Rechtsinformationen

Obligatorische E-Rechnungen ab 2025

Mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz (WtcG) hat der Bundesrat den Weg frei gemacht für die stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B- Bereich.
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Hintergrund

Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge.
Im Rahmen der sogenannte ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 (oder später) die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische E-Rechnungspflicht, die nunmehr mit dem WtcG eingeführt wird.

Kernpunkte der Neuregelung

  • Die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmen ausgetauscht werden, § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG-neu.
  • Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
  • Anpassung der Definition der E-Rechnung in § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG-neu:
    • Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 – entspricht.
    • Daneben können Rechnungsaussteller und – empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).
  • Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht diese Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff “sonstige Rechnung” fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Das BMF hat mit Verbändeschreiben vom 2. Oktober 2023 erste Hinweise veröffentlicht, ob die bereits bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die Anforderung an die neue E-Rechnung erfüllen. Auch zum weiterem Einsatz des EDI-Verfahrens äußert sich das BMF. Das vollständige Schreiben ist auf der Seite des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStBV) veröffentlicht. Mit weiteren Verlautbarungen der Finanzverwaltung wird gerechnet.

Übergangsregelung

Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.

Hinweis für Rechnungsaussteller

Aufgrund des hohen Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
Für zwischen dem 1. Dezember 2025 und 31. Dezember 2026 ausgeführte Umsätze kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden (§ 27 Absatz 38 Satz 1 Nummer 1 UStG neuer Fassung). Diese Regelung wird bis zum 31. Dezember 2027 verlängert für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.

Hinweis für Rechnungsempfänger

Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller diese Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.

Ausnahmen

Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Fazit

Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der anvisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle mit dem Thema E-Rechnung befassen. Denn es gilt, rechtzeitig E-Rechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten oder umzustellen.
Quelle: IHK Region Stuttgart
Stand: März 2024
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