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Für Exporteure: Bescheinigungen, Beglaubigungen und Legalisationen

Die Forderung im Exportgeschäft, amtliche Bescheinigungen, beglaubigte und legalisierte Geschäftspapiere zu verlangen, kommt üblicherweise aus dem Bestimmungsland. Es kann sich um die Forderung Ihres Kunden handeln oder einer Behörde - meistens einer ausländischen Zollverwaltung. In jedem Fall sind die Bestimmungen genau einzuhalten.
Bescheinigungen und Beglaubigungen für Ausbildungszeiten und -prüfungen (Zweitschriften von Ausbildungszeugnissen etc.) können Sie hier online beantragen.

Zuständigkeit der IHK

Den Industrie- und Handelskammern obliegt die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen, soweit nicht Rechtsvorschriften diese Aufgaben anderen Stellen zuweisen.
§ 1, Abs. 3 IHKG
Die IHK ist daher Ihre Ansprechpartnerin für:
  • Ursprungszeugnisse (als öffentliche Urkunden) und
  • Andere dem grenzüberschreitenden Wirtschaftsverkehr dienende Bescheinigungen (also ausschließlich für Dokumente mit Auslandsbezug), soweit diese durch Rechtsvorschriften nicht anderen Stellen (wie kommunale Behörden (Lebensmittelüberwachungsbehörde etc.) oder die Bezirksregierung Arnsberg) zugewiesen sind (Beispiele dafür: Gesundheitszeugnisse, Free Sale Certificates im Bereich Medizintechnik usw.) und soweit bestimmte Inhalte dies der IHK nicht verbieten (s. u.: Nicht-Zuständigkeit der IHK).

Bescheinigungen

Eine Bescheinigung stellt die Richtigkeit erklärter Tatsachen fest.
Die IHK bescheinigt gemäß ihrer Zuständigkeit (s. o.) Ihre Dokumente mit klar erkennbarem außenwirtschaftlichen Bezug (Empfänger oder zumindest Empfangsland), wenn die IHK weiß, dass es keine andere Behörde dafür gibt oder Sie als Antragsteller/in dies nachweisen können – beispielsweise:
  • Einladungsschreiben/Entsendungsschreiben (z. B. im Zusammenhang mit der Erteilung von Geschäftsreise-Visa)
  • Frachtrechnungen
  • Handelsrechnungen/Exportrechnungen
  • Inspektionszertifikate
  • Packlisten
  • Preislisten
  • Ursprungs- und/oder Herstellererklärungen auf der Rückseite von Ursprungszeugnissen
  • Sonstige Geschäftspapiere für das Auslandsgeschäft

Verwendeter Bescheinigungstext

Der von der IHK verwendete Bescheinigungstext lautet wie folgt:
„Wir bescheinigen die Vorlage der Erklärung. Hinsichtlich des Inhaltes ist nichts Gegenteiliges bekannt.“
Damit zeigt die IHK an, dass sie das vorgelegte Dokument einer kurzen und summarischen, keineswegs ins Detail gehenden Prüfung unterzogen hat, keine eigenen Nachprüfungen angestellt hat, wohl aber geprüft hat, dass dieses Papier nicht zweifelsfrei und offenkundig falsch ist, nicht gegen die guten Sitten oder gegen eine gesetzliche Regelung verstößt (Evidenzkontrolle). Ursprungsangaben auf dem Dokument muss die IHK deswegen genauso prüfen wie auf einem Ursprungszeugnis.

Beglaubigungen: Vorbeglaubigungen, Endbeglaubigungen und Legalisation

Eine Beglaubigung ist die Bestätigung der Übereinstimmung einer Kopie/Abschrift mit einem Original durch einen Beglaubigungsvermerk gemäß der Verwaltungsverfahrensgesetze des Bundes und des Landes NRW.

Beglaubigungen zur Vorlage im Ausland

Deutsche Urkunden zur Vorlage im Ausland müssen teilweise aufgrund entsprechender Vorschriften in anderen Ländern durch Stellen in Deutschland beglaubigt werden.
Das erfolgt…
  • für Dokumente aus dem Zuständigkeitsbereich der IHK (s. o.)
    • durch die IHK. Diese amtlichen Beglaubigungen betreffen Abschriften (Zweitausfertigungen eines Originals) oder Fotokopien (technisch erstelltes Duplikat eines Originals) von Dokumenten (z. B. bereits durch die IHK ausgestellte Dokumente) sowie Unterschriften im Original. Die Beglaubigung erfolgt mit dem Hinweis, für welche Behörde (eines ausländischen Staates, z. B. Botschaft/Konsulat/Ministerium etc.) die Beglaubigung amtlich vorgenommen wird.

      Und ggf. (s. grüner Kasten unten) anschließend
    • als „Endbeglaubigung“ bzw. „Überbeglaubigung“ durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten.

      Und ggf. je nach Anforderung anschließend
    • als „Legalisation“ (Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde) durch die Stellen der anfordernden Staaten in Deutschland (Konsulate bzw. Botschaften (Suche), ggf. mit Einbindung von Dienstleistern wie der Ghorfa).
  • für andere Dokumente
    • als „Vorbeglaubigung“ = Legalisation durch die Bezirksregierungen in Nordrhein-Westfalen, sofern es sich nicht um gerichtliche oder notarielle Urkunden (Urteile, Handelsregisterauszüge, Gesellschaftsverträge, Firmenerklärungen etc.) handelt. Dann sind Landgerichte für Vorbeglaubigungen zuständig. Urkunden des Bundes (Führungszeugnisse bspw.) werden durch Bundesbehörden vorbeglaubigt.

      Und anschließend
    • als „Endbeglaubigung“ bzw. „Überbeglaubigung“ (ggf. anschließend oder alleinig) durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten.

      Und/oder ggf. (s. grüner Kasten unten) anschließend
    • als „Legalisation“ (Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde) durch die Stellen der anfordernden Staaten in Deutschland (Konsulate bzw. Botschaften (Suche), ggf. mit Einbindung von Dienstleistern wie der Ghorfa).
Vor- und Endbeglaubigungen zur Vorlage bei den ausländischen Botschaften/Konsulaten in Deutschland sowie Legalisationen (auch ohne Vor- und Endbeglaubigungen) finden nur statt, wenn das Zielland nicht dem Haager Übereinkommen beigetreten ist (Beitrittsstaaten). Für Dokumente zur Vorlage in einem der Beitrittsstaaten wird daher für Dokumente je nach Dokument eine Vorbeglaubigung und eine anschließende Apostille durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten anstelle einer Endbeglaubigung mit anschließender Legalisation gefordert.
Eine Übersicht, aus welchen Ländern staatliche Behörden spezielle Dokumente und die Einbindung von bestimmten Stellen wie der IHK fordern, finden Sie unter „Weitere Informationen“ auf dieser Seite.

Beglaubigungen zur Vorlage in Deutschland

Deutsche Urkunden oder Urkunden bzw. Unterschriften zur Vorlage bei deutschen Behörden können durch die kommunalen Bürgerdienste beglaubigt werden. Das ist nicht möglich, wenn durch Gesetz eine besondere Beglaubigung vorgeschrieben ist, zum Beispiel
  • bei Personenstandsurkunden (zuständig ist das Standesamt, das die Urkunde ausgestellt hat),
  • bei Auszügen aus dem Liegenschaftskataster (zuständig ist das Katasteramt),
  • bei Urteilen oder Handelsregisterauszügen etc. (zuständig sind Amtsgerichte – zur Vorlage im Ausland: Landgerichte),
  • bei Gesellschaftsverträgen oder Firmenerklärungen etc. (zuständig sind Notare).
Ausländische Urkunden werden von den Behörden bzw. Botschaften/Konsulate des ausstellenden Staates beglaubigt.

Nicht-Zuständigkeit der IHK

Nicht bescheinigt werden Dokumente folgender Art und Urheber:
  • Die IHK beglaubigt aufgrund ihres Zuständigkeitsbereichs keine Urkunden der inneren Verwaltung, bspw. Gesundheitszertifikate der Gesundheitsbehörden.
    Sie kann jedoch die von anderen zuständigen Stellen, Institutionen oder Behörden ausgestellten Dokumente mit einem Verweis darauf bescheinigen, dass die Dokumente von diesen Stellen, Institutionen oder Behörden ausgestellt wurden. Eine Bearbeitung/Legalisierung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten ist dann jedoch nicht mehr möglich.
  • Dokumente oder Formulare ausländischer Stellen

Nicht bescheinigt werden zudem Dokumente mit folgenden Inhalten:

  • Dokumente mit Aussagen über die Einhaltung ausländischer Gesetze
  • Eidesstattliche Erklärungen
  • Erklärungen, die gegen Gesetze oder die guten Sitten verstoßen
  • Force Majeure-Bescheinigungen (in Deutschland nicht existent)
  • Dokumente mit Boykott- oder Negativerklärungen (für Deutsche verboten nach § 7 AWV).