Die E-Rechnung: Pflichten und Vorteile

Das sieht die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) vor. Umfangreiche Informationen für Rechnungssteller, Softwarehersteller, Behörden und Verbände stellt die Website zur elektronischen Rechnung des Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat und des Bundesministerium der Finanzen zur Verfügung.

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein.
Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist nach der ERechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Absatz 1 ERechV). Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen Datenstandard, der auch vom Format ZUGFeRD verwendet wird. Das Format XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen.

Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen, zum Beispiel ZUGFeRD. Allerdings müssen E-Rechnungen auch die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes und später gegegebenenfalls auch der Länder erfüllen.

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Darüber hinaus sind ab dem 27. November 2020 alle Unternehmen in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind lediglich Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 ERechV), zum Beispiel der direkt gekaufte Blumenstrauß.

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) eingereicht. Für die Nutzung der ZRE Plattform ist eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich.

Unternehmen können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE an ihre Auftraggeber übermitteln: per E-Mail, De-Mail oder per Webservice, den manuellen Upload einer vorab erstellten E-Rechnung oder per Weberfassung (für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen).

Nach einmaliger Registrierung können Rechnungen über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung elektronisch übermittelt werden. Es ergeben sich Chancen, mit der Umstellung auf E-Rechnung auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren, und mit der Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung eine schnellere Bezahlung zu erreichen.

Quelle: Christina Palm, Industrie- und Handelskammer Bodensee-Oberschwaben

Zur technischen Umsetzung berät Sie Nicole Müller, rechtliche Fragen beantwortet Christian Laudenberg.