Geschäftsbriefbogen Ltd. (Private Limited Company)
A) Was sind Geschäftsbriefe?
Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle schriftlichen Mitteilungen eines Unternehmens über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind Geschäftsbriefe nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch z.B. Postkarten. (Formvorschriften: §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, sowie 15b GewO, 35a GmbHG, 25a GenG)
Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle schriftlichen Mitteilungen eines Unternehmens über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind Geschäftsbriefe nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch z.B. Postkarten. (Formvorschriften: §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, sowie 15b GewO, 35a GmbHG, 25a GenG)
Geschäftsbriefe sind daher auch:
-
E-Mails und Faxe
-
Geschäftsrundschreiben
-
Angebote
-
Preislisten
-
formularmäßige Mitteilungen oder
-
Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen)
-
Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigungen)
- Bestellscheine
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z.B.:
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, sie sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebsinterne Rundschreiben. In Zweifelsfällen ist es ratsam, auch andere Mitteilungen (insbesondere den Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, sie sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebsinterne Rundschreiben. In Zweifelsfällen ist es ratsam, auch andere Mitteilungen (insbesondere den Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
B) Informationen für die Zweigniederlassung einer Limited ("Private Limited Company (Ltd.)")
Eine "Private Limited Company", kurz "Ltd.", kann in Deutschland eine Zweigniederlassung unterhalten und muss diese im Handelsregister eintragen lassen. Für die Geschäftsbriefe dieser Zweigniederlassung gelten bestimmte Anforderungen. Folgende Angaben müssen nach § 35a Abs. 4 in Verbindung mit § 35a Abs1-3 GmbHG erhalten sein:
1. Für die ausländische Hauptniederlassung:
Eine "Private Limited Company", kurz "Ltd.", kann in Deutschland eine Zweigniederlassung unterhalten und muss diese im Handelsregister eintragen lassen. Für die Geschäftsbriefe dieser Zweigniederlassung gelten bestimmte Anforderungen. Folgende Angaben müssen nach § 35a Abs. 4 in Verbindung mit § 35a Abs1-3 GmbHG erhalten sein:
1. Für die ausländische Hauptniederlassung:
- vollständige Firma mit Rechtsformzusatz
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft, bzw. die sonstige Institution, die das
Register führt
- Nummer unter der die Gesellschaft in das entsprechende Register eingetragen ist
- alle Geschäftsführer, d.h. auch Stellvertreter, mit dem Familiennamen und
- mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
2. Für die deutsche Zweigniederlassung:
- Firma der Zweigniederlassung, wenn diese von der Firma als Hauptniederlassung
abweicht
- Registergericht, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird
- Nummer unter der die Zweigniederlassung in das Handelsregister eingetragen ist.
Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) neben den Angaben nach §14 Abs.1 UstG auch die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identnummer angeben.