Basisinformationen zur Entsendung von Arbeitnehmern

Vorbemerkung

Die Internationalisierung greift immer mehr um sich und macht auch vor dem Arbeitsrecht keinen Halt. Die Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland gewinnt immer mehr an Bedeutung. Hierdurch kann zum Beispiel ein Mangel an qualifizierten Fachkräften behoben, die einheitliche Unternehmenspolitik vor Ort durchgesetzt, der internationale Erfahrungsaustausch gefördert und Auslandserfahrung gesammelt werden.
Es können sich jedoch Probleme bei der grenzüberschreitenden Vertragsgestaltung ergeben. Des Weiteren ist eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung für die Arbeitnehmer wichtig, um ihnen umfassenden Sozialversicherungsschutz zu gewährleisten. Eine falsche sozialversicherungsrechtliche Beurteilung birgt die Gefahr erheblicher Nachzahlungsverpflichtungen für den Arbeitgeber, weshalb auch hier auf Besonderheiten geachtet werden muss. Nicht zuletzt sind steuerliche Problemstellungen zu beachten.
Diese IHK-Information soll Unternehmen einen Überblick über die rechtlichen Fragen, die sich bei einer Entsendung von Arbeitnehmern durch Wirtschaftsunternehmen ins Ausland stellen, geben und eine Hilfestellung bei der Beurteilung anbieten. Nicht eingegangen wird auf die Sonderregeln, die zum Beispiel für Arbeitnehmer, die in der Personen- oder Güterbeförderung oder in der Schifffahrt beschäftigt sind, gelten.

Neues Entsendegesetz gilt seit Mitte 2020

Eckpunkte zum neuen Entsendegesetz

Bereits 1996 hat der EU-Gesetzgeber die Entsenderichtlinie verabschiedet. Diese sollte gewährleisten, dass entsandte Arbeitnehmer im Wesentlichen die gleichen gesetzlichen und allgemeinverbindlichen tariflichen Mindestarbeitsbedingungen haben und somit den gleichen Schutz genießen wie Arbeitnehmer aus dem Land, in dem sie eingesetzt werden.
Mit dem Ziel, den Schutz entsandter Arbeitskräfte und inländischer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Verhältnis zur Dienstleistungsfreiheit zu stärken, und gleiche Wettbewerbsbedingungen für Unternehmen zu schaffen, wurde die Entsenderichtlinie grundlegend überarbeitet.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat Eckpunkte für die Umsetzung in deutsches Recht veröffentlicht. Diese sind:
  • Gleicher Lohn für gleiche Arbeit
  • Bessere Arbeitsbedingungen für entsandte Arbeitskräfte
  • Arbeitslohn ist Arbeitslohn – keine Anrechnung von Aufwandserstattungen
  • Besonderer Schutz langzeitentsandter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
  • Klarere Regeln für Leiharbeitnehmerinnen und -arbeitnehmer – kein Leiharbeitsdumping
  • Mehr Transparenz auf dem europäischen Arbeitsmarkt
  • Schutz vor Ausbeutung durch faire Mobilität
Ein aktueller Leitfaden zur Entsendung von Mitarbeitern der EU-Kommission liegt bisher nur in englischer Sprache vor.

Wann liegt eine Arbeitnehmerentsendung vor?

Eine Arbeitnehmerentsendung liegt grundsätzlich dann vor, wenn ein Arbeitnehmer auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers (entsendendes Unternehmen) im Ausland eine Beschäftigung für ihn ausübt. Eine Entsendung ist auch dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer im Inland eigens für eine Arbeit im Ausland eingestellt wird.
Lebt der Arbeitnehmer jedoch bereits im Ausland beziehungsweise ist dort beschäftigt und nimmt von dort aus eine Beschäftigung für einen inländischen Arbeitgeber auf, handelt es sich um eine Ortskraft. Ein Fall der Entsendung liegt nicht vor.
Weiterhin muss die Beschäftigung im Ausland im Voraus zeitlich begrenzt sein. Die zeitliche Begrenzung kann sich aus der Eigenart der Beschäftigung (zum Beispiel Abwicklung eines bestimmten Projektes) oder aus einer vertraglichen Vereinbarung ergeben. Für den Umfang der Befristung gilt keine bestimmte feste Zeitgrenze. Der Zeitraum muss jedoch überschaubar sein.
Beispiele: In folgenden Fällen liegen Entsendungen vor:
  • Der Arbeitnehmer hat schon im Inland für das Unternehmen gearbeitet und ist ins Ausland entsandt worden, um dort weiterhin für das Unternehmen gegen Entgelt als Arbeitnehmer tätig zu sein.
  • Der Arbeitnehmer war vorher bei einem anderen Arbeitgeber im Inland beschäftigt und wurde im Inland extra vom neuen Arbeitgeber für die Entsendung ins Ausland eingestellt.
  • Der inländische Arbeitnehmer war noch gar nicht als Arbeitnehmer beschäftigt und wurde extra für die Beschäftigung im Ausland eingestellt.
In folgenden Fällen handelt es sich um keine Entsendung:
  • Der Arbeitnehmer ist schon vor Jahren ins Ausland ausgewandert. Er wird im Ausland vom deutschen Unternehmen eingestellt.
  • Der Arbeitnehmer war im Ausland bereits für einen anderen ausländischen Arbeitgeber tätig. Das deutsche Unternehmen stellt den Arbeitnehmer extra für eine Tätigkeit in einem anderen Land ein.

Reglementierte Berufe

Wer Dienstleistungen in anderen Ländern der Europäischen Union erbringen will, muss - auch wenn es grundsätzlich die Dienstleistungsfreiheit innerhalb der EU gibt - sich mit den jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen vor Ort vertraut machen. Die Länderberichte auf der Seite „Portal 21“ helfen hierbei einen ersten Überblick zu erhalten.
Ist die angebotene Dienstleistung einer reglementierten Berufsgruppe in dem jeweiligen Land zu zuordnen, sollte vor Arbeitsaufnahme die zuständige Behörde im Gastland kontaktiert werden. Diese hat dann zu prüfen, ob und gegebenenfalls welche Befähigungsnachweise erforderlich sind.
Informationen über zulassungspflichtige Berufe in den einzelnen EU-Staaten können entweder der Seite „Portal 21“ entnommen werden oder aber bei dem jeweiligen nationalen Einheitlichen Ansprechpartner erfragt werden. Die Kontaktstellen finden Sie auf der Webseite der Europäischen Union. Auch die jeweiligen Auslandshandelskammern helfen gern weiter.
Bei einem zulassungsfreien Gewerbe kann die Dienstleistung natürlich ohne vorherige Anzeige, unter Beachtung der nationalen Meldepflichten, erbracht werden.

Entsendung innerhalb der EU (Meldepflicht)

Entsendungen innerhalb der EU sind regelmäßig meldepflichtig. Die EU-Entsenderichtlinie (96/71/EG) regelt, dass bei einer Entsendung innerhalb der EU Arbeitnehmer denselben sozialen und arbeitsrechtlichen Schutz wie Arbeitnehmer in dem entsandten Mitgliedstaat genießen. Ausnahmen gibt es bei Montagen von gelieferten Waren (Montageprivileg).
Nach der seit dem 1. Mai 2010 geltenden EU-Verordnung VO (EG) 883/2004 unterliegt der entsandte Arbeitnehmer allen Zweigen der deutschen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Renten- und Unfallversicherung), wenn:
  • Der entsandte Arbeitnehmer EU-Bürger ist
  • Ein Beschäftigungsverhältnis mit einem in Deutschland ansässigen Unternehmen besteht,
  • Es sich um eine Entsendung handelt, das heißt eine tatsächliche Bewegung aus Deutschland heraus und
  • Die Entsendungsdauer auf höchstens 24 Monate befristet ist (Verlängerung nicht möglich).
Die bis zum 30. April 2012 geltende EU-Verordnung VO (EWG) 1408/71 gilt weiterhin im Verhältnis zu Island, Lichtenstein, Norwegen, Grönland und zur Schweiz. Hier gilt eine maximale Entsendungsdauer von 12 Monaten, wobei eine Verlängerung möglich ist. Vor einer Entsendung in einen anderen EU-Mitgliedstaat ist unbedingt zu klären, ob eine Meldepflicht besteht. Weitere Informationen zu den Meldepflichten finden Sie auf den Internetseiten der nationalen Behörden. Dort finden Sie auch Informationen zu den jeweils geltenden Sozial- und Arbeitsrechtsvorschriften. Diese sind für die Zeit der Entsendung einzuhalten.
Um das Entsendeverfahren zu vereinfachen, haben die EU/EWR-Mitgliedsstaaten die Verwendung einheitlicher Vordrucke vereinbart. Es bedarf somit keiner Übersetzung.
Die IHK Bodensee-Oberschwaben hat einige länderspezifische Informationen für EU-Länder zusammengefasst.

Entsendebescheinigung (Formular A1)

Als Nachweis für die Fortgeltung des deutschen Rechts und der deutschen Versicherungspflicht gilt die Entsendebescheinigung (Formular A1). Die Bescheinigung sollte so rechtzeitig beantragt werden, dass sie bei der Aufnahme der Tätigkeit im Ausland bereits vorliegt. Die Formulare erhalten Sie bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).
Über die Handhabung bei kurzfristig anberaumten und kurzzeitigen Tätigkeiten im EU-Ausland, den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweiz informiert dieses Merkblatt.
Seit dem 1. Januar 2019 war die elektronische Beantragung obligatorisch. Die Übergangsphase ist nun vorbei und seit dem 1. Juli 2019 ist die elektronische Beantragung über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe verpflichtend.
Hinweis: Rechtlich gesehen ist das Formular A1 bei jeder Entsendung, das heißt auch schon bei einer eintägigen Beschäftigung im Ausland einzutragen und mitzuführen. In der Praxis wird jedoch bei kurzfristig anberaumten Dienstreisen wegen der Bearbeitungszeit des Antrags häufig darauf verzichtet. Im Bedarfsfall kann das Formular A1 auch noch nachträglich erteilt werden. Die TK verweist unter ihren FAQs auf eine Stellungnahme des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) hin.

Beantragung für gesetzlich Krankenversicherte

Für Arbeitnehmer oder Selbständige die gesetzlich krankenversichert sind, ist die Entsendebescheinigung bei der Krankenkasse zu beantragen.
Das neue SV-Meldeportal steht Arbeitgebern ab 4. Oktober 2023 zur Verfügung. Es löst die bekannte Anwendung sv.net ab. Ab 1. Januar 2024 erfolgen Rückmeldungen nur noch über das SV-Meldeportal - am besten steigen Sie daher bis Jahresende auf die neue Anwendung um.

Beantragung für privat Krankenversicherte

Für Arbeitnehmer oder Selbständige die privat krankenversichert sind, ist die Entsendebescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung Bund beziehungsweise Land zu beantragen.

Verschiedene Einsatzorte

Sofern ein Arbeitnehmer oder ein Selbständiger eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren EU-Mitgliedsstaaten ausübt, muss geklärt werden, welcher Mitgliedsstaat für die Anwendung der Sozialvorschriften zuständig ist. Dieser Antrag ist bei der DVKA zu stellen.

Formulare 101 und 102

Im Verhältnis zu den Staaten bei denen weiterhin die EU-Verordnung VO (EWG) 1408/71 Anwendung findet, existieren weiterhin die Formulare 101 (Entsendeausweis) und 102 (Verlängerungsantrag).

Europäische Krankenversicherungskarte

Die europäische Krankenversicherungskarte berechtigt den Versicherten (und ihn begleitende Familienangehörige, die beim Arbeitgeber familienversichert sind) Leistungen im Ausland in Anspruch zu nehmen. Die europäische Krankenversicherungskarte erhält der Arbeitnehmer von seiner Krankenkasse.

Wie wird die Entsendung beendet?

Insbesondere kommen folgende Beendigungsgründe in Betracht:
  • Ablauf des vorgesehenen Zeitraums
  • Abschluss des vorgesehenen Projektes
  • Ausübung eines vertraglich vereinbarten Rückrufrechts
  • Kündigung (anwendbare Kündigungsvorschriften bestimmen sich nach dem anwendbaren Recht)
Wird die Entsendung vorzeitig beendet, ist zu klären, wer finanzielle Nachteile des Arbeitnehmers zu tragen hat beziehungsweise inwieweit der Arbeitgeber übernommene Kosten zurückfordern kann:
  • Der Arbeitgeber muss bei Entsendung an einen weit entfernten Ort die Umzugskosten tragen. Ist eine Rückforderung der Kosten durch den Arbeitgeber bei vorzeitigem Ausscheiden des Arbeitnehmers vereinbart, umfasst diese Rückforderung höchstens einen Betrag in Höhe einer Monatsvergütung.
  • Die vertraglich vereinbarte Verpflichtung des Arbeitgebers die Umzugskosten zu übernehmen umfasst auch die Kosten für den Rückumzug, wenn dieser durch Rückruf des Arbeitnehmers oder Wegfall des Arbeitsplatzes im Ausland verursacht wird.
  • Der Arbeitnehmer hat bei vorzeitiger Beendigung der Auslandstätigkeit durch außerordentliche Kündigung seitens des Arbeitgebers keinen Anspruch auf Ausgleich der dadurch entstandenen steuerlichen Nachteile.

Wie sieht es mit der sozialen Absicherung aus?

Hier sind vier verschiedene Kategorien zu unterscheiden:

Ausstrahlung

Bei einer vorübergehenden Entsendung, die eine bestimmte Dauer nicht überschreitet, bleibt der Arbeitnehmer weiterhin in Deutschland sozialversicherungspflichtig (so genannte Ausstrahlung, § 4 SGB IV). Besteht dagegen das Arbeitsverhältnis zu einer ausländischen Tochtergesellschaft oder liegt eine dauerhafte Auslandstätigkeit vor, so ist der Arbeitnehmer ausschließlich bei der ausländischen Sozialversicherung beitragspflichtig und leistungsberechtigt.
Voraussetzungen für die Sozialversicherungspflicht in Deutschland sind:
  • Beschäftigungsverhältnis im Inland
Es müssen vertragliche Bindungen des Arbeitnehmers zu einem Arbeitgeber im Inland bestehen.
Damit liegt eine Entsendung nicht vor, wenn ein Arbeitnehmer im Ausland wohnt und dort von einem inländischen Arbeitgeber für eine Tätigkeit im Ausland angeworben wird. Wird ein Mitarbeiter eines Großunternehmens an eine selbständige Tochterfirma im Ausland abgeordnet, bleibt die deutsche Sozialversicherungspflicht nur dann bestehen, wenn das Entgelt des abgeordneten Arbeitnehmers weiter vom Mutterunternehmen gezahlt wird und dieses auch weisungsbefugt bleibt.
  • Entsendung ins Ausland
Eine Entsendung nach dem vierten Sozialgesetzbuch (§ 4 SGB IV) setzt voraus, dass sich der Arbeitnehmer von seinem Beschäftigungsort in der Bundesrepublik in ein anderes Land begibt.
  • Zeitliche Begrenzung
Diese muss im Voraus erfolgen. Des Weiteren muss gewährleistet sein, dass der Arbeitnehmer nach der Beendigung des Auslandsaufenthalts beim entsendenden Arbeitgeber weiterbeschäftigt wird.

Pflichtversicherung auf Antrag

Untersteht der Arbeitnehmer nach den oben genannten Voraussetzungen nicht der deutschen Sozialversicherungspflicht, bestehen folgende Möglichkeiten, den Versicherungsschutz in Deutschland aufrechtzuerhalten:
  • Rentenversicherung
    Ist der Auslandsaufenthalt zeitlich begrenzt, kann der Arbeitgeber die so genannte Pflichtversicherung für seinen Arbeitnehmer abschließen (§ 4 SGB VI). Hierzu muss er einen Antrag an die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) richten.
    Besteht keine zeitliche Begrenzung, gibt es nur die Möglichkeit der freiwilligen Versicherung, bei der die Beitragshöhe individuell festgelegt werden kann (§ 7 SGB VI).
  • Krankenversicherung
    Auch hier ist eine freiwillige Versicherung möglich (§ 9 SGB V).
  • Pflegeversicherung
    Die Weiterversicherung in der sozialen Pflegeversicherung setzt einen Antrag voraus, der spätestens einen Monat nach dem Ausscheiden aus der Versicherungspflicht zu stellen ist (§ 26 SGB XI).
  • Unfall-/Arbeitslosenversicherung
    In beiden Fällen besteht keine Möglichkeit der freiwilligen Versicherung in der gesetzlichen Versicherung. Einige Berufsgenossenschaften bieten jedoch einen Auslandsunfallversicherungsschutz an.

Sozialversicherungsabkommen

Darüber hinaus hat Deutschland mit einigen Ländern Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen. Diese Abkommen sehen vor, dass aus Deutschland entsandte Arbeitnehmer nicht der ausländischen, sondern nur der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Hier sollte man sich genau informieren, da die Reichweite der Abkommen unterschiedlich ist und zum Teil nur die Renten- oder Krankenversicherung betrifft. Die einzelnen Abkommen finden Sie im Internet bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DR).

Wie wirkt sich die Entsendung auf den Vertrag aus?

Da der Arbeitgeber die Entsendung nicht einseitig aufgrund seines Direktionsrechts anordnen kann, ist grundsätzlich eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrages erforderlich (Entsendung aufgrund einer Zusatzvereinbarung). Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht dann, wenn im Arbeitsvertrag die Entsendemöglichkeit bereits ausdrücklich vorgesehen (arbeitsvertragliche Entsendung) ist oder bei sehr kurzen Entsendungen (Dienstreisecharakter).
Liegt eine arbeitsvertragliche Entsendung vor, bedeutet dies, dass der Arbeitnehmer zur Auslandstätigkeit verpflichtet ist. Sie ist von kurzer Dauer; klassisch sind die sogenannten Montagefälle.
Bei einer Entsendung aufgrund einer Zusatzvereinbarung bleibt das Arbeitsverhältnis mit dem deutschen Arbeitgeber mit allen Rechten und Pflichten bestehen. Durch die Auslandstätigkeit entstehende Besonderheiten werden durch die Zusatzvereinbarung festgelegt. Bei der Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag ist zu beachten, dass bei einer Entsendedauer von über einem Monat der Arbeitgeber neben den wesentlichen Vertragsbedingungen, wie zum Beispiel Arbeitsort, Arbeitsentgelt, Kündigungsfristen laut Nachweisgesetz zusätzlich schriftlich niederzulegen hat.
  • Dauer der Auslandstätigkeit
  • Währung, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird
  • Mit dem Auslandsaufenthalt verbundenes zusätzliches Entgelt und Sachleistungen
  • Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitnehmers
Diese Bedingungen müssen dem Arbeitnehmer vor dessen Abreise ausgehändigt werden. Außerdem ist es sinnvoll, insbesondere folgende Punkte bei der vertraglichen Gestaltung zu regeln:
  • Beschreibung der Tätigkeit im Ausland
  • Dauer der Entsendung
  • Arbeitszeit
  • Feiertage
  • Urlaub
  • Gehaltskonto
  • Trennungsentschädigung
  • Ausgleich von Mehraufwendungen (zum Beispiel Reisekosten, Umzugskosten, Unterkunft, Heimreisen)
  • zusätzliche Unfallversicherung
  • Fortführung der betrieblichen Altersversorgung
  • Weiterbeschäftigung und Art der Tätigkeit nach der Rückkehr
  • Kostentragung bei vorzeitiger Rückkehr
  • auf den Vertrag anwendbares Recht
Hinweis: Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht zur Tragung der Umzugskosten verpflichtet. Denn ein Umzug gehört zum privaten Lebensbereich des Arbeitnehmers, selbst wenn dieser aus beruflichen Gründen erfolgt. Allerdings gilt dieser Grundsatz nicht in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer aus dienstlichen Gründen an einen weit entfernten Ort versetzt wird. In diesen Fällen hat der Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der dadurch entstandenen Umzugskosten gemäß § 670 BGB (vergleiche BAG Urteil vom 21. März 1973, Az.: 4 AZR 187/72).

Ist der Betriebsrat zu beteiligen?

Unabhängig von der Frage, ob dem Arbeitnehmer im Rahmen der Entsendung eine andere Aufgabe zugewiesen wird, ist die Zustimmung des Betriebsrates dann erforderlich, wenn die Entsendung länger als einen Monat andauert, denn in diesen Fällen liegt eine Versetzung vor (§§ 99, 95 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz).
Eine unter diesem Zeitraum liegende Entsendung erfordert die Zustimmung des Betriebsrates nur dann, wenn eine erhebliche Änderung der Arbeitsumstände vorliegt.

Welches Recht ist anwendbar?

In der Regel bleibt das deutsche Recht anwendbar, wenn es sich nur um eine vorübergehende Entsendung handelt. Dennoch sind daneben bestimmte ausländische Vorschriften zu beachten.

Rechtswahl durch die Parteien

Arbeitnehmer und Arbeitgeber können im Rahmen ihrer Vertragsfreiheit das auf das Arbeitsverhältnis anwendbare Recht vereinbaren (Artikel 3 Rom l-VO). Fehlt eine derartige Vereinbarung, richtet sich das anwendbare Recht in erster Linie nach dem gewöhnlichen Arbeitsort (Artikel 8 ROM-I-VO). Der gewöhnliche Arbeitsort ist bei vorübergehenden Entsendungen ins Ausland der inländische Arbeitsort. Verrichtet der Arbeitnehmer seine Arbeit gewöhnlich nicht in ein und demselben Staat, ist grundsätzlich das Recht des Landes in dem Land maßgebend, in dem sich die Niederlassung befindet, die den Arbeitnehmer eingestellt hat.

Zwingende Vorschriften

Zu beachten ist jedoch, dass die Vereinbarungen über das anwendbare Recht nicht alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses regeln. Daher ist teilweise daneben ausländisches Recht anwendbar:
  • Öffentlich-rechtliche Vorschriften des Arbeitsortes, wie zum Beispiel Regelungen über Arbeitserlaubnis, gesetzliche Arbeitszeit, Nacht- und Sonntagsarbeit, Mindestlöhne, Feiertage gelten in jedem Fall und zwar unabhängig vom auf das Arbeitsverhältnis anwendbare Recht. Innerhalb der EU gelten außerdem bestimmte Mindestarbeitsbedingungen auch für entsandte deutsche Arbeitnehmer.
  • Zwingende Arbeitnehmerschutznormen, die günstiger sind als das gewählte Recht, behalten ihre Geltung.
    Diese Normen können dem öffentlichen oder privaten Recht angehören oder auch einem Tarifvertrag, dem die Parteien unterworfen sind. Beispiele für Arbeitnehmerschutznormen sind: Arbeitszeitrecht, Feiertagsrecht, Jugendschutz, Mutterschutz, Kündigungsschutz.
  • Unabhängig von der Frage, welches Recht anwendbar ist, gibt es deutsche Normen, die in jedem Fall angewendet werden müssen
    (zwingendes deutsches Recht) wie zum Beispiel Regeln über Massenentlassung, besonderer Kündigungsschutz für Betriebsverfassungsorgane und nach dem Schwerbehinderten- und Mutterschutzgesetz.
Hinweis: Informationen über die anwendbaren Vorschriften im jeweiligen Beschäftigungsland können Sie bei den Auslandskammern erfragen.

Arbeitnehmerfreizügigkeit gemäß Artikel 45 AEUV

Grundsätzlich bedarf es für die Beschäftigung von Arbeitnehmern im Ausland einer Aufenthalts- beziehungsweise Arbeitsgenehmigung (in Deutschland ist zum Beispiel ein Aufenthaltstitel erforderlich). Innerhalb der EU ist die Entsendung von Arbeitnehmern aufgrund der in Artikel 45 des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) geregelten Arbeitnehmerfreizügigkeit genehmigungsfrei. Informationen über erforderliche Genehmigungen in anderen Staaten erhalten Sie bei den zuständigen Auslandshandelskammern.

Steuerfragen beim Auslandseinsatz

Werden Arbeitnehmer für ihren inländischen Arbeitgeber im Ausland tätig, stellen sich aus steuerlicher Sicht im Wesentlichen folgende Fragen:
  1. Ist der Arbeitslohn weiterhin im Inland steuerpflichtig?
  2. Umfang der Steuerpflicht?
  3. Wenn der Arbeitslohn im Inland steuerpflichtig ist, wie wird die im Ausland erhobenen Steuer bei der deutschen Einkommensteuer berücksichtigt?
  4. Welche Verfahrenshinweise müssen beachtet werden?

Ist der Arbeitslohn weiterhin im Inland steuerpflichtig?

Natürliche Personen sind in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, wenn sie im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. Im Rahmen von Arbeitnehmerentsendungen wird es in diesem Zusammenhang für die Frage der Steuerpflicht des Arbeitslohns in der Regel auf den Wohnsitz des Arbeitnehmers ankommen. Ist dieser weiterhin in Deutschland, bleibt er nach dem genannten Grundsatz mit seinem Arbeitslohn in Deutschland steuerpflichtig.
Hierfür gilt, dass steuerlich seinen Wohnsitz jemand dort hat, wo er eine Wohnung unter Umständen innehat, die darauf schließen lassen, dass er die Wohnung beibehalten und benutzen wird. Mehrere Wohnsitze sind möglich.
Bei ins Ausland entsendeten Arbeitnehmern ist ein inländischer Wohnsitz zu vermuten, wenn die Wohnung im Inland beibehalten wird und deren Benutzung jederzeit möglich ist. Dies kann auch dann der Fall sein, wenn sie während des Auslandsaufenthalts kurzfristig (bis zu sechs Monaten) zwischen vermietet wird, um sie nach der Rückkehr wieder zu benutzen. Wird dagegen die Wohnung definitiv gekündigt oder verkauft, wird der Wohnsitz regelmäßig aufgegeben. Bei Eheleuten gilt, dass ein Ehegatte - sofern die Ehegatten nicht dauernd getrennt leben - dieser seinen Wohnsitz prinzipiell dort hat, wo seine Familie lebt.
Beispiele:
  • Ein lediger Arbeitnehmer verkauft/kündigt seine Wohnung und geht für zwei Jahre ins Ausland. Seine Möbel stellt er bei Freunden unter. Der Arbeitnehmer hat während dieser Zeit keinen Wohnsitz in Deutschland.
  • Ein Arbeitnehmer geht beruflich für längere Zeit ins Ausland. Seine Familie bleibt in Deutschland wohnen. Der Arbeitnehmer behält seinen Wohnsitz in Deutschland bei.
Hinweis: Hat der steuerpflichtige aufgrund der Auslandstätigkeit weder seinen Wohnsitz noch seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland, ist er mit seinen in Deutschland erzielten Einkünften nur beschränkt steuerpflichtig. In diesen Fällen unterliegen nur diejenigen Einkünfte der inländischen Besteuerung, die im Inland erwirtschaftet werden (Quellenstaatsprinzip). Hierzu zählen Einkünfte aus Kapitalvermögen oder aus Vermietung und Verpachtung einer in Deutschland gelegenen Wohnung.

Umfang der Steuerpflicht

Unbeschränkt Steuerpflichtige unterliegen mit ihren gesamten inländischen und ausländischen Einkünften in Deutschland der Einkommensteuer. Man nennt diesen Grundsatz das Welteinkommensprinzip. Bei Auslandstätigkeiten tritt bei der Besteuerung der Vergütungen allerdings regelmäßig als weiterer Berechtigter der Fiskus des Tätigkeitsstaats daneben. Um in diesen Fällen eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, sieht das deutsche Einkommensteuerrecht verschiedene Möglichkeiten vor, die sich danach unterscheiden, ob mit dem Staat, in den der Arbeitnehmer entsandt wird, ein so genanntes Doppelbesteuerungsabkommen besteht oder nicht.

Steuerfreistellung bei Staaten mit Doppelbesteuerungsabkommen

Zur Vermeidung der Doppelbesteuerung hat die Bundesrepublik Deutschland mit einer Vielzahl von Staaten sogenannten Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen.
Nach den in den Doppelbesteuerungsabkommen enthaltenen Regelungen zu den Arbeitnehmereinkünften wird das Besteuerungsrecht in der Regel dem Staat zugewiesen, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausübt. Die entsprechenden Einkünfte werden in Deutschland von der Einkommensteuer regelmäßig freigestellt. Sie beeinflussen aber die Höhe des Steuersatzes, mit dem die inländischen Einkunftsanteile, wie zum Beispiel Kapitalerträge oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, besteuert werden. Die Gegenwärtig bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.
183-Tage-Regelung
Eine wichtige Ausnahme von diesem Grundsatz stellt die so genannte 183-Tage-Regelung dar. Diese Regelung hat zur Folge, dass die Einkünfte dann abweichend von dem vorstehend in den Doppelbesteuerungsabkommen enthaltenen Grundsatz nicht im Land des Tätigkeitsorts, sondern im Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers besteuert werden, wenn
  • der Arbeitnehmer sich nicht länger als 183 Tage im Jahr im Tätigkeitsstaat im Ausland aufhält,
  • der Arbeitgeber, der die Vergütung zahlt, nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist und
  • der Arbeitslohn nicht von einer im Tätigkeitsstaat belegten Betriebsstätte des Arbeitgebers getragen wird.
Die 183 Tage sind grundsätzlich für jedes Steuerjahr bzw. Kalenderjahr zu ermitteln. Bei der Ermittlung der zu berücksichtigenden Tage ist nicht die Dauer der Tätigkeit, sondern die körperliche Anwesenheit maßgeblich. Auch kurzfristige Anwesenheit an einem Tag genügt. Als Tage der Anwesenheit werden so unter anderem mitgezählt:
  • Ankunfts- und Abreisetag
  • alle Tage der Anwesenheit vor, während und unmittelbar nach der Tätigkeit, zum Beispiel Samstage, Sonntage, Feiertage
  • Tage der Anwesenheit während Arbeitsunterbrechungen, zum Beispiel Streik, Aussperrung
  • Urlaubstage, die unmittelbar vor, während und unmittelbar nach der Tätigkeit im Tätigkeitsstaat verbracht werden
Beispiel:
A ist für seinen deutschen Arbeitgeber in Österreich tätig. Mit Österreich besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen. Eine Betriebsstätte des Arbeitgebers besteht für die folgenden Alternativen nicht.
  1. A ist vom 1. Januar bis 15. Juni 2010 in Österreich tätig.
  2. Direkt im Anschluss hieran verbringt er dort bis 15. Juli 2010 seinen Urlaub.
  3. A ist vom 1. Oktober 2010 bis 31. Mai 2011 in Österreich tätig.
Lösung:
  1. 183-Tage-Regel unterschritten. Österreich hat kein Besteuerungsrecht.
  2. Österreich hat Besteuerungsrecht, weil sich A länger als 183 Tage in Österreich aufgehalten hat.
  3. Österreich hat kein Besteuerungsrecht, da die 183-Tage-Frist für jedes Jahr gesondert zu ermitteln ist.
Für die Ermittlung der jeweiligen Fristen ist aufgrund von Besonderheiten in einzelnen Doppelbesteuerungsabkommen und Vertragsstaaten auf die jeweilige konkrete Regelung und das in eigenen Staaten abweichende Steuerjahr zu achten.
Für die Höhe des bei Überschreitung der 183 Tage Frist frei zu stellenden Arbeitslohns gilt, dass Arbeitslohn, der der Tätigkeit im Ausland direkt zuzuordnen ist, in vollem Umfang in Deutschland steuerfrei ist. Arbeitslohn, der der Tätigkeit im Ausland nicht direkt zugeordnet werden kann(insbesondere einmalige Sonderzahlungen, die für die gesamte Arbeitstätigkeit im In- und Ausland geleistet werden), ist im Verhältnis der vereinbarten im Ausland zu den übrigen vereinbarten Arbeitstagen aufzuteilen.

Verfahrenshinweise Lohnsteuerabzugsverfahren

Für das Lohnsteuerabzugsverfahren sind die Regelungen des Doppelbesteuerungsabkommens zu beachten:
Ist nach den Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens die Steuerbefreiung von einem Antrag abhängig, der Lohnsteuerabzug nur dann unterbleiben darf, wenn eine Bescheinigung des Betriebsstättenfinanzamtes vorliegt, die bestätigt, dass der Arbeitslohn nicht der deutschen Lohnsteuer unterliegt (Freistellungsbescheinigung). Die Freistellungsbescheinigung ist vom Arbeitnehmer oder in dessen Auftrag vom Arbeitgeber beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers auf amtlichem Vordruck zu beantragen. Das Finanzamt muss in der Freistellungsbescheinigung die Geltungsdauer angeben. Die Geltung wird auf höchstens drei Jahre begrenzt. Die Bescheinigung ist vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Details hierzu finden Sie im Merkblatt des Bundesfinanzministeriums zur Steuerfreistellung ausländischer Einkünfte.
Ist die Steuerfreistellung nach den Regelungen des Doppelbesteuerungsabkommens antragsunabhängig, hat das Betriebsstättenfinanzamt gleichwohl auf Antrag eine Freistellungsbescheinigung zu erteilen. Zur Vermeidung von Haftungsrisiken ist auch in diesen Fällen ein entsprechender Antrag zu empfehlen.

Veranlagungsverfahren

Im Veranlagungsverfahren wird geprüft, ob die Voraussetzungen für die Freistellung des Arbeitslohns tatsächlich erfüllt sind (vergleiche § 50d Abs. 8 EStG). Das gilt auch dann, wenn entsprechende Freistellungsbescheinigungen durch das Betriebstättenfinanzamt erteilt worden sind.
Bei unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern wird des im Ausland erzielte Arbeitslohn, ungeachtet der jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen, nur dann freigestellt, wenn der Arbeitnehmer den Nachweis erbringt, dass
  • Entweder für die Einkünfte im Ausland Steuern bezahlt wurden
  • Oder der ausländische Staat auf seinem Besteuerungsrecht ausdrücklich verzichtet.

Steueranrechnung bei Staaten ohne Doppelbesteuerungsabkommen

Im Verhältnis zu Staaten, mit denen kein Doppelbesteuerungsabkommen besteht, kann der Steuerpflichtige die im Ausland festgesetzte, entrichtete und keinem Ermäßigungsanspruch unterliegende Steuer auf die deutsche Einkommensteuer anrechnen.
Die Anrechnung ausländischer Steuern ist nicht im Lohnsteuerabzugsverfahren, sondern nur im Rahmen der Veranlagung des Arbeitnehmers möglich. Der Arbeitnehmer muss gegebenenfalls zur Anrechnung ausländischer Steuern eine Veranlagung beantragen.

Schutz- und Fürsorgepflichten des Arbeitgebers

Bei der Entsendung des Arbeitnehmers ins Ausland unterliegt der Arbeitgeber weiterhin den arbeitsrechtlichen Schutz- und Fürsorgepflichten des deutschen Rechts (§§ 611, 241 Abs. 2 BGB). Dies ergibt sich insbesondere aus Artikel 8 Abs. 2 Rom I-VO, wonach in aller Regel auf das Arbeitsverhältnis deutsches Recht Anwendung findet.

Fürsorgepflicht vor Beginn des Auslandseinsatzes

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer gemäß § 2 Abs. 2 NachwG eine Niederschrift über die für das Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Arbeitsbedingungen, sowie die Pflichtabgaben des § 2 Abs. 1 NachwG auszuhändigen.
Auch muss der Arbeitgeber die gesundheitliche Eignung des Arbeitnehmers überprüfen, sofern die Lebensumstände am Einsatzort erheblich von den europäischen Bedingungen abweichen; darüber hinaus hat er bei solchen Auslandsentsendungen für Impfschutz zu sorgen. In entsprechenden Ländern ist auch eine medizinische Beratung des Arbeitnehmers angezeigt. Beschäftigte, die in kritische Regionen reisen, sind bestmöglich aufzuklären und zu sensibilisieren. Der Arbeitgeber hat über etwaige Gefährdungen durch bekannte bzw. drohende politisch-gesellschaftliche Unruhen aufzuklären. Vorab sind die Reisewarnungen des zuständigen Bundesministeriums abzufragen. Über die ausländische Rechtslage (insbesondere Straftaten und Ordnungswidrigkeiten) ist der Arbeitnehmer zu informieren, sofern sich für ihn bedeutsame Besonderheiten ergeben.
Eine weitere arbeitsvertragliche Nebenpflicht des Arbeitgebers ist die Unterstützung des Arbeitnehmers bei den Reiseformalitäten und Umzugskosten.

Fürsorgepflicht während des Auslandseinsatzes und bei Wiedereinreise

Typische Fürsorgepflichten während der Entsendung ist der Abschluss notwendiger Versicherungen, insbesondere einer Auslandsunfallversicherung, eventuell auch unter Einbeziehung mitreisender Familienmitglieder. Auch ist eine Auslandskrankenversicherung zu empfehlen. Darüber hinaus sollte der Arbeitgeber während der Entsendung bei Formalitäten, wie Bescheinigungen zur Vorlage bei einer Behörde, Hilfestellungen leisten.
Im Falle von bedeutsamen Änderungen der ausländischen Rechtslage, die den Arbeitnehmer betreffen, besteht für den Arbeitgeber eine Informationspflicht. Unter bestimmten Umständen - insbesondere bei Entsendungen in kritische Gebiete - ist die Einschaltung eines externen Servicedienstes oder einer Notfall-Hotline sinnvoll, um dem Arbeitnehmer in Notfällen einen Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen.
Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer ebenfalls bei der Wiedereinreise ins Inland unterstützen, zum Beispiel bei Einreiseformalitäten oder den Reise- und Umzugskosten.

Weiterführende Informationen und Veranstaltungen

Unter "Weitere Informationen" haben wir weitere Links für Sie zusammengestellt. Sie finden neben allgemeinen Informationen zur Auslandsentsendung auch viele Hinweise über zahlreiche Länder der Welt sowie die verschiedenen Verbindungsstellen für Auslandsentsendungen.
www.dvka.de
www.dguv.de
www.arbeitsagentur.de
Länderspezifische Informationen zum Thema Dienstleistungserbringung im Ausland finden Sie auch auf der Webseite der GTAI.
Zudem bietet die IHK Bodensee-Oberschwaben Seminare zu dem Thema "Mitarbeiterentsendung ins Ausland sozialversicherungs-/steuerrechtliche Aspekte" an.
Unternehmen außerhalb der Region Bodensee-Oberschwaben finden ihren IHK-Ansprechpartner vor Ort über den bundesweiten IHK-Finder.