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Für Exporteure: Bescheinigungen, Beglaubigungen und Legalisierungen

Die Forderung im Exportgeschäft, amtliche Bescheinigungen, beglaubigte und legalisierte Geschäftspapiere zu verlangen, kommt üblicherweise aus dem Bestimmungsland. Es kann sich um die Forderung Ihres Kunden handeln oder einer Behörde - meistens der Zollverwaltung. In jedem Fall sind die Bestimmungen genau einzuhalten.
Bescheinigungen und Beglaubigungen für Ausbildungszeiten und -prüfungen (Zweitschriften von Ausbildungszeugnissen etc.) können Sie hier online beantragen.

Zuständigkeit der IHK

Den Industrie- und Handelskammern obliegt die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen, soweit nicht Rechtsvorschriften diese Aufgaben anderen Stellen zuweisen.
§ 1, Abs. 3 IHKG
Im grenzüberschreitenden Wirtschaftsverkehr ist daher zunächst die IHK Ihre Ansprechpartnerin.
Die IHK stellt für Sie aus:
  • Ursprungszeugnisse (als öffentliche Urkunden)
  • Andere dem grenzüberschreitenden Wirtschaftsverkehr dienende Bescheinigungen, soweit diese durch Rechtsvorschriften nicht anderen Stellen zugewiesen sind (Beispiele: Gesundheitszeugnisse, Free Sale Certificates im Bereich Medizintechnik usw.)

Bescheinigungen

Die IHK bescheinigt Ihre Dokumente mit klar erkennbarem außenwirtschaftlichen Bezug (Empfänger oder zumindest Empfangsland):
  • Einladungsschreiben/Entsendungsschreiben (z. B. im Zusammenhang mit der Erteilung von Geschäftsreise-Visa)
  • Frachtrechnungen
  • Handelsrechnungen/Exportrechnungen
  • Inspektionszertifikate
  • Packlisten
  • Preislisten
  • Ursprungs- und/oder Herstellererklärungen auf der Rückseite von Ursprungszeugnissen
  • Sonstige Geschäftspapiere für das Auslandsgeschäft

Verwendeter Bescheinigungstext

Der von der IHK verwendete Bescheinigungstext lautet wie folgt:
„Wir bescheinigen die Vorlage der Erklärung. Hinsichtlich des Inhaltes ist nichts Gegenteiliges bekannt.“
Damit zeigt die IHK an, dass sie das vorgelegte Dokument einer kurzen, keineswegs ins Detail gehenden Überprüfung unterzogen hat, keine eigenen Nachprüfungen angestellt hat, wohl aber geprüft hat, dass dieses Papier nicht offensichtlich falsch ist, nicht gegen die guten Sitten oder eine gesetzliche Regelung verstößt.

Beglaubigungen

Dokumente aus ihrem Zuständigkeitsbereich (s. o.) kann die IHK auch beglaubigen. Diese amtlichen Beglaubigungen betreffen Abschriften (Zweitausfertigungen eines Originals) oder Fotokopien (technisch erstelltes Duplikat eines Originals) von Dokumenten (z. B. bereits durch die IHK ausgestellte Dokumente) sowie Unterschriften im Original.
Die Beglaubigung erfolgt gemäß Verwaltungsverfahrensgesetz mit dem Hinweis, für welche Behörde (eines ausländischen Staates, z. B. Botschaft/Konsulat/Ministerium etc.) die Beglaubigung amtlich vorgenommen wird.

Legalisierungen

Teilweise müssen aufgrund entsprechender Vorschriften in anderen Ländern andere Stellen die durch die IHK ausgestellten Ursprungszeugnisse oder beglaubigten/bescheinigten Dokumente beglaubigen („überbeglaubigen“) – in manchen Fällen mehrmals.
Eine Übersicht, aus welchen Ländern staatliche Behörden spezielle Dokumente und die Einbindung von bestimmten Stellen wie der IHK fordern, finden Sie unter „Weitere Informationen“ auf dieser Seite.

Nicht-Zuständigkeit der IHK

Die IHK beglaubigt aufgrund der gesetzlichen Vorschrift keine Urkunden der inneren Verwaltung, zum Beispiel Gesundheitszertifikate der Gesundheitsbehörden. Sie kann jedoch die von anderen zuständigen Stellen, Institutionen oder Behörden ausgestellten Dokumente mit einem Verweis darauf bescheinigen, dass diese Stellen, Institutionen oder Behörden die Dokumente ausgestellt haben. Eine Bearbeitung/Legalisierung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (ehemals zuständig: Bundesverwaltungsamt) ist dann jedoch nicht mehr möglich.
Nicht bescheinigt werden zudem:
  • Dokumente oder Formulare ausländischer Stellen
  • Dokumente mit Aussagen über die Einhaltung ausländischer Gesetze
  • Eidesstattliche Erklärungen
  • Erklärungen, die gegen Gesetze oder die guten Sitten verstoßen
  • Force Majeure-Bescheinigungen (in Deutschland nicht existent; Alternative in der Corona-Zeit)
  • Schreiben mit Boykott- oder Negativerklärungen
Eine sogenannte Vorbeglaubigung kann in Nordrhein-Westfalen durch die Bezirksregierungen vorgenommen werden. Insbesondere bei notariellen Urkunden wie Verträgen, Firmenerklärungen etc. sind Landgerichte für Vorbeglaubigungen zuständig.
Auch die so vorbeglaubigten Dokumente können aufgrund ausländischer Vorschriften Konsulaten zur Legalisierung vorgelegt werden.