Forderungsmanagement

1. Informationssicherung vor Vertragsabschluss
Die Informationssicherung vor Vertragsabschluss kann sowohl über einen guten internen Informationsfluss als auch extern erfolgen. Als interne Informationsquellen sind das eigene Rechnungswesen und der eigene Vertrieb und eventuell auch die Befragung von Geschäftspartnern zu nennen. Informationspflege durch z.B. Debitorenverzeichnisse und regelmäßige Auswertung der Daten bietet sich an. Der Unternehmer muss in seinem Betrieb auch sicherstellen, dass bei Aufnahme von Bestellungen und bei Abschlüssen von Verträgen alle wichtigen Daten des Vertragspartner festgehalten werden. Insbesondere sollte nicht vergessen werden, sich neben dem Namen, Anschrift und Telefonnummer auch die E-Mail-Adresse usw. geben zu lassen, so dass im späteren Geschäftsverlauf eine Erreichbarkeit des Kunden auf verschiedene Weise hergestellt werden könnte.

Man sollte jedoch auch die externen Informationsquellen nicht unterschätzen. Dazu können u. a. Presseveröffentlichungen herangezogen werden, man kann das regionale Wiesbadener Schuldnerverzeichnis über die IHK Wiesbaden oder hessische Schuldnerverzeichnisse über
den Verlag Günther Heinrich GmbH beziehen oder Auskünfte über die Schufa oder über professionelle Auskunfteien einholen.

2. Risikominimierung bei Vertragsabschluss
Selbstverständlich kennt auch jeder Unternehmer die üblichen Möglichkeiten der Risikominimierung bei Vertragsabschlüssen. Dabei muss der Unternehmer abwägen, ob er Vorkasse oder Barzahlung verlangen muss oder kann, ob er den Vertrag mit mehreren Schuldnern
abschließt, so dass auch die Zahlungspflicht auf mehrere Schuldner verteilt ist. Weiterhin sind die Möglichkeiten hinsichtlich Eigentumsvorbehalt, Sicherungsübereignung oder Sicherungsabtretung, Bürgschaften, Pfandrechte, Kreditversicherungen u. ä. abzuwägen. Bei größeren Aufträgen sollte auch das eigene Risiko nicht unterschätzt werden.

3. Korrekte Rechnungsstellung
Zu einem vernünftigen Forderungsmanagement gehört in erster Linie, die Rechnung zeitnah und vollständig zu erstellen.

4. Straffes und konsequentes Mahnwesen
Nach erfolgter Rechnungsstellung beginnt das Forderungsmanagement im engeren Sinne. Wenn der Unternehmer die Leistung ordnungsgemäß erbracht hat, die Rechnung zugegangen und die Zahlung fällig ist, der Schuldner aber nicht zahlt, muss ein straffes und konsequentes Mahnwesen einsetzen. Wichtig ist dabei eine gründliche Dokumentation sämtlicher Abreden, des geführten Schriftverkehrs, mündlicher Vereinbarungen usw., d.h. auch bei allen Telefongesprächen sollte eine entsprechende Notiz mit Datum und Ansprechpartnern
niedergelegt werden.

Der Unternehmer muss prüfen, ob der Schuldner in Verzug ist. Der Verzug tritt z.B. dann ein, wenn der Gläubiger gemahnt wird. Der Verzug tritt bei Gewerbetreibenden oder Selbständigen auch automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein.
Bei privaten Verbrauchern greift der 30 Tage-Automatismus nur, wenn sie auf die Folge des Verzuges in der Rechnung besonders hingewiesen wurden. Selbstverständlich kann Verzug auch dann eintreten, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt wurde o. ä.
Ab Eintritt des Verzugs können Verzugszinsen geltend gemacht werden. Die Zinshöhe ist gesetzlich bestimmt. Gegenüber Verbraucher kann ein Verzugszins in Höhe von 5% über dem EZB-Zins, gegenüber Gewerbetreibenden und sonstigen Selbständigen kann der Verzugszins in Höhe von 8% über dem EZB-Zins geltend gemacht werden. (Die jeweils aktuelle Höhe des EZB-Zinses kann der Homepage der Bundesbank, aktuelle Zinssätze entnommen werden.)

Ob der Unternehmer die 30-Tage-Frist abwartet oder ob er früher mahnt, kommt auf den konkreten Einzelfall an. Grundsätzlich sollte nach angemessener Frist automatisch eine Mahnung erfolgen. Sicherlich kann ein Schuldner auch einmal eine Zahlung vergessen. Der
Gläubiger sollte sich jedoch nicht auf stetige Ausreden einlassen. Mehr als zwei bis drei Mahnungen sollten nicht geschickt werden.

Wenn der Schuldner nach einer letzten Mahnung mit Fristsetzung nicht zahlt, müssen Konsequenzen folgen. Hier kommen in Betracht die Einleitung eines Mahnverfahrens mit Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid, die Vereinbarung einer Ratenzahlung, der Einstieg in
das Klageverfahren oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens.

Das gerichtliche Mahnverfahren über Mahn- und Vollstreckungsbescheid bietet sich in den Fällen an, wenn die Forderung unstreitig ist und die Nichtzahlung auf Zahlungsunwilligkeit oder Zahlungsunfähigkeit beruht. (Vordrucke für Mahn- und Vollstreckungsbescheide sind im Schreibwarenhandel erhältlich.) Nach Ausfüllung wird der Bescheid über das Amtsgericht Hünfeld dem Schuldner durch einem Gerichtsvollzieher zugeleitet. Legt der Schuldner jeweils in der 2-Wochen-Frist weder Wider- noch Einspruch ein, kann der Vollstreckungsbescheid dann als Titel wiederum über den Gerichtsvollzieher zugeleitet werden, der damit auch die Zwangsvollstreckung bei dem Schuldner durchführen kann.

Handelt es sich um eine Forderung, gegen die der Schuldner Einwendungen, z.B. Mängelanzeigen oder ähnliches eingelegt hat, müsste der Gläubiger voraussichtlich eher die Klage einreichen. In vielen Fällen genügt es jedoch lange vor der Klageerhebung, dem Schuldner deutlich zu machen, dass der Gläubiger ein ernst gemeintes Klageverfahren durchführen wird. Wichtig ist es daher, dass die Organisation des Mahnwesens standardisiert und formalisiert wird, so dass dieser Part möglichst schnell und gleichförmig durchzuführen ist.

Stand: Januar 2009
Autorin: Beate Scheibig

Hinweis: Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer Kammer - nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.