Mobile Office

Grundsätzlich ist ein Mobile-Office-Arbeitsverhältnis ein ganz normales Arbeitsverhältnis mit der Besonderheit, dass der Arbeitnehmer in der Wahl seines Arbeitsortes völlig frei ist und daher von wechselnden Orten aus arbeiten kann, z.B. vom Café aus oder in der Bahn. Außendienstmitarbeiter sind z.B. typische Mobile-Office-Mitarbeiter. Grundsätzlich finden daher die allgemeinen arbeitsrechtlichen Regelungen Anwendung.
Die Vereinbarungen zum mobilen Arbeiten sollten schriftlich getroffen werden, damit der Inhalt nachweisbar bleibt, z.B. als Zusatz zu einem bestehenden Arbeitsvertrag.
Ein gesetzlicher Rechtsanspruch auf mobiles Arbeiten besteht weder von Arbeitnehmer- noch von Arbeitgeberseite.

Mögliche Vereinbarungen:

Arbeitszeit

Für Arbeitnehmer im Mobile-Office gelten dieselben
  • Arbeitszeitenregelungen wie für Mitarbeiter mit Arbeitsplatz am Betriebsort (Höchstgrenzen, Pausen, Ruhezeiten).
  • Aufgrund der eingeschränkten Kontrollmöglichkeit kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer verpflichten, seine Arbeits- und Pausenzeiten zu dokumentieren.
  • Sinnvoll ist es auch, Zeiten für eine telefonische oder sonstige Erreichbarkeit festzulegen.
  • Außerdem sollte der Arbeitgeber sich – auch bei einem ausschließlichen mobilen Arbeitsplatz– überlegen, ob die Anwesenheit des Mitarbeiters ggf. für Meetings, Veranstaltungen oder Sitzungen erforderlich sein könnte, so dass man Absprachen für Anwesenheitszeiten festlegt.

Arbeitsplatz

Mobile Arbeitsplätze unterliegen - anders als Telearbeitsplätze des Homeoffices nicht der Arbeitsstättenverordnung, dennoch ist das Arbeitsschutzrecht einzuhalten. Der Arbeitgeber muss Vorrichtungen oder Gerätschaften so einrichten, dass die Mitarbeiter vor Gefahr für Leben und Gesundheit geschützt sind.
Anregungen zur sicheren, stressarmen und gesundheitsfördernden Gestaltung von mobiler Bildschirmarbeit gibt es bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e.V. (DGUV) und im Faltblatt „Mobil arbeiten mit Notebook & Co – Tipps für die Arbeit unterwegs“ (pdf) der VBG Verwaltungs-Berufsgenossenschaft. Zum mobilen Arbeiten im Hotel gibt es von der DGUV z.B. auch diese Information.
Der Arbeitgeber sollte die Arbeitsmittel zur mobilen Arbeit (z. B. Laptop, Tablet, Handy) und entsprechende Zugangsmöglichkeiten zum Firmennetzwerk zur Verfügung stellen. Eine private Nutzung der Arbeitsmittel sollte aus Gründen des Datenschutzes, der Datensicherung und Haftung ausgeschlossen werden.

Kosten

Es bietet sich an, die Fälle der Kostenerstattung vorab festzulegen.

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz

Die Gefährdungsbeurteilung erfolgt für die mobile Arbeit zwar nicht nach der ArbeitsstättenVO – die beim Homeoffice einschlägig ist -, der Arbeitgeber hat jedoch auch eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Diese erfolgt nach den allgemeinen Grundsätzen nach § 5 ArbSchG.
Die Einhaltung der Regelungen ist bei mobiler Arbeit schwer zu kontrollieren. Die Eigenverantwortung der Mitarbeiter für die Umsetzung gesundheitsschützender Regelungen im mobilen Office ist größer. Dies ist bei der Unterweisungen nach § 12 ArbSchG besonders zu berücksichtigen.

Wichtig: Datenschutzmaßnahmen

Der Arbeitnehmer muss verpflichtet werden, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, die geeignet sind, um einen Zugang Dritter, wie Familienangehörige und Mitbewohnern, auf Daten und Informationen des Arbeitgebers zu verhindern. Folgendes muss z.B. sichergestellt werden:
  • Sensibilisierung des Mitarbeiters,
  • Gesicherter Zugang zum Datennetzwerk,
  • Verschlüsselung tragbarer ITSysteme und der Datenträger,
  • Sichere Datenübertragung, VPNZugang,
  • Sicherstellung des ITSupports,
  • Sicherstellung von Backups, Datensicherung beim Arbeitgeber für den Fall des Verlustes oder des Diebstahls des Datenträgers,
  • Passwortsicherung (die Passwörter dürfen Dritten nicht zugänglich sein),
  • Dokumente unter Verschluss,
  • Datensichere/r Aufbewahrung/Transport und Entsorgung von UnternehmensIT oder Printdokumenten,
  • keine Einsichtmöglichkeit von Dritten in die Arbeitsmaterialien oder in den Bildschirm;
  • keine dienstlichen Daten auf privaten Datenträgern, (wenn doch besteht ein erhöhtes Datenschutzrisiko zusätzliche Nutzungsbedingungen abklären!),
  • Klarstellung, welche Informationen außerhalb des Unternehmens transportiert und im Mobil Office bearbeitet werden, ggf. Verbot sensible Daten mit ins Mobile Office zu nehmen.
  • Der Arbeitgeber muss alle Maßnahmen berücksichtigen, die die Vertraulichkeit bei personenbezogenen Daten (in Print oder elektronischer Version) betreffen, insbesondere auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen sicherstellen und dokumentieren.
  • Datensichere Löschung der Daten,
  • Unverzügliche Meldung von Datenpannen und Erledigung innerhalb von 72 Stunden,
  • Zugangsrechte des Arbeitgebers aus datenschutzrechtlichen Gründen
Weitere Hinweise bietet auch das BSI.

Gesetzliche Unfallversicherung

Der Arbeitnehmer ist zwar grundsätzlich auch im Mobile Office unfallversichert.
Achtung: Der Versicherungsschutz gilt dabei eng begrenzt für „dem Betrieb dienende Tätigkeiten“. Durch die Neureglung von § 8 Abs. 1 S. 3 SGB VII ist der Unfallversicherungsschutz zwar auch im Mobile Office gestärkt worden. Dennoch ist die Abgrenzung zwischen Betriebsinteresse und Eigeninteresse ist im Einzelfall zu klären. Und gerade im Bereich der mobilen Arbeit wird die Zuordnung zum reinen Betriebsinteresse schwierig werden.
Ein Hinweis auf die unfallversicherungsrechtliche Problematik und die Möglichkeit privater Unfallversicherung kann daher sinnvoll sein.

Beendigung – Widerruf der mobilen Arbeit

Ein Widerruf ist grundsätzlich nur möglich, wenn ein Widerrufsvorbehalt vertraglich vereinbart wurde.
Wird ein Widerrufsvorbehalt vereinbart, so müssen die Widerrufsgründe konkret und transparent gestaltet sein. Soll ein Widerruf z.B. wegen konkreter betrieblicher Gründe erfolgen, müssen diese genannt und Arbeitgeber- und Arbeitnehmerinteressen vorab abgewogen werden. Außerdem bedarf es einer angemessenen Widerrufsfrist.
Ohne Widerruf oder sonstige Einigung wäre an die Änderungskündigung zu denken.