsblatt. Sie sind bei denselben Fachverlagen verfügbar, die die „klassischen“ Formulare/Vordrucke zur Verfügung stellen.
Bitte beachten Sie: Ein Ausdruck der elektronisch beantragten Ursprungszeugnisse funktioniert nicht in VDI-Umgebungen wie Citrix etc., etwa in Homeoffice-Situationen.

4. Die technische Ausstattung für das elektronische Verfahren: Die digitale Signatur und technischen Einstellungen

Zwingende Voraussetzung für die Anwendung „Elektronisches Ursprungszeugnis” ist ein zuverlässiger und rechtsverbindlicher Austausch von Daten. Dabei ist es notwendig, den jeweiligen Antragsteller und seine Firmen- bzw. IHK-Zugehörigkeit mittels einer elektronischen Signatur sicher identifizieren zu können und sicherzustellen, dass sämtliche übermittelten Daten beim Empfänger unverfälscht und nachweisbar empfangen werden können. Ohne diese Grundvoraussetzungen ist rechtsverbindliches Handeln im Internet nicht möglich.
Mit Hilfe eines kleinen, daher zwingend zu installierenden Programms (Signatur- und Druckclient) können Dokumente jeglicher Art signiert werden. Die damit erstellte elektronische Signatur ist gültig wie eine handschriftliche Unterschrift zum Beispiel unter einem Vertrag. Das Programm überprüft neben der Signatur technisch auch, dass die beantragten Dokumente physisch und nicht nur virtuell (z. B. auf PDF-Druckern) ausgedruckt werden. Die Urheberschaft des Antrags wird über eine Nutzerkennung (E-Mail-Adresse und Kennwort) nachgewiesen.
Sie können zur Erhöhung der Sicherheit zusätzlich eine persönliche Signaturausstattung benutzen, die seit Anfang 2020 nicht mehr verpflichtend ist. Diese besteht aus einer persönlichen Signaturkarte („SmartCard“) und einem Kartenlesegerät. Weitere Informationen zur Beantragung einer Signaturkarte und deren weiteren Einsatzmöglichkeiten finden Sie hier.
Eine Übersicht über die technischen Voraussetzungen, zum Beispiel bezüglich des Zusatzprogramms und der Firewalleinstellungen, ist hier zu finden.
Die Freigabe der Möglichkeit der Nutzerkennung muss erst durch die Administratorin / den Administrator des antragstellenden Unternehmens erfolgen (in der Benutzerpflege der Webanwendung).

5. Die Kosten und Informationen zur Abrechnung

Für das Verfahren fallen Gebühren gemäß dem aktuellen Gebührentarif (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 173 KB) an (Teil 6 – Außenwirtschaftliche Bescheinigungen). Eine elektronische Beantragung ist demnach günstiger als eine persönliche Beantragung. Über alle in einem Monat eingereichten Anträge für Ursprungszeugnisse und außenwirtschaftliche Bescheinigungen erhalten die registrierten Unternehmen im Folgemonat einen Gebührenbescheid.
Zusätzlich ist der Erwerb einer Signaturkarte samt Lesegerät für die höchstmögliche Sicherheit zu überlegen (s. Punkt 4.). Die Preisliste für die gewünschten Komponenten der Signaturausstattung steht auf der Internetseite des Signaturanbieters deutscher IHKs bereit.

6. Hilfe bei der eUZ-Benutzung oder bei technischen Fragen