Polen

Unternehmen außerhalb der Region Bodensee-Oberschwaben finden ihren IHK-Ansprechpartner vor Ort über den bundesweiten IHK-Finder.

Vorbemerkung

Allgemeine Informationen zum Thema Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland finden Sie in unserem Artikel "Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland".
Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter, die sie nach Polen entsenden, bei der polnischen staatlichen Arbeitsinspektion melden und eine Inspektion des Arbeitsplatzes vor Arbeitsantritt ermöglichen. Der nachstehende Artikel soll Ihnen einen Überblick über die Besonderheiten und die zu beachtenden Voraussetzungen für eine Arbeitnehmerentsendung nach Polen geben.

Abgrenzung meldepflichtiger und nicht-meldepflichtiger Tätigkeiten

Nicht meldepflichtig sind nach Ansicht der polnischen Arbeitsinspektion die folgenden Tätigkeiten:

  • rein repräsentative Kundenmeetings auf der Ebene Geschäftsführung beispielsweise die Vorstellung eines deutschen Unternehmens mit Präsentationen
  • konzerninterne Besprechungen mit der Tochtergesellschaft
  • Besuche von Messen, Seminaren, Konferenzen, Workshops, Projektbesprechungen (vor Vertragsabschluss)
  • reine Vertragsverhandlungen (vor Abschluss eines Vertrages)

Meldepflichtig sind hingegen folgende Tätigkeiten:

  • Inbetriebnahmen, Montagen, Serviceleistungen aufgrund eines Vertrages zwischen deutschem Unternehmen und dem in Polen ansässigen Kunden
  • Kick-off-Meetings aufgrund des oben genannten Vertrages
  • Standaufbau oder -betreuung auf einer Messe

Meldepflichten bei der polnischen Arbeitsbehörde

Deutsche Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zu kurzfristigen Einsätzen nach Polen entsenden, müssen diese spätestens am Tag des Arbeitsbeginns bei der polnischen staatlichen Arbeitsinspektion (Panstwowa Inspeckcja Pracy) melden. Dafür müssen sie ein entsprechendes Entsendeformular ausfüllen. Das Formular ist in polnischer und englischer Sprache abrufbar und enthält folgende Angaben:
  • Angaben zum Arbeitgeber (Adresse, Steuernummer),
  • Anzahl, Namen und Geburtsdaten der entsandten Fachkräfte
  • ihre Adressen in Polen,
  • den Beginn und das voraussichtliche Ende der Entsendung
  • den Tätigkeitsbereich des Unternehmens
  • Schließlich muss darin die Adresse in Polen, unter der die Unterlagen des entsandten Mitarbeiters (Kopie des Arbeitsvertrages, Unterlagen zum Arbeitslohn, Dokumentation der Arbeitszeiten) lagern, genannt werden.
Die Meldung der entsandten Arbeitnehmer kann unter Verwendung des Meldeportals erfolgen.
Um die Meldung digital vorzunehmen, benötigen Sie eine qualifizierte digitale Unterschrift.
Alternativ kann das Meldeformular postalisch an diese Andresse geschickt werden:
Państwowa Inspekcja Pracy
Główny Inspektorat Pracy
ul. Barska 28/30
02-315 Warszawa

Meldepflichten bei polnischen Gemeindebehörden

Ab dem 30. Tag nach Ankunft muss sich der entsendete Arbeitnehmer bei der zuständigen Gemeindebehörde des Aufenthaltsortes anmelden. Wird die Aufenthaltsdauer von drei Monaten überschritten, besteht für den entsandten Mitarbeiter eine Meldepflicht beim zuständigen Wojwodschaftsamt (Urzad Wojewódzki).
Samt dem Meldeformular sind folgende Unterlagen vorzulegen:
  • ein gültiger Reisepass oder ein anderes die Identität und Staatsangehörigkeit des Antragstellers bestätigendes Dokument,
  • ein das Recht zum Aufenthalt in dem vom Ausländer bewohnten Wohnraum bestätigendes Dokument (zum Beispiel Mietvertrag),
  • Freizügigkeitsbescheinigung.

Aufenthaltsregistrierung bei einem Aufenthalt länger als drei Monate

Entsendungen die länger als drei Monate andauern, müssen angemeldet und eine befristete Aufenthaltsgenehmigung bei der zuständigen Woiwoden-Behörde beantragt werden. Durch den Antrag wird eine Freizügigkeitsbescheinigung erteilt. Dem amtlichen Antragsformular sind die Unterlagen wie folgt hinzuzufügen:
  • 2 Fotokopien des unterzeichneten Antrags,
  • 2 Fotokopien des Reisepasses beziehungsweise eines anderen die Identität und Staatsangehörigkeit des Antragstellers bestätigenden Dokuments,
  • der Entsendevertrag beziehungsweise eine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers über die Arbeitsleistung durch denjenigen Arbeitnehmer beziehungsweise über die Absicht der Betrauung mit der Arbeitsausübung (aus diesen Unterlagen muss ausdrücklich die Zeit der Entsendung sowie die Höhe der Vergütung erfolgen),
  • ein Dokument, das bestätigt, dass die Sozialversicherungsbeiträge abgeführt sind (A1-Formular) sowie die Europäische Krankenversicherungskarte.
Der Antrag ist persönlich und nicht später als am Folgetag nach Ablauf von 3 Monaten, seit dem Tag der Einreise, in das Hoheitsgebiet der Republik Polen zu stellen.

Vertreter als Kontaktperson für polnische Behörden

Darüber hinaus müssen die Unternehmen für die Dauer der Entsendung eine Kontaktperson in Polen benennen, die als Ansprechpartner für die Arbeitsinspektion fungiert und das Unternehmen bei allen Entsendeangelegenheiten vertritt. Insbesondere steht der Vertreter der polnischen Arbeitsinspektion im Falle einer Kontrolle zur Verfügung, ob die vorgeschriebenen polnischen Arbeitsschutzvorschriften eingehalten werden.
Das entsendende Unternehmen ist verpflichtet, alle entsendungsrelevanten Unterlagen wie Kopie des Arbeitsvertrags, Arbeitszeitdokumentation und Lohnunterlagen des Arbeitnehmers, bis zu zwei Jahre nach Ende des Einsatzes in Polen zu archivieren.
Die Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer (AHK Polen) unterstützt deutsche Unternehmen bei der Erfüllung der Meldepflichten und übernimmt die Funktion des Vertreters vor den polnischen Behörden.

Einhaltung der polnischen Lohn- und Arbeitsbedingungen

Als eine weitere Pflicht des Arbeitgebers wurde durch das polnische Arbeitnehmer-Entsendegesetz eingeführt, dass Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter nach Polen entsenden, dafür zu sorgen haben, dass die Arbeitsbedingungen der entsandten Arbeitnehmer nicht schlechter sind, als im deutschen Arbeitsgesetzbuch und anderen relevanten Regelwerken. Diese Verpflichtung gilt insbesondere hinsichtlich der Arbeitsbedingungen
  • Arbeitszeit,
  • Urlaub,
  • Mindestlohn und Vergütung der Überstunden,
  • Arbeitsschutz und Hygiene,
  • Schutz von Schwangeren und Mutterschutz,
  • Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung.
Unternehmen müssen der polnischen Staatlichen Arbeitsinspektion entsprechende Informationen zur Verfügung stellen und eine Inspektion des Arbeitsplatzes vor Arbeitsantritt ermöglichen, um die Einhaltung dieser Arbeitsbedingungen gewährleisten zu können.
Unternehmen müssen bei Verstößen gegen die Anforderungen des neuen Entsendegesetzes mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 polnischen Zloty (PLN) (circa 7.060 Euro) rechnen.

Weitere Informationen

Ergänzende Informationen zu kurzfristigen Arbeitseinsätzen in Polen finden Sie auf der Internetseite der polnischen Regierung.
Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) informiert zu Fragen zum Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht.